Global Payroll 8 min

Global payroll automatiseren: wat je bedrijf moet weten

Geschreven door James Doman-Pipe
James Doman-Pipe

Delen

share to linkedInshare to Twittershare to Facebook
Link copied
to clipboard

Global payrollbeheer kan een enorme uitdaging worden naarmate je bedrijf internationaal uitbreidt.

Je moet op de hoogte blijven van de regelgeving in steeds meer landen en je weg vinden in steeds meer processen. Er zijn meer administratieve taken, berekeningen en rapporten, en de gevolgen van eventuele fouten zijn groter.

Daarom is automatisering een goed idee. Door software te gebruiken die veel van deze processen automatiseert, kun je tijd, geld en bronnen besparen en een payroll uitvoeren die nauwkeuriger en veiliger is.

In dit artikel bespreken we de voordelen van het automatiseren van je payroll en geven we je wat handige tips om je eigen payrollproces te automatiseren.

Laten we aan de slag gaan.

Wat is global payroll automatiseren?

Payroll-automatisering betekent dat je software gebruikt om ingewikkelde of repetitieve taken van dit proces namens jou uit te voeren. Je vermindert je administratieve last en verbetert je beveiliging tegen fraude en gegevensverlies. Zo maak je het hele global payrollproces efficiënter.

En het belangrijkste: met automatisering zorg je ervoor dat je payroll compliant is met lokale arbeids- en belastingwetgeving én met eventuele wetswijzigingen. Je krijgt ook minder te maken met discrepanties en vermindert de kans op fouten die ontstaan bij handmatige gegevensinvoer.

Wat zijn de voordelen van het automatiseren van global payroll?

Automatisering wordt steeds populairder bij internationale bedrijven. Je bespaart er kosten mee en kunt er op een efficiëntere manier de complexiteit van international payroll mee beheren.

Dit zijn een aantal belangrijke voordelen van een geautomatiseerde payroll.

Snelle en eenvoudige betalingen

Met een geautomatiseerde global payroll kun je binnen- en buitenlandse teamleden binnen een paar minuten uitbetalen. Eén platform voor het beheer van de payrollgegevens van je team zorgt dat je het hele proces kunt stroomlijnen, ongeacht locatie of valuta.

Zo zorg je er ook voor dat je overal aan arbeidsregelgeving voldoet, terwijl je de kosten voor buitenlandse transacties beperkt houdt.

Makkelijkere rapportage

Als je je global payroll automatiseert, kun je makkelijker rapporteren doordat alle HR-gegevens op één veilige plek in de cloud staan. Er zijn geen handmatige processen meer en je kunt makkelijker bij de juiste gegevens.

Met deze technologie kun in realtime al je internationale HR-gegevens eenvoudig op één plek inzien.

Ondersteuning bij het plannen van je global benefits

Een plan voor global benefits ontwikkelen voor je bedrijf kan ontmoedigend zijn. Als je je HR-processen automatiseert, wordt het een stuk makkelijker doordat al je werknemersgegevens via gebruiksvriendelijke tools toegankelijk zijn. Zo ontwikkel en beheer je secundaire arbeidsvoorwaardenpakketten op maat voor verschillende locaties en blijf je altijd compliant.

Daarnaast kun je door te automatiseren je werknemersparticipatie in realtime bijhouden, zodat je je bedrijfsmiddelen efficiënter kunt inzetten.

Efficiëntie in de cloud

Payrolltechnologie in de cloud is een andere handige manier om meer efficiëntie te creëren. Geautomatiseerde secundaire processen, zoals betalingen bijhouden en belastingaangifte, kunnen snel en nauwkeurig worden beheerd met een cloud solution zoals die van Remote.

Handmatige gegevensinvoer is dan niet langer nodig en de inefficiëntie van verouderde systemen valt weg. Je krijgt de schaalbaarheid om nieuwe landen toe te voegen zonder je zorgen te hoeven maken over ingewikkelde integraties en systeemupdates.

Beheer van internationale aandeelvergoedingen

Zonder geautomatiseerde payroll kan het lastig zijn om aandelenopties en bonusregelingen te beheren. Met de juiste geautomatiseerde tool kun je het proces van aandelenbeloningen toekennen, bijhouden, opnemen en annuleren eenvoudiger maken. Het is een efficiënte manier om de investeringen van werknemers in verschillende landen bij te houden.

Daarnaast zorg je met geautomatiseerde processen voor het beheer van aandelenopties of toekenningen van restricted stock units (RSU's) dat je internationale teams de juiste ondersteuning krijgen bij hun belastingaangiften.

Betalingen voor werknemers en zzp'ers

Met een geautomatiseerde global payroll solution betaal je werknemers en zzp'ers gemakkelijk uit, of ze zich nu in het binnen- of buitenland bevinden. Dit is zeer waardevol, aangezien belastingstructuren, betalingsmethoden en andere juridische arbeidsaspecten in elk land anders zijn.

Met geautomatiseerde payroll blijf je deze nalevingsregelingen met gemak de baas, zonder te maken te krijgen met dure fouten of vertraagde betalingen.

Makkelijker tijd en verlof registreren

Door te automatiseren kun je betaald verlof en tijd en aanwezigheid makkelijker registreren, waardoor je een duidelijker beeld krijgt van de tijd en het verlof van je teamleden over de hele wereld. Het kan er ook voor zorgen dat je werknemers het juiste bedrag uitbetaald krijgen, volgens het internationaal arbeidsrecht, zonder dat je deze gegevens handmatig hoeft bij te houden.

Gestroomlijnde opties voor belastingaangifte

Met een geautomatiseerd systeem bereken je snel en eenvoudig belastingen en houd je deze in, in lijn met lokale regelgeving. Zo beperk je het risico op niet-naleving. Je krijgt ook toegang tot een gecentraliseerde hub met al je werknemersgegevens, waardoor het eenvoudiger is om snel en nauwkeurig belastingaangifte te doen.

Automatisering zorgt ook voor minder menselijke fouten die worden gemaakt bij handmatige belastingaangifte en daarnaast heb je op elk gewenst moment realtime inzicht in je global payrollwerkzaamheden. Zo kun je weloverwogen beslissingen maken over de financiën van je bedrijf zonder dat je hoeft te wachten op rapportages aan het einde van de maand of te maken krijgt met andere vertragingen.

24/7 support

Een van de grootste voordelen van een geautomatiseerde global payroll solution is dat je 24/7 ondersteuning kunt krijgen van je partnerleverancier.

Met de juiste geautomatiseerde payroll-leverancier krijg je altijd snel antwoord op dringende vragen. Je hoeft je geen zorgen te maken over het missen van belangrijke deadlines door verschillen in tijdzones of taalbarrières: je ontvangt ondersteuning, waar in de wereld je team zich ook bevindt.

Hoe kan ik mijn global payroll automatiseren?

Nu je weet wat de voordelen van een geautomatiseerde global payroll zijn, is de vraag hoe je dit nu moet aanpakken.

Dit zijn de stappen die je moet volgen:

Een payroll-leverancier vinden voor je bedrijf

De beste optie om je internationale payroll te automatiseren, vooral voor kleinere bedrijven, is om het uit te besteden aan of gebruik te maken van een global HR-leverancier zoals Remote. Je werkt dan samen met ervaren experts die je global payroll kunnen regelen in meerdere landen. Ook zorgen zij voor naleving en nauwkeurigheid, al vanaf het onboardingsproces.

Zorg dat je je due diligence uitvoert voordat je een leverancier kiest die je kunt vertrouwen, betrouwbaar is en voldoet aan jouw specifieke wensen.

Je HR-gegevens veilig bewaren op één platform

Zorg ervoor dat al je HR-gegevens veilig opgeslagen en toegankelijk zijn via één platform, voordat je met de automatisering start. Door deze informatie centraal op te slaan, kun je eenvoudig de dossiers inzien van werknemers in verschillende landen. Zo ben je minder tijd kwijt dan wanneer je bestanden voor elke locatie of werknemer handmatig moet verzamelen.

Een gecentraliseerde database maakt het ook makkelijker om te voldoen aan je nalevingsverplichtingen. Je kunt de regelgevingen in verschillende rechtsgebieden beter bijhouden en hoeft niet meerdere systemen te updaten. Je team is hierdoor minder tijd kwijt aan handmatig werk en er worden geen fouten meer gemaakt bij het verwerken van buitenlandse betalingen.

Vertrouw op deskundig advies van je global payroll-leverancier

Je global payroll-leverancier moet veel kennis en expertise hebben als het gaat om naleving. Je leverancier moet op de hoogte zijn van lokale regelgeving, belastingverplichtingen, vakantiedagen, loon en andere belangrijke informatie. Je moet relevant en goed advies krijgen wanneer dat nodig is.

Door te handelen naar het advies van je global HR-partner, hoef jij geen geld en middelen te besteden aan het opzetten van een team van interne experts. Die heb je allemaal al, op één plek. Zorg dat je hier gebruik van maakt en vertrouw op de lokale expertise van de belasting- en juridische experts van je leverancier.

Hoelang duurt het om global payroll te automatiseren?

Hoelang het duurt om payroll te automatiseren, hangt af van het volgende:

1. de specifieke wensen en eisen van je organisatie

2. de complexiteit van je huidige payroll-infrastructuur

In het algemeen duurt het ergens tussen de zes weken en een paar maanden om over te stappen naar een geautomatiseerde global payroll solution. Dit proces omvat onder andere implementatie, onboarding, gegevensmigratie/-transformatie, het trainen van stakeholders en andere aanpassingen die jij wenselijk acht.

Het belangrijkste is om een ervaren partner te kiezen die je wensen begrijpt en elke stap van het traject goed kan begeleiden, van de eerste opzet tot de uiteindelijke lancering.

Wat is de beste tool om de global payroll voor mijn bedrijf te automatiseren?

Er zijn drie belangrijke factoren bij het kiezen van de juiste software:

Schaalbaarheid

Schaalbaarheid is belangrijk, want je wilt dat je leverancier met je mee kan groeien. Als jij sneller groeit dan je leverancier, moet je op een gegeven moment overstappen. Dat is een duur en tijdrovend proces.

Automatiseringsmogelijkheden

Zoals we in dit artikel al hebben besproken, is automatisering een essentiële manier om tijd en geld te besparen. Zoek een leverancier die zoveel mogelijk gebruikmaakt van automatisering, zonder af te doen aan naleving, nauwkeurigheid en veiligheid.

Klantenondersteuning

Tot slot is het belangrijk dat je leverancier kiest die echt nuttige klantenondersteuning kan bieden. Een goede leverancier biedt ondersteuning bij elke stap van het proces, trainingsmateriaal, selfservice-opties, en is 24/7 bereikbaar.

Global payroll automatiseren met Remote

De global payroll solution van Remote is ontwikkeld met al deze dingen in het achterhoofd. Met ons platform kun je:

  • je payrollprocessen samenvoegen en stroomlijnen.

  • tijdrovende administratieve taken reduceren.

  • zorgen dat je alle lokale belasting- en arbeidswetten naleeft.

  • payrollkosten verminderen.

  • 24/7 gebruikmaken van ondersteuning.

De automatiseringsfuncties van Remote nemen al het zware werk van je over, zodat jij je tijd, geld en middelen kunt besteden aan wat voor jou belangrijk is.

Praat met een van onze experts voor meer informatie over de voordelen van een geautomatiseerde global payroll en ontdek hoe we samen je bedrijf vandaag nog klaar kunnen maken voor de toekomst.

Vertrouw op de leider op het gebied van payroll in meerdere landen volgens G2 om overal ter wereld je team te betalen

Je hebt minder kosten, beheert belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden en voldoet overal ter wereld aan de regels als je je payroll consolideert met Remote.

Aan de slag

Abonneer je en ontvang de laatste blogposts en updates van Remote in je inbox.