Comment démarrer en tant que freelance ?
Profitez de la liberté liée au statut de freelance tout en réduisant les contraintes administratives.
La facturation, les obligations fiscales, la contractualisation et le simple fait de recevoir un paiement peuvent sembler lourds pour un freelance. Heureusement, des outils existent pour limiter le temps et la frustration liés aux tâches administratives. Servez-vous de ce guide comme feuille de route pour structurer la réception de vos paiements rapidement et sereinement, afin de vous concentrer sur l’essentiel : vos clients.
Comment procéder à l'immatriculation adéquate d'une entreprise
Mise en place de contrats pour les nouveaux clients
Comment être payé en tant que freelance
Gestion des obligations fiscales des freelances
Exigences comptables pour les travailleurs indépendants
Comment demander à l'entreprise avec laquelle je travaille de me faire passer au statut d'employé ?
5 solutions de Remote pour faciliter la vie des freelances et de leurs clients
Intégration à Remote et installation en quelques minutes
Comment devenir freelance et comment se faire payer : votre plan d’action pour alléger les tâches administratives fastidieuses
En tant que freelance, vous prenez en charge l’ensemble des aspects de votre activité : trouver et fidéliser des clients, exécuter des missions, gérer l’administratif et promouvoir vos prestations. Vous devez aussi vous occuper de tâches qui dépassent parfois votre compétence, comme la rédaction de tout ce qui concerne votre entreprise : obtenir et conserver des clients, travailler sur des projets, gérer les tâches administratives et commercialiser vos produits ou services. Vous êtes également responsable de tâches qui ne relèvent pas de votre compétence, telles que la rédaction de contrats et la gestion des taxes.
Rédiger un contrat peut être source d’angoisse si vous ne maîtrisez pas les règles qui s’appliquent à votre activité, surtout lorsque votre client est établi à l’étranger. Vous pouvez aussi vous demander comment encaisser vos paiements sans subir des frais de traitement disproportionnés.
Nous souhaitons vous rassurer : vous pouvez prendre en main ces démarches. En pratique, vous constituer comme freelance et organiser la réception de vos paiements peut se réaliser rapidement, simplement et efficacement, peu importe la localisation de vos clients.
Ce guide propose des conseils concrets pour les indépendants, notamment si vous lancez votre activité. Nous expliquerons comment structurer votre flux de travail et comment l’automatisation peut alléger vos procédures.
Nous aborderons quatre préoccupations majeures des freelances et nous vous montrerons comment piloter votre activité en toute simplicité :
Contrats
Paiements et frais
Facturation
Taxe
Vous souhaitez simplifier votre activité de freelance ? Commençons par l’essentiel : la création de votre entreprise.
Comment procéder à l'immatriculation adéquate d'une entreprise
Pour débuter comme travailleur indépendant, choisissez d’abord une forme juridique adaptée. Ce choix déterminera vos obligations fiscales et juridiques. La structure la plus appropriée dépendra de votre résidence fiscale, chaque pays — et parfois chaque canton ou région — appliquant ses propres règles aux indépendants.
La plupart des pays proposent plusieurs options
Entrepreneur individuel. Cette option est simple et souvent retenue par les freelances. Dans certains pays, comme la France, on distingue parfois la personne et l’entreprise, alors que dans d’autres juridictions cette séparation n’existe pas.
Partenariat. Contrat entre deux ou plusieurs personnes. Souvent, il n’existe pas de séparation nette entre les partenaires en tant qu’individus et l’entité commerciale.
Société à responsabilité limitée. Structure formelle et juridique séparant l’entité de la personne qui la dirige. En règle générale, les bénéfices et pertes sont attribués à la société plutôt qu’à vous à titre personnel.
D’autres formes juridiques peuvent exister selon le pays d’exercice. L’Australie, par exemple, propose le modèle de fiducie, où un fiduciaire administre l’entreprise au nom des bénéficiaires.
Chaque statut présente des avantages et des limites, mais la plupart des indépendants choisissent l’entrepreneur individuel pour sa simplicité de mise en œuvre et de gestion.
Pour des informations détaillées sur le droit du travail dans un pays précis, consultez l'Explorateur de pays de Remote : nos guides y regroupent des renseignements utiles pour lancer votre activité de freelance.
Mise en place de contrats pour les nouveaux clients
Beaucoup de freelances appréhendent la rédaction de contrats et peuvent se sentir dépassés, surtout si ce n’est pas leur domaine de prédilection. Certains envisagent même de s’en passer.
Renoncer à un contrat n’est généralement pas prudent. Les contrats apportent une protection essentielle : en pratique, ils précisent :
Les contrats décrivent les tâches précises, les livrables attendus et les exigences du projet. Ils limitent les demandes hors périmètre et évitent que vous soyez sollicité pour des tâches supplémentaires sans rémunération adaptée.
Les contrats indiquent de manière claire les modalités de paiement : montant, mode et éventuelles étapes ou échéances associées.
Les contrats précisent la propriété et les droits liés à la propriété intellectuelle créés pendant la mission. Des clauses explicites protègent le freelance contre d’éventuels litiges.
Les contrats définissent les conditions et procédures de résiliation ou de suspension, ce qui évite d’être pris au dépourvu par une rupture de contrat soudaine.
Les contrats clarifient la nature de la relation entre le freelance et le client, protégeant ainsi les deux parties contre des risques de requalification.
Même si utiles, les contrats peuvent devenir complexes car les droits et conditions des freelances varient d’un pays à l’autre. Un modèle pris au hasard en ligne ou un document rédigé sans expertise peut ne pas être exécutoire dans certains États et risquerait de ne pas défendre vos intérêts.
Les freelances peuvent sécuriser leurs collaborations locales et internationales en s’appuyant sur les modèles de contrats personnalisés et conformes de Remote. Ces modèles tiennent compte de la législation propre à chaque pays pour vous aider à rester en conformité, quel que soit le lieu de résidence de votre client.
Si vous disposez déjà d’un contrat satisfaisant, vous pouvez continuer à l’utiliser. Lors de votre intégration sur la plateforme Remote en tant que freelance, il est possible d’importer vos propres contrats plutôt que d’utiliser les nôtres.
Pour en savoir plus sur les contrats, cliquez ici.
Les risques de requalification du statut des freelances
Dans la majorité des pays, les freelances disposent d’un statut distinct de celui des employés. Beaucoup des protections sociales accordées aux salariés — couverture santé, pensions ou plans d’achat d’actions — ne s’appliquent généralement pas aux freelances. En échange de la liberté de choisir vos clients et vos modalités de travail, vous renoncez à certains avantages sociaux.
Malgré cette distinction, certaines entreprises pourraient vous classer incorrectement comme freelance pour réduire leurs obligations légales, intentionnellement ou non. Cela peut entraîner une requalification, des pénalités et des amendes pour vous et votre client. Votre client peut être exposé à des sanctions importantes dans son pays, et vous risquez des conséquences fiscales dans votre pays de résidence.
Gardez à l’esprit qu’il est dans votre intérêt d’être correctement classé en tant que freelance.
D’abord, un freelance conserve la liberté d’organiser son travail comme il l’entend. Aux États-Unis, par exemple, une entreprise ne peut pas dicter la manière exacte d’exécuter une tâche ni imposer des horaires fixes au freelance. Le freelance est libre de son organisation tant que la mission est réalisée. Être correctement classé vous aide également à mieux gérer vos revenus.
Chaque pays prévoit des sanctions variées en cas de requalification. Pour les éviter, veillez avec vos clients à maintenir un statut adapté : clarifiez votre rôle et vos responsabilités et revoyez régulièrement les conditions de collaboration. Si votre relation professionnelle évolue et que votre intégration au sein de l’entreprise cliente devient plus marquée, vous pouvez envisager de passer au statut d'employé.
Pour en savoir plus sur les risques liés à la requalification, consultez les guides suivants
Employé ou freelance, comment éviter la requalification de contrat ? Le guide d'expert
Conséquences d’une attribution erronée du statut de freelance au lieu d’employé
Comment être payé en tant que freelance
C’est au freelance qu’il revient de gérer ses factures et la collecte des paiements. Concrètement, il faut facturer chaque client individuellement et accepter des modes de paiement variés, ce qui peut être chronophage et peu efficient.
Les manières les plus courantes de recevoir des paiements sont les suivantes :
Modes de paiement
Virements bancaires. Transfert entre comptes bancaires. Rapide, mais parfois assorti de frais de service élevés.
Dépôts directs. Versement directement sur votre compte bancaire. Rapide, mais le client peut devoir régler des frais ; la gestion peut se complexifier si vous avez plusieurs clients ou des clients à l’étranger.
Chèques papier. Les chèques peuvent être déposés via une appli, mais cette méthode devient obsolète en raison des délais de traitement. Les chèques physiques risquent aussi d’être perdus ou volés.
Mandats. Moyen de paiement sécurisé dans certains pays, mais peu pratique : ils s’achètent en personne, risquent d’être perdus ou volés et mettent du temps à parvenir par courrier. Leur usage peut aussi susciter des soupçons, car certains escrocs les utilisent.
Portefeuilles virtuels. Les portefeuilles numériques se développent et offrent un règlement rapide, mais certains clients ne les acceptent pas et des questions de sécurité peuvent se poser.
Les services de transfert numérique tels que PayPal et Wise. Ces services sont rapides et pratiques et permettent souvent de facturer vos clients. En revanche, ils peuvent prélever des commissions ou appliquer des taux de change défavorables, ce qui impacte vos revenus.
Vous pouvez aussi recourir à une plateforme de confiance comme Remote. Notre plateforme offre un moyen simple, sécurisé et fiable de recevoir des paiements rapidement dans la devise de votre pays, sans frais cachés. Il vous suffit d’ajouter votre compte bancaire comme méthode de retrait dans votre tableau de bord Remote, et les paiements de vos clients sont déposés directement sur votre compte.
Vous n’avez pas besoin de vérifier sans cesse votre tableau de bord pour savoir si un paiement est arrivé : Remote vous envoie un e-mail dès que votre facture est réglée.Découvrez comment notre plateforme peut vous aider avec les paiements.
Comment recevoir des paiements de clients internationaux
Les paiements internationaux sont plus complexes que les paiements domestiques : conversion des devises, mise en place de virements et autres méthodes, et frais de traitement élevés peuvent freiner les paiements internationaux.
Remote simplifie considérablement ce processus. Notre service de Gestion des freelances couvre plus de 200 pays et territoires et vous permet d’être payé dans la devise de votre choix, indépendamment de la devise de facturation. Voici comment cela se déroule :
1. Facturez
Vous facturez votre client dans la devise qui lui convient et importez la facture sur la plateforme de Gestion des freelances de Remote.
2. Paiement effectué
Le client règle ses factures dans sa propre devise.
3. Réception du paiement
Dès que Remote reçoit le paiement, nous le convertissons dans la devise que vous avez choisie avant de vous le verser.
Les freelances disposent de deux options pour les paiements. Vous pouvez saisir vos coordonnées bancaires directement sur Remote, où nos paiements sont assurés par Wise, ou opter pour un compte Stripe Connect. Vous pouvez modifier la devise et les paramètres de paiement à tout moment.
Qu'en est-il des frais ?
Nous travaillons avec plusieurs partenaires pour nous assurer que notre tarification est à la fois rapide et aussi abordable que possible. Nous facturons à vos clients des frais de 27 € pour le traitement des paiements, mais en tant que freelance, les seuls frais que vous payez sont des frais de conversion de devises d'un montant moyen. Si vous êtes déjà payé dans la devise de votre choix, il n'y a pas de frais. Pour en savoir plus sur nos frais, consultez cet article du centre d'aide.
Gestion et suivi des factures
La facturation pour un indépendant peut vite devenir un casse-tête. Beaucoup utilisent un ensemble d’outils disparates pour créer, envoyer et suivre leurs factures manuellement — un processus long, fastidieux et sujet aux erreurs.
Automatiser votre facturation réduit vos tâches administratives et vous laisse plus de temps pour vos missions rémunérées. Remote peut vous accompagner dans cette automatisation.
Avec Remote, vous n’avez plus besoin de jongler entre feuilles de calcul, e-mails et autres outils manuels pour facturer. Notre plateforme vous permet de créer des factures, de les soumettre pour approbation et d’être payé dans votre devise locale sans recourir à un logiciel additionnel. Ainsi, au lieu d’envoyer de nombreux e-mails, vous suivez l’état d’avancement de vos factures directement dans Remote : nous les transmettons à vos clients et affichons des mises à jour tout au long du processus de validation.
Mise en place de la facturation
En tant que freelance, vous soumettez vos factures à vos clients via votre tableau de bord Remote. Deux options s’offrent à vous :
Importez votre propre facture
Renseignez la date et le montant, puis envoyez la facture au format PDF.
Créez une facture sur Remote Utilisez nos modèles pour générer une facture directement sur la plateforme. Vous pouvez également paramétrer une facture récurrente qui sera envoyée automatiquement à votre client.
Pour en savoir plus, consultez l'article de notre Centre d'aide.
Gestion des obligations fiscales des freelances
En tant que travailleur indépendant, vous êtes responsable du paiement de vos propres impôts. Chaque pays dispose de son propre régime fiscal, de sorte que les modalités varient d’une juridiction à l’autre.
Aux États-Unis, par exemple, vous payez vos impôts directement aux autorités. Dans d’autres pays, les clients peuvent être tenus de retenir l’impôt sur vos paiements. Pour connaître vos obligations fiscales locales, consultez l'explorateur de pays de Remote.
C’est une des raisons pour lesquelles il est important d’être correctement identifié comme freelance : ce statut influence la manière dont vous payez vos taxes.
Responsabilité des freelances
Lorsque vous êtes salarié, c’est l’entreprise qui prend en charge la plupart des risques. En tant que freelance, une grande marge de liberté implique aussi des responsabilités accrues. Dans certains pays, l’entrepreneur individuel est personnellement responsable des dettes fiscales et financières, ce qui peut mettre en jeu vos biens personnels. Beaucoup de freelances souscrivent une assurance responsabilité civile pour couvrir ce type de risque.
Protégez-vous aussi juridiquement lorsque vous signez des contrats. L’équipe juridique de Remote vérifie nos modèles afin qu’ils restent conformes dans les pays où vous exercez.
Exigences comptables pour les travailleurs indépendants
En tant qu’indépendant, vous n’êtes pas tenu de publier des comptes annuels comme une société, mais vous devez tenir des registres financiers ordonnés, incluant toutes vos factures clients et vos achats professionnels, afin de suivre vos revenus et gérer vos obligations fiscales.
Vous pouvez tenir ces registres vous-même à l’aide d’un logiciel de comptabilité ou confier cette tâche à un comptable professionnel.
Pensez également à ouvrir un compte bancaire séparé pour vos dépenses professionnelles : dans certains pays, un compte professionnel devient obligatoire dès que votre chiffre d’affaires dépasse un certain seuil.
Comment demander à l'entreprise avec laquelle je travaille de me faire passer au statut d'employé ?
Entamez un dialogue avec votre client pour évaluer soigneusement les risques et bénéfices d’une relation employeur/employé. Présentez clairement les avantages pour les deux parties, pas uniquement pour vous. Il existe plusieurs motifs qui peuvent pousser une entreprise à vous faire passer au statut d'employé. Par exemple, rappelez que l’entreprise aurait alors le contrôle des horaires et de la manière dont les tâches sont effectuées.
Écoutez les préoccupations de votre client. Les employeurs étrangers peuvent estimer qu’ils ne peuvent pas vous embaucher s’ils n’ont pas d’entité locale. Dans ce cas, proposez-leur de recourir à un Employer of record (EOR).
Un EOR est une organisation qui facilite l’emploi de collaborateurs dans d’autres pays en agissant comme employeur local pour le compte d’une entreprise. En général, un EOR gère aussi l’administration RH, y compris la Paie à l’international, la gestion des avantages et la conformité fiscale.
Remote, par exemple, propose des services d’Employer of record (EOR)est un EOR et peut faciliter la transition en aidant votre client à se conformer à la législation locale.
Pour en savoir plus sur la protection de vos droits en tant que collaborateur à distance, téléchargez notre boîte à outils de Remote.
5 solutions de Remote pour faciliter la vie des freelances et de leurs clients
Devenir freelance implique beaucoup d’informations à assimiler. Remote vous aide à résoudre de nombreuses difficultés afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre activité et la livraison de vos prestations. Voici nos offres :
Pour en savoir plus sur la façon dont Remote peut vous aider en tant que freelance, cliquez ici.
Intégration à Remote et installation en quelques minutes
La flexibilité de travailler selon vos propres modalités apporte une réelle autonomie. Vos obligations administratives peuvent toutefois vous éloigner de vos priorités : servir vos clients, être payé rapidement et développer votre activité.
En vous appuyant sur une plateforme fiable comme Remote, vous pouvez traiter ces obligations de manière efficace tout en gardant le cap sur vos objectifs professionnels.
Notre plateforme vous permet de démarrer comme freelance rapidement, simplement et en toute transparence. Nous vous accompagnons durant l’intégration et dans les étapes de vérification d’identité nécessaires pour la sécurité. Vous serez invité à importer les documents fiscaux requis afin de les conserver en lieu sûr.
Apprenez-en plus sur la manière dont Remote peut vous faire gagner du temps et des ressources, ainsi qu'à vos clients.
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