Pourquoi adopter le travail asynchrone

Les décideurs continuent d'embaucher à distance les meilleurs talents internationaux. Notre Rapport 2023 sur les équipes à distance a révélé que 60 % des employeurs reçoivent davantage de profils de qualité depuis qu'ils ont adopté un modèle de travail à distance à l'international. 55 % des décideurs préfèrent embaucher la meilleure personne pour le poste qu'ils cherchent à pourvoir, même si elle vit dans un autre pays.

Une équipe à distance répartie dans le monde entier nécessite la mise en place d'un travail asynchrone. Notre Rapport 2023 sur les équipes à distance révèle que 44 % des entreprises développent actuellement leur recrutement international, ce qui signifie que davantage de personnes collaborent sur différents fuseaux horaires.

Les équipes distribuées ont besoin de processus distribués. Les employés qui ne partagent plus les mêmes bureaux ne peuvent pas continuer à travailler ensemble avec des systèmes dépassés. Un changement d’environnement doit être suivi par un changement de fonctionnement.

À quoi ressemble ce changement ? Développer la productivité et l’efficacité dans un environnement à distance implique de repenser la nécessité pour les employés de pointer leurs heures. Si le mode de fonctionnement antérieur était synchrone, au même endroit et au même moment, le présent et le futur du travail sont asynchrones : partout et à tout moment.

Les entreprises qui embauchent à l’international bénéficient d'un taux de fidélisation plus élevés, d’une plus grande productivité et d’équipes plus rentables. Ces avantages ont cependant un coût. En embauchant dans de nouvelles zones, les organisations doivent relever de nouveaux défis en matière de gestion des processus et de communications internes. C’est ce qui arrive lorsque le besoin d’intégrer des employés internationaux progresse plus rapidement que les structures mises en place pour aider ces employés.

Le travail asynchrone est la solution. Remote, avec plus de 1 000 employés dans 70 pays, a développé une organisation entièrement à distance particulièrement efficace, conformément à des principes asynchrones. Notre entreprise est la preuve vivante que le travail asynchrone est non seulement possible, mais également préférable dans un monde où les équipes sont constituées de personnes du monde entier. Nous vous expliquons ici ce que signifie le travail asynchrone, comment structurer la gestion des processus asynchrones et comment augmenter la productivité et l’efficacité avec des équipes distribuées.

Qu’est-ce que le travail asynchrone ?

Le travail asynchrone est une pratique professionnelle collective qui n’impose pas à chaque membre de l'équipe d’être présent en ligne de façon simultanée. Grâce au travail asynchrone, les individus peuvent optimiser leur productivité sans devoir attendre que les autres collaborateurs aient terminé leurs tâches. La clé du travail asynchrone consiste à créer des processus qui permettent aux employés de travailler de manière autonome, et à leur accorder la confiance dont ils ont besoin.

Un pipeline uniforme, rapide et agile produit exactement le volume adéquat de résultats en fonction de ses besoins. Toutes ses étapes sont équilibrées en termes d’efficacité et de rapidité, ce qui n’entraine aucune perte de temps ou de ressources. Cette phrase est inspirée de la règle des 3M du système de production de Toyota : pour en savoir plus, cliquez ici.

Le travail asynchrone permet aux collaborateurs d’organiser l’ordre d’exécution des tâches en fonction de leur planning. Avec le travail asynchrone, la communication n’est pas forcément instantanée. Ainsi, un collaborateur peut affiner son travail et réduire la pression pour lui et pour ses collègues. Le travail asynchrone s’appuie sur trois principes : multiplexage, communication et action.

Quelle est la différence entre le travail asynchrone et le travail synchrone ?

Le travail asynchrone optimise la production en affranchissant le travail de la communication synchrone. Le travail synchrone associe la progression à la communication, ce qui contraint les équipes à interrompre l’avancement des projets lorsque l’un des membres de l’équipe est indisponible en raison d’horaires de travail différents ou de congés.

• Le travail asynchrone n’oblige pas les employés à être en ligne en même temps.

• Le travail asynchrone repose davantage sur la documentation et la transparence.

• Le travail synchrone ralentit les projets en imposant des obstacles superflus à la productivité.

• Le travail synchrone est plus courant dans des environnements de bureaux que dans des structures de travail à distance, même s’il n’y est pas optimal.

• Le travail asynchrone fait davantage confiance aux employés et à leurs compétences.

En termes de résultats, le travail asynchrone présente d’énormes avantages par rapport au travail synchrone. Les entreprises qui adoptent le travail asynchrone peuvent faire avancer les projets plus rapidement que leurs concurrents. De plus, dans une entreprise reposant sur des flux d’activités asynchrones, les employés sont généralement plus consciencieux en raison de la confiance qui leur est accordée, d’une meilleure communication et des pratiques documentaires associées à l’approche asynchrone.

Comment gérer les flux d’activités asynchrones ?

Dans la gestion des flux asynchrones, les entreprises doivent repenser le sens de la productivité et la confiance accordée aux employés. À cette fin, le travail asynchrone s’appuie sur trois principes : multiplexage, communication et action.

Multiplexage

L’être humain évolue dans un monde synchrone, où chaque seconde précède la suivante dans un cadre temporel strict. Et pourtant, notre façon de fonctionner (ou de raisonner) a un énorme impact sur la production de notre pipeline. La clé est dans la planification.

Planification du travail synchrone

La planification classique (synchrone) repose sur le déclenchement groupé des activités. En soi, cela n’apparait pas comme un problème, mais un système ira toujours au rythme de son élément le plus lent. Dans ce cas, le moindre retard affectera tout le pipeline, chaque étape reposant entièrement sur l’étape qui la précède.

Cette image illustre un pipeline de développement logiciel à trois terminaux organisé selon une planification synchrone. Pour déployer une fonctionnalité, nous devons terminer les tâches A, B et C. Considérant la façon dont ces tâches ont été planifiées et distribuées, nous avons besoin d’un cycle de 9 heures par déploiement. C’est idéal pour les micro-tâches, mais très lent dans les autres cas puisque le déploiement ne sera qu’occasionnel.

Planification du travail asynchrone

La planification asynchrone repose autant que possible sur la division des tâches en modules plus petits, et sur la publication des Modifications minimales viables (MVC) aussi fréquemment que possible. Cette technique repose sur l’hypothèse selon laquelle livrer moins mais plus fréquemment vous permet de mesurer la réussite et de corriger tout retour négatif dans les meilleurs délais. Elle permet aussi d’avoir un contrôle plus précis de l’allocation des ressources, puisque nous pourrons réaliser plus de tâches pendant la même période (en raison de leur taille réduite).

Dans cette représentation, en sous-divisant les tâches A, B et C (A1, A2, A3, B1, etc.), nous avons réalisé trois fois plus de déploiements que dans l’exemple précédent (M1). Dans cet exemple, au terme des 9 heures, nous pouvons arriver au même volume de fonctionnalités déployées. Cependant, avec le multiplexage de nos tâches avec une distribution des tâches asynchrone, nous avons pu publier des sous-ensembles de nos tâches et ainsi valider leur impact et revenir en arrière ou réévaluer les étapes suivantes. Nous avons réduit le temps d’itération au tiers de la planification originale.

Cette méthodologie nous permet de réaliser le multiplexage des tâches en les associant pour obtenir des résultats plus rapides.

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Communication

Une bonne communication est essentielle à la réussite d'un système, quel qu'il soit (humain ou automatique).

De nombreux modes de communication existent : e-mail, SMS, appel vocal, appel vidéo, sans oublier la pause café. Chacun d'entre eux exerce un impact différent sur la productivité, et le choix d'un canal de communication approprié est aussi important pour le pipeline de production que toute autre tâche à effectuer.

La communication synchrone, c'est quoi ?

La communication synchrone est la plus naturelle, car, d'une certaine manière, il s'agit de la plus simple et de la plus confortable.

Une conversation nécessite (en général) la présence d'au moins deux personnes. Une conversation constructive peut prendre les formes suivantes :

• Une réunion

• Un appel vidéo/vocal

• Une échange autour d'un café

• Une discussion autour d'un déjeuner

• L'envoi d'un SMS exigeant une réponse immédiate

Ces solutions conviennent parfaitement aux tâches qui ne peuvent être effectuées autrement, ou qui sont beaucoup plus difficiles à effectuer de manière asynchrone. il peut s'agir par exemple d'une évaluation de performance, d'un échange de vues sur la stratégie, d'un entretien ou d'une discussion en face-à-face.

La plupart des réunions peuvent être remplacées par une documentation appropriée et par des e-mails ou des SMS bien rédigés. Les réunions sont l'outil qui coûte le plus cher à une entreprise. Utilisez-les donc avec parcimonie.

L'exemple 3 illustre la situation de deux développeurs travaillant sur leurs propres tâches et devant accomplir un ensemble complet de tâches (A, B, C) avant d'effectuer un déploiement.

Cet exemple se produit fréquemment (ici, les deux développeurs sont interrompus pendant une plage de temps déterminée par une réunion consacrée aux exigences d'un technicien, et juste après par un autre appel pour définir la nouvelle répartition des tâches).

Ce n'est certainement pas le meilleur usage de la communication synchrone. Les interruptions ont retardé l'ensemble des travaux et aucun déploiement n'a pu être effectué. En termes d'efficacité de notre pipeline, il s'agit indiscutablement d'un processus chaotique et lent.

La communication asynchrone, c'est quoi ?

La communication asynchrone est un vecteur d'indépendance. Elle est axée sur l'idée qu'une tâche et ses effets ne dépendent pas de la personne qui l'a planifiée ou exécutée.

La communication asynchrone mobilise/applique certaines bonnes pratiques recherchées, notamment :

• Une documentation de qualité

• Des procédures écrites

• Une communication écrite plutôt qu'orale

• Le respect des créneaux de travail sans interruption

Exemple 4 avec les deux mêmes personnes (voir exemple 3) développant un ensemble de tâches, mais recourant à la communication asynchrone.

Dans cet exemple, la communication se fait par messagerie et grâce à une documentation parfaitement rédigée. Dans ce contexte, même si l'objectif final de l'échange de messages est réparti dans le temps, l'impact sur le flux de travail est négligeable et induit un grand volume de tâches réalisées.

Pourquoi adopter le travail asynchrone ?

L'être humain éprouve des difficultés pour passer d'un état de concentration total sur une tâche A à un état de concentration total sur une tâche B sans perte de concentration (comme illustré sur l'image suivante). Pour donner un exemple, imaginez que vous soyez plongé dans un livre et que vous soyez interrompu. Il vous faudra quelques instants pour vous reconcentrer sur votre lecture.

Dans le graphique de l'exemple 5, les axes représentent respectivement le temps et la productivité. Cet exemple illustre la chronologie d'un développeur backend qui est interrompu deux fois, d'abord par un développeur frontend à propos de la charge utile d'une requête API, et une deuxième fois par un nouveau membre de l'équipe au sujet de la configuration locale de la base de données du projet.

Le développeur backend se concentre d'abord sur la tâche à accomplir (1), avant de passer à un état de concentration (2). Nous cherchons à améliorer l'état (2) : c'est là où nous obtenons les meilleurs résultats grâce à nos puissants cerveaux hypercréatifs. Ensuite, au moment de l'interruption, le développeur passe du temps à répondre à la question du développeur frontend (3) avant de revenir sur la tâche (1). Malheureusement, au moment où le développeur se concentre à nouveau (2), une nouvelle interruption se produit (3).

Si vous avez lu cet article jusqu'ici, je suis certain que vous savez de quoi je parle.

Voici la cerise sur le gâteau : le concept du « flow » (2). La définition de Wikipédia (plus de détails ici) :

En psychologie positive, le flow (mot anglais qui se traduit par « flux ») également appelé familièrement la « zone », est l'état mental atteint par une personne effectuant une activité en étant entièrement plongée dans une celle-ci. Cette personne se trouve dans un état maximal de concentration, de plein engagement et de satisfaction dans l'accomplissement de cette activité. Par essence, le flow se caractérise par une absorption totale liée à une activité et à une perception altérée de l'espace et du temps.

S'il est difficile d'obtenir une concentration totale, il l'est encore plus d'atteindre le flow. Plus on reste concentré, plus la probabilité est grande d'atteindre le flow. Mais si on éprouve des difficultés à rester concentré, il faut renoncer à cet état.

La communication asynchrone fait ici la preuve de sa puissance, car elle évite les pertes de temps et préserve la concentration, tout en réduisant les tâches inutiles et chronophages. En communiquant en mode asynchrone, ces types d'interruptions se produisent moins fréquemment. Et plus le temps total consacré à se plonger dans des tâches complexes augmente, plus la chance d'atteindre le flow est élevée.

En travail asynchrone, privilégiez toujours l'action

C'est le tout dernier principe du mode asynchrone. Ici, on ne parle pas de procédure mais d'attitude. Il s'agit de vous prendre en charge sur le plan professionnel, et, en général, de maintenir votre cap.

Souvent, un travail que vous attendiez n'est pas prêt, les tâches ne sont pas planifiées, les décideurs ne sont pas en ligne, etc. Dans ce cas, une équipe à succès passe tout de même à l'action, même s'il faudra remanier et adapter par la suite. Elle ne perd pas de temps à « attendre ».

Chez Remote, « Privilégier toujours l'action » est un mot d'ordre que nous répétons sans cesse. Cela signifie que si vous devez réaliser une tâche alors que personne n'est là pour vous aider ou vous dire quoi faire, vous devez faire preuve de bon sens et décider par vous-même.

Imaginez trois tâches, dont seulement deux sont bien décrites. Vous devez donc attendre qu'un responsable produits soit disponible pour définir précisément ce qu'il faut faire.

L'exemple 6 met en scène Dev 1, une personne qui privilégie l'action, et Dev 2, une personne qui privilégie l'expectative.

Selon ce que nous venons de décrire avec la formule « Privilégier toujours l'action », Dev 1 choisira une nouvelle tâche, même si elle n'est pas aussi importante que celle sur laquelle il espérait travailler. En revanche, Dev 2 a décidé d'attendre le responsable produits pour que celui-ci lui explique cette tâche.

Cet exemple est anecdotique et j'aimerais dire qu'il est caricatural, mais ce n'est pas le cas. Il est très répandu.

Chez Remote, si vous avez vraiment besoin que quelqu'un vous explique une tâche à exécuter et si vous n'avez vraiment rien d'autre à faire, nous vous conseillons plutôt de prendre soin de vous-même. Vous pourriez en profiter pour faire du sport, sortir le chien ou regarder votre émission préférée (oui, même en pleine journée de travail).

Cela suppose évidemment de faire preuve de discernement : certaines tâches sont très sensibles et en cas de doute, vous pouvez choisir autre chose. Il ne s'agit pas ici d'ignorer les risques, mais de contrôler la situation.

Pour résumer

Le travail asynchrone est le socle sur lequel se développent les entreprises distribuées. Les équipes constituées de collaborateurs répartis sur différents fuseaux horaires ne peuvent pas se permettre de perdre un temps précieux à attendre les rares moments où les horaires coïncident. Le passage au mode asynchrone n'est pas simplement recommandé : pour les entreprises qui pratiquent le télétravail, c'est une obligation.

Mais le mode asynchrone n'est pas réservé aux équipes à distance. Pourquoi les collaborateurs qui partagent un bureau se créent-ils des obstacles inutiles ? Lorsque tous les collaborateurs travaillent en mode asynchrone, ils peuvent atteindre une efficacité maximale, quels que soient le lieu ou le moment où ils accomplissent leur tâche.

Le travail asynchrone permet aux équipes hautement performantes d'en faire davantage avec moins d'interruptions, une meilleure efficacité et une fiabilité renforcée, en se fondant sur les concepts clés que nous avons évoqués ici.

• Le travail asynchrone doit s'appliquer plus souvent que le travail synchrone. Il permet une meilleure gestion des ressources, réduit les pertes de temps et optimise la productivité.

• En multiplexant vos tâches et en réduisant la portée, vous pouvez produire des résultats plus rapidement, tester vos hypothèses plus tôt et réussir avec un niveau de confiance plus élevé.

• La communication doit être le plus souvent asynchrone : ne passez en mode synchrone que lorsque la situation l'exige. En gardant à l'esprit cette règle de base, les collaborateurs peuvent se focaliser plus longtemps sur leurs tâches et se concentrer sur les bonnes pratiques, telles que la documentation et l'écriture de procédures appropriées.

• Privilégier toujours l'action (de manière raisonnable) permet d'aider toute l'équipe à progresser plus rapidement, à minimiser les pertes de temps d'attente et à développer un sentiment de maitrise.

Vous avez une opinion ou des idées différentes à propos du travail asynchrone ? Je serais ravi d'échanger avec vous. Retrouvez-moi sur Twitter.

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