Verkeerde classificatie van werknemers en zzp'ers: expertgids

Om verkeerde classificatie van werknemers te vermijden, is het belangrijker wát je doet dan of je het opzettelijk doet. Behandel je een teamlid als een werknemer, dan zien toezichthouders die persoon uiteindelijk ook als een werknemer, ook al was het nooit je bedoeling om een dergelijke relatie tot stand te brengen.

Je bedoelingen spelen natuurlijk wel een rol. Veel landen leggen flinke boetes op aan bedrijven die opzettelijk de wet overtreden. Maar als je compliant wilt blijven, moet je die goede bedoelingen ook uitvoeren.

Een gids over verkeerde classificatie van werknemers en zzp'ers

Steeds meer bedrijven zien de waarde in van het inzetten van zzp'ers. Je bent niet langer gebonden aan het talent in je regio en het is minder moeilijk om een zzp'er aan te nemen en te betalen. Een win-winsituatie, toch?

Helaas brengt het aannemen van zzp'ers ook een inherent risico op verkeerde classificatie met zich mee. Dus hoe beperk je het risico op verkeerde classificatie als je werkt met internationaal talent? Lees nog even door. We hebben deze gids gemaakt om je te helpen verkeerde classificaties te voorkomen. Je kunt ook onze gratis calculator voor het risico op verkeerde classificatie van werknemers gebruiken om te zien in hoeverre je risico loopt en wat je kunt doen om het op te lossen.

Wat is verkeerde classificatie?

Er is sprake van verkeerde classificatie als een bedrijf een medewerker bewust of onbewust in de verkeerde categorie indeelt. Hoewel de boetes en straffen bij opzet meestal zwaarder zijn, kunnen bedrijven ook bij een oprechte vergissing te maken krijgen met straffen.

Helaas zijn er veel werkgevers die hun medewerkers opzettelijk verkeerd classificeren om te profiteren van de voordelen. Voor zzp'ers hoef je geen belasting en verzekeringspremies af te dragen en kan het arbeidscontract veel flexibeler zijn, wat gunstig is voor het bedrijf. Zzp'ers zijn makkelijker te ontslaan en de payroll is veel overzichtelijker als je geen secundaire arbeidsvoorwaarden of bijdragen aan de sociale zekerheid hoeft te berekenen.

Maar zelfs als je medewerkers op de juiste manier probeert te classificeren, kun je tegen problemen aanlopen. Je hebt bijvoorbeeld een zzp'er ingehuurd om een kleine opdracht voor je bedrijf uit te voeren. Je bent erg tevreden en huurt de zzp'er weer in voor andere opdrachten. Op termijn kan dat betekenen dat de aard van de relatie verandert. Als je niet regelmatig checkt of de classificatie nog klopt, kun je over het hoofd zien dat je zzp'er nu technisch gezien een werknemer is geworden.

Tot welke categorie iemand behoort, is niet altijd even duidelijk. Lokale wetten verschillen en veranderen ook nog eens in de loop der tijd. In 2021 wijzigde Nederland bijvoorbeeld de regels ten aanzien van verkeerde classificatie en werd de handhaving van die regels strenger. Dat betekent dat je informatie altijd moet kloppen om compliant te blijven.

Verkeerde classificatie betekent niet alleen dat de medewerker secundaire arbeidsvoorwaarden en voorzieningen worden onthouden, maar ook dat de overheid minder inkomsten krijgt. Daarom wordt er in veel landen steeds harder opgetreden, vooral nu de gig-economie groeit. Overheden gaan strenger handhaven, verhogen de straffen en scherpen de wetgeving aan.

Wat wordt verstaan onder de classificatie van werknemers en medewerkers?

De classificatie van werknemers en medewerkers heeft betrekking op de status van de medewerker in de ogen van de lokale overheid. In de meeste gevallen is een medewerker een werknemer (wat inhoudt dat het bedrijf meer verantwoordelijkheden heeft) of een zzp'er.

Verschillende landen hanteren verschillende definities voor werknemers en zzp'ers voor arbeidsrecht en belastingheffing. Wanneer een bedrijf iemand aanneemt, moet het die persoon ]in de juiste categorie indelen, met behulp van de juiste documentatie, en alle toepasselijke wetgeving volgen.

Een werknemer heeft recht op meer secundaire arbeidsvoorwaarden en bescherming dan een zzp'er. Afhankelijk van het land kunnen deze secundaire arbeidsvoorwaarden bestaan uit:

• Minimumloon

• Betaling van overuren

• Vakantie

• Zorg- en ziekteverlof

• Sociale zekerheid of pensioen

• Werkloosheidsvoorzieningen

• Ziektekostenverzekering

• Een veilige werkplek garanderen

• Bescherming bij beëindiging van het dienstverband

Ook de payroll en belastingaangifte zijn verschillend geregeld voor werknemers en zzp'ers. Bij werknemers is de werkgever verantwoordelijk voor de inhouding van payrollbijdragen (en soms voor een werkgeversdeel), de betaling van payrollbelasting en de bijdragen aan het verzekeringsstelsel.

Werknemer versus zzp'er: wat is het verschil?

Wat zorgt ervoor dat de ene medewerker een werknemer is en de andere een zzp'er? Het antwoord hangt af van een aantal zaken, waaronder de tijd, de werklocatie, de apparatuur, de betaalwijze en de vrijheid om ander werk aan te nemen.

In het algemeen hangt het onderscheid tussen een werknemer en een zzp'er af van de mate waarin het bedrijf zeggenschap heeft over de medewerker. Hoe meer zeggenschap een bedrijf heeft over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd en hoe de medewerker wordt betaald, hoe groter de kans is dat de medewerker als werknemer moet worden aangemerkt.

Elk land heeft daarvoor zijn eigen richtlijnen. De International Revenue Service (IRS) in de Verenigde Staten zegt bijvoorbeeld het volgende: "Iedereen die diensten voor je verricht, is je werknemer als je zeggenschap hebt over wat er gedaan wordt en hoe dit wordt gedaan.

Dat geldt ook als iemand een bepaalde handelingsvrijheid geeft. Wat bepalend is, is dat je het recht hebt om te zeggen hoe het werk precies moet worden uitgevoerd." Zorg ervoor dat je goed nagaat wat de regels zijn in elk land waar je met internationale zzp'ers werkt.

Die regels kunnen verschillen per land, maar meestal kun je aan de hand van de antwoorden op de volgende vragen inschatten of een werknemer verkeerd geclassificeerd is:

Wie beslist wanneer het werk wordt uitgevoerd?

Werknemers werken meestal op basis van een rooster, waarbij het bedrijf aangeeft op welke uren en dagen er gewerkt wordt. Veel werknemers werken van 9 tot 5, van maandag tot vrijdag. Zzp'ers kunnen daarentegen zelf de werkuren bepalen en net zoveel pauzes nemen als ze willen, zolang het product of de dienst maar op tijd geleverd wordt.

Waar wordt het werk verricht?

Werknemers werken vaak in een kantoorruimte van het bedrijf of een ander vast gebouw, terwijl zzp'ers hun werk overal kunnen doen. Maar zelfs vóór de pandemie was remote werken al in opkomst.

Tegenwoordig is het heel gebruikelijk dat werknemers thuis of op een andere locatie werken. In die situaties zal iemand die in een bedrijfskantoor werkt, sneller als werknemer worden aangemerkt. Maar omgekeerd is een werknemer die buiten dat kantoor werkt niet noodzakelijkerwijs een zzp'er.

Wie levert de apparatuur?

Over het algemeen verstrekken werkgevers werknemers middelen om hun werk te doen. Deze middelen kunnen bestaan uit computers, mobiele telefoons, speciale software en abonnementen of andere tools. Zzp'ers gebruiken eigen apparatuur en abonnementen, die ze zelf hebben aangeschaft.

Wie voert het werk uit?

Als een werkgever een werknemer aanneemt, is de verwachting dat het product of de dienst door de werknemer zelf wordt uitgevoerd. Als het werk door de medewerker gedaan móet worden, is diegene een werknemer. Een zzp'er kan werkzaamheden waar nodig delegeren.

Hoe wordt de medewerker betaald?

De meeste werknemers worden op regelmatige basis betaald via een systeem voor payroll. Als onderdeel van de payroll houdt het bedrijf de verplichte belastingen in en draagt namens de werknemer de bijdragen voor sociale zekerheid af.

Bij zzp'ers wordt geen belasting ingehouden op de betaling, die vaak plaatsvindt op basis van facturen. Werknemers hoeven geen facturen in te dienen om regelmatig betaald te worden. Het salaris wordt ofwel op gezette tijden betaald of er wordt gebruikgemaakt van een urensysteem met in- en uitklokken.

Hoe belangrijk is het werk?

Nu wordt het lastig. In veel landen is het zo dat als een medewerker een dienst verleent die voor het bedrijf van vitaal belang is, men ervan uitgaat dat diegene een werknemer is. Zzp'ers worden vaak ingezet om aanvullende diensten te verlenen, zoals het opstellen van een marketingplan of het bouwen van een website. Dat is echter een kwestie van interpretatie.

Ter illustratie een voorbeeld: als het bedrijf websites voor klanten maakt en iemand inhuurt om enkele van die websites te maken, is die persoon waarschijnlijk een werknemer. Als een bedrijf gloeilampen maakt en een zelfstandige websitebouwer vraagt om een website voor het bedrijf te maken, is die medewerker waarschijnlijk een zzp'er.

Wat is de duur van de relatie?

Of er al dan niet sprake is van een vaste aanstelling kan het verschil uitmaken tussen een werknemer en een zzp'er. In sommige landen kan een medewerker correct geclassificeerd zijn als zzp'er en vervolgens een werknemer worden als er na een bepaalde tijdsperiode nog steeds een relatie met het bedrijf bestaat.

In landen met contracten voor bepaalde tijd mogen medewerkers vaak niet meerdere contracten voor bepaalde tijd bij dezelfde werkgever tekenen. De werkgever moet dan na afloop van het contract ofwel de relatie beëindigen of de werknemer een vaste aanstelling in het bedrijf aanbieden.

Contractor Management —

17 min

Zzp'er versus werknemer: wie neem je aan?

Krijg inzicht in de belangrijkste verschillen tussen zzp'ers en werknemers en bepaal welke overeenkomst het beste gaat werken voor jouw bedrijf.

Verkeerde classificatie volgens de Fair Labor Standards Act (FLSA)

De FLSA is een federale wet die medewerkers in de VS beschermt met regels voor het minimumloon, de uitbetaling van overuren en andere werkgerelateerde zaken. Werknemers hebben zo de garantie op een fatsoenlijk loon en veilige werkomstandigheden. Je moet bekend zijn met en voldoen aan de vereisten van de FLSA om een rechtmatige, ethische werkplek te creëren en juridische problemen te voorkomen.

Je kunt je medewerkers verkeerd classificeren door ze onjuist als zzp'ers te bestempelen als ze eigenlijk werknemers zijn, of als vrijgestelde werknemers als ze niet-vrijgestelde werknemers zijn.

Werkgevers die hun werknemers niet juist classificeren kunnen te maken krijgen met strenge straffen, boetes en terugbetalingsverplichtingen, zoals vastgelegd in de FLSA. De Department of Labor (DOL) kan onderzoek uitvoeren en nalevingsvoorschriften opleggen.

Het is voor werknemers ook belangrijk om op de hoogte te zijn van hun rechten en van de classificatie volgens de FLSA, zodat ze een eerlijk salaris en bescherming krijgen.

Algemene zzp-gerelateerde misvattingen

Dit zijn een paar algemene misvattingen over zzp'er zijn:

Sommige mensen denken dat ze met een 1099-formulier zzp'er zijn. Als je werkgever je om federale belastingredenen bestempelt als zzp'er, ontvang je een 1099-belastingformulier. Dit formulier betekent echter niet dat je correct bent bestempeld als zzp'er voor federale belastingdoeleinden.

Sommige werknemers denken dat ze zzp'er zijn omdat ze remote werken of flexibele uren hebben. Maar dat je niet op kantoor werkt, betekent niet dat je een zzp'er bent. Zzp'ers en werknemers kunnen beide telewerken, thuiswerken of op kantoor werken.

Sommige mensen denken dat een zzp-overeenkomst betekent dat ze een FLSA-compliant zzp'er zijn. Elke stempel die jij of je werkgever echter geeft aan de werknemersrelatie, ook al is het in een overeenkomst die je hebt ondertekend, is irrelevant. Wat van belang is, is of je huidige situatie aantoont dat je afhankelijk bent van je werkgever voor je salaris (als werknemer) of dat je voor jezelf werkt (als zzp'er).

Sommige mensen denken dat een werknemersidentificatienummer en papierwerk waarin staat dat ze voor een LLC of andere bedrijfsentiteit werken, betekent dat ze een zzp'er zijn. Dat je een EIN of papierwerk waarin staat dat je een LLC, eenmanszaak of ander bedrijfstype hebt, betekent niet dat je zzp'er bent. Dit is vooral van belang als je werkgever wil dat je zakelijk papierwerk indient en een bedrijfsnaam hebt om de baan te krijgen of uitbetaald te worden. Als je werk onder de wettelijke definitie van een dienstverband valt, ben je een werknemer. Hierbij is de beschrijving van de relatie die op papier staat, niet relevant.

De juiste classificatie helpt om werk eerlijk en gelijkwaardig te houden. Zo worden zowel de rechten van de medewerkers als de juridische en financiële veiligheid van de werkgever gewaarborgd.

Wat zijn de risico's van verkeerde classificatie van een werknemer?

Het verkeerd classificeren van een werknemer kan ernstige risico's met zich meebrengen. Enkele mogelijke consequenties zijn:

Straffen en boetes 

Als de DOL en de IRS vinden dat je bedrijf een werknemer verkeerd heeft geclassificeerd, kun je te maken krijgen met strenge straffen of boetes. In het geval dat je meerder werknemers verkeerd hebt geclassificeerd of de verkeerde classificatie voor langere tijd plaatsvindt, kunnen deze boetes snel oplopen en een aanzienlijke financiële last vormen.

Achterstallig loon en secundaire arbeidsvoorwaarden: 

Als je je medewerkers verkeerd classificeert, kan het zijn dat hun payrollbelastingen (waaronder die voor sociale zekerheid, Medicare in de VS en werkloosheid) niet betaald worden. Je bedrijf kan geconfronteerd worden met juridische consequenties als het werknemers niet betaalt voor secundaire arbeidsvoorwaarden zoals pensioenbijdragen, een ziektekostenverzekering en andere voordelen. Deze belastingen niet inhouden of overmaken kan leiden tot straffen van de IRS. Je kunt ook verplicht worden om werknemers te compenseren voor derving van loon of secundaire arbeidsvoorwaarden door de verkeerde classificatie.

Juridische problemen 

De juiste classificatie herkennen en vaststellen is van essentieel belang om als werkgever een goede reputatie te behouden. Juridische gevechten, negatieve publiciteit en nauwlettend openbaar toezicht kunnen ervoor zorgen dat werknemers, klanten en zakelijke partners je minder betrouwbaar vinden. Negatieve publiciteit heeft ook negatieve invloed op de naam van je bedrijf, waardoor het lastiger wordt om toptalent te werven en behouden.

Daarnaast kan het resulteren in een hoog personeelsverloop en wantrouwen in het management als werknemers vinden dat ze geen eerlijk salaris of eerlijke secundaire arbeidsvoorwaarden krijgen.

Operationele verstoringen

De verkeerde classificatie van werknemers kan de reguliere bedrijfswerkzaamheden ontregelen. Juridische procedures, audits en pogingen om weer compliant te worden, kunnen je aanzienlijk afleiden van de kernactiviteiten van je bedrijf. 

Daarnaast kan een regelgevende autoriteit, als deze erachter komt dat je bedrijf medewerkers verkeerd classificeert, meer onderzoeken en audits gaan uitvoeren om je interne bedrijfswerkzaamheden verder uit te pluizen. Deze verstoringen hebben mogelijk invloed op je productiviteit en de algemene bedrijfsprestaties.

Imagoschade

Een algemene consequentie van de verkeerde classificatie van werknemers is dat je in strijd bent met arbeidswetten. Verkeerd geclassificeerde medewerkers ontvangen wellicht niet het minimumloon of de uitbetaling van overuren die in de federale en nationale wetgeving zijn vastgesteld. Daardoor kun jij als werkgever te maken krijgen met ernstige juridische risico's, zoals onderzoeken of handhavingsacties voor niet-naleving.

Verkeerd geclassificeerde medewerkers kunnen hun werkgevers aanklagen voor een vergoeding voor niet-betaald loon en onbetaalde overuren. Het aanvechten van deze rechtszaken kan kostbaar zijn, en het kan zijn dat je je een dure schikking moet treffen. Zaken over verkeerde classificatie escaleren vaak in groepsvorderingen, die de aanzienlijke financiële en imagoschade die je al over je heen krijgt, verder kunnen verergeren.

Verkeerde classificatie van werknemers kan ook verborgen kosten met zich meebrengen. Medewerkers die erachter komen dat ze eigenlijk geen zzp'er, maar werknemer hadden moeten zijn, krijgen een negatieve indruk van je bedrijf. Sommigen willen misschien niet meer voor je werken of vertellen anderen dat ze je bedrijf beter kunnen vermijden.

De straffen voor misclassificatie van werknemers en zzp'ers verschillen per land, maar de meeste landen volgen een vergelijkbaar scenario. Het bedrijf in kwestie is verantwoordelijk voor het betalen van boetes, straffen, achterstallige belastingen en achterstallige secundaire arbeidsvoorwaarden, zowel aan de werknemer als aan de overheid.

Gebruik onze gratis tool voor het risico op verkeerde classificatie om te checken hoeveel risico jij loopt.

Hoe kan ik als werkgever de verkeerde classificatie van werknemers vermijden? 

Als je zowel werknemers als zzp'ers hebt, kun je verkeerde classificatie voorkomen door je te verdiepen in de lokale wetten voor naleving op de locaties waar je zzp'ers wonen. De regels voor verkeerde classificatie op basis van het 1099-formulier in de Verenigde Staten zijn bijvoorbeeld anders dan de regels voor IR35 in het Verenigd Koninkrijk.

Hoewel elke situatie uniek is, kun je best practices volgen om verkeerde misclassificatie van werknemers te vermijden:

• Vraag advies aan juridisch deskundigen.

• Maak gebruik van de tools en zelfevaluatiediensten van de overheid.

• Loop al je contracten met zzp'ers nog eens goed na.

• Zorg dat je managers zich bewust zijn van de juiste manier van classificeren en voorzichtig te werk te gaan bij het toewijzen van werkzaamheden aan zzp'ers.

• Zet zzp'ers om naar werknemers als je ontdekt dat ze verkeerd geclassificeerd zijn.

Een andere handige manier om te zorgen dat werknemers niet verkeerd worden geclassificeerd, is samenwerken met een employer of record (EOR). Zo'n externe entiteit heeft de juridische verantwoordelijk om namens een bedrijf werknemers aan te nemen.

EOR's blijven op de hoogte van wijzigingen in de arbeidswetgeving zodat ze bedrijven zoals dat van jouw kunnen helpen om compliant te blijven met federale, nationale en lokale wetten. Ze garanderen conformiteit met buitenlandse arbeidswet- en regelgeving als je bedrijf een internationaal team heeft. Zo zorgen ze ervoor dat werknemers correct worden geclassificeerd en dat je de lokale arbeidswetten volgt. De kans op verkeerde classificatie is dan een stuk kleiner.

Met een EOR heb je dus de gemoedsrust dat je bedrijf compliant is met arbeidswetten en weet je zeker dat je niet te maken krijgt met verkeerd geclassificeerde werknemers. En als je de verantwoordelijkheden van het aannemen van nieuwe mensen delegeert, kun je je helemaal richten op de kernactiviteiten van je bedrijf.

Als je op zoek gaat naar een EOR-partner check dan of de EOR erom bekend staat dat ze alle lokale arbeidswetten naleven. De EOR moet op de hoogte zijn van de arbeidswetten van de landen waar je mensen aanneemt om compliance te garanderen.

Verkeerde classificatie van werknemers berekenen

Het berekenen van de vergoeding voor verkeerde classificatie van medewerkers is geen exacte wetenschap. Wat werkt in het ene land, werkt misschien niet in het andere. Maar los van de locatie moet je je in het algemeen voorbereiden op het terugbetalen van alle secundaire arbeidsvoorwaarden en bijdragen aan de sociale zekerheid waar de werknemer recht op zou hebben gehad als hij of zij op de juiste manier geclassificeerd zou zijn.

Als je erachter komt dat je een werknemer verkeerd hebt geclassificeerd, kun je aan de hand van een aantal factoren een schatting maken van hoeveel je verschuldigd bent:

• Sinds wanneer is de medewerker verkeerd geclassificeerd?

• Wat heb je de medewerker betaald?

• Hoeveel zou iemand met een fulltime functie bij je bedrijf en vergelijkbare taken verdienen?

• Welke secundaire arbeidsvoorwaarden zou je normaal gesproken aanbieden aan een werknemer met dat niveau van senioriteit?

• Hoeveel belasting zou je hebben afgedragen namens de werknemer?

• Voor welk bedrag aan belastingen zou de werknemer verantwoordelijk zijn geweest?

• Wat zijn de richtlijnen van de overheid voor straffen wegens verkeerde classificatie?

Naast deze vragen is het ook belangrijk of je de verkeerde classificatie zelf hebt ontdekt. Als dat zo is, kun je misschien de zwaarste straffen en boetes vermijden. Als het probleem door de overheid is ontdekt of als de werknemer een klacht heeft ingediend, moet je misschien het maximale bedrag betalen.

Verkeerde classificatie van werknemers corrigeren

Als je erachter komt dat je een teamlid verkeerd hebt geclassificeerd, verbreek dan niet simpelweg de samenwerking in de hoop dat het probleem verdwijnt. Je hebt nog steeds de verantwoordelijkheid om deze persoon (en mogelijk de overheid) te betalen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en andere voordelen.

Je kunt een verkeerde classificatie alleen rechtzetten door alsnog te voldoen aan je verplichtingen tegenover de werknemer en de overheid. Dat betekent dat je de achterstallige belastingen, bijdragen aan secundaire arbeidsvoorwaarden, pensioenbijdragen en eventuele boetes alsnog moet betalen.

Je komt misschien in de verleiding om de relatie met de werknemer te beëindigen in de hoop dat het probleem dan vanzelf verdwijnt, maar die strategie kan een averechts effect hebben. Overheden treden veel zwaarder op tegen bedrijven die bewust de wetten voor verkeerde classificatie overtreden.

Bekende rechtszaken over de verkeerde classificatie van werknemers

Er zijn verschillende rechtszaken geweest, dus denk goed na voordat je zzp'ers verkeerd classificeert.

• Dynamex Operations W. versus Superior Court: In deze zaak in Californië werd besloten dat het bedrijf moet aantonen dat een medewerker geen werknemer. Bovendien werd in deze zaak de zogenaamde 'ABC'-test beschreven, aan de hand waarvan wordt bepaald of een medewerker voldoende onafhankelijk van het bedrijf is om als zzp'er te worden aangemerkt.

• Uber BV en anderen (rekwiranten) versus Aslam en anderen (verweerders): Uber verloor deze zaak in het VK waarin werd bepaald dat de chauffeurs feitelijk 'werknemers' zijn en geen zzp'ers. Het VK kent een hiërarchie in arbeidsverhoudingen die bestaat uit 3 lagen, waarin werknemers, medewerkers en zzp'ers allemaal bepaalde rechten hebben.

• Van Dusen et al. versus Swift Transportation: In deze zaak, die meer dan 9 jaar duurde, moest Knight-Swift Transportation uiteindelijk meer dan 100 miljoen dollar schadevergoeding betalen aan ongeveer 20.000 medewerkers die verkeerd als eenmansbedrijf waren geclassificeerd. Bedrijven moeten goed stilstaan bij de financiële schade die kan ontstaan door een bijna 10 jaar durende rechtszaak en een dure schikking en problemen rond classificatie serieus nemen.

Deze rechtszaken vonden weliswaar in een ander land plaats, maar de waarschuwingen voor werkgevers zijn duidelijk. De wetgeving kan snel veranderen en als de regels eenmaal gewijzigd zijn, kunnen werkgevers bij wie een overtreding wordt vastgesteld, niet buiten de wet blijven opereren.

Overzicht van de belastingen en formulieren voor zzp'ers

In de VS zijn de belastingformulieren die je voor zzp'ers moet indienen, recent gewijzigd. Hier vind je enkele formulieren waarvan bedrijven op de hoogte moeten zijn:

• Formulier W-9: Op dit formulier worden de gegevens van de zzp'er verzameld, waaronder de naam en het Tax Identification Number (TIN, vergelijkbaar met het Nederlandse bsn-nummer).

• Formulier W-8-BEN: Aan de hand van dit formulier wordt de buitenlandse status van niet-ingezeten vreemdelingen in de VS bepaald voor belastingdoeleinden.

• Formulier 1096: Dit formulier is een soort voorblad voor de formulieren die op zzp'ers betrekking hebben en per fysieke post naar de IRS worden gestuurd. Als je de formulieren digitaal indient, hoef je het 1096-formulier niet in te dienen.

• Formulier 1099: Vroeger moesten werkgevers van zzp'ers uit de VS formulier 1099-MISC indienen, maar dat is nu 1099-NEC. Formulier 1099-NEC (NEC staat voor 'non-employee compensation') is bedoeld voor de declaratie van betalingen die zijn verricht aan personen die niet in dienst van het bedrijf zijn.

Elk land heeft zijn eigen voorschriften voor classificatie van zzp'ers en belastingformulieren. Zorg dat je altijd advies inwint bij een lokale juridische deskundige in de landen waar je zzp'ers werken, zodat je zeker weet dat alle belastingen correct worden ingediend.

Wat zijn de lastige kwesties bij het beheren van internationale zzp'ers?

Ook als je goed op de hoogte bent van de regelgeving in je eigen land, is het zonder hulp van lokale arbeidsexperts lastig om in meerdere landen je risico's te beheersen. Je moet rekening houden met het volgende:

• De wetgeving verschilt van land tot land.

• Wetten veranderen in de loop der tijd.

• Wetten zijn onderhevig aan interpretatie.

• De aard van je relatie met een medewerker kan in de loop der tijd veranderen.

Er gaan lastige kwesties spelen als je werkt met internationale zzp'ers. Misschien ben je verplicht om betalingen uit te voeren in een lokale valuta van een goedgekeurde bank, zoals het geval is in Mexico.

Een nauwkeurige classificatie is ook belangrijk voor het indienen van de juiste belastingformulieren. In de Verenigde Staten geven bedrijven betalingen aan zzp'ers op via formulier 1099-NEC, terwijl volwaardige werknemers formulier W-2 invullen.

Naast de mogelijke straffen voor verkeerde classificatie, kun je ook te maken krijgen met straffen als je bepaalde formulieren niet hebt ingediend. De straffen in de VS beginnen bij 50 dollar per formulier en worden hoger naarmate er meer tijd verstrijkt of de overtreding ernstiger is.

Een andere lastige kwestie ontstaat als je problemen hebt met het opstellen van een aantrekkelijk beloningspakket omdat je geen volledig inzicht hebt in de lokale economie. Zonder dat inzicht wordt het moeilijk voor je bedrijf om compliant te blijven en te concurreren voor het beste lokale talent.

Met zoveel factoren die het beheer van internationale zzp'ers tot een uitdaging maken, wil je misschien wel wat hulp van deskundigen krijgen.

Wat is de beste manier om de naleving te regelen voor een internationaal verspreid team?

Er zijn 2 opties om de naleving voor je internationale zzp'ers en werknemers te regelen.

Investeren in een lokale entiteit en een netwerk van lokale partners opbouwen

Als je bedrijf over veel tijd en geld beschikt, kun je lokale entiteiten en HR-teams opzetten in de landen waar je actief bent. Je kunt dan je eigen lokale specialisten inhuren die weten hoe medewerkers geclassificeerd moeten worden, wettelijk bevoegd zijn om medewerkers in dienst te nemen en te betalen en verstrekkende kennis hebben van alle lokale wet- en regelgeving. Bovendien kun je dan samenwerkingsverbanden opzetten met lokale juristen, administratiekantoren en bedrijven die secundaire arbeidsvoorwaarden regelen.

Deze optie wordt doorgaans alleen door grote ondernemingen overwogen. Tenzij je plannen hebt voor agressieve uitbreiding naar één bepaald land, is het niet zinvol om tienduizenden dollars uit te geven en enkele maanden (of langer) te wachten tot je eigen buitenlandse entiteit is opgericht.

Samenwerken met een EOR

De meeste bedrijven die met werknemers in andere landen werken, kiezen ervoor om met een EOR te werken. Je EOR neemt namens jou de medewerkers in andere landen in dienst en regelt de payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en naleving voor je internationale teamleden.

Je medewerkers correct classificeren met Remote

Als de meest vertrouwde EOR in de sector biedt Remote de zekerheid en expertise die je nodig hebt om je internationale team uit te breiden. We bieden alleen diensten aan in landen waar we beschikken over onze eigen lokale juridische entiteit. Dat betekent dat we overal waar je mensen aanneemt lokale expertise kunnen garanderen. Dit is een garantie waar geen enkele andere EOR tegenop kan. Omdat we zelf de eigenaar zijn van die entiteiten, kunnen we volledig transparante tarieven bieden zonder verborgen kosten.

Als je je zorgen maakt over de verkeerde classificatie van zzp'ers in je eigen land of in het buitenland, laat dit er je dan niet van weerhouden om je bedrijf te laten groeien. Meld je vandaag nog aan bij Remote en laat onze HR-experts je helpen bij het beheer van je zzp'ers, soepele onboarding van werknemers en het verzorgen van alle global HR-diensten die je bedrijf nodig heeft.

Gebruik onze checklist voor compliance van zzp'ers om verkeerde classificatie te voorkomen

Neem deze checklist door om beter te kunnen bepalen of je nieuwe teamlid een zzp'er of werknemer is.

Downloaden