¿Qué impuestos pagan los empresarios en EE.UU.?

Las empresas en Estados Unidos deben pagar varios impuestos de una nómina cuando contratan empleados. Los principales impuestos a cargo del empleador incluyen la Seguridad Social y Medicare (FICA), el impuesto federal de desempleo (FUTA) y los impuestos estatales de desempleo (SUTA). Los empleadores también son responsables de retener los impuestos federales y estatales sobre la renta de los salarios de los empleados.

Si estás pensando en contratar empleados en EE. UU., es fundamental que entiendas tus obligaciones fiscales en materia de nóminas.

Dependiendo de dónde y cómo contrates, la respuesta puede variar, pero muchas de las obligaciones clave son las mismas. 

En este artículo, repasaremos qué impuestos tendrá que pagar y qué impuestos podría tener que pagar. También exploraremos algunos puntos clave del impuesto sobre nóminas a tener en cuenta, y explicaremos qué hacer si desea trabajar con contratistas independientes.

Así que entremos de lleno.

¿Qué impuestos deben pagar los empleadores por sus empleados en EE. UU.?

En Estados Unidos, los empresarios son responsables de retener, pagar y, en algunos casos, contribuir a ciertos impuestos. Se conocen como impuestos sobre las nóminas e incluyen la Seguridad Social, Medicare y el desempleo.

He aquí las principales obligaciones fiscales que deberá contabilizar.

Impuesto federal y estatal sobre la renta 

Como en la mayoría de los países, usted es responsable de retener una parte del salario de sus asalariados y de pagarla puntualmente a las autoridades fiscales. El tipo específico de cada impuesto depende del nivel de ingresos del asalariado y de su estado civil.

Para calcularlo, tus empleados deben completar el formulario W-4. Con esta información, puedes determinar cuánto impuesto sobre la renta debes retener de cada nómina. 

En la mayoría de los casos, los empleados deben pagar el impuesto sobre la renta tanto a nivel federal como estatal (y, en algunos casos, también a nivel de ciudad o condado). Algunos estados - como Florida, Texas y Alaska - no tienen un impuesto estatal sobre la renta.

Si los empleados trabajan en remoto desde otro estado, normalmente tendrás que retener el impuesto sobre la renta correspondiente al estado en el que reside el empleado. Ten en cuenta que, en algunos casos, deben cumplirse ciertas condiciones para que esta norma se aplique.

Para saber más sobre sus obligaciones fiscales en materia de nóminas en cada estado, consulte nuestra herramienta gratuita US State Explorer. También puede ver cuáles son los costes de pleno empleo de sus contrataciones con nuestra herramienta gratuita Calculadora de costes.

Como empresario, no realiza ninguna cotización al impuesto sobre la renta de sus asalariados.

Impuesto FICA 

El impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) es un impuesto combinado que consta de la Seguridad Social y Medicare. Tanto usted como su empleado contribuyen con un porcentaje igual de su salario.

Impuesto de la Seguridad Social

La Seguridad Social está concebida para financiar las prestaciones de jubilación de los asalariados una vez que dejan de trabajar. Tanto usted como su empleado contribuyen con un 6,2% (12,4% en total) sobre el salario del empleado, aunque cualquier ingreso superior a los primeros 168.600 $ no se grava.

Impuesto de Medicare 

Como su nombre indica, Medicare financia los gastos sanitarios. La tasa del 2,9% se reparte a partes iguales entre usted y su empleado, contribuyendo ambas partes con el 1,45%. No hay límite de base salarial en Medicare, lo que significa que se aplica a los empleados de cualquier salario.

Impuesto de desempleo 

Las contribuciones por desempleo proporcionan asistencia económica a las personas entre empleos. 

En la mayoría de los estados, los empresarios son responsables del pago de los impuestos de desempleo. En algunos estados, sin embargo, los empleados también tienen que cotizar.

Impuesto federal de desempleo (FUTA)

Los empresarios pagan un tipo impositivo del 6% sobre los primeros 7.000 $ de salario pagados a cada empleado al año. Una vez alcanzada la base salarial, no necesitan pagar más impuestos FUTA por el año.

Impuesto estatal de desempleo (SUTA)

Las tasas impositivas del seguro de desempleo estatal y la elegibilidad difieren según el estado, por lo que deberá comprobar y supervisar las normativas estatales individuales de sus empleados. Remoto puede hacerlo por usted y asegurarse de que está reteniendo y pagando las cantidades correctas en todo momento, independientemente de dónde se encuentre su personal.

¿Cómo se calculan los impuestos sobre las nóminas de los empresarios en EE.UU.?

Como se ha mencionado, eres responsable de retener y pagar los impuestos de una nómina en nombre de tus empleados. Esto incluye FICA, FUTA y el impuesto sobre la renta. 

Tus empleados recibirán el formulario W-2 al final del año, que resume sus ingresos y los impuestos retenidos. Necesitarán este formulario para presentar su declaración de la renta y solicitar los créditos o devoluciones de impuestos a los que tengan derecho. 

Antes de empezar con cualquier cálculo, primero debes recopilar la información fiscal de tus empleados mediante los siguientes documentos: 

• Formulario I-9: Este formulario verifica que tus empleados están autorizados para trabajar en EE. UU. y es obligatorio para todo el personal. 
• Formulario W-4: Como se ha indicado, este formulario determina cuánto impuesto debes retener. 
• Formularios fiscales estatales y locales: Algunos estados tienen sus propios formularios de retención. 

Calcular los impuestos federales y estatales

Los tipos y cálculos específicos para la retención del impuesto sobre la renta federal y estatal dependen de los ingresos de cada empleado, de su estado civil y de su residencia en el estado.

Retención del impuesto federal sobre la renta

El formulario W-4 de cada empleado indicará su estado civil y el importe del impuesto sobre la renta a retener de cada una de sus nóminas.

Retención del impuesto estatal sobre la renta

Como ya hemos comentado, algunos estados le obligan a retener el impuesto estatal sobre la renta de los salarios de sus empleados. Consulte a las autoridades de cada estado para determinar las tarifas exactas.

Cálculo de los impuestos FICA

Para calcular los impuestos FICA, primero calcula el salario bruto de cada empleado (es decir, sus ingresos totales antes de impuestos u otras deducciones). 

Seguridad Social

Una vez que tengas el salario bruto, multiplícalo por el tipo de la Seguridad Social (6,2 %). 

Si su empleado gana 2.000 $ de salario bruto en un periodo de pago, su cotización a la Seguridad Social sería de 124 $ (2.000 $ x 6,2%). También tendría que contribuir con 124 dólares.

Medicare

Para calcular el impuesto de Medicare, multiplique el salario bruto total del empleado por la tasa de Medicare (1,45%).

De igual forma, si tu empleado gana 2000 $, su contribución sería de 29 $ (2000 $ × 1,45 %). Tú también deberás aportar esos 29 $. 

Cálculo de los impuestos FUTA y SUTA

Sólo los primeros 7.000 $ del salario anual de un empleado están sujetos al impuesto FUTA. Para calcular cuánto debe, multiplique el salario imponible por el tipo impositivo FUTA (6%).

Si su empleado gana 60.000 $ al año, sólo tendría que pagar impuestos sobre los primeros 7.000 $. Por lo tanto, su cotización anual FUTA sería de 420 $ (7.000 $ x 6%).

Sin embargo, es importante tener en cuenta que puede reclamar un crédito fiscal FUTA de hasta el 5,4% sobre los impuestos pagados, lo que reduce efectivamente la tasa al 0,6%.

A diferencia de las tasas FUTA, que son las mismas en todo el país, las tasas SUTA pueden variar significativamente. Cada estado tiene también su propio proceso de pago, que puede variar de mensual a trimestral.

¿Qué ocurre con los contratistas independientes?

Los contratistas independientes se consideran trabajadores por cuenta propia y, por tanto, son responsables de declarar y pagar sus propios impuestos. Esto significa que no necesitas retener ni aportar impuestos sobre nóminas cuando pagas a un contratista. 

Sin embargo, está obligado a declarar los pagos de 600 dólares o más a contratistas 1099 al Servicio de Impuestos Internos (IRS) utilizando formulario 1099-NEC . Esto ayuda al IRS a asegurarse de que los contratistas declaran sus ingresos correctamente.

Asegúrese de no clasifique mal a sus contratistas sin embargo. Esto puede dar lugar a sanciones, multas y pagos atrasados, así como a importantes daños a la reputación.

Nuestra herramienta de riesgo de clasificación errónea de empleados puede ayudarle a determinar la situación de los miembros de su equipo.

¿Cuándo pagan los empresarios los impuestos sobre los trabajadores en EE.UU.?

El calendario de pagos depende generalmente de dos factores principales:

• El tipo de impuesto que se paga: cada impuesto tiene un calendario de depósito diferente. 
• La cantidad retenida: El IRS tiene normas específicas en torno a la cantidad total de impuestos que se pueden retener a lo largo de un trimestre.

Calendario de depósitos mensuales

Los empleadores que retienen más de 50 000 $ en total de FICA e impuesto federal sobre la renta durante un trimestre deben ingresar los impuestos mensualmente. Como norma general, los impuestos retenidos deben depositarse el día 15 del mes siguiente al periodo de pago. 

Por ejemplo, si pagas a tus empleados el 30 de junio, debes ingresar los impuestos retenidos antes del 15 de julio. 

Calendario de depósitos quincenales

Los empleadores que retienen entre 7500 $ y 50 000 $ en total de impuesto federal sobre la renta y FICA durante un trimestre deben realizar depósitos semanales. 

Está obligado a pagar los impuestos retenidos el miércoles siguiente al periodo de pago si sus empleados cobraron el miércoles, jueves o viernes anterior.

Por ejemplo, si pagó a sus empleados el viernes 7 de julio, tendría que presentar el depósito fiscal antes del miércoles 12 de julio.

¿Cómo se pagan los impuestos al gobierno por parte de un empresario?

El acto en sí de pagar impuestos es relativamente sencillo. La forma más cómoda es depositar sus impuestos retenidos electrónicamente a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). Este sistema también le permite programar pagos por adelantado y recibir confirmación cuando se procesen dichos pagos.

Remote puede realizar estos depósitos en tu nombre, cumpliendo plenamente con los plazos establecidos. 

Gestión de los impuestos sobre las nóminas con Remote

Como ya hemos mencionado, Remote puede quitarle todo esto de encima. Nos aseguramos de que sus empleados cobren puntualmente y con exactitud, de que se retengan y paguen todos los impuestos pertinentes a nivel federal, estatal y local, y de que se cumplan todas las obligaciones de información y papeleo.

Nuestros expertos locales internos también pueden asesorarle sobre sus opciones fiscales y proporcionarle apoyo y orientación siempre que lo necesite.

Y no solo en EE. UU. Si tienes empleados en distintos países, puedes gestionar todos los aspectos de tu nómina a través de nuestro sistema global de nóminas centralizado. 

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