Qu'est-ce qu'un formulaire W-8 BEN ? Un guide pour les employeurs aux États-Unis 

Si vous êtes aux États-Unis et que vous comptez parmi vos employés et vos freelances des personnes travaillant à l'étranger, vous devez comprendre comment fonctionne le formulaire W-8 BEN. Le présent article explique les principes de base du formulaire W-8 BEN pour vous aider, vous et vos employés, à respecter les règles de l'IRS.

Qu'est-ce qu'un formulaire W-8 BEN ?

Le formulaire W-8 BEN est une déclaration fiscale établie par le service des impôts des États-Unis (Internal Revenue Service, IRS) et utilisée pour déterminer le statut étranger des étrangers non résidents à des fins de fiscalité. Sa dénomination officielle est « Certificat de statut étranger du collaborateur bénéficiaire pour la retenue et la déclaration de l'impôt des États-Unis (particuliers) ».

Accéder au formulaire W-8 BEN sur IRS.gov.

À quoi sert le formulaire W-8 BEN ?

Aux États-Unis, l'IRS prélève des impôts sur tous les revenus versés par les entreprises. Sont soumises à l'impôt sur le revenu les personnes résidant aux États-Unis, celles qui sont titulaires d'une carte de résident permanent aux États-Unis (Green Card) et celles qui passent la majeure partie de l'année aux États-Unis. Toutefois, un non-citoyen résidant en dehors des États-Unis est considéré comme un étranger non-résident (NRA) et est soumis à un taux d'imposition différent.

Dans certains pays, des traités conclus avec les États-Unis accordent à leurs citoyens et résidents un taux d'imposition inférieur. Tous les non-résidents percevant un revenu effectif aux États-Unis doivent établir leur pays de résidence. Ces informations sont ensuite utilisées par l'IRS pour déterminer si les collaborateurs peuvent bénéficier d'un taux d'imposition inférieur. Le collaborateur qui remplit le formulaire W-8 BEN bénéficie de toutes les conventions fiscales existantes. Quant à l'employeur, il peut alors utiliser le taux correspondant pour la retenue de l'impôt sur le revenu.

Quand dois-je demander à un freelance de remplir le formulaire W-8 BEN ?

Avant de rémunérer des services rendus, les employeurs doivent demander aux freelances étrangers qui répondent aux critères de remplir le formulaire W-8 BEN. Les services RH sont tenus de demander les formulaires aux employés et aux freelances qui répondent à ces critères :

• n'est pas un citoyen américain ;

• n'est pas un résident des États-Unis ;

• n'a pas de carte de résident permanent (Green Card) ;

• est le bénéficiaire effectif de la rémunération pour le travail effectué.

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Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer si une nouvelle recrue doit se voir attribuer un statut d'employé ou de freelance.

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Comment remplir un formulaire W-8 BEN ?

Si vous demandez à un collaborateur de remplir un formulaire W-8 BEN, voici ce qu'il doit faire :

1. Indiquer les informations demandées dans le formulaire, notamment :

• le nom complet ;

• la citoyenneté ;

• l'adresse postale ;

• le numéro d'identification du contribuable américain (ITIN) ou le numéro de sécurité sociale (SSN) ;

• le numéro d'identification fiscale étranger ;

• la date de naissance (MM/JJ/AAAA) ;

• le pays étranger pour lequel ils demandent de bénéficier des lois fiscales ;

• les taux de retenue (le cas échéant).

2. Dater et signer le formulaire.

3. Renvoyer le formulaire à l'entité requérante.

À qui incombe la responsabilité de fournir le formulaire W-8 BEN ?

Il incombe à l'employeur de demander et de fournir le formulaire W-8 BEN aux employés et aux freelances.

La liste des pays ayant conclu des traités en la matière est longue et susceptible d'être modifiée. Toutefois, dans le cadre de la gestion globale de la paie, les entreprises américaines sont tenues de demander un formulaire W-8 BEN à tous les collaborateurs étrangers qui répondent aux critères.

Qui est tenu de remplir un formulaire W-8 BEN ?

Tout employé ayant la qualité de personne étrangère non résidente et qui est le bénéficiaire effectif d'un montant soumis à la retenue doit remplir le formulaire W-8 BEN.

Les collaborateurs doivent présenter un formulaire W-8 BEN à la demande d'un agent de retenue ou d'un payeur, indépendamment du fait qu'ils demandent un taux réduit de retenue ou une exonération de retenue.

Quelle différence y a-t-il entre un W-8 et un W-8 BEN ?

Les formulaires W-8 forment une série de cinq formulaires que les particuliers et les entreprises étrangers utilisent pour demander des exonérations. Quant au W-8 BEN, il s'agit du formulaire spécifique permettant aux particuliers d'établir leur statut d'étranger aux fins de l'imposition. Les employeurs doivent également savoir qu'un formulaire W-8BEN-E est une variante légèrement différente qui est utilisée lorsque le contrat est conclu avec une entité étrangère plutôt qu'avec un particulier étranger.

Où dois-je envoyer le formulaire W-8 BEN ?

Les collaborateurs doivent renvoyer les formulaires à l'organisme demandeur, généralement un employeur ou une agence de retenue.

Quand un formulaire W-8 BEN expire-t-il ?

La validité d'un formulaire W-8 BEN est limitée à trois ans.

Que se passe-t-il si les employeurs et les collaborateurs n'envoient pas le formulaire W-8 BEN ?

Les collaborateurs et les employeurs ont des responsabilités différentes.

Pour les collaborateurs

Si un collaborateur ne remplit pas le formulaire W-8 BEN, il est soumis à un taux d'imposition de 30 %, même s'il a droit à un taux inférieur. Sans ce formulaire, il risque de ne pas recevoir la totalité des sommes auxquelles il a droit.

Pour les employeurs et les professionnels des RH

En l'absence d'un formulaire W-8 BEN à jour, vous devez déduire de la rémunération du collaborateur en question le taux normal de 30 % au titre de l'impôt sur le revenu. Cela pourrait signifier que vous rémunérerez indûment vos collaborateurs. Les conséquences d'une rémunération indûment retenue peuvent être graves et inclure la rupture du contrat de travail ou d'autres problèmes juridiques.

Comment gérer les collaborateurs internationaux et rester en conformité ?

Lorsqu'on gère des collaborateurs internationaux, il est essentiel de rester en conformité. Si vous ne le faites pas, vous vous exposez à des amendes, des pénalités et des litiges, ce qui peut effectivement priver votre équipe d'avantages. Cela signifie que vous avez besoin d'une solution efficace. Un Employer of Record (EOR) comme Remote peut vous aider.

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Quelle est la meilleure façon de payer les employés et les freelances à distance ?

Payer votre personnel international peut être compliqué. Une option consiste à créer une entité juridique locale dans le pays où vous allez embaucher des collaborateurs. Toutefois, ce processus est long, compliqué et coûteux. Si la création d'une entité juridique n'a pas de sens dans votre situation, vous pouvez travailler avec un Employer of Record (EOR), qui vous permettra d'embaucher et d'intégrer des employés internationaux en quelques jours au lieu de plusieurs mois.

Pourquoi un EOR partenaire est-il le moyen le plus sûr de gérer des RH internationales ?

À moins que vous ne disposiez d'une entité juridique locale, un Employer of Record est le seul moyen d'employer des collaborateurs à l'étranger. Un EOR veille à ce que vous restiez en conformité avec toutes les lois et réglementations locales.

Les EOR disposent d'une expertise dans les pays dans lesquels ils opèrent et sont en mesure de consacrer toute leur attention au pays où vivent vos collaborateurs. De plus, ils peuvent aider à l'intégration des collaborateurs, ce qui soulage votre service des ressources humaines. En savoir plus sur ce qu'il faut rechercher chez un Employer of Record (EOR) dans notre guide en ligne.

Gérez et payez des équipes internationales avec Remote

La gestion de la paie internationale peut s'avérer délicate. Comprendre les principaux formulaires fiscaux américains, notamment le formulaire W-8 BEN, est essentiel pour les entreprises et les professionnels des RH basés aux États-Unis et ayant des employés ou des freelances à l'étranger. Remplir correctement le formulaire W-8 BEN permet de garantir la conformité et l'assurance que les collaborateurs sont correctement rémunérés.

Les formulaires de déclaration fiscale ne sont toutefois qu'une partie de ce que vous devez savoir pour rester en conformité lorsque vous embauchez à l'étranger. Que vous souhaitiez faire appel à un freelance international ou développer une équipe internationale entière, Remote est là pour vous aider. Contactez nous dès aujourd'hui si vous avez des questions relatives à l'emploi international ou à la gestion des freelances.