Checklist pour la résiliation d’un contrat : étapes à suivre

Comment utiliser la checklist de résiliation ?

Mettre fin au contrat d’un collaborateur constitue une démarche délicate. Entre la gestion des émotions et l’adaptation aux obligations juridiques locales, cette procédure soulève de nombreux défis.

Une checklist de résiliation constitue un bon point de départ pour vous et votre équipe. Cet outil vous aidera à traiter chaque départ avec méthode, clarté et empathie, tout en protégeant votre entreprise.

Dans ce guide, la préparation du départ suit un processus distinct. Outre les étapes ci‑dessous, toute décision de résiliation doit répondre aux exigences légales applicables — par exemple des plans d’amélioration de la performance, des actions de remédiation ou tout autre processus requis par la réglementation locale.

Informer l’employé

Dès que la décision est prise, informez l’employé de vive voix lors d’un échange formel. Préférez un entretien en face‑à‑face — en présentiel ou en visioconférence si l’employé est en télétravail.

Effectuez cette démarche avant l’envoi de toute notification officielle afin que l’employé ne soit pas pris au dépourvu et puisse se préparer aux étapes suivantes.

Procéder à la formalisation de la résiliation

Après avoir informé l’employé, remettez‑lui une lettre formelle de résiliation. Ce document dissipe toute ambiguïté et doit préciser des éléments essentiels, notamment:

Le dernier jour effectif de travail

La durée du préavis et, le cas échéant, le montant éventuel de l’indemnité de départ

Le solde des congés payés acquis mais non pris

L’obligation, le cas échéant, pour l’employé de restituer certains équipements

Calculer le montant de la dernière paie

Vérifiez que la dernière fiche de paie reflète correctement le montant dû, en tenant compte des jours effectivement travaillés pendant le préavis.

Les sommes dues diffèrent selon le pays ou l’État. Par exemple, aux États‑Unis, certains États exigent le paiement des congés acquis non pris, tandis que d’autres laissent cette question à l’appréciation de l’entreprise. De même, certains pays prévoient des indemnités de rupture sous conditions, et d’autres non.Remote vous aide à préciserVos responsabilités, légales ou autres, lors du calcul de la dernière paie de votre employé.

Renseigner l’employé sur ses avantages sociaux

Oralement ou par courriel, expliquez à l’employé quelles seront les conséquences de la rupture sur ses avantages. Par exemple, s’il participe à un plan d’intéressement au capital, précisez l’impact possible sur ses actions ou transmettez‑lui une ressource détaillant ces informations.

Pour certains avantages (par exemple une pension ou une assurance‑vie), l’organisme compétent fournira les renseignements nécessaires. Si votre collaborateur a été recruté via un fournisseur d’Employer of record, ce fournisseur prendra en charge l’ensemble des démarches.

Conduire un entretien avant le départ

Profitez de cet échange pour recueillir un retour sur votre organisation. Ces retours vous permettront d’améliorer vos processus internes au bénéfice de vos collaborateurs actuels et futurs. Pour l’employé, l’entretien est l’occasion de poser des questions : soyez préparé et conservez votre calme.

Si nécessaire, appuyez‑vous sur les évaluations de performance pour motiver la décision. Si la rupture n’implique aucun comportement illicite ou préjudiciable (ex. : vol, harcèlement, négligence ou discrimination), vous pouvez proposer une lettre de recommandation.

Organiser la restitution des équipements

La plupart des contrats prévoient la restitution des équipements de l’entreprise (téléphones, ordinateurs portables ou autre matériel informatique). Le cas échéant, prenez les mesures nécessaires pour que ce retour se fasse correctement à la fin du préavis.

Si l’employé est en télétravail et que vous devez récupérer son équipement, fournissez des instructions précises pour l’envoi, y compris la préparation du colis. Demandez‑lui une preuve d’expédition afin de procéder au remboursement.

Sachez que, sauf stipulation contraire, les employés ne sont pas tenus de restituer un équipement attribué au titre d’un avantage, par exemple une indemnité de télétravail. Cela inclut les chaises de bureau, les bureaux et les fournitures.

Révoquer l’ensemble des accès

Après le dernier jour de travail, veillez à ce que votre équipe IT révoque tous ses accès aux systèmes, boîtes mail et, si nécessaire, aux infrastructures physiques. Un ancien employé disposant encore d’identifiants valides peut accéder à votre réseau, ce qui représente un risque majeur.

Ces précautions sont particulièrement importantes dans le cas d’un licenciement. Un ancien employé mécontent ayant accès aux documents de l’entreprise pourrait causer des dommages en supprimant, volant ou divulguant des données sensibles ou confidentielles.

Informer l’équipe

Pour éviter toute confusion et par souci de transparence, annoncez le départ au reste de l’équipe. Restez professionnel et ne divulguez aucun détail sur les motifs. Il est préférable de communiquer la résiliation après le dernier jour de travail de l’employé et après la révocation de ses accès.

Fournissez un contact de référence et des consignes pour les collaborateurs qui travaillaient directement avec lui. Si l’employé était en relation directe avec des clients ou d’autres parties prenantes, informez‑les également.

Documenter la résiliation

Classez vos documents de manière à regrouper toute communication ultérieure (par exemple une déclaration fiscale), et veillez à ce que l’ensemble des dossiers RH relatifs à l’ancienneté et à la résiliation soit à jour et correctement archivé.

Avec la Gestion RH de Remote, cette étape est grandement simplifiée. Vous pouvez mettre à jour le statut de l’employé dans le système, renseigner les informations liées à la résiliation et archiver en toute sécurité toute communication ou document relatif au départ. Ce service s’intègre entièrement à nos autres fonctionnalités RH — suivi du temps et des présences, gestion des dépenses et de la paie, ainsi que gestion des avantages sociaux (pour les utilisateurs de notre service d’EOR). Les formalités administratives deviennent ainsi plus rapides et fluides pour l’ensemble du processus de résiliation.

Les documents sont conservés dans un espace centralisé, sécurisé et facile d’accès (Remote se conforme à l’ensemble des réglementations applicables en matière de protection des données).

Bonnes pratiques pour gérer une résiliation de contrat de travail

Si la checklist précédente propose une méthode systématique pour couvrir les points essentiels d’une résiliation, des éléments spécifiques surgiront néanmoins et devront être traités au cas par cas.

Il est donc utile d’adopter certaines bonnes pratiques applicables en toutes circonstances. En règle générale, vous devez:

• Toujours évaluer les risques liés à la résiliation

À chaque étape, assurez‑vous du respect de la réglementation du travail applicable ainsi que de vos politiques internes. À défaut, vous vous exposez à des actions en justice, notamment si la résiliation présente un risque élevé.

Si votre équipe est répartie sur plusieurs pays, veillez à maîtriser le droit local du pays concerné. La procédure peut varier sensiblement d’un cas à l’autre.

C’est pourquoi il est pertinent de s’appuyer sur un partenaire de RH à l’international comme Remote. Dans ce cadre, nous analysons les risques potentiels à partir des informations que vous nous transmettez afin de garantir le respect intégral du droit du travail local. Vous réduisez ainsi sensiblement les risques juridiques pour votre entreprise, tout en offrant à votre collaborateur une expérience de départ la plus respectueuse possible.

• Tout consigner par écrit

Comme indiqué précédemment, la tenue d’une documentation exhaustive est primordiale. Vous créez ainsi une source unique de vérité capable d’écarter les malentendus. La documentation peut servir de preuve en cas de litige. En conservant une trace écrite de chaque étape — de la lettre de résiliation aux communications de suivi — vous protégez votre entreprise.

La documentation contribue également à garantir la transparence et l’intégrité tout au long du processus.

• Standardiser le processus

Étant donné que les circonstances de chaque résiliation peuvent fortement varier, il n’est pas simple d’instaurer une standardisation. Avoir des collaborateurs répartis dans différents pays, soumis à des régulations variées, constitue une difficulté supplémentaire.

Pour autant, en visant une procédure standardisée, vous favorisez l’égalité et limitez les biais. Si des obligations légales divergent d’un pays à l’autre, votre checklist doit garantir l’égalité de traitement pour chacun de vos employés.

Quel est le rôle de Remote ?

Pour la gestion d’une résiliation, Remote prend en charge les complexités administratives. En souscrivant à notre service d’Employer of record, vous vous assurez que vos résiliations seront gérées pour vous, dans le respect de la réglementation.

Notre outil Paie facilite le calcul de la dernière paie sans erreur, tandis que notre outil Gestion RH centralise et simplifie l’ensemble des obligations administratives. Si vous recrutez et administrez votre équipe via notre plateforme d'EOR, nous prenons aussi en charge la gestion des avantages sociaux et veillons à ce que chaque étape de la résiliation respecte le droit local.

Pour savoir comment simplifier le travail de votre équipe grâce à la plateforme RH complète de Remote, contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui.