Wie man sich als arbeitnehmerähnliche:r Selbstständige:r in Südafrika niederlässt

Wenn du erwägst, dich in Südafrika selbstständig zu machen, dann herzlichen Glückwunsch: Du bist dabei, dich auf ein Abenteuer einzulassen, das so aufregend und unvorhersehbar ist wie eine Safari in der Savanne.

Ganz gleich, ob du dich in der weitläufigen Megametropole Johannesburg, in den malerischen Weinbergen von Stellenbosch oder in den atemberaubenden Küstenlandschaften von Kapstadt niederlassen möchtest – dieses geschichtsträchtige Land ist der ideale Ort zum Leben und Arbeiten.

Bevor du dich jedoch auf den Weg in die Selbstständigkeit machen kannst, musst du wissen, was dafür nötig ist:

• Registriere dein Unternehmen in Südafrika

• Vermeide eine Falschklassifizierung als Arbeitnehmer:in

• Erstelle rechtssichere Verträge, die dich schützen

• Stelle Rechnungen und erhalte Zahlungen aus der ganzen Welt

In diesem Artikel gehen wir auf all diese Dinge ein und geben dir wichtige Tipps, wie du deine steuerlichen Pflichten als Freiberufler:in erfüllst. Wir werden auch einige weitere Risiken und Verpflichtungen besprechen, über die du Bescheid wissen solltest (damit du mehr Zeit für die schönen Dinge wie Weinproben hast). Neugierig geworden? Dann lies weiter.

Zunächst ist es wichtig, zu klären, wie Südafrika den Begriff „arbeitnehmerähnliche Selbstständige“ definiert.

Wer ist nach südafrikanischem Recht arbeitnehmerähnliche:r Selbstständige:r?

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige sind Arbeitskräfte, die bezahlte Dienstleistungen für andere erbringen (oder Produkte gegen Entgelt bereitstellen). Sie werden jedoch anders eingestuft als Angestellte und haben überlicherweise keinen Anspruch auf Leistungen wie bezahlten Urlaub, Krankenurlaub oder einen Mindestlohn. Auf der anderen Seite haben Auftragnehmer:innen mehr Freiheit und Flexibilität bei ihrer Arbeit.

Siehe auch: Warum Unternehmen Auftragnehmer:innen beauftragen, statt internationale Mitarbeiter:innen einzustellen

In Südafrika wird im Labour Relations Act (Gesetz über Arbeitsbeziehungen) klar zwischen selbstständigen Auftragnehmer:innen und Arbeitnehmer:innen unterschieden. Nach Abschnitt 200A dieses Gesetzes giltst du als Auftragnehmer:in, wenn du:

• arbeitest, wann, wo und wie du willst

• seit mindestens drei Monaten nicht mehr in Vollzeit (d. h. etwa 40 Stunden pro Woche) für ein Unternehmen gearbeitet hast

• finanziell nicht von dem Unternehmen abhängig bist, für das du arbeitest

• über deine eigenen Arbeitsmittel verfügst

• deine Dienste mehreren Unternehmen oder Personen gleichzeitig anbieten kannst

Wenn du mit Kunden arbeitest, ist es wichtig, dass du richtig eingestuft wirst, um Strafen und Bußgelder zu vermeiden und sicherzustellen, dass du die richtigen Steuern zahlst.

Eintragung ins südafrikanische Handelsregister

Bevor du als selbstständige:r Auftragnehmer:in in Südafrika arbeiten kannst, musst du eine geeignete Unternehmensform wählen. Einige der beliebtesten Modelle sind:

• Einzelunternehmen (Sole Proprietorship): Eine einfache Rechtsform, die sich ideal für selbstständige Einzelpersonen eignet. Du hast die volle Kontrolle über das Unternehmen und es gibt keine rechtliche Trennung zwischen dir (Eigentümer:in) und dem Unternehmen. Du haftest persönlich für alle Schulden und Verbindlichkeiten des Unternehmens.

• Partnerschaft (Partnership): Ein einfacher Gesellschaftsvertrag. Auch hier gibt es keine rechtliche Trennung zwischen den Einzelpersonen und dem Unternehmen. Du und deine Partner haften persönlich für alle Schulden und Verbindlichkeiten.

• Kapitalgesellschaft (Private Company): Eine eigene juristische Person, die von dir – der Einzelperson – getrennt ist. Alle Einnahmen und Verluste werden dem Unternehmen und nicht dir persönlich zugerechnet (d. h. du haftest nur mit dem Kapital, das du in das Unternehmen investiert hast). Eine Private Company muss mindestens eine:n Anteilseigner:in und eine:n Geschäftsführer:in haben.

Jede Unternehmensform hat ihre Vor- und Nachteile, aber die meisten Selbstständigen entscheiden sich für das Modell des Einzelunternehmens, da es relativ einfach zu gründen und zu betreiben ist. Wenn du dir unsicher bist, solltest du im Vorfeld mit einem eingetragenen Anwalt oder einer Buchhalterin sprechen. 

Wenn du dich für ein Einzelunternehmen entscheidest, musst du dein Unternehmen nicht registrieren lassen oder besondere rechtliche Formalitäten erledigen. In den Augen der Regierung sind du und dein Unternehmen ein und dasselbe. Wenn deine Geschäftstätigkeit jedoch besonderen Vorschriften oder einer Lizenzierung unterliegt (z. B. wenn du mit Lebensmitteln umgehst, einen geschützten Beruf ausübst oder gesundheitsbezogene Dienstleistungen anbietest), musst du wahrscheinlich eine entsprechende Genehmigung bei der jeweiligen Gemeinde einholen.

Beachte auch, dass ein Einzelunternehmen automatisch unter deinem eigenen Namen geführt wird. Wenn du einen eigenen Handelsnamen für Marketing- oder Markenzwecke verwenden willst, musst du diesen Namen bei der Companies and Intellectual Property Commission (CIPC) registrieren lassen.

Wie kann ich mich als selbstständige:r Auftragnehmer:in in Südafrika bezahlen lassen?

Selbstständige Auftragnehmer:innen müssen sich selbst um ihre Rechnungen und das Inkasso kümmern. Leider bedeutet das, dass du jedem Kunden einzeln eine Rechnung stellen musst und die Zahlung nur über die von ihm bevorzugte Zahlungsmethode erhalten kannst, was ineffizient und zeitaufwändig sein kann.

Einige der gängigsten Möglichkeiten, um Zahlungen zu erhalten, sind:

• Banküberweisungen

• Daueraufträge

• Schecks

• Geldtransfer

• Virtuelle Wallets

• Elektronische Zahlungsdienstleister (PayPal, Wise usw.)

Diese Methoden haben alle ihre Vor- und Nachteile. Banküberweisungen und Zahlungen über elektronische Zahlungsdienstleister können zum Beispiel ziemlich schnell erfolgen, sind aber oft mit hohen Gebühren verbunden. Und wenn du neben Südafrika auch Kunden in anderen Ländern hast, kann es sogar noch komplizierter sein, ausstehende Beträge einzutreiben. 

Alternativ kannst du auch eine vertrauenswürdige Lösung wie Remote verwenden. Unsere Plattform ist ein einfacher, sicherer und zuverlässiger Weg, um schnell in südafrikanischen Rand bezahlt zu werden – und das ohne versteckte Gebühren. Erfahre mehr darüber, wie dich unsere Plattform unterstützen kann.

Steuern für selbstständige Auftragnehmer:innen in Südafrika

Als selbstständige:r Auftragnehmer:in bist du selbst dafür verantwortlich, deine Steuererklärung abzugeben und die Steuern zu zahlen.

Die gute Nachricht ist, dass du als Einzelunternehmer:in persönliche Einkommenssteuer auf deine Unternehmensgewinne zahlst (mit deiner persönlichen Steuernummer). Das bedeutet, dass du keine separate Steuererklärung ausfüllen oder zusätzliche Unternehmenssteuern zahlen musst.

In Südafrika zahlen Selbstständige die Einkommensteuer basierend auf einer vorläufigen Berechnung. Das bedeutet, dass du dein zu versteuerndes Einkommen für das Jahr schätzt und es dann im Voraus bezahlst (verteilt auf mindestens zwei Zahlungen). Dazu musst du ein eFiling-Konto bei der südafrikanischen Steuerbehörde (SARS) einrichten und die vorläufige Steuererklärung IRP6 ausfüllen. Die SARS kann dir dabei helfen, deine Beträge für die Steuervorauszahlung zu berechnen.

Wie die meisten Länder hat auch Südafrika ein progressives Einkommensteuersystem. Je nachdem, wie viel du verdienst, zahlst du einen festen Pauschalbetrag und zwischen 18 % und 45 % auf den darüber hinausgehenden Betrag.

Wenn du weniger als 1 Mio. R (rund 49.000 €) verdienst, kannst du dich für eine vereinfachte Umsatzsteuer anmelden, die alle deine Steuerpflichten (einschließlich der Einkommensteuer) abdeckt. Die SARS stellt einen detaillierten Leitfaden zur Umsatzsteuer zur Verfügung, in dem du erfährst, wer anspruchsberechtigt ist, wann du zahlen musst und wie viel du schuldest.

Unabhängige Auftragnehmer:innen müssen in Südafrika keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Auf der anderen Seite kannst du eine Vielzahl von Betriebsausgaben steuerlich absetzen, wie z. B.:

• Rechnungswesen, Buchhaltung und andere professionelle Dienstleistungen

• Versicherungsprämien

• Ausstattung und Büromaterial (einschließlich Wartungskosten)

• Miete und Nebenkosten für Geschäftsräume

• Geschäftsreisen (einschließlich Kilometergeld und Verpflegungskosten)

Wenn du von zu Hause aus arbeitest, kannst du auch einen Teil deiner Miete/Hypothek, der Nebenkosten und der Sicherheitskosten absetzen. Führe genaue Aufzeichnungen über all diese Ausgaben, denn es ist wahrscheinlich, dass sie von der SARS überprüft werden.

Mehrwertsteuerinformationen für selbstständige Auftragnehmer:innen in Südafrika

Wenn dein jährliches steuerpflichtiges Einkommen 1 Mio. R übersteigt, musst du dich für die Mehrwertsteuer registrieren lassen und sie deinen Kunden in Rechnung stellen. Du kannst dies über das SARS eFiling-System tun (dabei musst du deine Identität nachweisen und einen entsprechenden Business Activity Code angeben).

Der derzeitige Standard-Mehrwertsteuersatz in Südafrika beträgt 15 %, einige Waren und Dienstleistungen sind jedoch davon befreit. Die SARS stellt auf ihrer Website einen detaillierten Mehrwertsteuer-Leitfaden zur Verfügung, der Gesetzesänderungen, Aktualisierungen und eine vollständige Aufschlüsselung der Steuersätze nach Produkt- oder Dienstleistungsart enthält.

Haftungserwägungen für selbstständige Auftragnehmer:innen in Südafrika

Als Einzelunternehmer:in haftest du persönlich für Finanz- und Steuerschulden. Dies bedeutet, dass dein Privatvermögen zwangsweise zur Begleichung deiner Unternehmensschulden eingesetzt werden kann. Viele selbstständige Auftragnehmer:innen schließen deshalb eine Haftpflichtversicherung ab, um dieses Risiko zu minimieren.

Es ist auch wichtig, dass du dich absicherst, wenn du Vereinbarungen mit Kunden aufsetzt und unterschreibst. Unsere Rechtsexpert:innen können dir absolut rechtssichere Vertragsvorlagen für südafrikanische und internationale Kunden liefern.

Buchhaltungsanforderungen für selbstständige Auftragnehmer:innen in Südafrika

Als Einzelunternehmer:in musst du keine Jahresabschlüsse oder Bilanzen veröffentlichen. Nach dem Tax Administration Act (Steuerverwaltungsgesetz) musst du jedoch mindestens fünf Jahre lang geordnete, genaue Aufzeichnungen über alle deine Einnahmen und Ausgaben (einschließlich Kundenrechnungen, Bestellungen, Kontoauszüge und Quittungen) führen. Das hilft dir auch dabei, deine Steuererklärung korrekt abzugeben, verschafft dir einen besseren Überblick über deine finanzielle Situation und macht dir das Leben leichter, wenn du von den Steuerbehörden geprüft wirst.

Du kannst diese Aufzeichnungen entweder selbst mit einem Buchhaltungs- oder Buchführungsprogramm verwalten oder eine:n professionelle:n Buchhalter:in einstellen.

Beachte, dass es nicht notwendig ist, ein Geschäftskonto zu eröffnen, obwohl viele Buchhaltungsexpert:innen empfehlen, deine privaten und geschäftlichen Finanzen zu trennen.

Das Risiko einer Falschklassifizierung von Auftragnehmer:innen in Südafrika

Wie wir bereits erwähnt haben, werden selbstständige Auftragnehmer:innen in Südafrika anders eingestuft als Arbeitnehmer:innen. Der Schutz und die Benefits, die Arbeitnehmer:innen genießen, gelten in der Regel nicht für Auftragnehmer:innen.

Daher kann es vorkommen, dass Unternehmen dich absichtlich falsch einstufen, um ihre gesetzlichen Verpflichtungen zu umgehen; es kann auch sein, dass dies versehentlich geschieht. Ob absichtlich oder nicht, eine Falschklassifizierung kann nach dem Labor Relations Act (Gesetz über Arbeitsbeziehungen) sowohl für dich als auch für deine Kunden Strafen und Geldbußen nach sich ziehen.

Als selbstständige:r Auftragnehmer:in kannst du mit deinen Kunden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass dies nicht passiert. Besprich deine Rolle und Aufgaben mit ihnen und überprüfe die Arbeitsvereinbarung regelmäßig.

Wenn sich dein Arbeitsverhältnis im Laufe der Zeit ändert und du stärker in das Unternehmen eines Kunden integriert wirst, kannst du darum bitten, in eine:n Arbeitnehmer:in umgewandelt zu werden.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

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Wie bitte ich das südafrikanische Unternehmen, bei dem ich arbeite, mich in eine:n Arbeitnehmer:in umzuwandeln?

Eröffne einen Dialog mit deinem Kunden und besprich sorgfältig die Risiken und Vorteile des Wechsels zu einer Festanstellung. Kläre vor allem, wie beide Parteien davon profitieren können, nicht nur du.

Du kannst sogar eine Drittanbieterlösung wie Remote vorschlagen, um den Übergang zu erleichtern. Mit unseren globalen Beschäftigungslösungen helfen wir beiden Parteien, die Vorschriften einzuhalten, indem wir uns um die wichtigsten HR-Aufgaben (wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Benefits) im Einklang mit dem südafrikanischen Recht kümmern.

Vier Wege, wie Remote das Leben für Auftragnehmer:innen und ihre Kunden einfacher macht

Wie du siehst, gibt es eine Menge zu beachten, wenn du dich als selbstständige:r Auftragnehmer:in niederlässt. Remote kann dir bei vielen dieser Herausforderungen helfen, damit du dich auf das Wachstum deines Unternehmens und die eigentliche Arbeit konzentrieren kannst. Und zwar so:

1. Internationale Zahlungen in viele Länder

Es kann kompliziert und zeitaufwändig sein, dich mit den verschiedenen Rechnungs-, Genehmigungs- und Zahlungssystemen deiner Kunden vertraut zu machen. Und manuelle Methoden der Rechnungsstellung und der Verfolgung ausstehender Zahlungen können das Risiko von Gebühren, Fehlern und Verzögerungen erhöhen.

Mit Remote hast du Zugang zu einem absolut sicheren, optimierten Dashboard, das die Rechnungsverwaltung und internationale Zahlungen kostengünstig und effizient macht. Du kannst unsere Plattform nutzen, um problemlos in südafrikanischen Rand bezahlt zu werden, ohne versteckte Gebühren.

2. Lokalisierte Verträge und Beratung durch Remote

Wenn du Vereinbarungen und Verträge für deine Kunden erstellst, läufst du Gefahr, dass du die lokalen Arbeitsgesetze nicht einhältst – vor allem, wenn du mit internationalen Kunden zusammenarbeitest. Remote bietet lokalisierte Verträge an, die auf die südafrikanischen Gesetze zugeschnitten sind, damit du immer die Vorschriften einhältst. Unsere Rechtsexpert:innen können dich auch bei komplexen Fragen wie der Klassifizierung vor Ort und dem Schutz des geistigen Eigentums beraten.

3. Automatisierung der Rechnungsstellung

Mit Remote musst du dich nicht mehr auf Tabellen und andere manuelle Tools verlassen, um ausstehende Beträge in Rechnung zu stellen. Wir beseitigen viele der Ungenauigkeiten und Verzögerungen, die durch veraltete Prozesse und manuelle Verwaltung entstehen. Mit unserer Plattform kannst du Rechnungen erstellen, sie zur Genehmigung einreichen und anschließend in deiner Landeswährung bezahlt werden, ohne dass du zu einem anderen Tool oder einer anderen Software wechseln musst.

4. Steuerverwaltung

Die Steuerverwaltung ist bekanntermaßen eine komplexe Aufgabe. Remote hilft dir, deine Steuerverwaltung schnell und effizient zu erledigen, indem es Daten über dein Einkommen auf der Grundlage deiner Rechnungen und Zahlungseingänge zusammenstellt. 

Niederlassung als Auftragnehmer:in in Südafrika

Die Freiheit und Flexibilität zu haben, zu deinen eigenen Bedingungen zu arbeiten, ist befreiend. Aber deine administrativen Aufgaben können dich von dem ablenken, was du eigentlich tun willst: deinen Kunden helfen, gute Arbeit abliefern und Rechnungen eintreiben.

Mit einer verlässlichen, vertrauenswürdigen Plattform wie Remote kannst du diese Verpflichtungen schnell und effizient erfüllen, damit du dich auf deine Unternehmensziele konzentrieren kannst. Konkret können wir dir helfen:

• Vermittlungsgebühren und Verzögerungen bei internationalen Kundenzahlungen zu vermeiden

• rechtskonforme Verträge für südafrikanische und ausländische Kunden zu erstellen

• dein Rechnungsmanagement zu verbessern und manuelle Prozesse zu vermeiden

• die lokalen Arbeitsgesetze in allen Punkten einzuhalten

Unsere Plattform macht einen schnellen, einfachen und reibungslosen Einstieg in die Selbstständigkeit möglich. Erfahre noch heute mehr darüber, wie du mit unserem Fachwissen Zeit und Ressourcen sparen kannst.