Formular 1096: Ein Leitfaden für US-Arbeitgeber

Arbeitest du mit selbständigen Auftragnehmer:innen zusammen, die in den USA steuerpflichtig sind? Wenn ja, bist du vielleicht mit dem Formular 1099 vertraut.

Aber hast du schon einmal was von Formular 1096 gehört?

In dieser Kurzanleitung erklären wir dir seinen Zweck und welche Unternehmen es einreichen müssen. Wir werden auch einige andere wichtige Fragen beantworten, darunter:

• Wie wird Formular 1096 ausgefüllt?

• Wie lauten die Einreichungsfristen für Formular 1096?

• Was passiert, wenn du das Formular 1096 nicht einreichst?

• Bietet ein globaler HR-Partner mehr Sicherheit bei der Einreichung von Steuerformularen für globale Auftragnehmer:innen?

Dann mal los.

Was ist das Formular 1096?

Das Formular 1096 wird vom Internal Revenue Service (IRS) ausgestellt und für eine jährlich zu übermittelnde Zusammenfassung von US-Informationsmeldungen verwendet. Wie das Formular 1099 dient es als Übersichtsseite für verschiedene IRS-Steuerformulare.

Du musst Formular 1096 nicht einreichen, wenn du deine Steuerformulare elektronisch einreichst. Du musst es auch nicht an deine Auftragnehmer:innen schicken.

Nehmen wir an, dein Unternehmen beauftragt einen Auftragnehmer in den USA mit der Erstellung einer Website. Du müsstest dann Formular 1099 für ihn ausstellen und eine Kopie davon an den IRS senden. Würdest du das Formular per Post einreichen, müsstest du Formular 1096 beilegen.

Denke daran, dass du das Formular nur für Auftragnehmer:innen einreichen musst, die in den USA steuerpflichtig sind. Das gilt auch für US-Bürger:innen, die im Ausland leben und selbstständig arbeiten.

Du kannst Formular 1096 entweder auf der Website des IRS oder telefonisch unter 1-800-829-3676 bestellen. Du erhältst es dann innerhalb von 10 Tagen.

Wer muss Formular 1096 einreichen?

Als Auftraggeber bist du dafür verantwortlich, das Formular 1096 einzureichen, nicht deine Auftragnehmer:innen.

Muss ich Formular 1096 einreichen, wenn ich meine Formulare elektronisch übermittle?

Nein. Wenn du alles elektronisch einreichst, kannst du Formular 1096 einfach ignorieren. Du musst es nur ausfüllen, wenn du deine Unterlagen per Post einreichst.

Wie wird Formular 1096 ausgefüllt?

Das Formular 1096 ist sehr einfach auszufüllen. Und so geht's:

Schritt 1: Deine Unternehmensinformationen

Fülle als Erstes alle Angaben zu deinem Unternehmen aus, einschließlich Firmenname, Adresse und Anzahl der Steuererklärungen, die du einreichst.

Schritt 2: Deine persönlichen Daten

Als Nächstes gibst du deine persönlichen Daten ein, darunter:

• Vollständiger Name

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Fax

• Privatadresse

• Stadt

• Staat

• Land

• Postleitzahl

Es gibt auch ein Feld für die Kontaktdaten eines Ansprechpartners oder einer Ansprechpartnerin in deiner Buchhaltung.

Schritt 3: EIN in Feld 1 eingeben

Wenn du eine Employer Identification Number (EIN) hast, gib sie in Feld 1 an. Wenn nicht, gib stattdessen deine Sozialversicherungsnummer in Feld 2 an.

Schritt 4: Anzahl der Formulare in Feld 3 eintragen

Gib die Anzahl der Formulare an, die du beim IRS einreichen willst. Wenn du zum Beispiel fünf 1099-MISC-Formulare einreichst, schreibe „5“ in Feld 3.

Schritt 5: Einbehaltene Bundeseinkommensteuer in Feld 4

Berechne die Summe der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer aus allen Formularen, die du einreichst, und trage den Betrag in Feld 4 ein.

Schritt 6: Art der Steuererklärung in Feld 6

Markiere mit einem X die Steuererklärung, die du einreichst.

Hier sind einige der Formulare, die das Begleitformular 1096 erfordern (wenn du sie per Post einreichst):

• Formulare W-2G

• Formular 1098

• Formular 1098-C

• Formular 1098-E

• Formular 1099-B

• Formular 1099-C

• Formular 1099-CAP

Schritt 7: Formular 1096 beim IRS einreichen

Reiche das Formular beim IRS ein, indem du es an die angegebene Adresse sendest. Prüfe noch einmal, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind, und mache Kopien für deine Geschäftsunterlagen.

Wie lauten die Einreichungsfristen für Formular 1096?

Das Formular 1096 und alle dazugehörigen Formulare müssen bis zum 28. Februar des nächsten Steuerjahres eingereicht werden. Achtung: Wenn du das Formular 1099-MISC einreichen musst, ist der 31. Januar der Stichtag für beide Formulare.

Was passiert, wenn du das Formular 1096 nicht einreichst?

Wenn du Formular 1096 nicht zu anderen per Post eingereichten Formularen beilegst, musst du eine Versäumnisstrafe von 50 US-Dollar pro Formular zahlen. Nach weiteren 30 Tagen steigt die Gebühr auf 110 US-Dollar und ab dem 1. August beträgt sie 260 US-Dollar pro Formular.

Bei vorsätzlicher Nichteinreichung beträgt die Strafe 350 US-Dollar pro Formular.

Wie du die Einreichung von Steuerformularen für Auftragnehmer:innen vereinfachst

Steuerangelegenheiten sind von Natur aus eine komplexe Angelegenheit. Wenn du aber auch noch Auftragnehmer:innen in verschiedenen Ländern hast, kann es leicht zu kostspieligen Fehlern kommen.

Unsere Plattform für das Contractor Management macht es dir aber einfach. Du kannst damit deine Auftragnehmer:innen an einem Ort verwalten und bezahlen und wir helfen dir zusätzlich, Formular 1099 für deine US-Auftragnehmer:innen auszufüllen. Wir können dir auch mit diesen Aufgaben helfen:

Erstellen und bearbeiten lokal angepasster Vereinbarungen für Auftragnehmer:innen

Rechnungen mit einem Klick empfangen und bezahlen

Zahlungen in über 70 Währungen in mehr als 180 Länder überweisen

Erfahre, wie das Contractor Management dein Leben einfacher machen kann. Mache jetzt eine kurze Tour oder registriere dich für einen kostenlosen 30-tägigen Probezeitraum.

Kompromisslose Compliance (im In- und Ausland)

Steuern sind immer kompliziert, egal aus welchem Land deine Auftragnehmer:innen stammen.

Wenn dein Unternehmen in den USA ansässig ist, mit Auftragnehmer:innen zusammenarbeitet und seine Formulare per Post einreicht, musst du Formular 1096 unbedingt verstehen. Dieser Leitfaden enthält Informationen, mit denen du rechtzeitig die richtigen Formulare einreichen und kostspielige Strafen vermeiden kannst.

Hast du weitere Fragen zur Verwaltung deiner Auftragnehmer:innen? Kontaktiere uns! Wir helfen dir gerne, dein globales Team zu vergrößern.