Qué es un presupuesto de funcionamiento

Un presupuesto de explotación es un plan financiero de los gastos e ingresos previstos de una empresa durante un periodo determinado. Generalmente, los presupuestos de funcionamiento se proyectan para un solo año. Se elaboran al final de un año para planificar las finanzas de la empresa durante el año siguiente.

Los presupuestos operativos son componentes esenciales del plan de negocio global de una empresa. Como proyecciones de lo que una empresa espera que sean sus ingresos en comparación con sus gastos, son necesarias para establecer objetivos empresariales realistas y hacer planes para alcanzarlos. 

Los directivos de las empresas utilizan los presupuestos operativos para medir el éxito de los procesos empresariales. Pueden comparar las previsiones de un presupuesto operativo con los resultados empresariales en tiempo real para identificar ineficiencias y realizar las mejoras necesarias. 

Por ejemplo, si los directivos descubren que sus costes de contratación no se ajustan a sus gastos previstos según el presupuesto operativo, pueden hacer revisiones en sus procesos de contratación, como trabajar con una empresa externa especializada en prácticas de contratación.

Un presupuesto de funcionamiento suele estar formado por varios componentes diferentes, como por ejemplo

• Ingresos previstos. Se refiere a la cantidad de dinero que una empresa estima que ganará en un periodo determinado. Los ingresos se proyectan analizando las cifras de años anteriores o analizando la cantidad de inventario en relación con los puntos de precio a los que se vende el inventario.

• Gastos fijos. Son gastos regulares de la empresa que no suelen fluctuar demasiado de un año a otro. Los costes fijos incluyen el alquiler, los servicios públicos y el seguro de la empresa, así como el coste de compra, alquiler o mantenimiento del equipo.

• Costes variables. Los costes variables, en cambio, tienden a moverse en relación con el volumen de negocio. El coste de la mano de obra, ya sea nacional o de materias primas, y los gastos de transporte son algunos ejemplos.

• Gastos no operativos. Los gastos que no están directamente relacionados con las actividades empresariales diarias se consideran gastos no operativos. Incluyen cosas como amortizaciones de existencias, pagos de intereses y costes de enajenación de activos. 

• Gastos no monetarios. Son gastos que no implican un pago. Afectan a los ingresos de una empresa, pero no a su flujo de caja. Las empresas pueden incurrir en diversos gastos no monetarios, como la amortización, la compensación de existencias, el agotamiento y la depreciación. 

Los equipos directivos y otros ejecutivos de la empresa suelen formular el presupuesto operativo. Proyectar lo que debe incluir consiste en gran medida en estimar cómo funcionará la empresa en el próximo periodo, ya sea anual o trimestral. Para hacer esta estimación, los ejecutivos analizan los resultados de la empresa en años anteriores y luego tienen en cuenta otros factores que probablemente afecten a los resultados futuros. Estos factores se conocen como variables de mercado e incluyen cosas como:

• Nuevos productos e iniciativas de la empresa

• Condiciones económicas

• Tendencias del sector

• Fluctuaciones de las ventas

• Competencia en el mercado

Dicho esto, está claro que los presupuestos de funcionamiento no sólo tienen que ver con los ingresos. Se refieren a los gastos en que puede incurrir una empresa. En consecuencia, los directivos deben estimar el gasto total probable en cada departamento de la empresa. A menudo corresponde a los directores de departamento hacer proyecciones sobre los gastos relativos a su departamento. Los ejecutivos de alto nivel suelen hacer proyecciones de los desembolsos de ingresos aplicables a las operaciones generales de la empresa.