Werkvergunningen en visums in de Filipijnen: een gids voor werkgevers

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het naleven van alle arbeids- en belastingwetten als ze werknemers overplaatsen naar de Filipijnen. Dit omvat het verkrijgen van werkvergunningen en visums om ervoor te zorgen dat teamleden legaal in het land kunnen wonen en werken.

Zelfs onbedoelde overtredingen van de Filipijnse wet- en regelgeving kunnen leiden tot straffen en boetes. De meeste bedrijven werken met een employer of record (EOR) om dit proces te stroomlijnen en risico's op niet-naleving te vermijden.

De beste manier om risico's en aansprakelijkheid bij het aannemen van werknemers op de Filipijnen (en in andere landen) te verminderen, is door te zorgen dat je de immigratiewetten begrijpt. Dit artikel is je gids voor naleving van de vereisten voor werkvisums en werkvergunningen in de Filipijnen als je:

• Bestaande werknemers wilt overplaatsen naar de Filipijnen

• Niet-burgers van de Filipijnen wilt aannemen

• De naleving wilt regelen voor digital nomads die in de Filipijnen werken

• Zonder eigen entiteit talent wilt aannemen in de Filipijnen

Meer weten? Laten we aan de slag gaan.

Waarom is naleving van immigratieregels belangrijk in de Filipijnen?

Als je niet-staatsburgers in dienst wilt nemen in de Filipijnen, moet je eerst checken of ze wel in het land mogen werken. Vervolgens moet je checken of de werknemer over alle vereiste papieren beschikt, zoals een werkvisum en een werkvergunning voor de Filipijnen, voor de functie en de duur van het verblijf in de Filipijnen. Daarnaast moet je ook voldoen aan alle lokale arbeids-, immigratie- en belastingwetten.

Als werkgever is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat aan alle vereisten is voldaan voordat de kandidaat in het land aankomt. Zelfs als de werknemer er maar korte tijd gaat werken, kan dit toch fiscale en juridische gevolgen hebben voor je bedrijf.

Als je niet gedurende het hele proces compliant blijft, loopt je bedrijf meer risico, wat kan leiden tot financiële en juridische gevolgen. Werknemers kunnen gedeporteerd worden en je bedrijf kan te maken krijgen met juridische problemen of strafrechtelijke vervolging als ze zich niet aan de arbeidswetgeving houden.

Vóór de pandemie was het makkelijker voor remote werknemers om in het land te werken op een toeristenvisum. Regeringen worden echter steeds strenger en handhaven de wetgeving die verbiedt om in een land te werken op een toeristenvisum.

Wie heeft een werkvergunning nodig in de Filipijnen?

Als je met niet-staatsburgers in de Filipijnen werkt, moet je ervoor zorgen dat ze legaal aan het werk mogen zodra ze aankomen. 

De typen werknemers die een werkvergunningscheck nodig hebben zijn:

• Tijdelijke inwoners

• Inwoners met een werkvergunning

• Permanente inwoners

Het proces van arbeidschecks doen en werkvergunningen aanvragen kan duur, omslachtig en tijdrovend zijn. Je bedrijf moet de lokale arbeids- en belastingwetgeving goed kennen en de middelen hebben om de overplaatsing goed te kunnen managen. 

Je kunt er ook voor kiezen om samen te werken met een EOR zoals Remote om het proces te vereenvoudigen en stroomlijnen. Je werknemers kunnen documenten rechtstreeks uploaden naar het platform en het deskundige Mobility-team van Remote kan namens jou checken of een werknemer in het land mag werken en aanvragen van werkvergunningen voor de Filipijnen begeleiden. Als blijkt dat een werknemer geen geldige werkvergunning heeft, werkt Remote met alle partijen samen om het proces te versnellen.

Download de gids over Remote Relocation

Ontdek hoe je met Remote je global HR kunt regelen en hoe je met onze professionele immigratie- en overplaatsingsdiensten werknemers op een compliant en zorgeloze manier kunt overplaatsen.

Downloaden

Hebben niet-burgers een werkvisum of -vergunning nodig in de Filipijnen?

De Filipijnse overheid eist dat alle buitenlanders een werkvisum aanvragen bij het Bureau of Immigration als ze in het land willen werken. Je werknemers moeten ook een Alien Employment Permit (AEP) hebben dat is uitgegeven door het Department of Labor and Employment (DOLE). 

Door een werkvisum aan te vragen laat je de Filipijnse overheid weten dat je werknemer in het land verblijft met de intentie om er te werken. Met een werkvisum mogen werknemers ook langer in het land verblijven in vergelijking met een toeristenvisum. 

Met een werkvisum mogen buitenlanders in het land werken. Het visum wordt voor één tot drie jaar afgegeven. De officiële duur wordt bepaald door het arbeidscontract. Werknemers kunnen hun visum verlengen door een extra periode van één tot drie jaar aan te vragen.

Het proces voor een werkvisum kan lang duren en de tijdlijn zal niet altijd overeenkomen met hoe snel je werknemers nodig hebt in de Filipijnen. Daarom heeft het land een voorlopige werkvergunning in het leven geroepen waarmee buitenlanders aan de slag kunnen voordat de visumprocedure is afgerond. Zodra werknemers een AEP-aanvraag indienen, kunnen ze een voorlopige werkvergunning aanvragen en hoeven ze soms maar twee weken te wachten op goedkeuring.

Net als in de meeste andere landen wordt in de vergunning vermeld wat voor werk de werknemer gaat doen en waar en hoelang het dienstverband is. Als een van deze gegevens verandert, moet de medewerker een nieuwe AEP aanvragen omdat de oude dan niet meer geldig is.

Het visum- en vergunningsproces doorlopen is ingewikkeld en vereist grondige kennis van de Filipijnse arbeids-, belasting- en immigratiewetten. Om volledig compliant te blijven en tijd en middelen te besparen, kun je het beste werken met een EOR zoals Remote. Remote's team van HR-experts heeft de lokale kennis om snel en makkelijk door de Filipijnse wetgeving te navigeren.

Wat zijn de vereisten om in aanmerking te komen voor een werkvisum in de Filipijnen?

Omdat alle buitenlanders in de Filipijnen zowel een visum als werkvergunning nodig hebben om voor je bedrijf te mogen werken, moet je bedrijf actief betrokken zijn bij alle aspecten van het proces. Voor een werkvisum in de Filipijnen moet je voldoen aan een aantal vereisten om er compliant en legaal te werken.

Verschillende typen werkvisums kunnen van toepassing zijn op verschillende sectoren en typen dienstverbanden. De meeste werknemers zullen een 9(g) werkvisum aanvragen (meer hierover hieronder). Dit is het meest voorkomende visum dat wordt afgegeven voor buitenlandse werknemers.

Tenzij je met een EOR werkt, moet je bedrijf alle vereisten bijhouden. 

Je werknemer moet een werkvergunning hebben voordat hij een werkvisum kan krijgen. Sommige buitenlanders hebben echter geen AEP nodig, zoals:

• Buitenlanders een permanente verblijfsvergunning onder de Filipijnse immigratiewet of houders van een tijdelijk verblijfsvisum

• Diplomaten en buitenlandse overheidsfunctionarissen

• Eigenaren of vertegenwoordigers van bedrijven die geaccrediteerd zijn door de Philippines Overseas Employment Administration

Wat zijn de typen visums voor verblijf van langere duur in de Filipijnen?

De overheid biedt verschillende typen visums aan, maar je kunt als buitenlander niet met elk type visum in het land werken. 

Hier is een lijst met visums en werkvergunningen waarmee werknemers in de Filipijnen kunnen werken.

Tijdelijk bezoekersvisum voor zakelijke doeleinden: 9(a) visum

Als je werknemer voor werk naar de Filipijnen gaat, maar niet van plan is om er meerdere jaren te blijven, is het tijdelijke bezoekersvisum voor zakelijke doeleinden, of het 9(a) visum, ideaal. 

Het 9(a) visum staat de meeste buitenlanders toe om 30 dagen in de Filipijnen te verblijven, hoewel de werkelijke toegestane verblijfsduur varieert afhankelijk van het land van herkomst. Sommige mensen mogen maar zeven dagen blijven, terwijl anderen 59 dagen mogen blijven. Na deze eerste periode kan je werknemer het verblijf met maximaal 16 maanden verlengen.

Visum voor vooraf geregelde arbeid: 9(g) visum

Het 9(g) visum is het meest voorkomende type visum dat wordt toegekend aan buitenlanders die werk zoeken in de Filipijnen. Voordat werknemers dit visum krijgen, moeten ze eerst een AEP van DOLE krijgen.

Het 9(g) visum geeft buitenlandse werknemers de mogelijkheid om meerdere malen het land binnen te komen, zodat ze het land kunnen verlaten en in dienst kunnen blijven in de Filipijnen. De precieze duur van dit visum hangt af van het type werk dat in het arbeidscontract wordt beschreven.

De hele aanvraagprocedure voor dit visum duurt ongeveer twee tot drie maanden. Dit geldt ook voor de aanvraag van de AEP, die meestal twee tot drie weken in beslag neemt. Werknemers die niet zo lang kunnen wachten op een werkvergunning, kunnen nog steeds een voorlopige werkvergunning aanvragen. Dit duurt minder lang, maar is wel duurder.

Verdragsvisum voor handelaren: 9(D) visum

Het 9(D) visum is gereserveerd voor buitenlanders die op de Filipijnen willen werken, maar inwoners zijn van landen met een bilaterale handelsovereenkomst met de Filipijnen. Deze landen zijn Japan, Duitsland en de Verenigde Staten. Werknemers kunnen dit visum maximaal twee jaar gebruiken.

Er zijn specifieke vereisten voor werknemers die zo'n visum willen:

• De werknemer heeft de intentie om de Filipijnen te verlaten zodra het arbeidscontract afloopt.

• De werknemer heeft dezelfde nationaliteit als de werkgever.

• De werkgever drijft aanzienlijke handel met de Filipijnen ter waarde van minstens $ 120.000.

• De werknemer is een leidinggevende of heeft een toezichthoudende functie in het bedrijf.

Voorlopige werkvergunning

Buitenlanders die een tijdelijk bezoekersvisum hebben, maar toch in het land willen werken, hebben een voorlopige werkvergunning nodig. Deze vergunning is ideaal voor werknemer die de aanvraagprocedure voor een 9(g) visum al doorlopen, maar sneller een legale werkvergunning willen krijgen.

De voorlopige werkvergunning is drie maanden geldig of totdat het 9(g) visum is goedgekeurd. Werknemers kunnen ook een voorlopige werkvergunning aanvragen terwijl hun AEP-aanvraag in behandeling is. Werknemers kunnen een verlenging van hun voorlopige werkvergunning aanvragen totdat het werkvisum officieel is goedgekeurd.

Werkvergunning voor vreemdelingen

Zonder AEP kunnen buitenlanders niet voor je bedrijf werken. Deze vergunning is ook nodig voordat een werknemer een werkvergunning kan krijgen. Zoals hierboven vermeld, zijn er vrijstellingen voor inwoners van bepaalde landen die hiervoor in aanmerking komen.

De AEP is een jaar geldig, maar de werkelijke duur wordt bepaald door de duur van het arbeidscontract, dat niet langer dan drie jaar kan zijn. Zowel werkgevers als werknemers kunnen de AEP aanvragen.

Omdat de AEP de functie en de werkgever specificeert, maakt een wijziging van een van deze twee gegevens de AEP ongeldig. Dit is een veel voorkomende reden dat bedrijven niet aan de Filippijnse regelgeving voldoen. Je bedrijf kan zware straffen en boetes opgelegd krijgen als de functie of taakomschrijving van de werknemer niet meer overeenkomt met wat er in de AEP staat. Als je met Remote samenwerkt, zorgen we dat je dit risico niet loopt.

Hoe krijg je een werkvisum voor de Filipijnen?

Zodra je werknemer een werkvergunning heeft, kan deze een werkvisum aanvragen. Zowel de werkgever als werknemer kan het werkvisum aanvragen, maar omdat je er als bedrijf baat bij hebt dat dit goed gebeurt, moet je actief betrokken blijven bij het hele proces. 

Je moet de volgende stappen nemen om een werkvisum te krijgen en in het land aan de slag te kunnen:

1. Haal het CGAF-formulier op bij de Public Information and Assistance Unit van het Bureau of Immigration.

2. Dien alle documenten in voor een pre-screening door een van de immigratiekantoren

3. Betaal alle vergoedingen voor de aanvraag

4. Stuur een kopie van het officiële ontvangstbewijs mee

5. Woon een hoorzitting bij over het werkvisum

6. Dien biometrische gegevens in bij het vingerafdrukloket van de Alien Registration Division en dien de aanvraag in voor de ACR I-Card.

7. Wacht op goedkeuring

Het proces van overplaatsing van een werknemer naar de Filipijnen of het aannemen van een buitenlandse werknemer in het land kan twee tot drie maanden duren. Je moet goed op de hoogte zijn van de lokale Filippijnse arbeids-, belasting- en immigratiewetten en voortdurend de voortgang in de gaten houden om compliant te blijven met alle relevante wetten en regels.

Als je bedrijf niet bereid of in staat is om de middelen in te zetten die nodig zijn voor het monitoren van een overplaatsing, kun je door met Remote samen te werken tijd en geld besparen. Alle legal compliance wordt beheerd door lokale juridische experts met de verhuisservice van Remote.

Wat is de procedure voor sponsoring van een werkvisum voor werknemers in de Filipijnen?

Bij het overplaatsen van een teamlid en het sponsoren van zijn of haar werkvergunning, moet je bij elke stap letten op compliance. Je bedrijf kan al snel niet meer compliant zijn als er fouten worden gemaakt.

Omdat de werkvergunning specifiek de positie van de medewerker vermeldt, is voor elke verandering in de status een nieuwe aanvraag nodig. Dat betekent dat je langer moet wachten en meer moet betalen om ervoor te zorgen dat je werknemer in aanmerking komt om zijn taken uit te voeren. 

Navigeren door het ingewikkelde Filippijnse juridische landschap is overweldigend voor zowel kleine als grote bedrijven. De meeste bedrijven hebben baat bij ondersteuning van een EOR als Remote. Het Mobility-team van Remote stroomlijnt het proces van internationale overplaatsing met behulp van juridische experts die de lokale wet- en regelgeving kennen. Je bedrijf krijgt hulp tijdens het hele proces van overplaatsing, waaronder:

• Verzekeringen

• Ondersteuning bij overplaatsing en vestiging

• Interculturele training

• Begeleiding bij immigratie en belastingen

• Visumbegeleiding en sponsoring

Het Mobility-team van Remote helpt je bedrijf met alles, van overplaatsing van werknemers en werktoestemmingen tot visums en werkvergunningen.

Wat zijn de visumvereisten voor digital nomads in de Filipijnen?

In juni 2023 werd aangekondigd dat de Filipijnen binnenkort een tweejarig visum voor digital nomads zouden lanceren voor professionals die remote werken en digital nomads die voor een langere periode in het land willen wonen en werken. De exacte voorwaarden voor dit visum zijn nog niet bekend, maar enkele criteria om in aanmerking te komen zijn:

• Een geldig paspoort

• Voldoende minimuminkomen

• Dekking ziektekostenverzekering

• Geen strafblad

• Vereisten voor remote werken (aanvragers moeten zelfstandige, werknemer of bedrijfseigenaar zijn).

Waarom een employer of record gebruiken om werknemers in dienst te nemen in de Filipijnen?

Remote werknemers aannemen in de Filipijnen zonder eigen entiteit in het land kan een uitdaging zijn. 

Het openen van een entiteit in het buitenland vereist een goed begrip van de lokale wetgeving op het gebied van arbeid en belastingen. Je zult ook zelf het juridische papierwerk, de HR-processen en de administratie moeten regelen. Dit alles kan een tijdrovend en duur proces zijn met risico's zoals permanente vestiging. Als je zorgeloos internationale werknemers aan wilt nemen, kun je samenwerken met een EOR als Remote om snel en compliant werknemers in dienst te nemen. Lees onze uitgebreide gids hieronder voor meer informatie over hoe je een EOR vindt die past bij jouw global HR-wensen.

Navigeren door werkvergunningen en visums in de Filippijnen met Remote

Inzicht in de plaatselijke arbeids-, belasting- en immigratiewetten kan je ervan weerhouden om op de Filippijnen werknemers aan te nemen. 

Voor het managen van visums voor digital nomads, immigratie, visums voor een lang verblijf en andere zaken zijn meer middelen nodig dan de meeste bedrijven aankunnen. Je kunt vertrouwen op een vertrouwde partner als Remoter om het zware werk voor je te doen. 

Het global HR-platform van Remote heeft alles wat je nodig hebt om het proces voor je bedrijf en werknemers soepel te laten verlopen en volledig compliant te blijven. Remote kan je op de volgende manieren helpen bij het aannemen of overplaatsen van werknemers in het buitenland:

• Inzicht geven in de internationale belastingwetgeving en zorgen dat je geen risico loopt op permanente vestiging.

• Controles uitvoeren op werktoestemmingen, werkvergunningen en visums en begeleiding bieden tijdens het immigratieproces.

• Visums vernieuwen en verlengen

• Visumaanvragen verwerken en indienen en administratie taken en papierwerk uit handen nemen

• Zorgen dat je compliant blijft met steeds veranderende arbeidswetten en regelgeving.

Download de Remote Relocation gids voor meer informatie over hoe je het proces van overplaatsing van werknemers efficiënt en soepel kunt laten verlopen. Of praat met onze mobiliteitsspecialisten om het proces van overplaatsing vandaag nog in gang te zetten.