Payroll uitbesteden: voor- en nadelen en best practices

Payroll kan een ingewikkeld en tijdrovend proces zijn, vooral als je werknemers hebt op meerdere locaties. Er zijn verschillende wetten en belastingregels waar aan je moet voldoen en die je moet volgen en je moet veel gegevens beheren.

Het is dus niet zo vreemd dat veel organisaties hun payroll uitbesteden. Maar uitbesteding is niet per se voor alle bedrijven de juiste aanpak. Je moet met verschillende dingen rekening houden en het is erg belangrijk dat je een geschikte payrollpartner kiest.

In dit artikel bespreken we de voor- en nadelen van het uitbesteden van payroll, geven we advies over hoe je de juiste partner kiest en gaan we in op de best practices.

Laten we aan de slag gaan.

Wat is het uitbesteden van payroll?

Het uitbesteden van payroll betekent dat je je payrollprocessen aan een externe leverancier toevertrouwt. Deze leveranciers zijn gespecialiseerd in payrolltaken, zoals:

• loonberekening van werknemers

• belastinginhoudingen

• loonstrookjes uitgeven

• waarborgen van de naleving van lokale regelgeving

Door je payroll uit te besteden, kun je je werkzaamheden stroomlijnen, administratieve lasten verlagen en toegang krijgen tot expertise en technologieën. Hierdoor wordt het payrollproces efficiënter en nauwkeuriger en kan je team zich richten op andere taken.

Wat is het uitbesteden van international payroll?

Als je teamleden in dienst neemt (of dat van plan bent) in andere landen, kan payroll een stuk ingewikkelder worden. Als je international payroll uitbesteedt, moet je meestal samenwerken met meerdere externe leveranciers in verschillende landen. Dit kan extra moeilijkheden opleveren op het gebied van naleving, valuta's en communicatie. 

Je kunt international payroll ook uitbesteden aan een gespecialiseerde globale leverancier zoals Remote, wat we verderop in het artikel zullen bespreken.

Wat is het verschil tussen payrollsoftware en -uitbesteding?

Payrollsoftware is een tool om zelf je payroll te beheren. Je automatiseert hiermee berekeningen, belastinginhoudingen en salarisbetalingen, maar je bent wel verantwoordelijk voor het proces.

Als je je payroll uitbesteedt, draag je het hele proces over aan een ander bedrijf. Zij regelen alles, van de berekeningen tot de belastingaangifte, met expertise en de garantie dat je compliant blijft.

Wat zijn de voordelen van payroll uitbesteden?

Payroll uitbesteden kan je bedrijf een aantal voordelen opleveren:

Lagere kosten

Payroll-leveranciers zijn specialisten. Het is hun taak om op de hoogte te blijven van de belastingwetten en- regels over de hele wereld. Voor een klein, intern team is dit een onmogelijke taak.

"Als we alles intern zouden moeten regelen, zou ik vier extra mensen moeten aannemen om entiteiten, lokale juristen, belastingadviseurs, accountants en payroll- en vertaalservices te beheren. Dat zou ons meer dan 500.000 dollar per jaar extra kosten."

- Luke McKinlay, VP of Finance bij Fountain

Als je payroll uitbesteedt aan een global payroll-specialist, vermijd je ook andere mogelijke kosten voor niet-naleving, zoals verkeerd berekende overuren of een onjuist ingediend belastingformulier. Door je payroll uit te besteden weet je zeker dat alles in goede handen is en voorkom je straffen, boetes en reputatieschade.

Tijd besparen

Payroll verwerken kost veel administratie en tijd. Door al dat werk uit te besteden aan een payroll-leverancier bespaar je waardevolle tijd en middelen, vooral als je een klein bedrijf hebt.

Je finance team kan dan energie steken in belangrijkere dingen, zoals bedrijfsgroei, omzetgroei en nieuwe financiële strategieën.

Naleving in het buitenland

Als je payroll gaat verwerken in verschillende landen, kan de regelgeving ervoor enorm verschillen. Denk hierbij aan de regels voor lonen, overuren, belastingen, sociale zekerheid en gegevensbescherming. Om het nog lastiger te maken, veranderen deze wetten continue. En als je de mist in gaat, kan dat ernstige gevolgen hebben.

Als je je payroll uitbesteedt, nemen lokale experts het van je over. Zij kennen het rechtsgebied en zijn op de hoogte van wijzigingen. En met een alles-in-een-oplossing zoals Remote heb je maar één leverancier waarmee je samenwerkt. Je kunt onze lokale experts eenvoudig via één plek te bereiken en ze staan altijd voor je klaar.

Meer nauwkeurigheid

Een foutje of vertraging sluipt er makkelijk in, ongeacht voor hoeveel werknemers je payroll moet berekenen. En als daar nieuwe rechtsgebieden bijkomen, wordt je payroll-run alleen maar ingewikkelder.

Door je payroll uit te besteden, beperk je het aantal fouten en de kopzorgen die hierbij komen kijken. Global payroll-leveranciers gebruiken speciale software en kunnen veel processen automatiseren. Zo ontstaat er meer efficiëntie en kun je besparen op de kosten. Dit lukt je niet als je je global payroll intern en handmatig beheert.

Selfservice voor werknemers

Betrouwbare payrollpartners bieden je werknemers een selfserviceportal waar ze hun salarisstrookjes kunnen bekijken, de secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen inzien en hun belastinggegevens kunnen aanpassen. Zo zorg je dat je werknemers zelf hun gegevens kunnen beheren en heeft HR minder administratieve taken.

Verbeterde gegevensbeveiliging

Waar wordt gewerkt met geld dat tussen partijen wordt overgedragen, ontstaat altijd een risico op fraude. En dat gaat niet alleen om diefstal. Je moet ook rekening houden met de gevoelige gegevens van je werknemers en zorgen dat je voldoet aan de lokale wetten voor de bescherming van persoonsgegevens.

Dit is een proces waarbij verschillende valkuilen kunnen ontstaan, vooral als je niet de middelen hebt om veiligheid te waarborgen. Met de juiste payrollpartner weet je zeker dat je werknemersgegevens veilig zijn volgens de laatste standaardprotocollen en dat je payroll-runs worden gecheckt op mogelijke fraude.

Wat zijn mogelijke nadelen van payroll uitbesteden?

Payroll uitbesteden brengt veel voordelen met zich mee, maar er zijn ook bepaalde uitdagingen. Je moet rekening houden met het volgende:

Minder eigen controle

Je payroll overdragen aan een externe leverancier betekent dat je die leverancier moet vertrouwen met gevoelige gegevens, zoals persoonlijke gegevens, belastinggegevens en aanwezigheidsgegevens van je werknemers.

In sommige landen, zoals de VS, ben je nog wel zelf verantwoordelijk voor het juist indienen van de belastingaangifte, tenzij je payrollpartner ook employer of record (EOR) is.

Daarom moet je gedegen vooronderzoek doen om een payroll-leverancier te vinden die je kunt vertrouwen.

Zorgen over gegevensveiligheid

Omdat je persoonlijke en financiële gegevens toevertrouwt aan een ander bedrijf, moet je er zeker van zijn dat het bedrijf compliant is en je tegen gegevensdiefstal kan beschermen.

Kies daarom een payrollpartner met een waterdichte beveiliging. Je partner moet versleutelde systemen gebruiken, de strengste praktijken voor gegevensbescherming volgen en voldoen aan gegevensbeschermingswetten, zoals de AVG in Europa en de CCPA in Californië. Remote biedt dit allemaal en voldoet aan de AVG-, SOC 2- en ISO27001-standaarden.

Communicatieproblemen

Samenwerken met een of meerdere externe payroll-leveranciers kan leiden tot communicatieproblemen, zoals vertraagde reacties of miscommunicatie. Dit geldt vooral als je samenwerkt met leveranciers in landen met grote culturele verschillen en talen die je niet beheerst.

Het is dus belangrijk dat je een positieve relatie opbouwt en een manier vindt om duidelijk met je leverancier te communiceren. Je kunt bijvoorbeeld om de zoveel tijd een meeting inplannen om te zorgen dat je op één lijn blijft zitten en vragen of je leverancier een vaste contactpersoon kan aanstellen.

"Onze CSM, en eigenlijk het hele Remote-team, geeft altijd duidelijk advies. Engels is niet mijn moedertaal, maar de communicatiestijl is erg prettig. Ik voel dat ik er niet alleen voor sta."

- Evgeniia Maksimova, HR Ops Specialist bij Semrush

Hoe zit het met de kosten?

Je kunt, zoals gezegd, veel kosten besparen door je payroll uit te besteden, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en andere factoren. Laten we eens naar de kosten en voordelen bekijken, zodat je kunt bepalen of dit iets is voor je bedrijf.

Interne payroll

Als je een intern payrollteam hebt, moet je dit team salaris betalen. Je moet ze ook trainen, zodat ze op de hoogte blijven van de nieuwste tools en ontwikkelingen. Andere medewerkers zijn mogelijk ook tijd kwijt aan payrolltaken.

Daarnaast ben je middelen kwijt aan payroll, terwijl je die ook aan de groei van je bedrijf zou kunnen besteden. De internationale regelgeving is ingewikkeld en het is niet makkelijk om geen fouten te maken. Het is ook een flinke uitdaging om hiervoor te budgetteren.

Maar met een interne payroll heb je meer controle en ben je flexibeler. Het is makkelijker om je interne systemen te synchroniseren en snel te schakelen bij beleidsupdates of herstructureringen. Je ontwikkelt je eigen expertise, hebt directe communicatie en bent niet afhankelijk van een derde partij. Dat is prettig als deze partij te maken krijgt met operationele uitdagingen.

Payroll uitbesteden

Als je je payroll uitbesteedt, zijn de kosten beter te voorspellen. In het algemeen bestaan ze uit vaste maandelijkse of jaarlijkse tarieven, plus extra bedragen voor aanvullende diensten. Sommige payroll-leveranciers hanteren verborgen kosten, maar meestal kun je wel effectiever budgetteren.

Bij het analyseren van de kosten is het belangrijk dat je je realiseert dat het uitbesteden van payroll meerdere voordelen oplevert. Zo hoeft je team geen payrolltaken meer uit te voeren, waardoor je werknemers op andere gebieden kunt inzetten. Je werkt met experts die verschillende payrollaspecten voor je regelen. Je bent minder geld kwijt aan het corrigeren van fouten, je werkt met geavanceerde technologie en je bent flexibel om eenvoudig te schalen.

Ontvang je gids over global payroll met deskundig advies over outsourcen

Lees meer over hoe je de global payroll van je team beheert en zorgt dat je bedrijf compliant blijft met het internationale arbeidsrecht.

De juiste partner kiezen om je payroll aan uit te besteden

Het is essentieel dat je je payroll aan de juiste leverancier uitbesteedt. Maar hoe pak je dat aan?

Hier vind je wat stappen die je kunt volgen:

1. Bepaal wat je wensen zijn

Zoals bij elk aankoopbesluit, moet je eerst even een stapje terug doen om goed te bedenken wat je bedrijf nodig heeft. 

Stel jezelf de volgende vragen:

• Hoe groot is je bedrijf nu? En hoeveel gaat het groeien?

• Hoe ingewikkeld zijn mijn payrollwensen?

• Heb ik speciale vereisten, zoals internationale payroll in bepaalde regio's of kennis over de sector?

Zorg dat je deze punten helder hebt, voordat je een leverancier gaat zoeken.

2. Doe onderzoek

Lokale expertise in belastingen en arbeidswetgeving is een essentiële vereiste. Zoals eerder besproken kan je bedrijf bij niet-naleving, of dat nu per ongeluk of expres gebeurt, flink in de problemen komen.

Dit kan lastig te beoordelen zijn, vooral als je op zoek bent naar payroll-leveranciers in nieuwe markten. Voer zo mogelijk een due diligence uit en probeer zoveel mogelijk informatie over mogelijke leveranciers te verzamelen. Neem contact op met contactpersonen, lees klantenreviews van betrouwbare sites zoals G2 en check of de bedrijven op je shortlist nalevings- of juridische problemen hebben (gehad) in de regio's waar ze actief zijn.

Als je een demo of salespitch hebt aangevraagd, probeer dan te achterhalen welk bedrijfsmodel de leverancier gebruikt. Worden naleving en belastingwetgeving intern geborgd? Of wordt het uitbesteed aan derde partijen? Verzamel zoveel mogelijk informatie voordat je een keuze maakt.

3. Denk na over veiligheid

Veiligheid is van essentieel belang. Vraag mogelijke leveranciers hoe ze de gevoelige gegevens beschermen waarmee ze omgaan, en laat je niet misleiden door mooie praatjes.

Probeer te achterhalen welke veiligheidsmaatregelen ze precies treffen, waaronder officiële veiligheidscertificaten en -procedures. Betrek ook je eigen interne veiligheidsexperts bij dit proces of vraag advies aan een onafhankelijke veiligheidsexpert. Als je mogelijke payroll-leverancier je deze informatie niet kan of wil geven, kan dat een slecht teken zijn.

4. Krijg inzicht in de kosten en wat ze dekken

Verborgen en 'stiekeme' kosten vormen een van de grootste problemen voor bedrijven die hun payroll willen uitbesteden. Naast dat ze misleidend zijn, kunnen deze kosten je personeelsbudget in de war schoppen.

Zorg dat je meteen duidelijk krijgt wat onder het basistarief van de leverancier valt, en wat tot extra kosten leidt. Houd de controle, vraag naar hypothetische situaties en richt je niet alleen op de standaardkosten voor payrollwerkzaamheden. Sommige leveranciers brengen bijvoorbeeld verborgen beëindigingskosten in rekening als je een werknemer wilt offboarden. Soms moet je een leverancier veel geld betalen als je wilt overstappen op een nieuwe leverancier.

Employer of record en PEO —

5 min

De eerlijke prijsgarantie van Remote betekent geen verborgen kosten, vooruitbetalingen of verrassingen

De eerlijke prijsgarantie van Remote. Je betaalt een vast tarief om iemand in dienst te nemen en wij rekenen over dat vaste tarief niets extra. Je weet altijd hoe hoog je factuur zal zijn. Ook vragen we nooit om toezeggingen voor de lange termijn of exclusiviteitsovereenkomsten.

5. Examine their customer support

Helpful, reliable customer support can make all the difference when you’re dealing with payroll, especially when time is of the essence.

When checking out providers, dig deep into their customer support processes. Is there help available 24/7? What support channels are available? Do they speak your language? Will they provide a dedicated account manager?

Assess their self-serve resources, too. Sometimes, you may need a quick answer that doesn’t require speaking to an agent. Do they have a clear, well-documented knowledge base? Is it easy to find what you’re looking for?

The last thing you want is to commit to a partnership agreement, and then find yourself alone with calls and emails going unanswered.

"Al vanaf het begin hadden we het gevoel dat Remote betrokken is bij ons werk en dat ze echt naar ons luisteren en proberen om oplossingen te vinden. We werden niet 'gewoon' doorverwezen naar een pagina met veelgestelde vragen op de website."

- Maria Shkaruppa, Senior Global Mobility en Remote Hiring Manager bij Semrush

5. Kijk naar de klantensupport

Een behulpzame, betrouwbare klantensupport maakt alle verschil als het gaat om payroll, vooral wanneer tijd een rol speelt.

Kijk bij het vergelijken van leveranciers goed naar hun klantensupport. Bieden ze 24/7 support? Welke supportkanalen kun je gebruiken? Krijg je support in jouw taal? Krijg je je eigen accountmanager?

Bekijk ook de opties die ze je bieden om zelf problemen op te lossen. Soms heb je snel even een antwoord nodig, waarvoor je niet met iemand van support hoeft te spreken. Is er een duidelijke, goed gedocumenteerde kennisbank? Kun je makkelijk vinden wat je nodig hebt?

Het laatste wat je wilt, is een contract tekenen om er vervolgens achter te komen dat je geen gehoor krijgt als je support belt of mailt.

Vertrouw op de leider op het gebied van payroll in meerdere landen volgens G2 om overal ter wereld je team te betalen

Je hebt minder kosten, beheert belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden en voldoet overal ter wereld aan de regels als je je payroll consolideert met Remote.

Aan de slagEen demo plannen

6. Check of er integraties zijn

Voor je eigen gemak raden we je aan om een payrollplatform te kiezen dat je naadloos kunt integreren in je huidige HR-techstack. Idealiter met een API-optie, zodat je integraties naar wens kunt aanpassen.

Je kunt ook overwegen om samen te werken met een global HR-leverancier die een alles-in-een oplossing biedt, zoals Remote, waarbij je alles onder een dak hebt.

Ons platform biedt meerdere tools (en integraties en API-mogelijkheden), waaronder:

• employer of record-diensten (EOR)

• global payroll

• beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden

• informatiesysteem voor human resources (HRIS)

• Contractor Management

Lees meer over hoe je je bedrijf met onze global HR solutions kunt stroomlijnen en laten groeien.

7. Denk na over schaalbaarheid

Vergeet niet om rekening te houden met de groeistrategie van je bedrijf. Als je teamleden wilt aannemen en betalen in slechts één land, is het een logische keuze om samen te werken met een payroll-leverancier in dat land.

Maar als je gebruik wilt maken van de voordelen van het aannemen van werknemers in meerdere landen, kun je beter kiezen voor een payroll-leverancier die dat eenvoudig kan regelen. Dingen kunnen snel veranderen en je wilt niet vastzitten aan een contract met een leverancier die niet met je meegroeit.

Overstappen naar uitbestede payroll

Als je besluit dat je je payroll wilt gaan uitbesteden, zorg dan dat je dit goed plant en houd rekening met mogelijke zorgen van werknemers. Dit zijn een aantal belangrijke aspecten waar je rekening mee moet houden als je overstapt van interne payroll naar uitbestede payroll:

Communiceren met je team

Laat je team van tevoren weten dat je overweegt om over te stappen. Laat je team weten wat er gaat veranderen, waarom je deze keuze maakt en, het belangrijkst, wat voor het invloed dit zal hebben op je team. Door iedereen op de hoogte te houden, maak je de verwachtingen duidelijk, neem je zorgen of onzekerheden weg en zorg je ervoor dat je team bij elke stap op de hoogte blijft.

Je payrollgegevens opschonen

Neem de tijd om je payrollgegevens te checken op nauwkeurigheid en duidelijkheid en schoon discrepanties en verouderde informatie op, voordat je ze overdraagt. Zo voorkom je gedoe in de toekomst en start je met een schone lei.

De overstap plannen

We raden we aan om een plan op te zetten om de overstap soepel te laten verlopen. Zet een tijdlijn op, bepaal wie waar verantwoordelijk voor is en wat de belangrijkste mijlpalen zijn. Communiceer duidelijk met je payroll-leverancier om ervoor te zorgen dat het plan realistisch en haalbaar is.

Nauw samenwerken met je leverancier

Vertrouw zoveel mogelijk op je leverancier. De ervaring en expertise van je leverancier zijn enorm waardevol. Je leverancier kan mogelijke problemen al in een vroeg stadium signaleren en voorkomen. Je samenwerking gaat niet alleen om taken overdragen. Je hebt ook de expertise van je leverancier nodig om het payrollproces voor iedereen zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Payroll uitbesteden met Remote

Als je overweegt om je payroll te gaan uitbesteden, kun je ervoor kiezen om met meerdere partijen samen te werken. Maar dit kan al snel tot inefficiënties en onnodige personeelskosten leiden, waardoor het moeilijk wordt om betrouwbare relaties op te bouwen.

Het is veel makkelijker en transparanter om met een bedrijf te werken dat zijn diensten in je eigen of in meerdere landen aanbiedt via één geoptimaliseerd platform. Wij kunnen dit allemaal voor je regelen:

• je payroll geconsolideerd verwerken

• tijdrovende administratieve taken reduceren

• zorgen dat je alle lokale belasting- en arbeidswetten naleeft

• je payrollkosten verlagen

• internationale betalingen uitvoeren en contante betalingen mogelijk maken

• belastinginhoudingen en -aangiften regelen

Remote neemt al het zware werk van je over, zodat jij je tijd, geld en middelen kunt besteden aan wat voor jou belangrijk is.

Ga voor meer informatie in gesprek met een van onze experts en ontdek hoe Remote jouw bedrijf kan helpen.