Wederkerigheidsovereenkomsten voor belastingen tussen staten in de Verenigde Staten

In de Verenigde Staten moeten werknemers staatsbelastingen betalen, ongeacht waar ze wonen. De staatsbelastingen kunnen echter variëren, vooral voor werknemers die in verschillende staten wonen en werken. In deze gids vind je informatie over hoe wederkerigheidsovereenkomsten voor belastingen werken en voor welke staten momenteel een overeenkomst geldt.

Wat is een wederkerigheidsovereenkomst voor staatsbelasting?

In staten met een wederkerigheidsovereenkomst betalen werknemers alleen belasting in de staat waar ze wonen, niet in de staat waar ze werk uitvoeren. Iemand die bijvoorbeeld in Arizona woont maar in Californië werkt, hoeft geen staatsbelasting te betalen in Californië, omdat de twee staten een wederkerigheidsovereenkomst voor de belasting hebben.

Werknemers hoeven alleen belastingaangifte te doen in de staat waar ze worden belast. Ze hoeven geen belastingaangifte in te dienen in de staat of staten waar ze werken, ook niet om hun inkomen als vrijgesteld aan te merken. Een werknemer is alleen verplicht om belastingaangifte te doen in een andere staat als die staat geen wederkerigheidsovereenkomst heeft. Werknemers moeten echter wel de juiste belastingformulieren indienen bij hun werkgever om te voorkomen dat er ten onrechte staatsbelastingen worden ingehouden.

Voor werkgevers maken wederkerigheidsovereenkomsten voor staatsbelastingen de belastinginhouding eenvoudig. Het bedrijf hoeft alleen staats- en lokale belastingen in te houden in de staat waar de werknemer woont.

Bilaterale overeenkomsten

Bilaterale overeenkomsten zijn een onderling pact waarin beide staten afspreken hoe ze omgaan met het inkomen van medewerkers buiten de grenzen. Dat betekent dat inwoners van een bepaalde staat, die in een andere staat werken, alleen inkomstenbelasting hoeven te betalen in hun thuisstaat.

Dus, omdat Pennsylvania en New Jersey een bilaterale overeenkomst hebben, betalen inwoners van Pennsylvania die in New Jersey werken alleen inkomstenbelasting in Pennsylvania, en vice versa.

De meeste wederkerigheidsovereenkomsten voor belastingen in de Verenigde Staten zijn bilaterale overeenkomsten.

Unilaterale overeenkomsten

Er is sprake van een unilaterale overeenkomst als slechts één staat beslist hoe het inkomen van de inwoners in andere staten wordt behandeld. Er is geen akkoord nodig van de andere staten.

Hoewel het District of Columbia (Washington, D.C.) bijvoorbeeld bilaterale overeenkomsten heeft met andere staten, kan het ruimhartige beleid voor niet-ingezetenen worden gezien als een unilaterale aanpak. Andere staten, met name Indiana, bieden wederkerigheid aan elke staat die hetzelfde voor hen doet.

Uiteindelijk is het belangrijkste doel van deze overeenkomsten, of ze nu bilateraal of unilateraal zijn, om dubbele belasting te vermijden.

Global Payroll —

22 min

Internationale werknemers betalen

Door de juiste tool te kiezen voor je payroll voor internationale werknemers kun je tijd besparen, compliant blijven met de lokale wetgeving en je werknemers tevreden houden.

Staten met wederkerigheidsovereenkomsten

De volgende staten hebben wederkerigheidsovereenkomsten voor staatsbelastingen met ten minste één andere staat:

Staten zonder inkomstenbelasting

Negen staten heffen geen staatsbelastingen. Werknemers die in deze staten werken maar in een andere staat wonen, hoeven geen documentatie in te dienen voor het werken buiten hun thuisstaat. Ze moeten wel staatsbelastingen indienen en betalen in de staat waar ze wonen.

De staten die geen staatsbelastingen op inkomen heffen, zijn:

• Alaska

• Florida

• Nevada

• New Hampshire

• South Dakota

• Tennessee

• Texas

• Washington

• Wyoming

Wat te doen als je staat geen wederkerigheid heeft op het gebied van belastingen

Medewerkers die werken in staten zonder een wederkerigheidsovereenkomst hoeven niet alle belastingen in beide staten te betalen. De federale wetgeving in de Verenigde Staten verbiedt dat meerdere staten staatsbelasting heffen over hetzelfde inkomen.

Mensen die in staten werken zonder een wederkerigheidsovereenkomst moeten echter wat huiswerk doen. Ten eerste moet je waarschijnlijk twee (of meerdere) belastingaangiften indienen:

• Eén voor de staat waar je werkt (niet-ingezetene)

• Een andere voor waar je woont (inwoner)

Laat je vervolgens niet afschrikken door het vooruitzicht op dubbele belasting. Controleer of je thuisstaat belastingaftrek biedt voor belastingen die je elders hebt betaald en houd al het papierwerk in orde. Zo kun je deze belastingaftrek claimen.

Wees indien nodig bereid om geschatte belastingen te betalen om verrassingen aan het einde van het jaar te voorkomen. Dien je belasting altijd op tijd in om straffen te voorkomen. Gezien de complexiteit van belastingwetten en de wijzigingen die nogal eens plaatsvinden, is het verstandig om contact op te nemen met een belastingprofessional.

Ten slotte kun je het hele proces stroomlijnen door op de hoogte te blijven van belastingupdates en je belastingdocumenten te organiseren, waardoor de belasting je minder kopzorgen geeft.

Wat moeten bedrijven weten?

Bedrijven met werknemers die in staten met een wederkerigheidsovereenkomst werken, moeten ervoor zorgen dat hun werknemers het juiste formulier voor hun staat indienen, zoals aangegeven in de tabel hierboven. 

Bedrijven zijn verplicht om voor elke werknemer staatsbelastingen in te houden, dus het is belangrijk dat dat het juiste bedrag is. Dit geldt ook voor internationale werkgevers van werknemers in de Verenigde Staten.

Daarnaast kan het zijn dat bedrijven hun bedrijf moeten registreren in zowel de werk- als thuisstaat van de medewerker. Het bijhouden van een nauwkeurige administratie is in dit scenario een must.

Staten zonder wederkerigheidsovereenkomsten kunnen nog steeds opties hebben voor werkgevers en hun werknemers, waaronder kredieten voor inkomstenbelasting. Zorg ervoor dat je je belastingsituatie zorgvuldig beoordeelt om er zeker van te zijn dat zowel het bedrijf als de werknemer het juiste bedrag betalen.

Aarzel bij twijfel niet om advies te vragen aan een lokale belastingprofessional, zoals Remote.

Wat je moet doen als jouw staat geen belastingwederkerigheid heeft

Werknemers die werken in een staat zonder wederkerigheidsovereenkomsten, hoeven hun belastingen niet in beide staten te betalen. De federale wetgeving in de Verenigde Staten verbiedt dat meerdere staten staatsbelasting heffen op één inkomen.

Maar werknemers die in een staat werken zonder wederkerigheidsovereenkomsten, moeten wel wat dingen uitzoeken. Waarschijnlijk moet je twee (of meerdere) belastingaangiften doen:

• Eén voor de staat waarin je werkt (niet-ingezetene)

• En één voor de staat waarin je woont (ingezetene)

Laat het vooruitzicht op een dubbele belasting je niet ontmoedigen. Check of je thuisstaat aftrekposten biedt voor belastingen die ergens anders zijn betaald en zorg dat je je papierwerk op orde hebt. Zo kun je deze aftrekposten claimen.

Wees zo nodig voorbereid om een geschatte belasting te betalen om verrassingen aan het einde van het jaar te voorkomen. Dien je belastingen altijd op tijd in om boetes te voorkomen. Gezien de complexiteit van belastingwetten en omdat ze nogal eens veranderen, is het een goed idee om een belastingdeskundige in de arm te nemen.

Blijf ten slotte op de hoogte van wijzigingen in de belasting en hou je belastingdocumenten op order. Zo stroomlijn je het proces en hoef je je niet meer druk te maken over de belastingen.

Wat moeten bedrijven weten?

Bedrijven met werknemers die in staten werken met wederkerigheidsovereenkomsten, moeten ervoor zorgen dat hun werknemers het juiste formulier voor hun staat indienen, zoals in de tabel hierboven weergegeven. 

Bedrijven zijn verplicht om voor elke werknemer staatsbelasting in te houden. Het is dus belangrijk dat je het juiste bedrag inhoudt. Dit geldt ook voor internationale werkgevers of werknemers in de Verenigde Staten.

Daarnaast moeten bedrijven hun bedrijf mogelijk registreren in zowel de werk- als de thuisstaat van de werknemer. In dit geval is het een must om alle gegevens op orde te hebben.

In staten zonder wederkerigheidsovereenkomsten zijn nog steeds opties mogelijk voor werkgevers en hun medewerkers, zoals aftrekposten voor de inkomstenbelasting. Zorg dat je je belastingsituatie zorgvuldig bestudeert om te zorgen dat zowel het bedrijf als de werknemer het juiste bedrag betalen.

Als je twijfels hebt, neem dan contact op met een lokale belastingdeskundige, zoals Remote.

Vertrouw op de leider op het gebied van payroll in meerdere landen volgens G2 en blijf wereldwijd compliant

Werf en betaal je internationale team met Remote en werk samen met ons team van internationale belastingexperts.

Aan de slagEen demo plannen