Hoe Zapier wereldwijd mensen aanwerft zonder giswerk rond compliance, handmatige gegevensinvoer of administratieve rompslomp.
Zapier gebruikt Employer of Record (EOR), Global Payroll en de native BambooHR-integratie van Remote om een internationaal team uit te bouwen dat met het bedrijf kan meegroeien.
Zapier is een AI-platform waarmee organisaties workflows ontwerpen en automatiseren, AI-agents inzetten en meer dan 9.000 apps met elkaar verbinden. Het bedrijf werkt al vanaf de start volledig remote en geclusterd verspreid, omdat locatie geen uitsluitingscriterium mag zijn bij aanwerving. Zapier wilde de vrijheid behouden om altijd de best passende kandidaat te kunnen aanwerven, ongeacht waar die zich bevindt.
8 landen
Waarin de EOR van Remote in de voorbije zes maanden mensen heeft aangeworven
~80%
Tijd bespaard op handmatige gegevensinvoer voor payroll sinds de BambooHR-integratie van Remote
<30 min.
Voor duidelijke begeleiding rond compliance, in plaats van meerdere uren
De uitdaging: Compliancerisico's in buitenlandse markten
Om die ambitie in praktijk te brengen, moest Zapier mensen aanwerven buiten het beperkte aantal landen waarin het al een juridische entiteit had. Elk land heeft zijn eigen arbeidsrecht, belastingregels en nalevingsvereisten, en een vergissing op één van die onderdelen kan aanzienlijke juridische risico's opleveren. Laura Del Gaudio, Associate General Counsel for Global Employment bij Zapier, vat het samen: "Het is heel moeilijk om in honderden landen wereldwijd inzicht te hebben in de compliancevereisten." Zapier koos daarom voor een employer of record om precies die leemte te vullen en zo het risico op verkeerde klassering te verkleinen wanneer je mensen aanneemt zonder eigen entiteiten.
De payroll liep tegen een soortgelijke uitdaging aan. Terwijl Zapier naar nieuwe markten opschoof, ontstonden er soms entiteiten sneller dan het payroll-team de lokale expertise kon opbouwen om de payroll veilig in te richten. Daardoor kwam het team in aanraking met risico's door lokale wet- en regelgeving waarmee ze nog niet vertrouwd waren.
De oplossing: Eén partner voor EOR, payroll en HR-gegevens
Zapier wilde geen extra partij die alles nog complexer maakte. Het zocht een partner die met het team kon meegroeien — dat werd Remote. Remote ondersteunt nu drie onderling verbonden onderdelen van Zapier's HR-stack: Employer of Record, Global Payroll en een native BambooHR-integratie.
"We zochten een echte partner, niet alleen een leverancier-klantrelatie."
Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment
Remote Employer of Record
EOR van Remote kan Zapier in markten waar het geen juridische entiteiten heeft op een conforme manier mensen tewerkstellen. Remote neemt de contractuele verantwoordelijkheid voor de werkgeversrelatie op zich. Daardoor kan Zapier met een gerust hart in meer landen mensen aanwerven.
Remote Global Payroll
In landen zoals India en Spanje, waar Zapier nog weinig ervaring had met payroll, nemen de lokale teams van Remote de payrollfunctie direct voor hun rekening. Zij zorgen ook voor de naleving van lokale wet- en regelgeving. Met een ingebouwde uploadfunctie worden de variabele betalingen van Zapier maandelijks verwerkt, waardoor handmatige invoer overbodig is.
BambooHR-integratie
Zapier gebruikt BambooHR als system of record voor HR-gegevens, dus een native integratie met Remote was vanaf het begin essentieel. Sinds de koppeling actief is, verlopen updates automatisch tussen beide systemen. Nieuwe medewerkers, beëindigingen en wijzigingen in adres of salaris worden allemaal gesynchroniseerd zonder dat er een spreadsheet aan te pas komt.
Het gevolg: Sneller aannemen, efficiëntere payroll en meer geavanceerde automatisering
Remote regelt EOR, payroll en HR-systemen, en elk team binnen het bedrijf plukt daar de vruchten van.
Global HR: van onderzoek naar zekerheid
Vragen rond compliance vroegen vroeger om urenlang zelfstandig onderzoek, maar het juridische team van Zapier krijgt nu snel antwoorden van het Remote-team. "Normaal gesproken zou ik uren aan onderzoek moeten besteden. Nu ik met Remote samenwerk, kostte het me minder dan een halfuur. En ik kan vertrouwen op de informatie die ik krijg", aldus Laura. Dat vertrouwen steunt niet alleen op snelheid: omdat Remote contractueel de employer of record is, ligt bij Remote ook de verantwoordelijkheid om het correct te regelen.
"Als jurist zie ik dingen graag op papier. Dat hebben ze op zich genomen en dat is ook hun taak. En daarom kies je dus een leverancier als Remote."
Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment
Daardoor heeft Zapier alleen al in de voorbije zes maanden in acht nieuwe landen mensen via de EOR van Remote aangeworven. Binnenkort worden extra landen, waaronder Ierland, Australië en Nieuw-Zeeland, aan het platform toegevoegd.
Payroll: geen handmatige invoer meer en betrouwbare lokale expertise
Voor payroll heeft de uploadfunctie, die handmatige gegevensinvoer overbodig maakt, tot concrete tijdwinst geleid: het team van Zapier zag dat ze elke maand tot wel 80% tijd besparen bij het verwerken van variabele betalingen. "We hoeven niets meer handmatig te doen en dat is geweldig", zegt het team.
Die efficiëntie komt ook doordat er meer vertrouwen is in de lokale payrollspecialisten van Remote, vooral in markten waarin Zapier weinig ervaring had.
"Ik praat regelmatig met de lokale teams van Remote. Ze helpen en ondersteunen me zo goed dat ik niet weet wat ik zonder ze zou moeten."
Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist
Dankzij de combinatie van automatisering en lokale expertise vormt payroll niet langer een rem op de uitbreiding van Zapier.
Integraties: Remote is ontworpen om verder op te bouwen
De BambooHR-integratie zorgt dat kern-HR-gegevens automatisch worden gesynchroniseerd, maar dat alleen volstond voor Zapier niet. Het People Ops-team ging een stap verder en bouwde een reeks Zaps, met behulp van de open API van Remote, om de volledige onkostenworkflow binnen enkele dagen te automatiseren. Van het indienen en controleren van onkosten in Remote tot goedkeuring: het hele proces verloopt nu automatisch.
"Ons People Ops-team heeft een aantal Zaps en agents ontwikkeld waarmee we met één klik onkosten kunnen controleren. En als ze zijn goedgekeurd, worden ze via de API automatisch met Remote gesynchroniseerd. Dat betekent dat ze automatisch in de payroll worden meegenomen, zonder dat we verder nog iets hoeven te checken."
Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist
"Het is echt een verademing om met het team van Remote te werken. Het is geweldig dat ons team dat vertrouwen heeft als het gaat om de dagelijkse werkzaamheden. Daarom wilden we Remote en ze hebben de verwachtingen helemaal waargemaakt."
Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment