Internationale Gehaltsabrechnung: Anbieter, Typen und bewährte Praktiken

Die Gehaltsabrechnung stellt einen zentralen strategischen Prozess dar

Heute können Firmen jeder Grösse weltweit Talente beschäftigen. Gleichzeitig ist die rechtskonforme und korrekte Auszahlung dieser Entlöhnungen nicht selten komplex.

Sie müssen nicht nur pünktlich zahlen, sondern auch viele Compliance- und Steueranforderungen erfüllen. Bei Mitarbeitenden in mehreren Ländern verliert man sonst schnell den Überblick.

Dafür benötigen Sie eine passende Lösung. Idealerweise ist Ihre Plattform für globale Gehaltsabrechnung mehr als ein Verwaltungstool: Sie sollte ein strategisches Instrument sein, mit dem Sie weltweit effizient und regelkonform Top-Talente einstellen und bezahlen können.

Das erfahren Sie hier

Dieser Guide unterstützt Sie dabei, den passenden globalen Payroll-Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden. Zudem erläutern wir Best Practices für internationale Gehaltsabrechnung und beantworten häufig gestellte Fragen an führende Payroll-Anbieter.

Was versteht man unter internationaler Payroll?

Wie Sie Ihre globalen Mitarbeitenden bezahlen

Globale Gehaltsabrechnung

Der Begriff Payroll (dt. Gehaltsabrechnung) umfasst alle Schritte, die nötig sind, damit Ihre Mitarbeitenden bezahlt werden. Dazu gehören:

• Gehaltsberechnung

• Verwaltung von Benefits

• Abzug und Einbehalt von Steuern

• Überstundenabrechnung

• Aufbewahrung von Unterlagen

• Abführung der Lohnsteuer

• Einhaltung aller relevanten Steuer‑ und Arbeitsgesetze

Wenn Sie Mitarbeitende in mehreren Ländern beschäftigen und bezahlen, spricht man von globaler Gehaltsabrechnung.

Generell gilt: Je internationaler Ihre Aktivitäten, desto anspruchsvoller wird die Payroll – insbesondere bei Compliance‑ und Steuerfragen.

Globale Gehaltsabrechnung

Wesentliche Aspekte der internationalen Gehaltsabrechnung

Wer Mitarbeitende über Ländergrenzen hinweg einstellt, sollte verschiedene Prozesse genau prüfen. Beachten Sie unter anderem Folgendes:

• Auf internationaler Ebene (und teils sogar innerhalb einzelner Staaten) bestehen häufig deutliche Unterschiede bei den arbeitsrechtlichen Vorschriften — das betrifft nicht nur Mindestlöhne, sondern auch Regelungen zu bezahltem oder unbezahltem Urlaub, Überstunden und Pausen. Sie sollten sich darüber informieren, welche Vorschriften am jeweiligen Standort gelten.

• Auch die Steuergesetze unterscheiden sich je nach Land; Sie sollten deshalb Steuersätze, Pflichten sowie Melde‑ und Zahlungsfristen genau kennen.

• Ein weiterer zentraler Aspekt ist die korrekte und zügige Berechnung von Löhnen und Gehältern. In einigen Ländern — etwa den USA — sind Unterschiede zwischen Festgehältern und stundenbasierter Abrechnung besonders relevant.

• Die Benefits für Mitarbeiter:innen müssen gemäss lokalen Vorgaben berechnet und dokumentiert werden. In einigen Staaten sind bestimmte Zusatzleistungen vorgeschrieben, zum Beispiel Krankenversicherungen, Altersvorsorge oder bezahlter Urlaub.

• Unterschiede bestehen auch bei den Zahlungsmethoden und -fristen. Manche Länder zahlen monatlich, andere zweiwöchentlich; dies kann zudem von Faktoren wie der Rolle der Mitarbeitenden abhängen.

Für die effiziente Abwicklung all dieser Aufgaben benötigen Sie Zeit, Ressourcen und lokales Know‑how — eine Herausforderung insbesondere für kleine Firmen.

Daher lagern immer mehr Unternehmen die Payroll an externe Dienstleister aus – einer Studie von EY aus dem Jahr 2021 zufolge sind das bereits 64%.

Was bedeutet Outsourcing für international tätige Unternehmen? Wie funktioniert es genau? Und welche Lösung passt zu Ihrer Situation?

Anbieter internationaler Payroll‑Lösungen liefern grundsätzlich drei Kernleistungen:

1. Global employment services

Wenn Sie im Land, in dem Ihre Angestellten tätig sind, keine eigene juristische Person besitzen, brauchen Sie einen Employer of Record (EOR), um Mitarbeitende rechtskonform einzustellen, zu verwalten und zu bezahlen — so wie Remote es anbietet. EORs übernehmen die Rolle des formalen Arbeitgebers und erlauben es Ihnen, in einem Land schnell und compliant neue Mitarbeitende aufzunehmen. Dieses Modell eignet sich besonders für Firmen, die rasch wachsen und flexibel bleiben möchten. Im Rahmen unseres EOR‑Service übernimmt Remote die Payroll, die Verwaltung von Benefits (einschliesslich Kapitalbeteiligungsprogrammen) sowie das tägliche HR‑Management und stellt die Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicher. So können Sie sich auf die Rekrutierung der richtigen Talente und auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

2. Lokalisierte Payroll‑Services

Falls Sie bereits eine juristische Person im Land Ihrer Mitarbeitenden haben, können Sie die Payroll intern betreiben oder outsourcen. Remote bietet lokalisierte Payroll‑Services über unsere Global Payroll‑Plattform an. Diese Option ist attraktiv für Unternehmen, die bedeutende Investitionen in einem Standort getätigt haben und dort eine grössere Belegschaft halten wollen. Dabei bleiben Sie rechtlich der Arbeitgeber; Remote oder ein von Ihnen gewählter Anbieter übernimmt die Ausführung der Payroll‑Aufgaben. Die Verantwortung für die Einhaltung lokaler Vorschriften bleibt bei Ihnen.

3. Verwaltung von Auftragnehmer:innen

Bei der Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen verhält es sich etwas anders. Viele Firmen zahlen aus Gründen der Einfachheit als Auftragnehmer:innen, doch das birgt das Risiko einer Fehlklassifizierung. Diese liegt vor, wenn eine Person faktisch wie eine Angestellte behandelt wird, aber keine entsprechenden Sozialleistungen oder Schutzrechte erhält. Kommt eine Fehlklassifizierung ans Licht, drohen rechtliche Schritte, empfindliche Sanktionen und Reputationsschäden. Da die Kriterien je Land unterschiedlich sind, ist Ihre globale Payroll‑Lösung die erste Verteidigungslinie. Remote hilft Ihnen, Fehlklassifizierungen zu vermeiden, Auftragnehmer:innen bei Bedarf in Angestellte zu überführen und bona fide Auftragnehmer:innen effizient zu verwalten.

Eigene Niederlassungen oder Abhängigkeit von Partnern?

Globale Payroll‑Anbieter unterscheiden sich vor allem darin, ob sie auf externe Drittanbieter angewiesen sind oder eigene ausländische Niederlassungen betreiben – wie Remote.

In der Regel bieten beide Typen globale Personaldienstleistungen, lokalisierte Payroll und die Verwaltung von Auftragnehmer:innen in zahlreichen Ländern an.

Welcher Anbieter passt also zu Ihren Bedürfnissen?

Partnerabhängige Payroll‑Anbieter

Solche Anbieter vergeben ihre Dienstleistungen an lokale Drittanbieter in den Ländern, in denen sie tätig sind. Sie sind somit von externen Partnern abhängig.

Diese Variante bringt häufig einige Nachteile mit sich:

• Höhere Kosten

• Versteckte Gebühren

• Längere Wartezeiten

• Einbindung unbekannter Drittparteien

• Mitarbeiter:innen sind oft unzufrieden mit der Lösung

• Eingeschränkter Schutz des geistigen Eigentums

Kurzfristig kann die Zusammenarbeit mit einem partnerabhängigen Anbieter sinnvoll sein. Bei langfristigen Wachstumsplänen ist jedoch meist eine andere Lösung empfehlenswerter.

Zum Leitfaden

Payroll‑Anbieter mit eigenen Niederlassungen

Ob Gehaltsabrechnung, Benefits‑Verwaltung, HR oder Compliance: Diese Anbieter erbringen sämtliche Leistungen selbst. Sie sind nicht auf Drittanbieter angewiesen, sondern verfügen in den jeweiligen Ländern über eigene juristische Personen.

Remote unterhält in allen relevanten Ländern eigene Niederlassungen. Das wirkt sich in der Regel positiv auf die Zufriedenheit von Arbeitgebern und Mitarbeitenden aus. Neben einer zuverlässigen Sicherheitsinfrastruktur und starken Schutzmechanismen für Ihr geistiges Eigentum verzichtet Remote auf versteckte Gebühren.

International payroll processing: best practices

Welche Aufgaben umfasst die internationale Gehaltsabrechnung?

Internationale Gehaltsabrechnung (oder „Payroll“) bezeichnet meist die weltweite Verwaltung, Auszahlung und das Onboarding von festangestellten Mitarbeitenden sowie selbstständigen Auftragnehmer:innen. Je nach Perspektive kann das so einfach sein wie Zahlungen an Auftragnehmer:innen zu überweisen oder so komplex wie die Beauftragung eines Employer of Record (EOR) für Mitarbeitende in einem Land.

Anbieter internationaler Payroll‑Lösungen bieten grundsätzlich drei Kernleistungen an:

Globale Personaldienstleistungen

Wenn Sie im Land Ihrer Angestellten keine eigene Niederlassung haben, benötigen Sie ein umfassendes Paket globaler Personaldienstleistungen von einem Partner wie Remote. Internationale Payroll‑Anbieter können Mitarbeitende in Ihrem Namen beschäftigen — unter dem Modell „Employer of Record“ bzw. EOR. Formal ist dann der Payroll‑Anbieter der Arbeitgeber, auch wenn die Mitarbeitenden faktisch für Ihr Unternehmen arbeiten. Remote verfügt in allen Ländern, in denen wir unseren EOR‑Service eigene juristische Personen. Wir agieren als lokaler Ansprechpartner für unsere Kund:innen und bieten Payroll‑Management, Benefits‑Verwaltung, Schutz des geistigen Eigentums und sogar Beteiligungsprogramme an.

Lokale Gehaltsabrechnung

Internationale Payroll‑Anbieter unterstützen Sie auch bei der lokalen Gehaltsabrechnung in Ländern, in denen Ihr Unternehmen bereits eine Niederlassung hat. Diese Variante ist attraktiv für Unternehmen, die substantielle Investitionen in einen Standort getätigt haben und ein grösseres Team vor Ort aufbauen möchten. In diesem Fall übernimmt der Payroll‑Anbieter die Gehaltsabrechnung und Benefits‑Verwaltung, ohne als offizieller Arbeitgeber aufzutreten. Für IP‑Schutz und die Einhaltung lokaler Gesetze bleiben Sie verantwortlich, sobald Sie eine lokale Niederlassung unterhalten.

Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Wollen Sie mit jemandem in einem anderen Land zusammenarbeiten, ohne ihn sofort einzustellen, können Sie die Person als selbstständige Auftragnehmer:in beauftragen und bezahlen. Auch hier kann ein internationaler Payroll‑Anbieter unterstützen. Das ist praktisch für befristete Projekte oder wenn die Person Selbstständigkeit bevorzugt. Nachteile sind Risiken wie Sanktionen bei Scheinselbstständigkeit oder der mögliche Verlust von Rechten am geistigen Eigentum. Besonders die Scheinselbstständigkeit stellt ein erhebliches Risiko dar; ein globaler Payroll‑Partner schützt seine Kund:innen davor. Das erfordert länderspezifische Expertise, denn die Kriterien zur Abgrenzung zwischen Selbstständigkeit und Angestelltenverhältnis variieren. Manche Unternehmen behandeln Auslandskräfte pauschal als Auftragnehmer:innen, weil es weniger Aufwand bedeutet. Häufig liegt jedoch ein De‑facto‑Angestelltenverhältnis vor, das Mitarbeitende geltend machen können. Das birgt für Arbeitgeber erhebliche rechtliche Risiken. Viele Anbieter bieten deshalb gemischte Modelle an: In einem Land tritt der Anbieter als EOR auf, in einem anderen übernimmt er nur die Payroll, und in wieder einem anderen kümmert er sich um die Bezahlung von Auftragnehmer:innen. Ihr internationaler Payroll‑Partner hilft Ihnen, die passende Kombination für Ihre Situation zu finden.

Typen internationaler Payroll‑Anbieter

Globale Payroll‑Anbieter unterscheiden sich primär darin, ob sie auf ausländische Drittanbieter angewiesen sind oder, wie Remote, eigene Niederlassungen im Ausland betreiben. Beide Typen können die weltweite Gehaltsabrechnung für Kund:innen übernehmen und bieten in der Regel die drei zuvor beschriebenen Dienstleistungen an. Andere Anbieter verlassen sich hingegen auf lokale Drittparteien.

Partnerabhängige globale Payroll‑Anbieter

Partnerabhängige Anbieter vergeben ihre Leistungen in den verschiedenen Ländern an Drittparteien. Kurzfristig kann die Zusammenarbeit mit einem solchen Anbieter sinnvoll sein. Langfristig sprechen jedoch der schwächere Schutz des geistigen Eigentums, geringere Zufriedenheit der Mitarbeitenden und häufig hohe Kosten gegen diese Lösung. Wenn möglich, sollten Sie partnerabhängige Anbieter vermeiden.

Unabhängige globale Payroll‑Anbieter mit eigenen Niederlassungen

Anbieter mit eigenen ausländischen Niederlassungen bieten eine umfassende Palette aus Gehaltsabrechnung, Benefits, Compliance und Steuerdienstleistungen. Im Unterschied zu partnerabhängigen Anbietern sind sie nicht auf Fremdleister angewiesen, sondern mit eigenen juristischen Personen vor Ort präsent. Dieses Modell schützt Ihr geistiges Eigentum besser und wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus.