総勘定元帳（GL）は、会計元帳とも呼ばれ、組織や企業が正確で整理された財務記録を維持し、財務活動を追跡し、意思決定や報告の目的で重要な財務諸表を作成するために使用する中核的な会計ツールである。GLは、全組織の財務デー タの中央保管庫としての役割を果たす。
GLを持つことは、適切で包括的な財務記録を維持するために 不可欠です。会計プロセスにおいて、また財務データの完全性と透明性を守る上で重要な役割を果たしている。会計士が組織の損益計算書や貸借対照表などの報告書類を作成する際に役立つ。
GLには、企業の会計項目が詳細に記録されており、組織は、資産、負債、資本、収益、費用などの様々な勘定科目に分類している。
GLはいくつかの要素で構成されている。
勘定科目表
総勘定元帳は、企業が財務取引を分類するために使用するすべての異なる種類の勘定科目のリストである勘定科目表から始まる。各口座には固有の口座番号と口座名があり、組織はこれらの口座をその性質（資産、負債、収入、支出など）に応じて分類する。
ジャーナル・エントリー
財務の専門家は、仕訳を通じて総勘定元帳に取引を記録する。仕訳には通常、取引の日付、取引の説明、関係する勘定科目、対応する借方と貸方の金額が含まれる。借方と貸方は常に均衡し、会計方程式を維持しなければならない：資産＝負債＋資本。
複式簿記会計
総勘定元帳は複式簿記会計システムに従っており、すべての財務取引は借方と貸方の両方の項目から構成されている。借方は特定の勘定科目の増加を表し、貸方は他の勘定科目の減少または相殺を表す。このシステムは、元帳の残高を維持するのに役立つ。
投稿エントリー
仕訳を記録した後、会計士は総勘定元帳の特定の勘定科目に取引を記録（または「転記」）する。元帳の各勘定科目には、各入力の日付と金額を含む取引履歴が表示される。
試算表
定期的に、会計士は総勘定元帳から試算表を作成し、元帳の借方と貸方の合計が等しいことを確認する。試算表は、特定の日付におけるすべてのGL勘定の決算残高を示す財務報告書である。借方残高の合計が貸方残高の合計と等しいとき、帳簿は整然とし、会計の方程式は維持されている。
財務諸表
総勘定元帳は、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などの財務諸表を作成するための主要な情報源である。これらの財務諸表は、企業の財務実績および財務状況の概要を示すものである。
監査と分析
総勘定元帳は、監査人、会計士、財務アナリストが企業の財務記録を見直し、分析するための貴重なツールである。すべての財務取引の詳細な履歴を提供し、組織の全体的な財務の健全性とパフォーマンスの評価を容易にする。
GLの照合は、組織の財務記録の正確性と完全性を確認するために 不可欠な財務プロセスである。照合は、GL項目と銀行明細書、請求書、その他の補助元帳のような外部財務データソースとの比較と整合性をとることを含む。GLを調整する主な目的は、不一致やエラーを特定し、修正することである。これは最終的に、会社の財務諸表が真に信頼できる形で財政状態を表していることを保証するものである。
和解プロセスには通常、以下のステップが含まれる：
1.銀行照合
銀行照合は、最も一般的なGL照合の一つである。これは、GL取引と銀行明細書の取引を照合し、差異を検出するものである。未照合項目には、未払いの小切手、輸送中の預金、銀行手数料、利子などが含まれる。
2.補助元帳
企業は多くの場合、売掛金、買掛金、在庫など、特定の勘定科目や部門について補助元帳を管理している。照合は、これらの補助元帳とGLとの整合性を維持し、虚偽記載や漏れを回避する。
3.ジャーナル・エントリー
責任者は、GL会計項目が基礎となる取引を正確に反映し ていることを検証するために、GL会計項目を検査する。このプロセスにより、借方と貸方の誤り、金額の誤り、記入漏れを特定し、修正することができる。
4.未払金および調整金
調整には、関連する会計原則や財務規則と整合させるために、発生項目やその他の会計項目を調べ、調整することが含まれる。
5.ドキュメンテーション・レビュー
経理担当者は、請求書、領収書、契約書などの裏付け文書 をレビューし、GL入力の正確性を検証することができる。
GLコードとは、組織の総勘定元帳の特定の勘定を示す一意の数字または英数字の識別子である。コードは、様々な勘定科目を分類し、区別する役割を果たし、金融取引を正確に記録、整理、参照することを容易にする。これらのコードは、財務情報を追跡・管理する体系的な方法を提供することにより、効率的な会計・財務報告を促進する。
