海外従業員への給与支給方法

リモートワークによって、企業が世界中で人材を雇用できるという大きなチャンスが生み出されました。Employer of Record（EOR）を利用して（あるいは自社で海外法人を設立して）海外従業員を雇用することで、組織文化を豊かにし、企業の創造性とイノベーション能力を高め、さらに質の高いサービスとソリューションを顧客に提供できるようになります。

しかし、新しい海外人材の雇用にはそれぞれ新しい現地の労働法が適用されるため、給与支給手続きが影響を受けたり、コンプライアンス上の問題が生じたりする可能性があります。海外従業員の給与処理に適切な方法を選択することで、時間を節約し、現地の法律を遵守し、従業員の満足度を維持できます。

海外従業員に給与を支給する5つのステップ

ここでは、海外従業員に給与を支給する方法について、簡単なガイドをご紹介します。

• 法人を設立するか、EORを利用するか、契約社員を採用するかを決める。従業員が居住し、就労する国で現地法人を登録し、従業員を直接雇用できます。また、企業の従業員雇用を代行するEORと提携することもできます。第三の選択肢として、労働者を契約社員として採用することもできます。どの選択肢にもそれぞれメリットとデメリットがあります。EORを選択する場合には、EORパートナーの評価方法について理解しておく必要があります。

• 従業員を正しく分類する。人材は、フルタイム従業員、契約社員、それともそれ以外でしょうか。たとえば英国では、従業員と自営業者という区分が存在します。その違いを知ることは、適切な海外人材の雇用に不可欠です。

• どのようなツールや専門知識が必要かを判断する。どのような海外給与処理ソフトウェアを使用しますか？増加する人事労務負担の管理に新たな人材を雇用する必要がありますか、それともEORを使用することでその負担を軽減できますか？

• 現地の法律を遵守する。海外人材を雇用するということは、多数の新しい労働法を遵守することでもあります。このような場合、すべての規則に対応できるようサポートする、法務専門家のチームが必要になります。

• 予算を立てる。法人の設立には長期間かかり、国によっては非常に多額の費用がかかることもあります。フルタイム従業員を速やかに法律を遵守して雇用するには、通常EORとの提携が最適な選択肢ですが、他国のチームが十分な規模（25人以上）になる場合は、いずれは法人を設立した方が得策です。契約社員として報酬を支払えば、最も人件費を抑えられますが、従業員を契約社員に誤分類すると、深刻なトラブルに巻き込まれるおそれがあります。

以上が簡単な説明です。このガイドの続きを読み進めると、グローバル雇用に関するあらゆる課題を理解でき、紹介するシンプルで有益な解決策を利用すれば、安心して海外でチームを成長させることができるようになります。

グローバル雇用に役立つリソース

海外給与処理について詳しく知りたい場合は、推奨リソースをご紹介します。

• グローバル給与管理ガイド — グローバル給与管理を効率的に行うために必要なすべての情報が掲載されています。

• EORを利用すべき場合 — EORの仕組みと複数の選択肢を比較する方法をご紹介します。

• Employer of Record（EOR）の役割 — EORが提供するサービスの基本をご紹介します。

• 自社法人を利用したグローバル雇用とパートナーシップ主体のグローバル雇用の比較 — Remoteのように自社の現地法人を所有するEORもあれば、コンプライアンス上のリスクとコスト増を招くような、第三者にサービスを外部委託しているEORもあります。

• 海外契約社員への支払方法: 専門ガイド — 海外契約社員への支払い方法に関するガイドの決定版です。

海外で従業員に給与を支給する場合の選択肢とは？

ここでは、海外従業員に給与を支給する方法について、まず現地法人を設立する方法から見てみましょう。

海外での現地法人の登記

現地国内で25人以上の従業員を雇用する予定があり、インフラを自社で所有するための費用と時間を惜しまないのであれば、現地法人の設立が最善の選択肢と言えます。

ステップ1: 受け入れ国の法的要件を熟知する。

どの国にも独自の規則が設けられているため、法的要件や政府の手続きなど、対処すべき問題が多数存在しています。要素としては、株主の最低要件、最低資本金、事業認可、銀行口座、税金、雇用規制などに関する情報が挙げられます。

ステップ2: 法人の種類を決める。

現地法人には、代表事務所、支店、海外子会社の3種類があります。それぞれにメリットと制約が存在します。

代表事務所は設立が早く簡単ですが、営業職や管理職、ソフトウェアエンジニアなど、収益を生み出す責任を負う人材を雇用することはできません。支店は前者よりも柔軟性が高いものの、その分コストも高く、設立にも時間がかかりがちです。海外子会社を設立すれば、現地の税制優遇措置を受けることができる反面、その運営には莫大な費用がかかるだけでなく、時間もかかることになります。選択する法人は、自社のグローバル展開戦略に合ったものであることが必要です。

ステップ3: 企業を登記し、銀行口座を開設する。

選択した現地法人の種類に応じて、財政的に踏むべき他の手続きがいくつかあります。

• 事業用物件の手配と登記

• すべての関連書類の収集

• 現地マネージャーまたは現地ディレクターの採用

• 現地の銀行口座と納税口座の開設

• 給与システムの作成

• 現地の税務当局への登記

• 現地スタッフの雇用とオンボーディング

このプロセスが具体的にどのようなものかは、現地法人を設立する国やその法的要件によって異なります。費用もさまざまですが、登記費用、初期資本金、法律相談、書類作成など、一定の普遍的な費用は必ず負担する必要があります。

海外従業員への給与支給にEORを使用する

EOR（Employer of Record）とは、企業による他国での人材雇用を支援するサービスです。EORは、給与の管理、税金や社会保険料の支払い、福利厚生の管理といった日常的な人事業務から、企業による現地法遵守の徹底した管理に至るまで、すべて代行します。

EORとの提携は、グローバル雇用に対して最も時間的・費用対効果の高い選択肢です。EORと提携することで、潜在的なコンプライアンスリスクからビジネスを保護しながら、雇用を予定している各国で現地法人を設立する手間を省くことができます。EORは、企業に代わって労働者を雇用し、企業とサービス契約を締結して、すべての知的財産の所有権を移転します。

その上で、EORは共同雇用制度ではないことを理解する必要があります。書類上は唯一の雇用主ですが、実際には労働者の日常管理には関与しません。EORは、他国に設置された自社の現地人事チームのようなものと考えてください。

人材に契約社員として報酬を支給する

人材には、従業員ではなく、契約社員として報酬を支給することもできます。ただし、従業員は正しく分類する必要があります。これを怠ると、罰金やペナルティが科せられます。

契約社員を採用する前に、その人材が本当に契約社員に該当するかどうかを再確認してください。法的要件は国ごとに異なることに注意してください。法律の遵守を維持するには、契約社員をフルタイム従業員に転換すべき状況が生じる可能性もありますが、その場合は法人を設立するか、EORと提携する必要があります。

海外契約社員への報酬の支給に関しては、手続きは簡単です。個々の契約に応じて、時間単位またはプロジェクト単位で支払うことができます。ほとんどの場合、契約社員には自ら納税し、保険料を自己負担する責任があります。また、別段の合意がない限り、契約社員には雇用上の福利厚生（病気休暇を含む）を受ける権利もありません。企業には、契約社員からの請求書を支払う義務があるだけで、以下のさまざまな方法で決済できます。

• Remoteの海外契約社員管理

• 国際銀行送金

• 国際郵便為替

• オンライン決済サービス

両者にとって都合の良い方法を選択するようにしましょう。誤分類が発生しないよう、契約社員との関係を必ず定期的に見直すようにしてください。国によっては、同じ契約社員と長期間仕事をするだけで、その契約社員が従業員として認められる場合があります。

企業が海外従業員に給与を支給する際の課題とは？

雇用の選択肢について説明したところで、海外従業員を雇用する際に取り組む必要がある課題について見ていきましょう。

恒久的施設（PE）リスク

恒久的施設（Permanent Establishment）とは、ある市場に外国企業が継続的に存在することを表す税務用語です。一般に、現地の税務当局は、「恒久的施設」として一定の基準を満たす企業、すなわち国内で法人税を納めるべき企業がないか、常に注視しています。現地の税務当局が企業を恒久的施設とみなした場合、企業は新たな納税義務を負うことになります。最悪の場合、企業は、自国と従業員の居住国で同じ所得に対して二重課税を受ける可能性もあります。

恒久的施設とは何かについては各国が独自の定義に従っていますが、指標としては以下のようなものがあります。

• 固定された事業所（登記上の住所だけでなく、業務や販売に常時使用される場所）を有すること

• 国内で収益を上げていること

• 現地スタッフや契約社員に対する企業の管理水準

• その企業が市場に存在している期間

• 現地の従業員が持つ決定権の程度

海外従業員の採用方法や給与支給方法の選択を誤ることも、PEリスクの一因となる可能性があります。

海外人材を雇用する企業は、情報を駆使することによってのみ、恒久的施設認定を回避することができます。EORと提携しても、必ずしもPEリスクに影響を与えるとは限りません。しかし、優れたEORは、現地の法律を常に把握し、企業が過剰な課税を回避できるよう、法務の専門知識と人材を備えています。

各国の労働法の理解

海外で従業員を雇用する際に、適切な人材を見つけること以外で最も重要な課題の一つが、コンプライアンスの維持です。つまり、複雑なだけでなく変化しやすい現地の労働法や税制を常に把握しておくということです。

給与スペシャリストは、海外従業員の給与を管理する際に取り組むべき最大の課題の1つとして、常にコンプライアンスを挙げています。給与スペシャリストが扱う課題は、次のように多数あります。

• 国によって異なる税務申告期限

• さまざまな提出書類

• 従業員の税務責任管理

そのうえ、企業は、従業員が対象となる福利厚生（特に法定福利厚生）の内容、各給与明細書に記載すべき項目、給与の正しい計算方法、控除の種類を把握しておく必要があります。現地のパートナーがいなければ、こうした責任は大きな負担になりかねません。

上記だけでも複雑な手続きですが、さらには欧州のGDPRのような国際規制も考慮しなければなりません。GDPR法に従わなければ、最大2,000万ユーロまたは年間売上高の4%の罰金を科せられる可能性があります。良くても金銭的ペナルティが科されますが、最悪の場合は現地での人材雇用や市場参入が制限されることになります。どの国で雇用するにしても、必ず法律を把握しておきましょう。

正確かつ効率的な海外給与管理

海外給与の管理には、以下のような課題があります。

• 現地法の遵守 — 雇用法は、たとえすべてEU域内であっても、国によって大きく異なります。それらをすべて把握し、コンプライアンスを維持しようとすると、混乱が生じる可能性があります。最善の選択肢は、EORとの提携、あるいは各国の現地法人の運営を支援できる現地の法務、給与、人事専門家の雇用です。

• 給与計算 — 従業員の満足度と生産性を維持するには、タイムリーかつ正確に給与を支給する必要があります。各国の時間外手当、税控除、福利厚生、社会保険料を考慮しましょう。正しく考慮できなければ、コンプライアンス違反を招くだけでなく、従業員体験の質も低下します。

• 正確な申告 – 国際的な企業になるほど、申告手続きは複雑化します。給与所得の計算、給与税の源泉徴収、異なる為替レートの会計処理などの要素はすべて、申告の正確性に影響します。

• 人的ミス – ミスは起きるものですが、それを速やかに特定し、修正することで、問題を最小限に抑えることができます。特に外国で重大な違反を行った場合には、現地政府からペナルティを科される可能性があり、今後も監視の対象になるでしょう。

従業員への国際決済コストの削減

費用対効果の高い方法で海外従業員に給与を支給するには、以下のような経費を削減できる選択肢があります。

• 従業員の居住国と自国との租税条約を確認する。これにより、他市場の企業が対象となる特定の税金が免除される可能性があります。ICTD（International Center for Tax and Development）では、確認の出発点として、租税条約検索ツールを公開しています。

• 現地の恒久的施設の基準を確認する。前述したように、ある国から恒久的施設と見なされた場合、二重課税の対象となる可能性があります。PEリスクの回避策を講じましょう。

• 送金手数料が低いプラットフォームを検討する。EU加盟国に拠点を置く企業が、他のEU加盟国に拠点を置く契約社員と仕事をする場合、両国の通貨がユーロであれば、高額な取引手数料や為替手数料を回避できます。それ以外の場合は、通常の取引手数料に加えて追加手数料がかかる場合があります。追加料金なしで海外契約社員に報酬を支給するには、Remoteのようなオンライン決済プラットフォームについて調べてみましょう。

• 給与処理を簡素化し、運用コストを削減する。海外従業員への給与支給にかかるコストは、人事担当者の処理にかかる時間によっても変動します。ワンクリックでの支給、請求書発行、支払いをすべて1つのプラットフォームで処理できるソリューションを検討しましょう。

最適な給与処理システムとソフトウェアの使用

海外従業員への給与支給にどのツールを使うべきか迷っているなら、海外給与処理ソフトウェアが正解です。企業が現地法人を所有しているかどうかにもよりますが、EORまたはPEO（Professional Employer Organization）のいずれかと提携できます。

給与処理ソフトウェアを導入することで、次のようにさまざまなメリットが得られます。

• ミスの削減 — 給与ソフトウェアを使用することで、手作業によるデータ入力がなくなり、人的ミスの発生確率が大幅に減少します。

• 時間の短縮 — 給与計算を適切に行うには、時間と人手が必要です。信頼性の高い給与処理ソフトウェアを導入することで、人事チームは事務作業の時間を削減し、従業員への対応により多くの時間を割けるようになります。

• データセキュリティ — 給与管理では、銀行口座情報、生年月日、社会保障番号などの機密データを取り扱いますが、これらは慎重に保護する必要があります。適切な給与処理ソフトウェアを使用すれば、データは安全に保存され、社外の人間がデータにアクセスすることはできません。

• 管理の簡素化 — 組織が大きいほど、給与処理は一層複雑化します。良質な給与処理ソフトウェアを使えば、海外チームへの給与支給はボタンをクリックするだけで簡単に行えます。

適切な納税と税務書類の提出

税金と申告の管理は、海外従業員を雇用する際の最大の課題と言っても過言ではありません。

たとえばカナダでは、直近36か月間の雇用記録を提示しなかった場合、1日につき1,000カナダドルが課されます。米国では期限に間に合わなかった場合、未納ペナルティが科されます。IRSは、遅延1か月ごとに未納額の0.5%を罰金として科すことがあります。また、IRSはこの罰金を納付額の25%に達するまで増額し続けることもできます。

PEリスクにも注意してください。万一その国の税務当局が、企業が現地の課税対象になったと考えた場合、新たに好ましくない課税の問題が生じる可能性があります。このような課税があると知らずに納税を怠ると、さらに問題が大きくなります。

海外従業員雇用チェックリストをダウンロード

国境を越えて雇用する際にコンプライアンスを確保できるよう、このチェックリストをご活用ください。

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海外従業員への給与支給に関するステップバイステップのガイド

ここからは、海外従業員への給与支給方法について詳しく説明します。

海外給与処理を自社で管理するか、グローバル給与処理プロバイダーを利用するかを決める。

海外従業員への給与支給方法を決定する前に、社内で給与を処理する場合と、グローバル給与処理パートナーに依頼する場合の手順を確認しておきましょう。これにより、予算、人員、時間など、各選択肢に適したリソースがあるかどうかを判断できます。

海外従業員の給与を社内で管理する

ステップ1: 現地法人を登記する。

海外従業員の給与を管理するには、自社が特定の市場で事業を行う認可を受けていることを確認する必要があります。これは、従業員の居住国で事業登録を行うということです。各国で法人を設立する前に、現地の法務専門家に相談する必要があります。

ステップ2: 現地の労働法について十分に理解する。

登記したら、現地の労働法の仕組みを理解しましょう。給与処理のミスや罰金を避けるために、各国には遵守すべき規制や法律があります。例えば、英国で従業員を雇用する場合、勤務初日の前に満たさなければならない税務登録の期限がいくつかあり、さらに次の税月に向けた別の要件も存在します。すべての規則を守ることができない場合、雇用を進められなくなる場合があります。

ステップ3: 必要なデータをすべて収集し、正しく処理する。

ここには2つの要素が関係しています。1つ目は、氏名、住所、納税者番号、銀行口座番号などの従業員データの収集です。2つ目は、適切なデータガバナンスの確保です。

各国ごとに、給与処理を行うために必要な従業員情報のリストが異なります。こうした情報が給与処理ソフトウェアに入力されると、企業自身がデータ管理者となるため、現地のデータ保護法に準拠したソリューションを使用する必要があります。グローバル雇用パートナーのデータセキュリティは、常に慎重に確認しましょう。

ステップ4: その国での従業員の雇用資格を確認する。

すべてのデータの収集後、その人材の居住国で実際に雇用資格があることを確認します。ビザや在留資格があっても、必ずしもその人が就労できるとは限りません。就労資格のない人を雇用すると、法的な問題に発展し、多額の罰金が科される可能性があるため、このステップを省略しないようにしてください。

ステップ5: 支払いを処理し、正しいことを確認する。

必要なデータをすべて集め、雇用資格を確認し、新規従業員について各事業所に通知したら、給与支給計画を立てます。

従業員に給与を支給する頻度は、契約書と法的要件の両方によって異なります。2週間ごとに給与を支給する慣例の国もあれば、月末に支給する国もあります。どのような選択をするにしても、支給スケジュールが従業員の居住するすべての国の現地法に準拠していることを確認してください。月に何度も給与処理することもあり得ます。

ステップ6: 税務当局に納税と福利厚生の申告書を提出する。

最後に、企業は従業員の税金と福利厚生費を負担し、申告書を提出して関係当局に申告する必要があります。全体的に、グローバルに人材を雇用するほど、納税、福利厚生や給与の支給など、守るべき期限は増えます。

海外従業員への給与支給にグローバル給与処理パートナーを利用する

では、EORのようなグローバル給与処理パートナーと提携する場合の手順を見てみましょう。

ステップ1: グローバル給与パートナーを慎重に選択する。

グローバル給与処理プロバイダーに関しては、多くの選択肢があります。選択肢を慎重に評価し、自社のビジネスニーズに最も適したプロバイダーを選択しましょう。以下のような質問をするといいでしょう。

• 雇用予定のすべての国に現地法人を所有しているか？

• 必要な法務専門知識を備えているか？

• 同じプラットフォーム上で契約社員と従業員を管理できるか？

• 給与の一定割合、オンボーディング手数料、追加料金などは請求されるか？

多くの変動要因が存在するため、中には、数種類の手数料や追加費用を請求するグローバル給与処理サービスプロバイダーもあります。公正で透明性の高い価格モデルを持つプロバイダーを選択し、経費節減とストレスの軽減を図りましょう。

ステップ2: 従業員体験を優先する。

正確でタイムリーな給与処理は、良好な従業員体験を生み出すことに直接影響します。インフラを完全に所有しているグローバル給与処理プロバイダーだけが、スピーディで正確な給与処理を保証できます。第三者機関に業務を委託していないからです。このため、従業員が給与や福利厚生を期限内に全額受け取れるかどうか心配する必要はありません。

ステップ3: 人材、職務、勤務地に見合った給与を支給する。

グローバル報酬ポリシーを作成し、グローバルチームに適切な報酬を支給します。全従業員に対し、その責任、勤務地、その他の要素を考慮した公正な報酬を提供するため、総報酬額の全面的な見直しを行うことを推奨します。グローバル給与処理プロバイダーが、この報酬体系の設定をサポートできる場合もあります。

ステップ4: 将来、自社の現地法人が必要かどうかを検討する。

EORを利用して雇用すれば、海外従業員への給与を迅速、簡単、かつ法律を遵守して支給できます。将来、自社の法人を設立する必要が生じた場合、たとえば、ある国で25人以上の従業員を雇用し、その責任を自社で担おうとする場合には、EORはその移行を支援できます。

法人の所有に移行する際には、PEOとEORの違いを理解しておく必要があります。PEOはEORと同じサービスの多くを提供しますが、企業の従業員雇用を代行することはありません。つまり、自社法人を所有している場合は、PEOを利用することでコストを削減できます。

EOR・PEO —

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EORを利用すべき場合と、選ぶべきEOR

企業が他国で労働者を雇用しようとする場合には、Employer of Record（EOR）が必要になります。ですが、どうすれば適切なEORを選択できるのでしょうか。また、EORとは実際に何を行うのでしょうか。本ガイドでは、こうした疑問に答える情報をすべてご紹介します。

海外従業員への給与支給にグローバル給与処理パートナーを利用するメリットとは？

海外従業員への給与支給に、グローバル給与処理パートナーを利用すると、次のようなメリットがあります。

給与コストを削減

グローバル給与処理企業と提携すると、大幅にコストを削減できます。事務処理、給与や税金の計算、福利厚生の管理、法的アドバイス、支払い処理などを延々と行うための人員を社内で確保する必要はありません。EORが給与ニーズをすべて代行することで、人事チームは海外チームのための適切な環境作りに全力を注ぐことができます。

グローバル給与のコンプライアンスを確保

現地の労働法を把握するのは難しく、多数の国で従業員をオンボーディングすると、さらに難しくなります。しかし、優れたEORを利用すれば、複雑さをほとんど増やさずに、数十か国の従業員をスムーズにオンボーディングすることができます。グローバル給与処理パートナーは、企業がすべての法的要件を満たしていることを確認し、現地の法律の変更に関する最新情報を提供します。コンプライアンスに悩む必要がなくなれば、安心してグローバル雇用を行うことができます。

データセキュリティの強化

企業の約27%が給与詐欺を経験しています。給与を社内で処理すると、データにアクセスできる人間が増えるため、不正の発生確率が高まります。グローバル給与処理パートナーに外部委託することで、企業情報の安全を守る専任のスペシャリストチームを設置し、データセキュリティを向上できます。

従業員満足度の向上

専門の給与処理パートナーと提携すれば、給与処理のミスを最小限に抑えることができます。正しい給与計算を徹底するだけでなく、すべての給与がタイムリーに支給されるようにします。速やかで信頼性の高い給与処理により、海外従業員は質の高い従業員体験を得られます。

海外従業員に給与を支給する最も手軽で安全な方法

今まで海外従業員の雇用に悩んでいたのであれば、これで安心できます。適切なグローバル給与処理プロバイダーを活用すれば、安心してグローバルチームを成長させることができます。

Remoteは、世界数十か国で事業を展開する、グローバル給与処理・契約社員管理サービスのリーダーです。サービス内容は次の通りです。

• グローバル雇用の高速化をサポート

• 使いやすいプラットフォームで、フルタイム従業員と契約社員への支払いを簡素化

• 当社の国際的な法務専門家チームの支援により、現地の労働法の遵守を保証

• 給与コストを削減し、支払いプロセスを効率化

登録のご準備ができている場合は、今すぐ登録して、従業員と契約社員のオンボーディングを始めることができます。ご不明点がございましたら、ぜひお問い合わせください。グローバル雇用の専門家が折り返しご連絡いたします。

グローバルHRの新しいスタンダード、Remoteで採用をスタート

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