Wie man sich als arbeitnehmerähnliche:r Selbstständige:r in Kanada niederlässt

Bist du bereit, deine Karriere selbst in die Hand zu nehmen und zu deinen eigenen Bedingungen Geld zu verdienen?

Dann ist Kanada der ideale Ort, um dich selbstständig zu machen.

Das liegt nicht nur an den freundlichen Menschen, der atemberaubenden Landschaft und (natürlich) dem erstklassigen Ahornsirup. Das nordamerikanische Land ist ein echtes Unternehmerzentrum, das arbeitnehmerähnliche Selbstständige unterstützt und ihnen ermöglicht, ihr Potenzial zu entfalten. Und die größte Stadt Kanadas – Toronto – ist wohl der weltweit beste Standort für Remote-Arbeitskräfte.

Bevor du aber loslegst, musst du wissen, wie du vorgehen solltest:

• Registriere dein Unternehmen in Kanada

• Vermeide eine Falschklassifizierung als Arbeitnehmer:in

• Erstelle rechtssichere Verträge, die dich schützen

• Stelle Rechnungen und erhalte Zahlungen aus der ganzen Welt

In diesem Guide werden wir all diese Dinge behandeln. Wir helfen dir auch dabei, deine steuerlichen Pflichten als Selbstständige:r zu erfüllen, und besprechen einige der anderen Risiken und Verpflichtungen, die du beachten solltest.

Doch zunächst ist es wichtig, zu klären, wie Kanada den Begriff „arbeitnehmerähnliche Selbstständige“ definiert.

Wer ist nach kanadischem Recht arbeitnehmerähnliche:r Selbstständige:r?

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige sind Arbeitskräfte, die bezahlte Dienstleistungen für andere erbringen. Sie werden jedoch anders eingestuft als Angestellte und haben Anspruch auf unterschiedliche Leistungen.

Siehe auch: Warum Unternehmen Auftragnehmer:innen beauftragen, statt internationale Mitarbeiter:innen einzustellen

Um festzustellen, ob Arbeitskräfte als Auftragnehmer:innen oder Angestellte einzustufen sind, sieht sich die kanadische Steuerbehörde, die Canada Revenue Agency (CRA), verschiedene Grenzbereiche an, darunter:

• ob es den Arbeitskräften erlaubt ist, Arbeiten an Dritte auszulagern

• wer das finanzielle Risiko trägt

• wer die Werkzeuge und die Ausrüstung für die Arbeit zur Verfügung stellt

• wer den Preis festlegt und die Arbeit überprüft

• die Exklusivität der Vereinbarung

• den Grad der Integration in das Unternehmen (d. h. Haben die Arbeitskräfte eine firmeninterne E-Mail-Adresse? Nehmen sie an unternehmensinternen Treffen und Veranstaltungen teil?)

Wenn du dich als selbstständige:r Auftragnehmer:in niederlässt, ist es wichtig, dass du richtig eingestuft wirst, um Strafen und Bußgelder zu vermeiden.

Eintragung ins kanadische Handelsregister

Um als selbstständige:r Auftragnehmer:in in Kanada zu arbeiten, musst du eine geeignete Unternehmensform wählen. Einige der beliebtesten Modelle sind:

• Einzelunternehmen (Sole Proprietorship): Eine einfache Rechtsform, die sich ideal für selbstständige Einzelpersonen eignet. Du hast die volle Kontrolle über das Unternehmen und es gibt keine rechtliche Trennung zwischen dir (Eigentümer:in) und dem Unternehmen. Du haftest persönlich für alle Schulden und Verbindlichkeiten des Unternehmens.

• Partnerschaft (Partnership): Ein einfacher Gesellschaftsvertrag. Auch hier gibt es keine rechtliche Trennung zwischen den Einzelpersonen und dem Unternehmen. Du und deine Partner haften persönlich für alle Schulden und Verbindlichkeiten.

• Kapitalgesellschaft (Corporation): Eine eigene juristische Person, die von dir – der Einzelperson – getrennt ist. Alle Einnahmen und Verluste werden dem Unternehmen und nicht dir persönlich zugerechnet. In Kanada kannst du dein Unternehmen entweder auf Bundes- oder auf Provinz- bzw. Territorialebene gründen. 

Jede Unternehmensform hat ihre Vor- und Nachteile, aber die meisten Selbstständigen entscheiden sich für das Modell des Einzelunternehmens, da es relativ einfach zu gründen und zu betreiben ist.

Wenn du dich für diese Unternehmensform entscheidest, musst du dein Unternehmen bei zuständigen Behörde der Provinz bzw. des Territoriums eintragen lassen, nicht bei der Bundesbehörde. Jede Provinz bzw. jedes Territorium hat ihre bzw. seine eigenen Anforderungen für die Eintragung. Daher solltest du dich bei deiner örtlichen Behörde erkundigen.

In manchen Fällen brauchst du auch eine von den Bundesbehörden erteilte Unternehmensnummer. Wenn du in British Columbia, Manitoba, Nova Scotia, Ontario oder Saskatchewan wohnst, erhältst du diese Nummer automatisch, wenn du deine Eintragung ins Handelsregister abschließt. Andernfalls musst du sie über die CRA erwerben.

Weitere Informationen zur Eintragung eines Einzelunternehmens in Kanada findest du auf der Website der kanadischen Regierung.

Wie kann ich mich als selbstständige:r Auftragnehmer:in in Kanada bezahlen lassen?

Selbstständige Auftragnehmer:innen müssen sich selbst um ihre Rechnungen und das Inkasso kümmern. Leider bedeutet das, dass du jedem Kunden einzeln eine Rechnung stellen musst und die Zahlung nur über die von ihm bevorzugte Zahlungsmethode erhalten kannst, was ineffizient und zeitaufwändig sein kann.

Einige der gängigsten Möglichkeiten, um Zahlungen zu erhalten, sind:

• Banküberweisungen

• Daueraufträge

• Schecks

• Geldtransfer

• Virtuelle Wallets

• Elektronische Zahlungsdienstleister (PayPal, Wise usw.)

Diese Methoden haben alle ihre Vor- und Nachteile. Banküberweisungen und Zahlungen über elektronische Zahlungsdienstleister können zum Beispiel ziemlich schnell erfolgen, sind aber oft mit hohen Gebühren verbunden. Und wenn du neben Kanada auch Kunden in anderen Ländern hast, kann es sogar noch komplizierter sein, alle Zahlungen zu erhalten. 

Alternativ kannst du auch eine vertrauenswürdige Lösung wie Remote verwenden. Unsere Plattform ist ein einfacher, sicherer und zuverlässiger Weg, um schnell in kanadischen Dollar bezahlt zu werden – und das ohne versteckte Gebühren. Erfahre mehr darüber, wie dich unsere Plattform unterstützen kann.

Steuern für selbstständige Auftragnehmer:innen in Kanada

Als selbstständige:r Auftragnehmer:in bist du auch dafür verantwortlich, deine Steuern und Sozialabgaben selbst zu berechnen und zu zahlen. Wie die meisten Länder hat auch Kanada einen progressiven Einkommensteuersatz, mit dem du berechnen kannst, wie hoch die Steuern sind, die du entrichten musst.

Als Einzelunternehmer:in zahlst du persönliche Einkommensteuer auf deine Unternehmensgewinne. Konkret musst du:

• deine Betriebseinnahmen mit Formular T2125 melden

• das Formular 428 ausfüllen, um die Provinz-/Territorialsteuer zu berechnen, die zu zahlen musst (wenn du in Quebec lebst, musst du eine separate Steuererklärung für die Provinz ausfüllen)

Diese beiden Formulare sind in der allgemeinen T1-Einkommensteuererklärung enthalten.

Wenn du Unternehmensgewinne von mehr als 3.500 $ (etwa 2.400 €) erzielst, musst du auch Beiträge zum Canada Pension Plan (CPP), der kanadischen Rentenversicherung, leisten. Wenn du in Quebec ansässig bist, musst du die Beiträge an den Quebec Pension Plan (QPP) leisten. Als Selbstständige:r musst du den vollen Beitrag von 11,4 % auf deine Unternehmensgewinne zahlen, wobei der jährliche Höchstbeitrag auf 7.508,90 $ (etwa 5.140 €) begrenzt ist.

Das kanadische Steuerjahr läuft von Januar bis Dezember, und die Frist für die Abgabe der Steuererklärung für Selbstständige ist der 15. Juni. Wenn sich deine Nettosteuern auf mehr als 3.000 $ (etwa 2.052 €) belaufen, musst du vierteljährlich zahlen, wobei die erste Rate im März fällig ist. In Quebec liegt die Grenze bei 1.800 $ (etwa 1.231 €). Auf der Website der CRA erfährst du mehr darüber, wie du deine Steuern in Raten zahlen kannst.

Positiv ist, dass du verschiedene Betriebsausgaben von der Steuer absetzen kannst, zum Beispiel:

• Bürobedarf und -ausstattung

• berufsbedingt zurückgelegte Kilometer und Reisen

• Berufs- und Anwaltskosten

• Werbekosten

• Versicherung

• Betriebskosten

• Wartungs- und Reparaturkosten

Mehrwertsteuerinformationen für selbstständige Auftragnehmer:innen in Kanada

In Kanada ist die Mehrwertsteuer als Goods and Services Tax und Harmonized Sales Tax (GST/HST) bekannt. Wenn du in vier aufeinanderfolgenden Geschäftsquartalen weniger als 30.000 $ (etwa 20.530 €) verdienst, betrachtet dich die CRA als „Kleinanbieter“ und du musst keine GST/HST berechnen.

Wenn sich dies ändert und du über vier Quartale hinweg mehr als 30.000 $ verdienst, musst du dich für Mehrwertsteuerzwecke registrieren und GST/HST verechnen. Die CRA hat einen praktischen Leitfaden erstellt, in dem klar dargelegt wird, ob und wann du GST/HST zahlen musst.

Haftungserwägungen für selbstständige Auftragnehmer:innen in Kanada

Als Einzelunternehmer:in haftest du persönlich für Finanz- und Steuerschulden. Dies bedeutet, dass dein Privatvermögen zwangsweise zur Begleichung deiner Unternehmensschulden eingesetzt werden kann. Viele selbstständige Auftragnehmer:innen schließen deshalb eine Haftpflichtversicherung ab, um dieses Risiko zu minimieren.

Es ist auch wichtig, dass du dich absicherst, wenn du Vereinbarungen mit Kunden aufsetzt und unterschreibst. Unsere Rechtsexpert:innen können dir absolut rechtssichere Vertragsvorlagen für kanadische und internationale Kunden liefern.

Buchhaltungsanforderungen für selbstständige Auftragnehmer:innen in Kanada

Als Einzelunternehmer:in musst du keinen öffentlichen Jahresabschluss erstellen. Du solltest aber trotzdem ein einfaches Buchhaltungstool (oder sogar eine Excel-Tabelle) verwenden, um deine Transaktionen und Ausgaben zu erfassen und zu verfolgen. Das erleichtert dir auch das Ausfüllen des Formulars T2125 für deine Steuererklärung.

Es ist nicht zwingend erforderlich, ein separates Geschäftskonto zu eröffnen, aber es wird allgemein empfohlen, um die Buchführung über deine Betriebseinnahmen und -ausgaben zu vereinfachen. 

Das Risiko einer Falschklassifizierung von Auftragnehmer:innen in Kanada

Wie wir bereits erwähnt haben, werden Auftragnehmer:innen anders eingestuft als Arbeitnehmer:innen. Der Schutz und die Benefits, die Arbeitnehmer:innen genießen, gelten in der Regel nicht für Auftragnehmer:innen.

Daher kann es vorkommen, dass Unternehmen dich absichtlich falsch einstufen, um ihre gesetzlichen Verpflichtungen zu umgehen; es kann auch sein, dass dies versehentlich geschieht. Ob absichtlich oder nicht, eine Falschklassifizierung kann sowohl für dich als auch für deine Kunden Strafen und Bußgelder nach sich ziehen.

Als selbstständige:r Auftragnehmer:in kannst du mit deinen Kunden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass dies nicht passiert. Besprich deine Rolle und Aufgaben mit ihnen und überprüfe die Arbeitsvereinbarung regelmäßig. Wenn du dir immer noch nicht sicher bist, wie du eingestuft werden solltest, wende dich an die CRA, um eine Entscheidung zu beantragen.

Wenn sich dein Arbeitsverhältnis im Laufe der Zeit ändert und du stärker in das Unternehmen eines Kunden integriert wirst, kannst du darum bitten, in eine:n Arbeitnehmer:in umgewandelt zu werden.

Wie bitte ich das kanadische Unternehmen, bei dem ich arbeite, mich in eine:n Arbeitnehmer:in umzuwandeln?

Eröffne einen Dialog mit deinem Kunden und besprich sorgfältig die Risiken und Vorteile des Wechsels zu einer Festanstellung. Kläre vor allem, wie beide Parteien davon profitieren können, nicht nur du.

Du kannst sogar eine Drittanbieterlösung wie Remote vorschlagen, um den Übergang zu erleichtern. Mit unseren globalen Beschäftigungslösungen helfen wir beiden Parteien, die Vorschriften einzuhalten, indem wir uns um die wichtigsten HR-Aufgaben (wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Benefits) im Einklang mit dem kanadischen Recht kümmern.

Vier Wege, wie Remote das Leben für Auftragnehmer:innen und ihre Kunden einfacher macht

Wie du siehst, gibt es eine Menge zu beachten, wenn du dich als selbstständige:r Auftragnehmer:in niederlässt. Remote kann dir bei vielen dieser Herausforderungen helfen, damit du dich auf das Wachstum deines Unternehmens und die eigentliche Arbeit konzentrieren kannst. Und zwar so:

1. Internationale Zahlungen in viele Länder

Es kann kompliziert und zeitaufwändig sein, dich mit den verschiedenen Rechnungs-, Genehmigungs- und Zahlungssystemen deiner Kunden vertraut zu machen. Und manuelle Methoden der Rechnungsstellung und der Verfolgung ausstehender Zahlungen können das Risiko von Gebühren, Fehlern und Verzögerungen erhöhen.

Mit Remote hast du Zugang zu einem absolut sicheren, optimierten Dashboard, das die Rechnungsverwaltung und internationale Zahlungen kostengünstig und effizient macht. Du kannst unsere Plattform nutzen, um problemlos in kanadischen Dollar bezahlt zu werden, ohne versteckte Gebühren.

2. Lokalisierte Verträge und Beratung durch Remote

Wenn du Vereinbarungen und Verträge für deine Kunden erstellst, läufst du Gefahr, dass du die lokalen Arbeitsgesetze nicht einhältst – vor allem, wenn du mit internationalen Kunden zusammenarbeitest. Remote bietet lokalisierte Verträge an, die auf die kanadischen Gesetze zugeschnitten sind, um sicherzustellen, dass du die Vorschriften einhältst. Unsere Rechtsexpert:innen können dich auch bei komplexen Fragen wie der Klassifizierung vor Ort und dem Schutz des geistigen Eigentums beraten.

3. Automatisierung der Rechnungsstellung

Mit Remote musst du dich nicht mehr auf Tabellen und andere manuelle Tools verlassen, um ausstehende Beträge in Rechnung zu stellen. Wir beseitigen viele der Ungenauigkeiten und Verzögerungen, die durch veraltete Prozesse und manuelle Verwaltung entstehen. Mit unserer Plattform kannst du Rechnungen erstellen, sie zur Genehmigung einreichen und anschließend in deiner Landeswährung bezahlt werden, ohne dass du zu einem anderen Tool oder einer anderen Software wechseln musst.

4. Steuerverwaltung

Die Steuerverwaltung ist bekanntermaßen eine komplexe Aufgabe. Remote hilft dir, deine Steuerverwaltung schnell und effizient zu erledigen, indem es Daten über dein Einkommen auf der Grundlage deiner Rechnungen und Zahlungseingänge zusammenstellt.

Mach dich noch heute als Auftragnehmer:in in Kanada selbstständig

Die Freiheit und Flexibilität zu haben, zu deinen eigenen Bedingungen zu arbeiten, ist befreiend. Aber deine administrativen Aufgaben können dich von dem ablenken, was du eigentlich tun willst: deinen Kunden helfen, gute Arbeit abliefern und Rechnungen eintreiben.

Mit einer verlässlichen, vertrauenswürdigen Plattform wie Remote kannst du diese Verpflichtungen schnell und effizient erfüllen, damit du dich auf deine Unternehmensziele konzentrieren kannst. Konkret können wir dir helfen:

• Vermittlungsgebühren und Verzögerungen bei internationalen Kundenzahlungen zu vermeiden

• rechtskonforme Verträge für kanadische und ausländische Kunden zu erstellen

• dein Rechnungsmanagement zu verbessern und manuelle Prozesse zu vermeiden

• die lokalen Arbeitsgesetze in allen Punkten einzuhalten

Unsere Plattform macht einen schnellen, einfachen und reibungslosen Einstieg in die Selbstständigkeit möglich. Erfahre noch heute mehr darüber, wie du mit unserem Know-how Zeit und Ressourcen sparen kannst.