Waar betalen remote werknemers belasting?

Remote werken geeft werknemers de mogelijkheid om honderden kilometers van hun woonplaats te werken, vanuit het comfort van hun eigen huis. Het betekent ook dat bedrijven de keuze hebben uit meer kandidaten. 

Maar aan deze vrijheid zijn ook verantwoordelijkheden verbonden.

Hoewel belastingen voor remote werknemers doorgaans niet ingewikkelder zijn dan voor traditionele kantoorwerknemers, zijn de meeste informatiebronnen over belastingen gericht op mensen in traditionele omgevingen. 

Mensen die thuiswerken (of als digital nomad), hebben niet altijd toegang tot de juiste informatie. 

In dit artikel leggen we uit wat de fiscale gevolgen zijn van remote werken in een ander land, wat de wettelijke gevolgen zijn en wat je verantwoordelijkheden als werkgever zijn.

Laten we beginnen. 

Hoe werkt de belasting als iemand remote werkt?

Het kan ingewikkeld zijn om inzicht te krijgen in de fiscale gevolgen van remote werken. Door de stijgende populariteit van remote werken, is het belangrijk dat remote werknemers én werkgevers hier inzicht in hebben.

De fiscale gevolgen van remote werken hangen af van een aantal factoren, waaronder:

• De woonplaats van de werknemer

• De locatie van de werkgever

• Hoeveel uur de werknemer op elke locatie aan het werk besteedt

De fiscale gevolgen voor remote werknemers verschillen per Amerikaanse staat. Zoals de lead manager bij AICPA zegt: "De 50 staten hebben 50 verschillende ideeën. Op dit moment is er geen federale oplossing. Elke staat werkt anders."

Net als traditionele werknemers zijn remote werknemers die in dezelfde staat als hun werkgever werken, doorgaans verplicht om de individuele inkomstenbelasting voor die staat te betalen. 

Remote werknemers die op een andere locatie werken dan de locatie van hun bedrijf moeten echter in meerdere staten of landen belasting betalen. Dit in tegenstelling tot 'traditionele' werknemers, die vaak maar in één staat belastingaangifte hoeven te doen. 

Sommige remote werknemers kiezen ervoor om te verhuizen naar een staat met lagere belastingen, zoals Alaska, om geld te besparen. Helaas komen ze er dan bij hun belastingaangifte achter dat ze een dubbel belastingtarief moeten betalen. 

Verschillende typen remote werk

Thuiswerken is de populairste vorm van remote werken, maar er zijn ook andere vormen. 

Telewerken

Bij telewerken werkt de werknemer thuis of op een andere remote locatie in plaats van op kantoor. In dit geval kan de werkgever verplicht zijn om belasting in te houden in zowel de staat waar de werknemer woont als de staat waar die werkt. 

Tijdelijk in een andere staat werken

Het kan voorkomen dat een werknemer naar een andere staat moet reizen vanwege een zakenreis of om een paar weken aan een project te werken. Afhankelijk van de duur van deze reis, kan de werknemer verplicht worden belasting te betalen in de staat waar die werkt en de staat waar de werkgever is gevestigd. 

'Remote werken' wordt vaak gebruikt als een parapluterm, maar de manier waarop een remote werknemer werkt, kan fiscale gevolgen hebben. 

Fiscale gevolgen voor remote werken vanuit een andere staat in de VS

Werknemers in de Verenigde Staten moeten doorgaans op twee niveaus belastingaangifte doen: op staatsniveau en federaal niveau. Op federaal niveau betalen ze belasting op basis van hun fysieke werklocatie, niet op basis van waar hun werkgever actief is.

Staatsbelastingen zijn wat ingewikkelder. 

Iemand die in Washington woont en remote werkt, kan bijvoorbeeld werken voor een bedrijf dat in Californië is gevestigd zonder belastingen te hoeven betalen voor de staat Californië. 

Remote werknemers die naar andere staten reizen om daar te werken, moeten mogelijk wel een belastingaangifte indienen voor niet-ingezetenen van de staat. 

Remote werknemers hoeven alleen een belastingaangifte voor niet-ingezetenen van de staat indienen als ze naar een andere staat reizen en tijdens hun verblijf in die staat werken. 

In bepaalde gevallen beschermt een wederkerigheidsovereenkomst remote werknemers tegen het inhouden van belastingen in hun werkstaat (de staat waar de werkgever is gevestigd) als ze zelf in een andere staat wonen.

Niet alle staten heffen inkomstenbelasting. Momenteel heffen de volgende staten geen inkomstenbelasting:

• Alaska

• Florida

• Nevada

• New Hampshire

• South Dakota

• Tennessee

• Texas

• Washington

• Wyoming

De grondwet van de staat Texas verbiedt de overheid van de staat zelfs om inkomstenbelasting in te voeren. Remote werknemers in deze staten die niet in andere staten werken, hoeven alleen op federaal niveau belastingaangifte te doen.

Werknemers in New Hampshire en Tennessee moeten mogelijk wel staatsbelastingen over beleggingen en andere inkomsten betalen, maar deze staten heffen ook geen belastingen op lonen. In tegenstelling tot fulltime en parttime werknemers moeten zzp'ers en zelfstandigen in New Hampshire in bepaalde situaties inkomstenbelasting betalen.

Voor remote werknemers in de VS blijft de fysieke locatie de bepalende factor voor de belastingen die moeten worden betaald. 

Werkgevers die werknemers buiten hun eigen staat in dienst nemen, moeten per staat voldoen aan hun verplichtingen om staatsbelastingen in te houden.

Wat is de 'convenience of the employer'-regel?

Het is een belastingwet die geldt voor remote werknemers die werken voor een werkgever in een andere staat. 

Volgens deze regel hoeft een werknemer alleen belasting te betalen in de staat waar die woont, als deze werknemer in de ene staat woont, maar remote werkt voor een werkgever in een andere staat. 

Er zijn echter een aantal voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat deze regel in werking treedt. 

De 'convenience of the employer'-test is een reeks vragen op basis waarvan wordt bepaald of een werknemer remote werkt omdat het de werkgever beter uitkomt, of omdat het de werknemer zelf beter uitkomt.  

Om aan deze test te voldoen, moet het zo zijn dat de werkgever de werknemer verplicht om remote te werken, in plaats van dat de werknemer er zelf voor kiest omdat het handiger is. 

Daarnaast moet de werknemer geen werk uitvoeren in de staat waar de werkgever is gevestigd. 

Deze regel is in de Verenigde Staten niet verplicht. Eigenlijk maken maar een paar staten er gebruik van, waaronder:

• Connecticut

• New York

• Nebraska

• Pennsylvania

• Delaware

• Arkansas

• Massachusetts

Belastingen voor remote werknemers buiten de Verenigde Staten

Bedrijven kunnen over de hele wereld remote werknemers aannemen, dus het is belangrijk om te weten wat de fiscale gevolgen zijn als je een buitenlandse remote medewerker aanneemt. 

Elk land heeft zijn eigen belastingwetgeving. 

Het is onbegonnen werk om te proberen de internationale belastingwetgeving in een paar alinea's samen te vatten.

 We beperken ons voor nu tot belastingverplichtingen voor remote werknemers die buiten de Verenigde Staten wonen, maar werken voor bedrijven die in de VS zijn gevestigd.

De Verenigde Staten heffen geen belastingen van niet-Amerikaanse burgers die in het buitenland wonen en voor bedrijven werken die in de VS zijn gevestigd. 

Als je een Amerikaans staatsburger bent en remote werkt vanuit een ander land, moet je mogelijk enkele formulieren invullen, maar meestal hoef je alleen belasting te betalen in het land waar je woont en werkt. 

Ondanks dat ze in het buitenland werken, moeten Amerikaanse staatsburgers met een hoog jaarsalaris van meer dan 100.000 dollar mogelijk wel belastingen in de VS betalen. Hoe dan ook, Amerikanen die in het buitenland werken, moeten sowieso belastingaangifte doen, ook als zij niets verschuldigd zijn.

Bedrijven in de VS kunnen werknemers in andere landen niet rechtstreeks in dienst nemen.

Als een Amerikaans bedrijf iemand in het buitenland in dienst wil nemen, moet het bedrijf het lange en complexe proces van het oprichten van een eigen lokale entiteit doorlopen (wat maanden kan duren en duizenden dollars kan kosten) of de werknemer aannemen via een EOR, zoals Remote.

Zonder een EOR kiezen de meeste Amerikaanse bedrijven ervoor om internationale werknemers als zzp'ers te behandelen. Maar als ze niet voorzichtig zijn, kan dit tot allerlei problemen leiden voor werknemers en bedrijven.

Aan mensen die als zpp'er werken, mogen over het algemeen geen beperkingen worden opgelegd met betrekking tot werktijden, de manier waarop ze worden betaald, de tarieven die ze in rekening brengen en de vraag of ze voor meerdere bedrijven mogen werken. 

Medewerkers die niet aan de definitie van een zzp'er voldoen, kunnen op grond van lokale wetgeving als werknemers worden beschouwd.

Het verkeerd classificeren van werknemers kan leiden tot enorme straffen voor de bedrijven die in overtreding zijn, zowel binnen als buiten de VS. 

Beide partijen moeten een document tekenen waarin de aard van de relatie duidelijk beschreven staat, en deze relatie regelmatig evalueren om te bevestigen dat er niets is veranderd.

Mensen die buiten de VS wonen en als zzp'er werken, moeten eraan denken om geld opzij te zetten voor hun eigen belastingen. Werkgevers houden over het algemeen geen belastingen in van zzp'ers en doen ook geen betalingen aan overheidsinstanties namens hen. 

Omdat belastingtarieven voor zzp'ers per land verschillen, moeten zzp'ers lokale richtlijnen raadplegen voor specifieke belastingtarieven.

Best practices bij remote werken vanuit een andere staat

Remote werknemers binnen en buiten de VS hebben verschillende mogelijkheden om hun belastingverplichtingen te beperken. 

Hier zijn enkele suggesties:

• Ken je status als zzp'er of werknemer.Ga niet uit van de aard van een relatie als je deze niet schriftelijk hebt verduidelijkt. Zoek in lokale wetgeving op wat zzp'ers onderscheidt van werknemers en vraag je werkgever hoe ze jou hebben geclassificeerd. Als werkgevers erachter komen dat ze een teamlid onjuist hebben geclassificeerd, moeten ze deze fout zo snel mogelijk herstellen.

• Maak jezelf vertrouwd met lokale belastingwetgeving. Landen, staten, regio's en plaatsen hanteren allemaal eigen wetten en vereisten voor inkomstenbelasting. Win informatie in over lokale wetgeving voordat je naar een andere plaats verhuist en daar belastingaangifte doet. Vaak is het voor werknemers goedkoper en makkelijker om de hulp van een belastingprofessional in te roepen dan om zelf deze onbekende materie te moeten doorgronden. Werkgevers met internationale werknemers en zzp'ers hebben meestal hulp van derden nodig, zoals een PEO of EOR, om compliant te blijven.

• Vraag je werkgever om je in dienst te nemen via een EOR. Mensen die buiten de VS werken als zzp'er of werknemer, krijgen niet altijd de ondersteuning die ze nodig hebben. Door zaken op het gebied van payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en naleving uit te besteden aan een EOR, zoals Remote, kunnen bedrijven de naleving van lokale arbeids- en belastingvoorschriften garanderen en hun internationale teams tegelijkertijd een betere ervaring bieden.

Je verantwoordelijkheden als werkgever

Als werkgever moet je ervoor zorgen dat je remote werknemers compliant zijn en voldoen aan de lokale belastingwetgeving.

Als je een remote werknemer hebt die in een andere staat werkt, is het belangrijk om de volgende onderdelen van de wetgeving van die staat te checken:

• Belastingwetgeving

• Wetten voor uitbetalingsdata

• Inhoudingen

• Werknemersvergoedingen

• Payroll-belastingen

• Betaald verlof

• Vereisten voor salarissen en overuren

Het is ook een goed idee om jezelf bekend te maken met de belastingwetgeving van je eigen staat en andere regelgeving waar je bedrijf wellicht aan moet voldoen.

Dit kan intimiderend klinken, maar als je ervoor zorgt dat je belastingverplichtingen vanaf het begin goed geregeld zijn, worden compliance en aangifte doen een eitje.

Een zorgeloze manier om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de fiscale gevolgen van remote werken is een gids over international payroll processing te raadplegen.

Remote heeft een uitgebreide gids opgesteld waarin wordt uitgelegd hoe je payroll voor remote werknemers, gelokaliseerde services en betaaldiensten voor zzp'ers kunt opzetten. 

Door deze richtlijnen te volgen kun je ervoor zorgen dat je voldoet aan al je belastingverplichtingen als werkgever en voorkom je juridische of financiële straffen. 

Download een checklist voor het internationaal werven van medewerkers

Ga aan de slag met deze checklist en blijf compliant bij het wereldwijd aannemen van medewerkers.

Downloaden

Het gaat niet alleen om financiën

Belastingen zijn slechts een onderdeel van de zeer complexe combinatie van internationaal werken en werven. Medewerkers moeten bijvoorbeeld soms ook een visum regelen en een cultuurschok en taalbarrière zien te overwinnen. Ondertussen moeten bedrijven zich bezighouden met de payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en compliance.

Mensen verdienen het om bij geweldige bedrijven te werken, waar ze ook wonen. Daarom bestaat Remote: met onze hulp kunnen bedrijven overal ter wereld medewerkers werven, omdat wij de payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en lokale naleving voor onze rekening nemen. Bekijk onze landenpagina om erachter te komen waar we bedrijven de mogelijkheid te bieden met toptalent uit de hele wereld te werken.

Vertrouw op het beste internationale payrollbedrijf om compliant te blijven

Werf en betaal je wereldwijde team met Remote en werk samen met ons team van wereldwijde belastingexperts.

Aan de slagEen demo plannen