Quand faut-il recourir à un Employer of record, et lequel choisir ?

Le monde du travail a évolué sous nos yeux. Au cours de l'année écoulée, de plus en plus de collaborateurs ont commencé à faire du télétravail et de plus en plus de projets se font maintenant en ligne. Cela a changé pour toujours le travail mais aussi le recrutement.

Rien d'étonnant à ce que les plus grandes entreprises du monde considèrent désormais le recrutement à l'échelle internationale comme un avantage et une opportunité commerciale, leur permettant d'accéder à de nouveaux marchés et à une plus grande diversité en termes de créativité. Le recrutement à l'international permet aussi de résoudre les problèmes liés à la recherche et à la fidélisation des talents parmi le nombre croissant de collaborateurs qui souhaitent déménager dans un autre pays. Ce n'est cependant pas sans risques ni difficultés, qui ont longtemps créé des barrières pour les équipes de recrutement souhaitant recruter au-delà des frontières.

Que doit donc faire un responsable du recrutement ? Dans plusieurs scénarios d'embauche, l'approche la plus simple consiste à faire appel à un Employer of record, ou EOR.

Pourquoi faire appel à un Employer of record ?

La plupart des responsables du recrutement ont connu la pénible expérience de trouver le candidat idéal pour un poste et de devoir refuser de l'embaucher en raison de son pays de résidence. Un Employer of record apporte une solution à ce problème.

Qu'est-ce qu'un Employer of record ?

Un Employer of record est tout simplement une entité qui vous permet de recruter légalement (et efficacement !) les candidats de vos rêves, quel que soit leur lieu de résidence. Sur le papier, l'EOR agit comme l'employeur du collaborateur, mais en réalité, votre collaborateur travaillera pour votre entreprise comme n'importe quel autre membre de votre équipe.

Généralement, votre EOR gère le recrutement, la conformité, la paie, les avantages sociaux, etc. de vos employés étrangers, ce qui élimine une grande partie des coûts et des complications du processus de recrutement international.

Pour en savoir plus sur le rôle d'un Employer of record, veuillez consulter notre article précédent.

Pourquoi les entreprises doivent-elles recourir à un Employer of record ?

En réalité, la plupart des entreprises ne disposent pas des ressources ou de l'expertise nécessaires pour recruter à l'étranger, et commettre des erreurs peut comporter des risques considérables.

Sean Page, spécialiste de l'image de marque et de l'embauche de talents, qui a travaillé pour certaines des meilleures start-ups du monde, confirme ce constat. « [Le recrutement à l'international] est un processus qui nécessite beaucoup de ressources... Il faut parfois au moins six mois pour planifier de manière réfléchie, trouver un fournisseur qui possède les connaissances nécessaires pour mettre en place une entité dans ce pays particulier, puis aligner les équipes informatiques, de la compta, RH, de talents et les services juridiques... Dans le cadre de mes précédents postes, nous ne créions généralement pas d'entité avant de savoir qu'il y aurait plusieurs postes à pourvoir dans un pays ou une région spécifique ».

Pour les entreprises disposant de ressources, l'ouverture d'une entité ne constitue pas forcément la meilleure solution en termes de temps et d'argent. Il est souvent plus rapide et plus rentable de faire appel à un EOR qui dispose déjà d'entités établies dans les pays où elles souhaitent recruter. Par exemple, Remote est un Employer of record qui possède des entités commerciales dans des dizaines de pays et dont tous les services sont proposés à un tarif forfaitaire avantageux, sans frais cachés et sans acompte. L'approche de Remote en matière de transparence de la tarification est décrite plus en détail dans notre Garantie de prix équitable.

La réduction des coûts et des complications liées au recrutement à l'international sont certes des avantages offerts par les EOR, mais ce sont loin d'être les seuls. Les responsables du recrutement doivent également être attentifs aux risques de requalification de contrats des collaborateurs ou de non-respect de la législation du travail dans les pays étrangers.

Voir aussi : Les conséquences de la requalification de contrat de freelance en tant qu'employé

Christy Zajack, experte en acquisition de talents et spécialiste de l'embauche d'employés pour des sociétés telles qu'American Airlines, Hilton et Pfizer, nous explique : « Les lois du travail sont souvent très confuses, différentes dans la pratique [que par écrit]ou mal définies jusqu'à ce qu'il y ait des décisions de justice ». Selon Christy, les lois relatives aux heures de travail, aux heures supplémentaires, aux licenciements, au domicile, au lieu de travail, aux salaires et aux impôts ne sont que quelques éléments dont les employeurs doivent tenir compte avant de recruter dans un autre pays.

Heureusement, en faisant appel à un EOR, les entreprises ont accès à l'expertise d'avocats spécialisés en droit du travail et d'experts en affaires dont le seul objectif est de faire en sorte que le recrutement à l'échelle internationale se fasse dans les règles de l'art. Autrement dit, les recruteurs en interne disposent de plus de temps pour se concentrer sur ce qu'ils font le mieux, à savoir attirer et fidéliser la perle rare au sein de leurs équipes. Ils n'ont pas à se battre pour suivre l'évolution des lois dans plusieurs pays.

En quoi un Employer of record est-il différent ?

Plusieurs équipes de recrutement ont l'habitude de travailler avec des cabinets de recrutement, des solutions de paie et des PEO (professional employer organizations). Ces fournisseurs ne sont toutefois pas des Employers of record. Il est donc essentiel de comprendre les différences lorsqu'il s'agit de choisir une solution pour recruter à l'échelle internationale.

Quelle est la différence entre un EOR et un cabinet de recrutement ?

Les cabinets de recrutement se concentrent sur la mise en relation des entreprises et des talents, généralement pour répondre à leurs besoins en matière d'embauche temporaire ou à moyen terme. Ils mettent à disposition leur réseau de talents, examinent les CV, établissent le contact entre les candidats et les responsables du recrutement et recueillent les retours des deux parties. Mais contrairement à un EOR, ils ne peuvent pas embaucher un employé pour le compte d'une entreprise cliente.

De son côté, l'Employer of record gère tout ce qui a trait à l'embauche d'un candidat, jusqu'à la conclusion du contrat de travail. Les services de l'employer of record comprennent le traitement de la paie, les taxes, les avantages sociaux, la conformité et bien d'autres choses encore, ce qui fait des EOR une offre très différente de celle d'un cabinet de recrutement traditionnel.

Quelle est la différence entre un EOR et une société de paie ?

Les sociétés de paie proposent des logiciels permettant d'automatiser le traitement de la paie et les déclarations fiscales de fin d'année de leurs clients. Certaines fournissent également des services RH limités, sans toutefois être habilitées à embaucher des employés pour le compte de leurs clients différents pays du monde.

L'étendue des services d'un EOR dépasse largement ce qu'une société de paie peut offrir aux entreprises qui souhaitent recruter à l'international. Contrairement à une société de paie qui fournit principalement des services financiers, un Employer of record se charge de toutes les tâches liées à la conformité, à la paie et à la gestion des avantages sociaux dans les pays où travaillent vos employés.

Quelle est la différence entre un EOR et une PEO ?

Une PEO, ou Professional employer organization, est avant tout un service RH externalisé qui s'occupe de la gestion de la paie et des avantages sociaux pour le compte de ses clients. À première vue, cela peut sembler très similaire aux services fournis par un EOR, mais les deux structures présentent des différences importantes.

Avec une PEO, votre entreprise doit être propriétaire d'une entité juridique locale dans le pays où vous souhaitez recruter. La PEO exige aussi que votre entreprise conclue un accord de co-emploi, selon lequel vous et votre PEO employez le collaborateur simultanément.

Pour en savoir plus sur les différences entre un PEO et un EOR, veuillez consulter notre article précédent !

Recourir à un EOR pour recruter à l'international en toute conformité

Si vous souhaitez effectuer vos premières embauches à l'international, un EOR constitue la solution la plus sûre et la plus simple. Que vous souhaitiez recruter pour des postes entièrement à distance, des équipes hybrides ou des bureaux distribués dans le monde entier, les EOR seront votre partenaire pour protéger votre entreprise tout au long du processus de recrutement ainsi que pendant la durée de validité de vos contrats.

Évitez toute requalification de contrat et autres manquements à la législation du travail locale

Bien comprendre le droit local du travail et des affaires est sans doute l'aspect le plus décourageant pour tout responsable des RH ou du recrutement qui envisage de recruter pour la première fois à l'international. Voilà pourquoi certaines entreprises préfèrent recruter leurs collaborateurs en tant que de freelance plutôt que d'employés – une erreur qui, malheureusement, peut coûter cher.

Imaginez que l'on découvre qu'un collaborateurs ayant droit à des avantages sociaux a été considéré comme un freelance et non comme un employé. Dans un tel cas, il peut en coûter cher à l'entreprise en termes d'arriérés de taxes et de prestations de sécurité sociale des employés, sans compter le montant brut déjà versé au collaborateur. Des amendes, des dommages et intérêts ou d'autres pénalités peuvent également être imposés, en fonction de la situation spécifique et du pays de résidence du collaborateur faisant l'objet d'une requalification de contrat.

Le recours à un EOR permet aux entreprises de faire passer facilement et à moindre coût les collaborateurs du statut de freelance à celui d'employé légitime et d'éviter ainsi ces pénalités.

Voir aussi : Quand faut-il faire passer un freelance au statut d'employé ?

Outre le risque de requalification de contrat, se tenir au courant des changements de la législation du travail dans les pays étrangers n'est pas du ressort de la plupart des responsables RH. Au contraire, chaque fois que les lois changent dans les pays où vous avez des employés, votre EOR vous en avertit rapidement et procède aux changements en votre nom, protégeant ainsi votre entreprise et vous permettant de rester tranquille.

Des avantages sociaux conformes à la législation locale

Les régimes d'avantages sociaux statutaires et complémentaires forment un autre élément essentiel à examiner lorsque vous décidez de recruter à l'échelle internationale. Ce que vous offrez à vos employés doit être conforme à la législation locale, c'est important.

Pour attirer les meilleurs talents, vous devez être compétitif quant aux avantages que vous proposez. Pour cela, vous devez comprendre les attentes des collaborateurs dans ces régions, et notamment en matière d'avantages sociaux supplémentaires. À cet égard, un Employer of record peut vous être utile en adaptant les régimes d'avantages sociaux aux usages en vigueur dans le pays où vous souhaitez recruter.

Aide à la gestion des licenciements

Si l'on embauche des collaborateurs un peu partout, il faut malheureusement faire face à des licenciements. Lorsque l'employé en question se trouve dans un autre pays, les exigences changent, et les conséquences des erreurs deviennent plus graves.

Chaque pays a ses propres lois en matière de licenciement. Tout manquement peut entraîner des litiges internationaux coûteux. Aux États-Unis, par exemple, l'embauche est fondée sur le principe du « travail à discrétion », ce qui signifie qu'un employé peut être licencié à tout moment. Mais le licenciement d'un employé dans des pays comme la République tchèque, entre autres, nécessite un préavis de deux mois.

Un Employer of record sera au courant des protocoles de licenciement dès le début de la relation avec votre nouvel employé, ce qui est essentiel pour établir des contrats de travail incluant des clauses relatives aux périodes de préavis et aux indemnités de licenciement. Votre EOR peut également vous aider à gérer des enjeux tels que la protection des données sensibles de l'entreprise et de la propriété intellectuelle suite à un licenciement.

Protection de la propriété intellectuelle

Les entreprises doivent absolument tenir compte des risques liés à la propriété intellectuelle lorsqu'elles embauchent un employé ou font appel à un freelance dans un autre pays. Il est déjà assez compliqué d'appliquer les lois relatives aux droits de propriété intellectuelle dans un seul pays. Si l'on en ajoute plusieurs, les questions de propriété se posent rapidement.

Voir aussi : Propriété intellectuelle et droits d'invention pour les équipes en télétravail

Les Employers of record ont recours à des experts en droit local ou embauchent leur propre personnel pour gérer les transferts de PI. Chez Remote, chaque entreprise est protégée par Remote IP Guard, une solution de protection de la propriété intellectuelle à toute épreuve qui garantit la conservation maximale de vos droits de propriété intellectuelle lorsque vous embauchez des employés ou faites appel à des freelances à l'étranger. À l'approche d'événements financiers majeurs, tels que des introductions en bourse ou des acquisitions, les entreprises doivent être particulièrement vigilantes quant à leur PI.

Gestion centralisée des recrutements internationaux

En collaborant avec un Employer of record comme Remote, tous les documents nécessaires à vos recrues sont centralisés en un seul endroit. Cela facilite énormément la gestion et la consultation des informations sur les employés. Votre EOR veillera également à ce que la tenue de vos dossiers soit conforme aux exigences locales, notamment la conservation des documents relatifs aux employés licenciés. La facilité de gestion et de tenue des dossiers n'est qu'un avantage supplémentaire à envisager lorsque l'on considère la valeur d'un EOR.

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Comment payer les employés internationaux ?

Le choix de la bonne méthode de gestion des salaires pour les employés internationaux vous permet de gagner du temps, de garantir votre conformité avec les lois locales et de satisfaire vos employés.

Comment choisir l'Employer of record qui vous convient ?

Si la décision de recourir à un Employer of record est la meilleure approche pour vos besoins de recrutement à l'international, l'étape suivante consiste à choisir le bon EOR pour répondre à ces besoins.

Comment trouver le bon EOR ?

Le bon Employer of record vous proposera des solutions RH à l'international, des simulations de salaires, l'intégration, la validation de la paie, les avantages sociaux, les taxes locales et bien plus encore, le tout géré à un seul endroit.

Ce n'est que la base de ce qu'un bon EOR doit offrir à ses clients. La sécurité, qui englobe la protection des données et la conformité, est également essentielle, tout comme la protection de la propriété intellectuelle.

Vous devez également comprendre la manière dont votre EOR gère votre entreprise en coulisses. Vos employés méritent une excellente expérience au sein de votre entreprise, quel que soit l'endroit où ils vivent et travaillent. Un bon EOR accordera la priorité à l'expérience de vos employés afin qu'ils se sentent comme des membres à part entière et appréciés de votre équipe.

En quoi il est essentiel de faire appel à un EOR qui a ses propres entités ?

Pour évaluer différents types d'Employer of record, il est essentiel de savoir s'ils possèdent des entités juridiques dans les pays où ils opèrent ou s'ils dépendent d'un réseau de partenaires tiers.

Admettons que vous souhaitez faire appel à votre Employer of record. Un EOR dépendant de partenaires devra passer par toute une série de fournisseurs pour obtenir les informations correctes et les traiter. Cela peut prendre des jours, et toute mauvaise communication entre les différentes parties sera source de complications. Cela rend également les services d'EOR plus coûteux : étant donné le nombre d'intermédiaires impliqués, chacun veut sa part du gâteau.

À la différence de ce type d'EOR, un EOR à entité propre dispose d'entités commerciales légales établies dans les pays où vous souhaitez recruter. Il peut donc contrôler l'ensemble du processus de recrutement et gérer vos employés internationaux, ce qui réduit les frictions et les coûts tout en offrant une expérience optimale pour vous et votre équipe.

Pour en savoir plus sur les Employer of record avec entité propre ou dépendant de partenaires, consultez notre guide pratique.

Questions à poser à un EOR avant de conclure le contrat

Avant de conclure un contrat avec votre Employer of record, vous devez lui poser quelques questions :

• Disposez-vous d'une entité juridique dans ce pays, ou faites-vous appel à des tiers ? Faites attention : certains EOR sont propriétaires d'entités dans certains pays et pas dans d'autres, ce qui crée une expérience chaotique pour vos employés (et une tarification peu fiable pour vous).

• Proposez-vous des services de protection et de transfert de la PI ? Posez des questions difficiles sur la façon dont l'EOR gère les transferts de propriété intellectuelle. Les meilleurs savent exactement comment les lois du pays affecteront votre PI et ce que vous devez faire pour défendre vos droits.

• Partagez-vous nos données avec des tiers ? Là encore, les EOR qui dépendent de tiers ont de longues listes de partenaires. Bon nombre de ces partenaires ont leurs propres partenaires, ce qui crée un réseau d'entreprises ayant accès à vos données sensibles.

• Toute la documentation et les informations sont-elles centralisées dans un seul logiciel ? Votre EOR s'occupe des aspects juridiques complexes en coulisses, mais votre expérience en tant qu'utilisateur est également essentielle. Essayez le logiciel pour voir si vous pouvez gérer tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit.

À mesure que vous obtenez des réponses à ces questions, vous pourrez prendre une décision plus éclairée quant au partenaire à choisir pour vos besoins en matière de recrutement à l'international.

Le meilleur Employer of record pour votre équipe internationale

À présent, vous savez quand recourir à un Employer of record et comment trouver le meilleur EOR pour les besoins de votre entreprise. Que faire ensuite ?

Remote peut vous aider à recruter, payer et intégrer vos employés internationaux en quelques clics, tout en veillant à la conformité de votre entreprise à chaque étape du processus. Nous ne nous contentons pas de gérer la paperasse. Remote possède des entités légales dans tous les pays où nous opérons, vous savez donc que vous et votre équipe bénéficierez toujours de la meilleure expérience possible. À mesure que vous développez votre équipe internationale, Remote sera là pour vous aider à chaque étape du processus.

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