Wie du in Kanada mit arbeitnehmerähnlichen Selbständigen zusammenarbeitest

Würdest du gerne mit Freelancer:innen in Kanada zusammenarbeiten, weißt aber nicht, wo du anfangen sollst? Sicherlich fragst du dich, wie du mit Freelancer:innen im Ausland zusammenarbeiten kannst. Schließlich hat jedes Land andere Arbeitsgesetze, Steuern, Vorschriften und mehr. Und dann musst du noch herausfinden, wie du deine Teammitglieder in ihrer Währung bezahlen sollst. 

Wir haben hier die wichtigsten Infos für dich zusammengestellt. In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen in Kanada wissen musst. Du erhältst einen Überblick über die kanadischen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Compliance-Praktiken und erfährst mehr dazu, wie du dem Risiko von Scheinselbstständigkeit aus dem Weg gehen kannst.

Bereit? Packen wir's an.

Wie arbeite ich in Kanada mit arbeitnehmerähnlichen Selbständigen zusammen?

Der erste Schritt ist es, die besonderen Anforderungen an die Zusammenarbeit und Bezahlung von arbeitnehmerähnlichen Selbständigen in Kanada zu verstehen. Informiere dich über die einschlägigen Verordnungen, Richtlinien und Steuergesetze.

Entscheide dann, ob du deine neuen Teammitglieder in Kanada als Mitarbeiter:innen einstellen oder als arbeitnehmerähnliche Selbständige unter Vertrag nehmen möchtest. Behalte immer im Hinterkopf, dass die Falschklassifizierung dich teuer zu stehen kommen kann (mehr dazu weiter unten).

Hier einige Hinweise, damit du dir ein rechtskonformes Team in Kanada aufbauen kannst:

• Das kanadische Arbeitsgesetz unterscheidet zwischen Angestellten und arbeitnehmerähnlichen Selbständigen anhand der Frage, wer wann wie welche Arbeiten ausführt.

• Im Allgemeinen zahlen arbeitnehmerähnliche Selbständige ihre Steuern selbst und erhalten keine Benefits.

• In den USA ansässige Unternehmen müssen für kanadische Freelancer:innen nicht das Formular 1099 einreichen. 

Hier sind einige Kriterien, die auf der Website der kanadischen Regierung zur Unterscheidung zwischen Angestellten und Selbstständigen genannt werden:

1. Kontrolle: Welche Weisungsbefugnis hat ein Unternehmen über eine Arbeitskraft, einschließlich der Kontrolle über die geleistete Arbeit?

2. Arbeitsmittel: Bringt eine Arbeitskraft ihre eigenen Arbeitsmittel mit oder werden sie vom Unternehmen bereitgestellt?

3. Finanzielles Risiko: Auftragnehmer:innen können Gewinne und Verluste machen, während für Angestellte alle Kosten vom Unternehmen übernommen werden.

4. Verantwortung für Investitionen und Management: Muss die Arbeitskraft eigene Investitionen tätigen, um ihre Arbeit zu erbringen?

Welche Risiken birgt die Falschklassifizierung von Arbeitnehmer:innen?

Wenn du Angestellte fälschlicherweise als arbeitnehmerähnliche Selbständigen einstufst, musst du mit Strafen, Bußgeldern und anderen rechtlichen Problemen rechnen. Auch wenn die Falschklassifizierung ein Versehen ist, kann dein Unternehmen dafür bestraft werden. 

Es ist extrem wichtig, den Unterschied zwischen beiden Arten von Arbeitskräften zu kennen. 

In Kanada gibt es spezifische und mitunter sehr schwere Strafen für die Falschklassifizierung von Arbeitskräften. Neben hohen Geldstrafen drohen dir sogar Tätigkeitsverbote an den Orten, an denen es zur Scheinselbstständigkeit gekommen ist. Das wäre ein herber Schlag für deine weltweiten Expansionspläne. 

Wenn du Freelancer:innen nach kanadischem Recht als Angestellte einstufen musst, riskierst du, die Eigentumsrechte am geistigen Eigentum (IP) zu verlieren, das diese entwickelt haben. Die Falschklassifizierung kann die Frage aufwerfen, wer die Rechte an produzierter Arbeit hat, und das kann langwierige und kostspielige Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen, die den Ruf deines Unternehmens schädigen können. 

Es ist wichtig zu wissen, dass es nicht genügt, die Arbeitskraft vertraglich als „Freelancer:in“ zu definieren. Du musst sicherstellen, dass die Umstände des Arbeitsverhältnisses der Definition von „arbeitnehmerähnlichen Selbständigen“ entsprechen.

In den letzten Jahren hat Kanada seine Vorschriften zur Unterscheidung zwischen arbeitnehmerähnlichen Selbständigen und Angestellten weiter verschärft. Die Compliance ist für alle Unternehmen eine Herausforderung, die ein global verteiltes Team aufbauen möchten. 

In Remotes Leitfaden zur Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen und Scheinselbstständigkeit von Auftragnehmer:innen findest du wichtige Informationen zu allen Aspekten des Arbeitsverhältnisses sowie Expertentipps, wie du Scheinselbstständigkeit vermeiden oder beheben kannst. 

Unsere Arbeitsexpert:innen können dich und deine Freelancer:innen vor Bußgeldern und Strafen wegen Scheinselbstständigkeit schützen. Nutze unsere Compliance-Checkliste für die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen , um Fehleinschätzungen zu vermeiden und dein Unternehmen zu schützen.

Was besagen die Arbeitsgesetze in Kanada?

Das kanadische Arbeitsrecht unterscheiden sich zwischen Angestellten und arbeitnehmerähnlichen Selbständigen. Die wichtigsten Unterschiede sind:

Steuern: Unternehmen müssen für arbeitnehmerähnliche Selbständige keine Steuern einbehalten und keine Beiträge zur kanadischen Sozialversicherung bezahlen. Die arbeitnehmerähnlichen Selbständigen müssen sich selbst um die Einhaltung aller Vorschriften kümmern.

Altersvorsorge: Arbeitnehmerähnliche Selbständige mit einem Monatseinkommen über 3.500 CAD müssen in den Canadian Pension Plan (CPP) einzahlen. In Quebec lebende Freelancer:innen müssen stattdessen in den Quebec Pension Plan (QPP) einzahlen.

Benefits: Arbeitnehmerähnliche Selbständige erhalten in der Regel keine Benefits wie z. B. bezahlten Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder Urlaubsgeld. Sie haben auch keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld (Employment Insurance, EI).

Wenn du ein Team in Kanada aufbauen möchtest, empfehlen wir dir, dich auf unserer Info-Seite zu Kanada umzusehen.

Steuer- und Compliance-Praktiken für die Arbeit mit Freelancer:innen in Kanada

Die Steuergesetze und Compliance-Praktiken sind in Kanada recht kompliziert. Dennoch musst du alle steuerlichen Anforderungen einhalten, um Bußgelder oder Strafen zu vermeiden.

Wenn dein Unternehmen in den USA ansässig ist, musst du möglicherweise einige Steuerformulare an den Internal Revenue Service (IRS) übermitteln. Beispielsweise müssen arbeitnehmerähnliche Selbständige in Kanada das Formular W-8BEN oder W-8BEN-E (wenn sie als juristische Person handeln) einreichen, wenn ihr Auftraggeber in den USA ansässig ist. Wenn deine kanadischen Freelancer:innen in den USA angestellt sind oder einen Aufenthaltstitel für die USA haben, müssen sie das Formular 1099-NEC einreichen.

Als Auftraggeber musst du deinen internationalen Auftragnehmer:innen außerdem das Formular 1042-S zur Verfügung stellen, in dem sie ihre erzielten Einkünfte zusammenfassen und angeben, ob Steuern einbehalten worden sind. Unser Artikel zur Steuerkonformität für US-Unternehmen bietet Antworten auf häufige Fragen zu Compliance und Verordnungen innerhalb und außerhalb der USA.

In den USA ansässige Unternehmen müssen auch das Formular 1096 einreichen. Es handelt sich dabei um eine Zusammenfassung der während des Steuerjahres an eine:n Auftragnehmer:in geleisteten Zahlungen. Das Formular 1096 muss vom Auftraggeber und nicht von den Auftragnehmer:innen eingereicht werden, da es sich auf die Finanzen des Unternehmens bezieht. Er wird sowohl in den USA als auch in anderen Ländern verwendet, wobei letztere eigene zusätzliche Regeln und Richtlinien haben können. 

Ein oder zwei Steuerformulare für Auftragnehmer:innen zu erstellen, mag noch überschaubar sein. Was aber, wenn du mit mehreren Freelancer:innen rund um den Globus arbeitest?

Mit unserem effizienten Contractor Management System behältst du den Überblick über deine Steuerpflichten und hältst die Gesetze in allen Ländern ein.

Wie kann ich arbeitnehmerähnliche Selbständige in Kanada in Angestellte umwandeln?

Die Arbeit mit Freelancer:innen ist etwas einfacher als die Einstellung von Angestellten. Die Bezahlung ist simpler, da sie die Freelancer:innen selbst um ihre Steuern kümmern müssen. Freelancer:innen benötigen seltener ein Onboarding, damit sie mit der Arbeit starten können.

Trotz dieser Vorteile gibt es auch Gründe, warum einige Unternehmen überlegen sollten, ihre Freelancer:innen in Angestellte umzuwandeln. 

Dazu zählen:

• Die Möglichkeit, ihren Arbeitskräften Benefits wie bezahlten Urlaub und eine Krankenversicherung anzubieten

• Kosteneinsparungen, da Angestellte auf lange Sicht preiswerter als Freelancer:innen sind

• Mehr Kontrolle über deine Rechte am geistigen Eigentum

• Die Sicherheit, lokale Gesetze einzuhalten

Für die Umwandlung deiner Freelancer:innen in Angestellte musst du dich über Compliance-Anforderungen informieren, geeignete Benefits anbieten und ein Onboarding durchführen.

Du hast keine Zeit und keine Ressourcen dafür? Remote kann dir dabei helfen, deine Freelancer:innen in Kanada einzustellen, natürlich 100 % rechtskonform. 

Wie bezahle ich arbeitnehmerähnliche Selbständige in Kanada?

Du kannst deine Freelancer:innen in Kanada per Banküberweisung, internationalem Scheck und digitalen Zahlungsmethoden bezahlen. 

Freelancer:innen werden in der Regel auf eine dieser Arten bezahlt: wenn sie nach Abschluss eines Projekts eine Rechnung einreichen, auf Stundenbasis oder zu vertraglich vereinbarten Zeitpunkten während der Arbeitsbeziehung. Das Unternehmen ist nicht verpflichtet, Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten. 

Bei einem global verteilten Team kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Das Payroll-Management ist zeitaufwändig und erfordert viele Ressourcen, schließlich umfasst es die Rechnungsverwaltung, Gehaltsabrechnungen und Zahlungen in den Währungen der einzelnen Teammitglieder.

Eine globale Plattform für das Contractor Management wie die von Remote kann viel Arbeit sparen. Mit Remote vermeidest du rechtliche Risiken, kannst du Kosten sparen und vereinfachst du die Verwaltung und Bezahlung deiner arbeitnehmerähnlichen Selbständigen in Kanada.

Mit dem Contractor Management von Remote erfüllst du alle relevanten Payroll-Gesetze in Kanada und profitierst von super einfachen Payroll-Prozessen. Du kannst Zahlungen und Rechnungen mit einem einzigen Klick verwalten und Zahlungen in mehr als 100 Währungen vornehmen.

Bereit für internationale Freelancer:innen in Kanada?

Denke daran, dass du verschiedene Regeln, Richtlinien und Compliance-Praktiken einhalten musst, wenn du mit arbeitnehmerähnlichen Selbständigen in Kanada zusammenarbeiten möchtest. Verstöße gegen das strenge Arbeitsrecht oder Scheinselbstständigkeit können hohe Strafen und rechtliche Probleme nach sich ziehen. 

Mit Remotes globaler Contractor Management Plattform hast du alles im Griff – Verträge, Zahlungen, Onboarding, Steuern und alles, was noch dazu gehört.

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