Wat is het risico op permanente vestiging? Een gids voor bedrijven met remote werknemers

Als je medewerkers in een ander land in dienst neemt, heb je misschien wel eens gehoord van 'permanente vestiging' of 'risico van permanente vestiging'. Maar wat is permanente vestiging en waarom is dit relevant voor bedrijven met verspreide teams?

Wat is permanente vestiging?

Permanente vestiging is een fiscale term voor bedrijven die permanent in een land aanwezig zijn. Het is net zoiets als 'materiële vereisten'. In beide gevallen is de vraag: zijn er aanwijzingen dat je bedrijf voldoende in dit land gevestigd is om belastingplichtig te zijn?

Bedrijven proberen permanente vestiging doorgaans te vermijden in landen waar ze werknemers hebben, aangezien dit het bedrijf ertoe verplicht vennootschapsbelasting in het land te betalen en aan andere nalevingsnormen te voldoen.

Wanneer is er sprake van permanente vestiging?

Permanente vestiging betekent niet overal hetzelfde. Elk land heeft zijn eigen criteria om te bepalen of een bedrijf correct is geclassificeerd. De meeste landen volgen echter vergelijkbare richtlijnen om de status van een bedrijf te bepalen.

• Heeft het bedrijf een vaste bedrijfsvestiging in het land? Een vast adres hoeft in dit geval niet een fysiek adres te betekenen. Bepaalde registraties kunnen als vaste bedrijfsvestiging worden beschouwd, net als andere bedrijfsactiviteiten, ook als het bedrijf geen kantoor heeft. In het tijdperk van remote werken kan het een uitdaging zijn om de regels voor vaste bedrijfsvestiging te begrijpen.

• Is er iemand die als vertegenwoordiger van het bedrijf regelmatig zaken doet in het land? Anders gezegd, is er iemand in het land die namens het bedrijf beslissingsbevoegdheid heeft? Hiermee worden niet alleen leidinggevenden bedoeld die zich bezighouden met zaken als partnerschappen en investeringen. Permanente vestiging kan ook worden veroorzaakt door verkoopmedewerkers die deals sluiten en contracten ondertekenen.

• In hoeverre heeft het bedrijf zeggenschap over zijn medewerkers in het land? Dit kan lastig zijn. Bedrijven moeten zich niet alleen bewust zijn van de classificatie van hun zzp'ers, maar ook van hun relaties met hun werknemers. Door met een employer of record te werken, kunnen bedrijven deze risico's deels beperken. Maar bedrijven moeten ook met lokale experts op het gebied van remote werken overleggen hoe ze zich het best tegen het risico van permanente vestiging kunnen beschermen.

• Hoe genereert het bedrijf inkomsten in het land? Wanneer een bedrijf inkomsten genereert in een land, wil het land doorgaans een deel van die inkomsten. Belastingverdragen bepalen waar bedrijven belastingplichtig zijn, maar permanente vestiging kan die regels veranderen. Als werknemers in het land direct bijdragen aan de lopende inkomsten van het bedrijf, kunnen deze activiteiten resulteren in permanente vestiging.

• Hoelang doet het bedrijf al zaken in het land? Permanente vestiging wordt doorgaans niet veroorzaakt door een vertegenwoordiger die af en toe naar een land reist om een deal te sluiten. Dat betekent echter niet dat bedrijven vrij zaken kunnen doen in het buitenland, alleen omdat hun werknemers reizigers zijn en geen ingezetenen. Hoe langer het bedrijf zaken doet in het land, hoe groter het risico van permanente vestiging wordt en hoe strenger de instanties de organisatie gaan controleren.

• Neemt het bedrijf strategische beslissingen vanuit het land? Vergadert de raad van bestuur bijvoorbeeld regelmatig in het land? Een bijeenkomst van leidinggevenden kan een indicator voor permanente vestiging zijn. Als je topmanagers en directieleden werft via een employer of record, moet je goed bedenken waar de bestuursvergaderingen zullen plaatsvinden.

Download een checklist voor het internationaal werven van medewerkers

Ga aan de slag met deze checklist en blijf compliant bij het wereldwijd aannemen van medewerkers.

Downloaden

Wat is virtuele permanente vestiging?

Virtuele permanente vestiging is hetzelfde als permanente vestiging. Virtueel verwijst alleen naar de manier waarop het bedrijf zich in het land vestigt.

Zie ook: Waar betalen remote werknemers belastingen?

De vestiging van een vaste bedrijfsvestiging, zelfs als een vertegenwoordiger van het bedrijf nooit fysiek in het land is geweest, is een van de redenen waarom permanente vestiging zo ingewikkeld kan zijn. Ook op dit gebied behandelen de wetten van verschillende landen de situatie op verschillende manieren. Ga er echter niet vanuit dat het risico van virtuele permanente vestiging makkelijker te vermijden is. In het tijdperk van remote werken worden landen waakzamer als het gaat om het handhaven van wetgeving op het gebied van permanente vestiging.

Wat heeft co-werkgeverschap te maken met permanente vestiging?

Co-werkgeverschap en permanente vestiging zijn niet hetzelfde. Co-werkgeverschap verwijst naar een situatie waarin 2 werkgevers tegelijkertijd verantwoordelijk zijn voor dezelfde werkgever. Gelukkig is co-werkgeverschap geen factor bij het bepalen van het risico van permanente vestiging.

Het gebruik van een employer of record heeft niet direct invloed op het risico van permanente vestiging en een employer of record-relatie hoeft ook niet te leiden tot co-werkgeverschap. De meeste bedrijven die gebruikmaken van een employer of record hebben geen kantoor in het land en lopen daarom beperkt risico op permanente vestiging.

Wees zeer op je hoede voor employers of record die de regels voor permanente vestiging proberen te omzeilen. Als je bedrijf wordt betrapt op het bewust niet naleven van de regels, kunnen je aanzienlijke boetes en sancties worden opgelegd, waaronder zelfs een verbod om in het land zaken te doen. Als een employer of record bijvoorbeeld aanbiedt je medewerkers in een ander land in dienst te nemen dan het land waar zij daadwerkelijk gaan werken, kun je je bedrijf in groot gevaar brengen.

Je kunt het risico van permanente vestiging vermijden en je toch aan de regels houden. Het heeft altijd de voorkeur om binnen het systeem te werken en de wet na te leven in plaats van de wet te overtreden en te hopen dat dit niet wordt ontdekt.

Wat gebeurt er met bedrijven met permanente vestiging?

Het belangrijkste is dat een bedrijf met permanente vestiging vennootschapsbelasting moet betalen in het land waar permanente vestiging is vastgesteld. Andere factoren kunnen een rol spelen, zoals nieuwe regelgeving voor bedrijven die in het land actief zijn, maar permanente vestiging is primair een kwestie van belastingheffing.

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat zij niet in 2 verschillende landen worden belast over dezelfde inkomsten. In sommige gevallen kan het moeilijk zijn om dubbele betaling te vermijden als eenmaal is bepaald dat sprake is van permanente vestiging. Daarom is het essentieel om vanaf het begin het risico van permanente vestiging te begrijpen en dit te plannen. Wanneer permanente vestiging onvermijdelijk is, kunnen duidelijke prijsafspraken helpen om te bepalen welke inkomstenstromen in het land worden gegenereerd.

Bedrijven met medewerkers in meerdere landen moeten extra voorzichtig zijn. Alle landen hanteren hun eigen criteria voor permanente vestiging en heffen hun eigen belastingen. Een bedrijf dat het risico van permanente vestiging niet goed beheert, loopt dus het risico dat het uiteindelijk in meerdere landen permanente vestiging heeft.

Wat moeten bedrijven doen om het risico van permanente vestiging te vermijden?

De veiligste manier om permanente vestiging te vermijden, is door te werken met een wereldwijde arbeidsbemiddelingsorganisatie die je inzicht kan bieden in de specifieke wetgeving van het betreffende land. Er bestaat geen pasklare oplossing om het risico van permanente vestiging te beperken.

Beoordelingen van wat permanente vestiging inhoudt, veranderen voortdurend. Deze beoordelingen zijn gebaseerd op feiten en zijn niet subjectief. Lokale overheden kunnen hun criteria op elk moment aanpassen, zodat bedrijven geen eenmalige oplossing kunnen toepassen.

Het is altijd veiliger om met een partner te werken die een eigen lokale rechtspersoon in het land heeft dan met een partner die op derden vertrouwt. Employers of record en andere leveranciers van wereldwijde personeelsdiensten zonder eigen entiteiten moeten hun services uitbesteden aan andere bedrijven. Die bedrijven beschikken mogelijk niet over de benodigde expertise of ervaring om het risico van permanente vestiging juist te beoordelen. Meerdere partners kunnen het voor autoriteiten weliswaar moeilijker maken om permanente vestiging eenvoudig vast te stellen, maar het is veel makkelijker om compliant te blijven via één aanspreekpunt met alle expertise in huis.

Zie ook: Wereldwijde tewerkstelling: partnerafhankelijk versus met een eigen entiteit:

Bedrijven moeten vooral altijd inzicht hebben in de belastingverdragen die gelden tussen hun eigen land en het land waar zij zaken willen doen. De beste manier om de belastingverdragen na te leven is door ervoor te zorgen dat je je eigen juridische vertegenwoordiging in het land hebt of door te werken met een global employment solution met een entiteit in dat land.

Medewerkers in dienst nemen in andere landen zonder permanente vestiging

Dankzij tientallen lokale entiteiten in landen over de hele wereld en ons streven naar de hoogste nalevingsnormen, is Remote je steun en toeverlaat voor al je behoeften op het gebied van wereldwijde tewerkstellingsbehoeften. Wij zijn de experts op het gebied van permanente vestiging in landen over de hele wereld en kunnen je helpen de slimste financiële beslissingen te nemen terwijl je je wereldwijde team uitbreidt.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de oplossingen van Remote voor employer of record, payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en contractor management. Als je er klaar voor bent om aan de slag te gaan, kun je je aanmelden en via het Remote-platform direct beginnen met werven.

Vertrouw op de leider op het gebied van payroll in meerdere landen volgens G2 en blijf wereldwijd compliant

Werf en betaal je internationale team met Remote en werk samen met ons team van internationale belastingexperts.

Aan de slagEen demo plannen