Formulario W-3

¿Qué es formulario W-3?

Formulario W-3 (Transmisión de ingresos y declaraciones de impuestos) es un formulario de impuestos que los empleadores en los Estados Unidos deben presentar ante la Asociación de seguridad social (SSA) y el IRS. Informa de las ganancias agregadas y retenciones de impuestos de hasta 50 empleados individuales. Los empleadores generalmente envían el formulario anualmente junto con uno o varios formularios W-2 (declaración de salarios e impuestos). 

Los empleadores presentan el Formulario W-2 para detallar los salarios de $600 o más pagados a los empleados a los que retuvieron impuestos. Cualquier empleador que presente un formulario W-2 también debe presentar un formulario W-3. Mientras que un Formulario W-2 reporta ganancias para un empleado individual, el W-3 combina todas las ganancias de los empleados en un solo lugar. Incluso si solo necesita presentar un W-2, es necesario presentar un W-3. Un W-3 puede transmitir hasta 50 W-2 a la vez.

Antes de presentar los formularios, debe verificar que los números de su W-3 coincidan con los de los W-2. Cualquier discrepancia podría hacer que el IRS y la SSA se comuniquen con usted.

Secciones del formulario W-3

Formulario W-3 se compone de varias secciones para llenar. La primera parte incluye las casillas A a H y la segunda parte contiene las casillas 1 a 19. La mayoría de las cajas se explican por sí mismas, pero las cajas A y B pueden causar confusión entre los empleadores. 

Recuadro A

La casilla A hace referencia a un número de control. Este es un número que un empleador puede asignar a W-2 individuales para diferenciar a los diferentes empleados. Este número es opcional.

Recuadro B

En el recuadro B, los empleadores deben indicar "Clase de pagador". Si presenta su declaración de impuestos trimestral federal con el Formulario 941 (como la mayoría de las empresas privadas), es probable que marque la casilla 941. Sin embargo, consulte con la contabilidad si no está seguro. En el recuadro B, también hay una sección titulada “Tipo de empleador”. Excepto para las empresas sin fines de lucro, la mayoría de los empleadores deben marcar “ninguno aplica” aquí.

Llenar el formulario W-3

Hay varios pasos para presentar formulario W-3 correctamente. 

1. Acceda al Formulario W-3 - Descargue el formulario desde el sitio web IRS o inicie sesión en Business Services Online (consulte más abajo para obtener más información) para completarlo electrónicamente.
2. Llene la información del empleador - Prepare los formularios, incluyendo su número de identificación del empleador (EIN), nombre, dirección y otra información de identificación. 
3. Calcule W-2 totales - Revise todos los W-2 los agregados de formularios y calcule los totales de salarios, propinas y otras compensaciones junto con los impuestos retenidos, los salarios de Medicare y los impuestos de Medicare retenidos.
4. Rellene los ingresos de los empleados e información fiscal - Esto incluirá información detallada de los empleados, como nombres, números de seguridad social, ingresos e impuestos retenidos.
5. Presentar formularios ante la SSA - Puede presentar formularios W-3 electrónicamente, por correo postal o utilizando una plataforma de RR. HH. global.

Hay varias maneras de presentar el W-3, incluyendo:

• Electrónicamente con Servicios Empresariales en Línea (BSO)
• Por correo 
• Usando software Nóminas

En línea 

Para presentar formulario W-3 electrónicamente, necesita crear una cuenta con Business Services Online. Una vez que inicie sesión, seleccione “Informe de salarios” en el menú y luego seleccione “Archivo W-3 / W-2s en línea”. Tendrá que proporcionar su EIN, nombre y dirección, y llenar los W-2 con la información requerida del empleado. El W-3 se prellena automáticamente con los datos de sus W-2. Compruebe nuevamente la información y luego siga las instrucciones para enviar el formulario en línea.

Correo

Para archivar los formularios por correo, debe descargar e imprimir una copia física del formulario, llenarlo y archivarlo por correo. Adjunte la Copia A del W-2 de cada empleado al formulario W-3. Envíe los formularios impresos a la Administración de la seguridad social, Centro de Operaciones Directas, Wilkes-Barre, PA 18769-0001 (o 18769-0002 si usa correo certificado ). Después de que los formularios lleguen a la SSA, los enviarán al IRS.

Software nómina

Software nómina puede ayudar a las empresas a llenar y presentar formularios de impuestos de conformidad. Esto es particularmente útil si tiene más de 50 formularios W-2 para empleados, ya que ese es el máximo para un W-3.

Cuándo presentar el formulario W-3

Los empleadores deben presentar el W-3 antes del 31 de enero de cada año, junto con los W-2 que lo acompañan. También se deben enviar copias del Formulario W-2 a los empleados antes de esta fecha. No es necesario enviar copias del W-3 a los empleados.

Diferencia entre W-3 y W-2

Los formularios W-3 y W-2 reportan información similar, por lo que los formularios se confunden fácilmente. Cualquier empleador que presente un W-2 también debe presentar un W-3 para transmitir información sobre las ganancias y retenciones de impuestos de sus empleados. 

El formulario W-3 justifica la información comunicada sobre los W-2. Mientras que cada empleado recibe un W-2 que documenta sus ganancias y retenciones, el W-3 agrega los datos para todos los empleados y proporciona un total en un solo formulario. 

La información en el formulario incluye salarios de los empleados, información sobre impuestos federales, detalles de impuestos sobre los ingresos, contribuciones de Medicare y seguridad social, número de identificación del empleador y datos de contacto.

Formularios de corrección

Si comete un error del formulario W-3 o existe una discrepancia entre los formularios W-3 y W-2 presentados, deberá presentar formularios de corrección separados, a saber, el formulario W-3c y el formulario W-2c .