Benefits in Polen: Alles, was du wissen musst

In Polen gibt es immer mehr Fachkräfte mit internationaler Arbeitserfahrung, die mehrere Sprachen sprechen und offen sind für Remote Work. Das Land hat eins der besten Bildungssysteme Europas, aus dem hochqualifizierte Arbeitskräfte hervorgehen. Auch aus diesem Grund haben sich in den letzten Jahren viele multinationale Unternehmen in Polen angesiedelt, um vor allem in florierenden Bereichen wie IT und Technik aktiv nach neuen Talenten zu suchen.

Bevor du aber beginnst, Personal in Polen einzustellen, solltest du dich genau über die rechtlichen Rahmenbedingungen informieren – das Arbeitsrecht im Allgemeinen und Benefits für Angestellte im Besonderen.

Wir möchten es potenziellen Arbeitgebern in Polen möglichst einfach machen. Als erfahrener Employer of Record mit eigenen Niederlassungen überall auf der Welt wissen wir bei Remote, wie man unkompliziert und ohne ausufernde Kosten wettbewerbsfähige, rechtskonforme Benefitspakete zusammenstellt.

In diesem Guide für Benefits in Polen erfährst du, welche gesetzliche Benefits du polnischen Arbeitskräfte anbieten musst und mit welchen freiwilligen Leistungen du auf dem lokalen Arbeitsmarkt positiv auffällst. Du findest hier Antworten auf diese zentralen Fragen:

• Wer hat Anspruch auf Benefits in Polen?

• Welche Benefits sind in Polen gesetzlich vorgeschrieben und welche marktüblich?

• Welche freiwilligen Benefits sind bei polnischen Fachkräften besonders beliebt?

• Wie entwickelst und verwaltest du Benefits für ein internationales Team?

Wer hat Anspruch auf Benefits in Polen?

Das polnische Arbeitsrecht gewährt Angestellten verschiedene Rechte, die meistens jedoch nicht für selbstständige Auftragnehmer:innen gelten. Freelancer:innen haben keinen Anspruch auf gesetzliche Benefits (wie bezahlten Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall) und sind darüber hinaus auch selbst für ihre Steuern verantwortlich.

Es ist wichtig, dass du neue Mitarbeiter:innen korrekt klassifizierst. Wenn du den Fehler machst, ein Teammitglied als Freelancer:in einzustufen, obwohl es unter lokalem Recht als Angestellte:r gilt, können sehr hohe Kosten auf dich zukommen. Eventuell sogar die Nachzahlung von:

• nicht bezahlten Steuern

• gesetzlichen Benefits

• Feiertagen und Urlaub

Außerdem gefährdest du dein geistiges Eigentumsrecht am Werk der betreffenden Person.

Es spielt keine Rolle, ob du selbst eine Person als angestellt oder als selbstständig betrachtest. Was zählt, ist die Sichtweise des Gesetzgebers. Wenn dieser feststellt, dass euer Arbeitsverhältnis de facto ein Angestelltenverhältnis ist, dein Teammitglied aber keine Benefits von dir erhält und du auch keine Sozialabgaben und Lohnsteuern zahlst, machst du dich der Scheinselbstständigkeit schuldig.

(Ausführliche Informationen darüber bietet dir unser spezieller Leitfaden zum Thema Scheinselbstständigkeit.)

Benefits für Freelancer:innen in Polen

Wir empfehlen allen internationalen Arbeitgebern, auch ihren selbstständigen Auftragnehmer:innen freiwillige Benefits anzubieten, um alle Teammitglieder gleich zu behandeln. Nur weil der Gesetzgeber dich nicht verpflichtet, Freelancer:innen Benefits anzubieten, bedeutet das nicht, dass das keine gute Idee ist.

Im Gegenteil: Wenn du deine Freelancer:innen wertschätzt und an einer langfristigen Arbeitsbeziehung interessiert bist, sind freiwillige Benefits eine gute Investition, vor allem im Remote-Kontext. Aber Vorsicht: Mit bestimmten Benefits sind auch Risiken verbunden – Stichwort Betriebsstätten und Scheinselbstständigkeit.

Wertbasierte Benefits wie bezahlter Urlaub, flexible Arbeitszeiten oder Elternzeit sind in den meisten Fällen rechtlich sichere Angebote (Näheres dazu in unserem Leitfaden zu Benefits für internationale Auftragnehmer:innen).

Ein Employer of Record (EOR) wie Remote kann dich individuell beraten und dein Risiko im konkreten rechtlichen Kontext minimieren, in Polen wie auch in anderen Ländern.

Welche Benefits sind in Polen gesetzlich vorgeschrieben und welche marktüblich?

Vorgeschriebene Benefits, also gesetzliche Leistungen, muss der Arbeitgeber seinen Angestellten per Gesetz gewähren. Typische Beispiele sind bezahlter Urlaub, Elternzeit, Unfallversicherungen oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Im konkreten Fall Polens zahlt das Sozialsystem Angestellten verschiedene Leistungen wie Familienbeihilfe, Sozialbeihilfe oder Arbeitslosengeld. Es versichert praktisch alle erwerbstätigen Staatsbürger:innen wie Angestellte und Selbständige sowie deren Familien.

Gemäß dem polnischen Sozialversicherungsgesetz sind alle Angestellten renten-, kranken- und unfallversichert. Finanziert wird das Sozialversicherungssystem durch Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge in variabler Höhe. Arbeitgeber sind verpflichtet, den vorgeschriebenen Arbeitnehmerbeitrag zu berechnen, vom Gehalt seiner Angestellten abzuziehen und pünktlich an die Sozialversicherung zu zahlen.

Angestellte haben Anspruch auf Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Arbeitslosengeld und Bestattungsgeld sowie auf Schadenersatz bei Verletzungen infolge von Arbeitsunfällen. Die jeweilige Höhe wird anhand ihrer Beiträge zur Sozialversicherung berechnet. Sie dürfen auch die Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitswesens nutzen.

Jahresurlaub

Die Anzahl der bezahlten Urlaubstage pro Jahr richtet sich nach den Dienstjahren. Auf Wunsch kann der Jahresurlaub in einzelnen Blöcken auf das Jahr verteilt werden. Über den Jahresurlaub hinaus genießen Angestellte arbeitsfreie Tage an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen.

Vollzeitbeschäftigte, die seit weniger als zehn Jahren bei ihrem Arbeitgeber angestellt sind, haben Anspruch auf 20 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr. Sobald das Angestelltenverhältnis älter als 10 Jahre ist, erhöht sich der Jahresurlaub auf 26 Tage. Nicht genutzte Urlaubstage dürfen auf das nächste Kalenderjahr übertragen werden, müssen aber bis zum 30. September des Folgejahres genommen werden. Die finanzielle Abgeltung ungenutzter Urlaubstage ist verboten, außer bei Beendigung des Dienstverhältnisses.

Elternzeit

Weibliche Angestellte haben (bei Einzelgeburten) Recht auf 20 Wochen Mutterschaftsurlaub. Bei Mehrfachgeburten wird dieser Zeitraum anteilig verlängert. Davon dürfen höchstens 6 Wochen vor dem Geburtstermin genommen werden. Einer der beiden Elternteile kann zusätzliche 32 Wochen Elternzeit beantragen (für den Mutterschaftsurlaub bedeuten das insgesamt 52 Wochen). Während der ersten 6 Monate Elternzeit wird in das volle Grundgehalt weiter bezahlt, für die zweiten 6 Monate reduziert sich die Lohnfortzahlung auf 60 %.

Die gesetzliche Mindestdauer des Mutterschaftsurlaubs ist:

• 20 Wochen bei Geburt oder Adoption eines einzelnen Kindes

• 31 Wochen bei zwei Kindern, 33 Wochen bei drei und 35 Wochen bei vier

• 37 Wochen bei fünf oder mehr Kindern

Freistellung bei Krankheit und Arbeitsunfähigkeit

Bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit erhalten Angestellte 80 % ihres Gehalts. Eine ähnliche Bestimmung gilt für die Isolierung aufgrund einer ansteckenden Krankheit, die mehr als 33 Tage im Jahr andauert, sowie für Arbeitnehmer:innen, die 50 Jahre oder älter sind, wenn die Krankheit länger als 14 Tage im Jahr dauert.

Ist eine Arbeitnehmerin aufgrund einer Krankheit während der Schwangerschaft innerhalb des angegebenen Zeitraums arbeitsunfähig, so erhält sie die Lohnfortzahlung in voller Höhe. Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger anhält, besteht Anspruch auf Krankengeld aus der Sozialversicherung.

Pro Kalenderjahr stehen Personen mit einer schweren oder moderaten Behinderung 10 weitere Urlaubstage zu. Das Recht auf Arbeit wird nach einem Jahr Beschäftigung und dem Erhalt einer der oben genannten Behinderungsstufen gewährt.

Beiträge zur Altersvorsorge und Rentenversicherung

Seit 2019 müssen alle Arbeitgeber in Polen in die Rente einzahlen. Mit dem neu verabschiedeten Arbeitnehmer-Kapitalplan (PPK) sollen Arbeitnehmer:innen im Laufe ihres Arbeitslebens mehr Kapital ansparen können.

Arbeitnehmer:innen im Alter zwischen 18 und 55 Jahren werden automatisch in das System aufgenommen, können sich aber davon abmelden (nicht auf elektronischem Weg möglich). Die Beiträge zum PPK werden vom Arbeitgeber (mindestens 1,5 % des Bruttogehalts), den Angestellten (mindestens 2 % des Bruttogehalts) und dem Staat (250 PLN Willkommensbonus sowie 240 PLN Jahreszuschuss) gezahlt.

Wir raten globalen Arbeitgebern, ihren Mitarbeiter:innen in Polen eine zusätzliche Betriebsrente anzubieten. Das wahrt die Gleichbehandlung unter global verteilten Teams und zeigt dein Engagement für das Wohlergehen deiner Mitarbeiter:innen. Solch ein Benefit kann durchaus das Zünglein an der Waage sein, damit deine besten Kandidat:innen sich am Ende für dich entscheiden.

Mindestlohn und Überstunden

In Polen gibt es einen gesetzlichen Mindestlohn, der für alle Angestellten gilt und 3.490 PLN im Monat (22,80 PLN pro Stunde) beträgt. Die Nichteinhaltung dieser Regelung wird vom polnischen Staat sanktioniert.

Gehälter werden monatlich ausgezahlt und müssen bis spätestens zum 10. des Folgemonats bei den Arbeitnehmer:innen eingehen. Die Regelarbeitszeit ist auf 40 Stunden wöchentlich bzw. 8 Stunden täglich begrenzt. Darüber hinaus geleistete Überstunden müssen mit einem Aufschlag bezahlt werden.

Pro Woche dürfen höchstens 48 Stunden gearbeitet werden und es gilt eine Obergrenze von 150 Überstunden pro Jahr. Ab der 46. Wochenstunde müssen Überstunden vergütet werden. Der Tarif beträgt 200 % des regulären Lohns in der Nacht, an Sonntagen und an anderen arbeitsfreien Tagen bzw. 150 % an normalen Wochentagen.

Versicherungen

Wie in anderen Mitgliedsstaaten der EU gibt es auch in Polen ein Pflichtversicherungssystem aus Rentenversicherung, Krankenversicherung und Unfallversicherung. Private Krankenversicherung, Lebensversicherung, Berufsreiseversicherung und anderes zählt in Polen zu den freiwilligen Benefits, d. h., es besteht keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber.

Hier tun sich für Arbeitgeber mit Weitblick interessante Möglichkeiten auf. Wenn du dein Vergütungspaket mit Benefits aufstockst, bist du gegenüber Konkurrenten, die lediglich das gesetzliche Minimum bieten, klar im Vorteil.

Du möchtest im Detail sehen, was es in Polen kostet, Mitarbeiter:innen einzustellen? Teste unserenkostenlosen Personalkostenrechner.

Welche freiwilligen Benefits sind bei polnischen Fachkräften besonders beliebt?

Private Krankenversicherung

Trotz des flächendeckenden öffentlichen Gesundheitssystems gibt es für Arbeitgeber die Option, eine private Krankenversicherung anzubieten. Wir raten internationalen Arbeitgebern dringend dazu, denn sie bietet ihren Mitarbeiter:innen Zugang zu höherwertigen Gesundheitsleistungen.

Private Versicherungen decken häufig auch Zähne, Augen und andere Leistungen ab, die der öffentliche Bereich nicht anbieten kann. Sie schützen Arbeitnehmer:innen davor, Kosten für zusätzliche medizinische Leistungen wie Notfallversorgung, Krankenhausaufenthalte, ambulante Operationen und anderes aus eigener Tasche bezahlen zu müssen.

Umfassender Versicherungsschutz, beispielsweise mit Zahnzusatzversicherung, Augenzusatzversicherung und Lebensversicherung, kann ein wirksames Instrument sein, um bei neuen Mitarbeiter:innen Vertrauen zu schaffen und dich von anderen Arbeitgebern zu unterscheiden.

Boni

Einige Arbeitgeber bieten im Rahmen ihres Benefitspakets auch einen Jahresbonus für herausragende Leistungen an. Eine gesetzliche Vorschrift oder eine entsprechende Erwartungshaltung unter den Arbeitnehmer:innen gibt es in Polen jedoch nicht. Es liegt also an dir, ob du dich für ein Bonussystem entscheidest.

Bei Remote sind wir der Meinung, dass freiwillige Benefits wichtig sind, um Wertschätzung und Engagement gegenüber seinen Mitarbeiter:innen zu zeigen. Wir glauben aber auch, dass finanzielle Belohnungen nicht immer das beste Mittel sind, um die Motivation und Zufriedenheit im Team zu steigern. Wertbasierte Benefits (vom allem solche für eine bessere Life-Work-Balance) sind preiswerter für dich als Arbeitgeber und werden von den Beschäftigen häufig dennoch sehr geschätzt.

Zuschuss für das Homeoffice

Für viele Angestellte haben nicht nur traditionelle Benefits einen hohen Wert. Auch in Polen wünschen sich Fachkräfte vermehrt Positionen mit einer guten Work-Life-Balance und flexiblen Homeoffice-Regelungen.

Spezifische Remote-Work-Benefits wie etwa Homeoffice-Zuschüsse sind eine gute Möglichkeit, um eine Remote-Kultur im Unternehmen zu etablieren. Dieser Benefit kostet nicht viel, hat aber großes Potenzial, die Moral und Produktivität von Mitarbeiter:innen zu fördern.

Dieser Zuschuss dient zur Abdeckung von Internet-, Strom- und Telefonkosten, die naturgemäß höher ausfallen, wenn Angestellte zu Hause arbeiten.

Flexible Arbeitszeiten

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass wir nicht alle immer von 9 bis 17 Uhr arbeiten müssen.

Flexible Arbeitszeiten sind ein riesiger Beitrag zur Work-Life-Balance, die sich auch selbst parallel zu Remote- und Hybridmodellen kontinuierlich ändert.

Persönliche und berufliche Weiterentwicklung

Die meisten Beschäftigten wünschen sich von ihrem Arbeitgeber Unterstützung bei ihrer Entwicklung. Entsprechende Benefits sind nicht teuer und ermöglichen deinen Teammitgliedern den Erwerb neuer persönliche Kompetenzen und beruflicher Qualifikationen. Sie signalisieren ihnen, dass sie dir als Mensch wichtig sind, und können entscheidend zur Mitarbeiterbindung beitragen.

Mitgliedschaften in Fitnessstudios Remote-Mitarbeiter:innen können nicht mal eben das firmeneigene Fitnessstudio besuchen, wollen aber trotzdem fit und gesund bleiben. Ein kleiner monatlicher Beitrag fürs Gym kostet dem Unternehmen nicht viel, zeugt aber von Interesse und Wertschätzung. Auch Online-Kurse wie Yoga können für Remote-Teams attraktiv sein.

Kosteneffektive Benefitspakete für Remote-Mitarbeiter:innen

Mit wenigen Änderungen lassen sich traditionelle Benefitspakete recht einfach an die Bedürfnisse von Remote-Teams anpassen, indem du etwa ein paar zusätzliche bezahlte Urlaubstage oder Zuschüsse für Verpflegung und Reisekosten hinzufügst.

Aber auch traditionelle Benefits wie Aktienoptionen oder Umsatzbeteiligungen sind für Remote-Mitarbeiter:innen in Führungspositionen geeignet.

Wichtig ist auf jeden Fall, die teuren, aber relativ nutzlosen „Vanity Perks“ zu vermeiden und stattdessen auf wertbasierte Benefits zu setzen, die das Leben deiner Mitarbeiter:innen wirklich einfacher machen. Mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Leitfaden zu preiswerten Benefits für Remote-Teams in KMUs.

Wie du Benefits für internationale Mitarbeiter:innen anbietest und verwaltest

Global Hiring ist komplex, noch komplexer ist aber, die eingestellten internationalen Arbeitskräfte zu bezahlen und zu verwalten. Jedes Land hat andere Anforderungen an Payroll, Benefits und Steuern, um nur einige Herausforderungen zu nennen.

Du musst in allen Ländern, in denen du Personal beschäftigst, absolute Compliance gewährleisten können.

Dazu wäre eigentlich überall eine eigene lokale Niederlassung mit einer speziellen Personalabteilung notwendig. Glücklicherweise aber gibt es eine kosteneffiziente, schnelle und sichere Alternative, mit der du auch ohne all das dein Team grenzüberschreitend vergrößern kannst: einen Employer of Record (EOR).

Wann ist ein Employer of Record die beste Wahl?

Wenn es in deinem Unternehmen noch keine etablierte Verfahren zur Beschäftigung im Ausland – in Polen oder in einem beliebigen anderen Land – gibt, bietet ein EOR wie Remote sofort anwendbare Lösungen.

Mit Remotes EOR-Service erhältst du Zugang zu unserem Team aus lokalen Arbeitsexpert:innen, das dich bei der Ausarbeitung von robusten Arbeitsverträgen, soliden Benefitspaketen und attraktiven Stellenangeboten unterstützt.

Remote übernimmt für dich den schwierigsten Teil der internationalen Einstellung. Die einzigartige Kombination aus intuitivem Software-Hub und erfahrenen HR-Expert:innen vereinfacht alle Personalvorgänge in verteilten Teams.

Unsere Spezialist:innen kümmern sich im Hintergrund um deine globale HR, während unsere Software dir alle Aktivitäten in einem zentralen Dashboard abrufbereit zur Verfügung stellt:

• Gehaltsabrechnung und Urlaubsplanung

• Lokale Lohnsteuern

• Rechtskonforme Zahlung gesetzlicher Sozialbeiträge

• Wettbewerbsfähige und gerechte globale Vergütungspakete

• Schnelle Vergrößerung deines globalen Teams

Wie geht es nun weiter? Erfahre mehr darüber, wie Remote die internationale Einstellung vereinfacht, oder lies in unserem Länderleitfaden für Polen nach, um noch konkretere Informationen über das Land zu erhalten.

Lade dir unseren Leitfaden für globale Benefits herunter und ziehe globale Top-Talente an

Remotes HR-Expert:innen teilen praktische Ratschläge, wie du attraktive und rechtskonforme Benefitsprogramme in anderen Ländern auflegst, um die besten Talente zu gewinnen und zu halten.

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