Intégration fluide et rapide

Nous facilitons l’ajout des données de vos employés dans Remote en envoyant automatiquement par courriel une invitation aux nouveaux employés

Quand l’employé se connecte à la plateforme, Remote lui demande de renseigner ses données administratives et d’importer les pièces justificatives exigées

Remote vérifie que les collaborateurs sont légalement autorisés à travailler et détiennent, selon le pays, les autorisations, permis de travail ou visas nécessaires

Une fois préparé, le contrat de travail est transmis à l’employé pour qu’il procède à la signature officielle

L’employé est enregistré aux services de paie et aux programmes d’avantages sociaux, et son statut est activé dans Remote

Selon le pays ciblé pour le recrutement, un logiciel d’intégration des employés facilite l’arrivée de nouveaux collaborateurs dans votre organisation en respectant les lois locales en vigueur. Pour la majorité des structures qui recrutent localement, la procédure reste simple — ou du moins prévisible. Habituellement, les nouveaux employés signent un contrat de travail et téléversent les pièces demandées. L’ensemble de ces étapes est pris en charge par l’outil d’intégration choisi par l’entreprise. Un logiciel d’intégration continue souvent d’être utilisé une fois l’employé en poste, car la plupart de ces solutions correspondent à un module intégré au logiciel d’emploi plus complet.

Les démarches se complexifient lorsque des entreprises tentent d’intégrer des collaborateurs à distance dans des pays où elles n’ont pas d’entité juridique. L’ignorance des règles et usages locaux peut ralentir l’intégration et compliquer le respect des obligations légales. Dans ces situations, les entreprises font souvent appel à un Employer of record (EOR) pour prendre en charge l’arrivée de nouveaux collaborateurs. Un Employer of record permet à une société de recruter dans un autre pays en tenant le rôle d’employeur local de substitution et en assumant des responsabilités telles que la rémunération, les avantages sociaux, les retenues fiscales, la conformité et les plans d’options d’achat d’actions.

Il n’est pas rare que les nouveaux employés ignorent les étapes à suivre lorsqu’ils prennent une nouvelle fonction. Même pour une petite structure, l’intégration constitue une première opportunité de régler les formalités administratives, de fixer des attentes claires et de transmettre la culture d’entreprise. Dans de nombreux pays, l’intégration implique des délais stricts pour accomplir certaines formalités et inscriptions. Les entreprises qui recrutent à l’international doivent donc redoubler de vigilance lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs.

Rien n’est plus frustrant pour un nouveau collaborateur que de rencontrer des difficultés liées à la paie et auxavantages sociaux. Il est préférable que vos nouveaux employés bénéficient d’une expérience positive et qu’ils ressentent tout de suite de l’attention et un sentiment d’appartenance.

Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer le premier paiement à temps, ou si vos employés ne peuvent pas s’affilier à une assurance à cause d’erreurs administratives, leur confiance et leur motivation en pâtiront rapidement. Pour être efficace, le parcours d’intégration doit offrir une expérience positive aux employés dès le départ, en installant un climat accueillant dès le premier jour.

L’intégration d’employés à distance peut être aussi simple que l’intégration sur site ou plus complexe. Tout dépend du pays visé et de votre niveau de préparation. Si vous recrutez des employés à distance qui se situent dans la même zone géographique que le reste de votre équipe (même ville ou région, par exemple), le processus restera plutôt simple. Vous devrez fournir au nouveau collaborateur le matériel nécessaire et veiller à ce qu’il soit correctement intégré. Par ailleurs, les étapes juridiques de l’intégration (comme la signature du contrat de travail) demeurent globalement identiques.

L’intégration d’employés à distance dans d’autres zones géographiques (autre région ou autre pays) entraîne des défis supplémentaires. Outre le décalage horaire, il faut tenir compte des formalités administratives et des inscriptions liées au recrutement distribué. Par exemple, dans certains pays, un examen médical est exigé dans le cadre d’une nouvelle embauche, y compris pour des postes à distance.

Dans la plupart des pays, certains documents doivent être déposés auprès des autorités dans des délais précis, et les employés doivent être inscrits à des régimes sociaux dans un laps de temps fixé à compter du début de leur activité. Pour intégrer des équipes dans un pays où vous ne disposez pas d’entité juridique et recruter à l’étranger en toute confiance, vous pouvez recourir à un Employer of record (EOR) comme Remote.

Pour intégrer des employés à distance dans vos équipes, commencez par les bases. L’ensemble des conditions juridiques est‑il en place pour employer cette nouvelle personne?

Pour les freelances, la procédure est en général rapide et simple. Vous pouvez recourir à une plateforme de gestion des freelances internationaux comme Remote pour régler vos freelances dans leur devise locale.

Pour des employés à temps plein travaillant à distance, l’intégration peut se révéler plus complexe. L’essentiel est de maîtriser la réglementation applicable dans le pays ou la région où vit et travaille votre nouvel employé. Si vous disposez d’une entité dans le pays ciblé, vous assumerez de nombreuses responsabilités : conformité locale, rémunération, fiscalité, gestion des avantages sociaux et diverses formalités administratives. Face à ces contraintes, les entreprises font généralement appel à un Employer of record.

Remote a été conçu pour diminuer les coûts, les risques et la complexité de l’emploi international, afin que vous puissiez gérer la conformité en toute confiance.

L’intégration des freelances est généralement plus simple que pour des employés à temps plein, mais elle requiert de la vigilance. Sans bases contractuelles solides, vous vous exposez à des amendes et à des risques pour votre propriété intellectuelle.

Pour intégrer un freelance, commencez par établir et signer un contrat officiel qui précise les tarifs, les livrables et la propriété des œuvres produites. Les réglementations varient selon les pays. Si vous recrutez à l’étranger, veillez à privilégier un outil de gestion des freelances internationaux, et non seulement un service de paiement dépourvu de contexte et de garanties.

Vous envisagez peut‑être de faire passer des freelances au statut d'employé à un moment donné. Si c’est le cas, plusieurs pistes s’offrent à vous. Il faudra alors intégrer ces freelances dans leurs nouvelles fonctions et accomplir les formalités administratives propres à chaque pays.