Internationale Gehaltsabrechnung: Anbieter, Typen und bewährte Verfahren

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt einen strategisch wichtigen Prozess dar

Unternehmen jeder Grösse können heute problemlos Fachkräfte weltweit beschäftigen. Die korrekte und rechtskonforme Entlöhnung dieser Mitarbeitenden stellt jedoch oft eine grosse Herausforderung dar.

Es reicht nicht, nur sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich eingehen; Sie müssen zudem vielfältige Compliance- und Steueranforderungen erfüllen. Bei Mitarbeitenden in mehreren Ländern kann der Überblick schnell verloren gehen.

Darum brauchen Sie eine passende Lösung. Eine Plattform für globale Gehaltsabrechnung sollte mehr sein als ein reines Verwaltungstool; sie muss als strategisches Instrument dienen, mit dem Sie weltweit Talente effizient und regelkonform einstellen und entlöhnen können.

Dies erfahren Sie hier

Dieser Leitfaden unterstützt Sie bei der Wahl des passenden globalen Payroll-Anbieters für Ihr Unternehmen. Zusätzlich erläutern wir bewährte Vorgehensweisen für die internationale Gehaltsabrechnung und beantworten häufige Fragen zu führenden Anbietern.

Was bedeutet der Begriff „internationale Payroll“?

Wie Sie Ihre internationalen Mitarbeitenden entlöhnen

Globale Gehaltsabrechnung

Der Begriff Payroll (dt. Gehaltsabrechnung) umfasst alle Schritte, die erforderlich sind, um Ihre Mitarbeitenden zu entlöhnen. Dazu gehören:

• Gehaltsberechnung

• Verwaltung von Benefits

• Abzug und Einbehalt von Steuern

• Überstundenabrechnung

• Aufbewahrung von Unterlagen

• Abführung der Lohnsteuer

• Einhaltung aller einschlägigen Steuer- und Arbeitsgesetze

Von einer globalen Gehaltsabrechnung spricht man, wenn Sie Beschäftigte in mehreren Ländern haben und bezahlen.

Im Allgemeinen gilt: Je internationaler die Tätigkeit, desto komplexer wird die Gehaltsabrechnung, insbesondere hinsichtlich Compliance und steuerlicher Fragestellungen.

Globale Gehaltsabrechnung

Zentrale Punkte bei der internationalen Gehaltsabrechnung

Lassen Sie uns einige dieser Abläufe näher betrachten. Bei der Rekrutierung von Mitarbeitenden über Staatsgrenzen hinweg sollten Sie Folgendes beachten:

• Zwischen Ländern — und mitunter sogar innerhalb eines Landes — bestehen oft erhebliche Unterschiede bei den arbeitsrechtlichen Vorschriften, etwa beim Mindestlohn, aber auch bei Regelungen zu bezahltem oder unbezahltem Urlaub, Überstunden und Pausenzeiten. Sie sollten wissen, welche Vorschriften am jeweiligen Standort gelten.

• Auch die Steuergesetze unterscheiden sich je nach Standort, und Sie müssen über Steuersätze, Meldepflichten, Fristen und Pflichten informiert sein.

• Ein zentraler Aspekt ist die zügige und korrekte Berechnung von Löhnen und Gehältern. In einigen Staaten — etwa in den USA — sind Unterschiede zwischen Festgehalt und Stundenlöhnen zu berücksichtigen.

• Die Benefits für Mitarbeitende müssen lokalgerecht berechnet und dokumentiert werden. In manchen Ländern sind bestimmte Zusatzleistungen vorgeschrieben, etwa Kranken- und Zahnzusatzversicherungen, Lebensversicherungen, Altersvorsorge oder bezahlter Urlaub.

• Auch bei Zahlungsmethoden und -fristen herrschen länderspezifische Unterschiede. In einigen Staaten erfolgt die Auszahlung monatlich, in anderen alle zwei Wochen. Das Zahlungsintervall kann vom Standort, aber auch von der Funktion der Mitarbeitenden abhängen.

Um all diese Abläufe effizient zu verwalten, benötigen Sie Zeit, Ressourcen und lokales Fachwissen — eine Aufgabe, die insbesondere für kleine Unternehmen zur Herausforderung werden kann.

Daher geben immer mehr Unternehmen die Gehaltsabrechnung extern in Auftrag — laut einer Studie von EY aus dem Jahr 2021 bereits 64%.

Was bedeutet das jedoch für international tätige Unternehmen? Wie funktioniert Outsourcing in diesem Kontext? Und welche Lösung passt am besten zu Ihrem Bedarf?

Anbieter internationaler Payroll-Lösungen stellen drei Grunddienstleistungen bereit:

1. Globale Personaldienstleistungen

Wenn Sie in dem Land, in dem Ihre Mitarbeitenden leben, keine eigene juristische Person haben, müssen Sie diese Personen über einen Employer of Record (EOR) anstellen, verwalten und bezahlen — zum Beispiel über den EOR-Service von Remote. EORs übernehmen die Rolle des rechtlichen Arbeitgebers und ermöglichen Ihnen so, in einem Land schnell, effizient und regelkonform Personal einzustellen. Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die rasch skalieren und flexibel bleiben möchten. Mit dem EOR-Service von Remote übernehmen wir die Lohnabrechnung, die Verwaltung von Benefits (inklusive Kapitalbeteiligungen) sowie die täglichen HR-Aufgaben und stellen sicher, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten. Dadurch können Sie sich auf die Rekrutierung geeigneter Talente und auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

2. Lokalisierte Gehaltsabrechnung

Wenn Sie in dem Land, in dem Ihre Angestellten arbeiten, eine eigene juristische Person besitzen, können Sie die Gehaltsabrechnung intern führen oder auslagern. Remote stellt lokalisierte Gehaltsabrechnung über die Global Payroll-Plattform bereit. Diese Lösung ist für Unternehmen geeignet, die bereits substantiell in einen Standort investiert haben und planen, eine grössere lokale Belegschaft zu unterhalten. In diesem Modell bleiben Sie der rechtliche Arbeitgeber; Remote (oder der von Ihnen gewählte Anbieter) übernimmt jedoch die Gehaltsabrechnung. Die Verantwortung für die Einhaltung lokaler rechtlicher Vorgaben liegt bei Ihnen.

3. Verwaltung von Auftragnehmer:innen

Bei Zahlungen an selbstständige Auftragnehmer:innen gelten andere Regeln. Viele Unternehmen bezahlen internationale Arbeitskräfte als Auftragnehmer:innen, weil dies einfacher erscheint. Dabei müssen Sie jedoch Falschklassifizierungen vermeiden. Eine Falschklassifizierung liegt vor, wenn eine Auftragnehmerin oder ein Auftragnehmer faktisch wie eine Angestellte oder ein Angestellter behandelt wird, ohne die entsprechenden Leistungen oder Schutzrechte zu erhalten. Bei einer festgestellten Falschklassifizierung drohen rechtliche Schritte mit hohen Geldstrafen und Reputationsschäden. Da die Kriterien zur Unterscheidung zwischen Selbstständigkeit und Anstellungsverhältnis je nach Land variieren, fungiert Ihre globale Payroll-Lösung als erste Verteidigungslinie. Remote hilft Ihnen dabei, Falschklassifizierungen zu vermeiden, erleichtert die Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Angestellte und unterstützt Sie beim effizienten Management echter Auftragnehmer:innen.

Eigene Niederlassungen oder Abhängigkeit von Partnern?

Globale Payroll-Anbieter unterscheiden sich vor allem darin, ob sie auf ausländische Drittpartner angewiesen sind oder in den Zielländern eigene Niederlassungen unterhalten — wie Remote.

Typischerweise bieten beide Anbieter-Typen ein Portfolio aus globalen Personaldienstleistungen, lokalisierter Gehaltsabrechnung und der Verwaltung von Auftragnehmer:innen in vielen Ländern.

Welcher Anbieter passt also zu Ihrem Unternehmen?

Partnerabhängige Payroll-Anbieter

Solche Anbieter vergeben ihre Leistungen an lokale Drittanbieter in den Ländern, in denen sie tätig sind. Dadurch entstehen Abhängigkeiten von diesen Partnern.

Dieses Modell bringt gewöhnlich einige Nachteile mit sich:

• Höhere Kosten

• Versteckte Gebühren

• Längere Wartezeiten

• Beteiligung unbekannter Drittparteien

• Mitarbeiter:innen sind meist unzufrieden mit der Lösung

• Eingeschränkter Schutz des geistigen Eigentums

Kurzfristig mag die Zusammenarbeit mit einem partnerabhängigen Anbieter sinnvoll sein. Wenn Sie jedoch langfristig wachsen möchten, ist zumeist ein anderes Modell empfehlenswerter.

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Anbieter mit eigenen Niederlassungen im Ausland

Ob Lohnabrechnung, Verwaltung von Benefits, Personalwesen oder Compliance — diese Anbieter erbringen die Leistungen selbst. Sie sind nicht von Drittanbietern abhängig, sondern in den betreffenden Ländern mit eigenen juristischen Personen vertreten.

Remote verfügt in allen Ländern über eigene Niederlassungen. Das führt in der Regel zu höherer Zufriedenheit bei Arbeitgebern und Mitarbeitenden. Neben einer zuverlässigen Sicherheitsinfrastruktur und exzellenten Schutzmechanismen für Ihr geistiges Eigentum erhebt Remote keine versteckten Gebühren.

Internationale Gehaltsabrechnung: bewährte Vorgehensweisen

Welche Bestandteile hat die internationale Gehaltsabrechnung?

Internationale Gehaltsabrechnung (auch „Payroll“ genannt) umfasst üblicherweise die weltweite Verwaltung, Bezahlung und das Onboarding von festangestellten Mitarbeitenden sowie selbstständigen Auftragnehmer:innen. Je nach Perspektive kann internationale Payroll so einfach sein wie die Überweisung an Auftragnehmer:innen oder so komplex wie die Beauftragung eines Employer of Record (EOR) für Ihre Mitarbeitenden in einem Land.

Dazu gehören drei Kernleistungen:

Globale Personaldienstleistungen

Wenn Sie in dem Land, in dem Sie Angestellte beschäftigen, keine eigene Niederlassung haben, benötigen Sie das komplette Spektrum an globalen Personaldienstleistungen von einem Anbieter wie Remote. Internationale Payroll-Anbieter können Mitarbeitende in Ihrem Namen einstellen — im Rahmen eines Modells, das als Employer of Record (EOR) bezeichnet wird. Bei diesem Modell arbeiten Ihre internationalen Mitarbeitenden zwar für Ihr Unternehmen, auf dem Papier ist jedoch der Personaldienstleister ihr formeller Arbeitgeber. Remote verfügt in allen Ländern, in denen wir unseren EOR-Service anbieten, über eigene juristische Personen. Wir sind der lokale Ansprechpartner für unsere Kundschaft und bieten globale Personaldienstleistungen wie Payroll-Management, Verwaltung von Benefits, Schutz geistigen Eigentums und sogar Kapitalbeteiligungsprogramme für Mitarbeitende.

Lokale Gehaltsabrechnung

Anbieter internationaler Payroll-Lösungen unterstützen Sie auch bei der lokalen Gehaltsabrechnung in Ländern, in denen Ihr Unternehmen eigene Niederlassungen unterhält. Diese Option eignet sich für Unternehmen, die bereits substantiell in einen Standort investiert haben und planen, ein grösseres Team vor Ort aufzubauen. In diesem Fall übernimmt Ihr Payroll-Anbieter die Gehaltsabrechnung und Verwaltung der Benefits, ohne als offizieller Arbeitgeber Ihrer Angestellten aufzutreten. Für den Schutz des geistigen Eigentums und die Einhaltung lokaler Rechtsvorschriften bleiben Sie verantwortlich, sobald Sie eine eigene Niederlassung im Land besitzen.

Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Wenn Sie mit einer Person in einem anderen Land zusammenarbeiten möchten, ohne sie anzustellen, können Sie diese als selbstständige Auftragnehmerin oder Auftragnehmer engagieren und bezahlen. Auch hier kann ein internationaler Payroll-Anbieter unterstützen. Diese Lösung eignet sich für zeitlich befristete Projekte oder für Personen, die eigenständig arbeiten möchten. Nachteile sind das Risiko von Strafen wegen Scheinselbstständigkeit und der mögliche Verlust von Rechten am geistigen Eigentum. Gerade die Scheinselbstständigkeit birgt Gefahren, vor denen ein globaler Payroll-Partner seine Kund:innen schützt. Dazu ist tiefgehende Expertise nötig, denn die Kriterien zur Abgrenzung zwischen Selbstständigkeit und Anstellungsverhältnis unterscheiden sich von Land zu Land. Viele Unternehmen behandeln Auslandsmitarbeitende aus Gründen des Aufwands als selbstständige Auftragnehmer:innen; in zahlreichen Fällen liegt jedoch ein De-facto-Angestelltenverhältnis vor, das von den Mitarbeitenden geltend gemacht werden kann. Dann drohen dem Arbeitgeber gravierende rechtliche Folgen. Manche Unternehmen nutzen in unterschiedlichen Ländern verschiedene Modelle: In einem Land kann der Anbieter als EOR auftreten und Mitarbeitende beschäftigen; in einem anderen nur die Gehaltsabrechnung übernehmen; und in einem dritten Land die Bezahlung aller Auftragnehmer:innen regeln. Ihr internationaler Payroll-Anbieter unterstützt Sie dabei, die passendste Lösung für Ihre Situation zu finden.

Typen internationaler Payroll-Anbieter

Globale Payroll-Anbieter unterscheiden sich hauptsächlich durch eine zentrale Eigenschaft: ob sie auf ausländische Drittanbieter angewiesen sind oder — wie Remote — eigene Niederlassungen im Ausland betreiben. Beide Anbieter-Typen können die weltweite Gehaltsabrechnung für ihre Kund:innen übernehmen und bieten in der Regel die drei zuvor beschriebenen Dienstleistungen an. Andere Anbieter verlassen sich auf Drittpartner, die die Leistungen in den jeweiligen Ländern erbringen.

Partnerabhängige globale Payroll-Anbieter

Partnerabhängige Anbieter globaler Beschäftigungslösungen vergeben ihre Dienstleistungen in verschiedenen Ländern an Dritte. Kurzfristig kann eine Zusammenarbeit sinnvoll sein. Langfristig sprechen jedoch der geringe Schutz geistigen Eigentums, eine reduzierte Zufriedenheit der Mitarbeitenden und nicht zuletzt sehr hohe Kosten gegen dieses Modell. Wenn möglich, sollten Sie partnerabhängige Anbieter vermeiden.

Unabhängige globale Anbieter mit eigenen Niederlassungen

Anbieter mit eigenen ausländischen Niederlassungen können Arbeitgebern ein umfassendes Serviceangebot mit Gehaltsabrechnung, Benefits, Compliance und Steuern bieten. Im Unterschied zu partnerabhängigen Mitbewerbern sind sie nicht auf Drittanbieter angewiesen, sondern in ihren Ländern mit eigenen juristischen Personen vertreten. Dieses Modell bietet deutlich besseren Schutz für Ihr geistiges Eigentum und ist für Ihre Mitarbeitenden vorteilhafter.