Formulario W-3

El formulario W-3 (Transmisión de declaraciones de ingresos e impuestos) es un formulario fiscal que los empresarios de Estados Unidos deben presentar a la Asociación de la Seguridad Social (SSA) y al IRS. Informa de los ingresos agregados y las retenciones fiscales de hasta 50 empleados individuales. Los empresarios suelen presentar el formulario anualmente junto con uno o varios formularios W-2 (Declaración de salarios e impuestos). 

Los empresarios presentan el formulario W-2 para detallar los salarios de 600 $ o más pagados a los empleados de los que retuvieron impuestos. Toda empresa que presente un Formulario W-2 debe presentar también un Formulario W-3. Mientras que el formulario W-2 informa de los ingresos de un empleado individual, el W-3 combina todos los ingresos de los empleados en un solo lugar. Aunque sólo tengas que presentar un W-2, es necesario presentar un W-3. Un W-3 puede transmitir hasta 50 W-2 a la vez.

Antes de presentar los formularios, debes comprobar que los números de tu W-3 coinciden con los de los W-2. Cualquier discrepancia puede hacer que Hacienda y la SSA se pongan en contacto contigo.

El formulario W-3 consta de varias secciones que hay que rellenar. La primera parte incluye las casillas A a H y la segunda parte contiene las casillas 1 a 19. La mayoría de las casillas se explican por sí mismas, pero las casillas A y B pueden causar confusión entre los empresarios. 

Caja A

La casilla A hace referencia a un número de control. Es un número que un empresario puede asignar a los W-2 individuales para diferenciar a los distintos empleados. Este número es opcional.

Caja B

En la casilla B, los empresarios deben indicar "Tipo de pagador" Si presentas tu declaración trimestral de impuestos federales con el formulario 941 (como la mayoría de las empresas privadas), es probable que marques la casilla 941. No obstante, consulta con contabilidad si no estás seguro. En la casilla B también hay un apartado titulado "Tipo de empresario" Excepto en el caso de las empresas sin ánimo de lucro, la mayoría de los empresarios deben marcar aquí "no se aplica".

Hay varios pasos para presentar correctamente el Formulario W-3. 

1. Acceder al formulario W-3 - Descárgate el formulario del sitio web del IRS o conéctate a Servicios Empresariales en Línea (más información a continuación) para cumplimentarlo electrónicamente.

2. Rellena la información de la empresa - Prepara los formularios, incluyendo tu número de identificación de empresa (EIN), nombre, dirección y otros datos de identificación. 

3. Calcula los totales de los W-2 - Revisa todos los W-2 que agrega el formulario y calcula los totales de salarios, propinas y otras retribuciones junto con los impuestos retenidos, los salarios de Medicare y los impuestos de Medicare retenidos.

4. Rellenar la información sobre ingresos e impuestos de los empleados - Esto incluirá información detallada sobre los empleados, como nombres, números de la seguridad social, ingresos e impuestos retenidos.

5. Presenta los formularios a la SSA - Puedes presentar el formulario W-3 electrónicamente, por correo postal o utilizando una plataforma global de recursos humanos.

Hay varias formas de presentar el W-3, entre ellas:

• Electrónicamente con Business Services Online (BSO)

• Por correo

• Utilizar el software de nóminas

En línea

Para presentar el Formulario W-3 electrónicamente, tienes que crear una cuenta en Servicios Empresariales en Línea. Una vez que te conectes, selecciona "Declaración de salarios" en el menú y luego "Presentar W-3/ W-2s en línea" Tendrás que proporcionar tu EIN, nombre y dirección, y rellenar los W-2 con la información requerida del empleado. El W-3 se rellena automáticamente con los datos de tus W-2. Comprueba la información y sigue las instrucciones para enviar el formulario por Internet.

Correo

Para presentar los formularios por correo, debes descargar e imprimir una copia física del formulario, rellenarlo y presentarlo por correo. Adjunta la copia A del W-2 de cada empleado al formulario W-3. Envía los formularios en papel a la Administración de la Seguridad Social, Centro de Operaciones Directas, Wilkes-Barre, PA 18769-0001 (o 18769-0002 si utilizas correo certificado ). Cuando los formularios lleguen a la SSA, ésta los remitirá a Hacienda.

Programa de nóminas

El software de nóminas puede ayudar a las empresas a cumplimentar y presentar los formularios fiscales de forma correcta. Esto es especialmente útil si tienes más de 50 formularios W-2 de empleados, ya que ése es el máximo para un W-3.

Los empresarios deben presentar el W-3 antes del 31 de enero de cada año, junto con los W-2 adjuntos. También deben enviarse copias del formulario W-2 a los empleados antes de esta fecha. No es necesario enviar copias del W-3 a los empleados.

Los formularios W-3 y W-2 contienen información similar, por lo que es fácil confundirlos. Todo empresario que presente un W-2 debe presentar también un W-3 para transmitir información sobre los ingresos y las retenciones fiscales de sus empleados. 

El formulario W-3 corrobora la información declarada en los W-2. Mientras que cada empleado recibe un W-2 que documenta sus ingresos y retenciones, el W-3 agrega los datos de todos los empleados y proporciona un total en un solo formulario. 

La información del formulario incluye el salario del empleado, información sobre los impuestos federales, datos sobre el impuesto sobre la renta, cotizaciones a Medicare y a la Seguridad Social, número de identificación de la empresa y datos de contacto.

Formularios de corrección

Si cometes un error en el Formulario W-3 o hay una discrepancia entre los formularios W-3 y W-2 presentados, tendrás que presentar formularios de corrección separados, a saber, el Formulario W-3c y el Formulario W-2c.