So beschäftigst und bezahlst du Remote-Arbeitskräfte in Deutschland

Die Einstellung von Mitarbeiter:innen in Deutschland ist eine großartige Möglichkeit, dein globales Team zu vergrößern. Deutschland ist die größte Volkswirtschaft Europas und eine der größten der Welt. Du findest daher mit großer Wahrscheinlichkeit Mitarbeiter:innen mit der Erfahrung und den Fähigkeiten, die du für die Expansion deines Unternehmens brauchst.

Wie in den meisten Ländern wird auch in Deutschland das Arbeitsrecht sowohl durch den Gesetzgeber als auch die Rechtsprechung definiert. Um Bußgelder oder andere rechtliche Probleme zu vermeiden, musst du alle lokalen Gesetze und Richtlinien einhalten – und davon gibt es in Deutschland eine ganze Menge! Damit du trotzdem auf dem deutschen Arbeitsmarkt nach Kandidat:innen suchen und deine Remote-Mitarbeiter:innen im Land rechtskonform beschäftigen kannst, haben wir in diesem Artikel die wichtigsten Informationen für dich zusammengestellt.

Wie bezahlen ausländische Unternehmen Remote-Arbeitskräfte in Deutschland?

Bevor du dich als ausländisches Unternehmen auf dem deutschen Arbeitsmarkt nach Remote-Mitarbeiter:innen umsiehst, solltest du wissen, wie du sie überhaupt bezahlen kannst.

Wenn du dich selbst um alles kümmern möchtest, benötigst du eine lokale Niederlassung, über die du Mitarbeiter:innen einstellen kannst. Wenn du keine Präsenz im Land hast, kannst du mit einem Employer of Record (EOR) zusammenarbeiten, der deine Mitarbeiter:innen in Deutschland in deinem Auftrag einstellt. Da Deutschland Mitglied der Eurozone ist, müssen Angestellte in Euro bezahlt werden.

Eine Niederlassung in Deutschland gründen

Wenn du langfristig den Markteintritt in Deutschland planst und viele Mitarbeiter:innen einstellen möchtest, ist die Gründung einer Niederlassung eine gute Strategie. Du musst dich aber auf unzählige Behördengänge und hohe Kosten einstellen. Dazu gehören auch eine Rechtsberatung, Notarkosten und die Anmeldung in einer lokalen Industrie- und Handelskammer.

In Deutschland gibt es 79 Handelskammern plus die Niederlassungen im Ausland. Informiere dich genau, welche Handelskammer für dein Unternehmen zuständig ist, bevor du dich registrierst. Die Rechtsform deiner Niederlassung in Deutschland hängt von mehreren Faktoren ab: Unternehmenszweck, Höhe der Kapitaleinlage, Gründungsmitglieder bzw. Gesellschafter und Haftung. Ohne eine kompetente Rechtsberatung ist es nicht einfach, die richtige Gesellschaftsform zu wählen und dein Unternehmen zu registrieren.

Zusammenarbeit mit einem Employer of Record

Über die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record in Deutschland kannst du schnell deutsche Mitarbeiter:innen einstellen, ohne gleich eine eigene Niederlassung gründen zu müssen. Es gibt mehrere Gründe, warum ein deutscher Employer of Record eine gute Wahl ist:

• Du musst weder Zeit noch Geld investieren, um eine deutsche Niederlassung zu gründen.

• Du möchtest in naher Zukunft nicht mehr als 25 Mitarbeiter:innen in Deutschland einstellen.

• Du benötigst jetzt Mitarbeiter:innen, während sich deine Niederlassung noch in Gründung befindet.

Es kommt übrigens sehr häufig vor, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen zunächst über einen Employer of Record einstellen, wenn sie erst später eine Niederlassung gründen möchten. Für den Eintritt in einen Markt ist es eine gute Lösung, erst über einen EOR ein lokales Team aufzubauen und es dann ins eigene Unternehmen zu übertragen, sobald eine lokale Präsenz vorhanden ist.

Lohnsteuer in Deutschland

Wie viele andere Aspekte der Einstellung von Mitarbeiter:innen in Deutschland sind auch die Steuern eine komplizierte Angelegenheit. Als internationaler Arbeitgeber musst du immer wissen, wo deine Remote-Mitarbeiter:innen Steuern zahlen. Normalerweise lautet die Antwort schlichtweg: wo sie wohnen. Das ist auch in Deutschland der Fall.

In Deutschland sind alle Gehaltszahlungen lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuer wird vom Arbeitgeber einbehalten und an das Finanzamt gezahlt. Wenn du keine Niederlassung in Deutschland hast, kümmert sich dein Employer of Record um alle Steuerangelegenheiten.

Welche Steuersätze und Steuerklassen gibt es in Deutschland?

Wie in vielen europäischen Ländern steigt auch in Deutschland der Steuersatz progressiv mit dem Einkommen. In Deutschland gibt es vier Stufen des besteuerbaren Einkommens. Im Folgenden findest du die Steuersätze für das Steuerjahr 2021.

• Der erste Steuersatz beträgt 0 % und gilt für Alleinstehende, die bis zu 9.744 € verdienen, bzw. für Ehepaare mit einem Jahreseinkommen von bis zu 19.488 €.

• Danach steigt der Steuersatz progressiv von 14 % bis 42 % für Alleinstehenden, die zwischen 9.744 € und 57.918 € verdienen, und für Ehepaare, die gemeinsam zwischen 19.488 € und 115.863 € verdienen.

• Bei einem zu versteuernden Jahreseinkommen zwischen 57.918 € und 274.612 € für Alleinstehende oder zwischen 115.863 € und 549.224 € für Ehepaare beträgt der Steuersatz 42 %.

• Ab einem Jahreseinkommen von 274.612 € für Alleinstehende oder von 549.224 € für Ehepaare beträgt der Steuersatz 45 %.

Übliche Steuervergünstigungen für Remote-Mitarbeiter:innen in Deutschland

Es gibt Ausgaben, die Mitarbeiter:innen in Deutschland von der Steuer absetzen können. Die meisten Steuervorteile gelten für alle Angestellten, während andere nur von Remote-Mitarbeiter:innen genutzt werden können.

Spenden

Deutsche Steuerzahler:innen können bis zu 20 % ihrer Spenden an deutsche wohltätige Vereine von der Steuer absetzen. Auch einige internationale Spenden sind auf die Steuerlast anrechenbar. Die Kirchensteuer kann in Deutschland vollständig von der Steuer abgesetzt werden.

Kosten für die Kinderbetreuung

Sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, können deutsche Steuerzahler:innen ihre Kinderbetreuungskosten von der Steuer absetzen. Für Kinder unter 14 Jahren beträgt der absetzbare Betrag bis zu 4.000 € pro Jahr. Eltern von Kindern mit Behinderungen können den vollen Betrag auch nach dem 14. Geburtstag absetzen.

Ausbildungskosten für unterhaltsberechtigte Kinder

Eltern von studierenden Kindern können 30 % der Studiengebühren absetzen, wenn das Kind eine anerkannte Privatschule in einem EU/EWR-Land besucht. Die Höchstgrenze beträgt dabei 5.000 € pro Jahr und Kind.

Unterhaltszahlungen

Steuerzahler:innen können bis zu 13.805 € von ihrem steuerpflichtigen Einkommen für Unterhaltszahlungen abziehen.

Sind Verpflegungspauschalen in Deutschland steuerpflichtig?

Deutsche Mitarbeiter:innen erhalten oft eine Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen. Verpflegungspauschalen sind die einzige steuerbefreite Möglichkeit, Mitarbeiter:innen in Deutschland die Kosten für Mahlzeiten zu erstatten.

Im Jahr 2020 wurden die Tagessätze für deutsche Mitarbeiter:innen angehoben. Sie erhalten seitdem 14 € pro Tag für eine Abwesenheit von der Arbeitsstätte, die zwischen 8-24 Stunden dauert. Für Geschäftsreisen ab 24 Stunden erhalten sie 28 € pro Tag.

Wenn Mitarbeiter:innen kostenlose Mahlzeiten erhalten, zum Beispiel Frühstück im Hotel oder Mittag auf einer Konferenz, muss ein bestimmter Prozentsatz von der Verpflegungspauschale für den jeweiligen Tag abgezogen werden. Für das Frühstück sind es 20 % und für Mittag- und Abendessen 40 % pro Mahlzeit.

Die steuerfreie Verpflegungspauschale deckt nur die Kosten für Mahlzeiten ab. Flüge, Transportkosten, Unterkunft und Kosten für Treffen mit Kunden werden nicht dazu gezählt. Diese Kosten müssen vom Unternehmen über eine separate Spesenabrechnung erstattet werden.

Welche Beiträge müssen Arbeitgeber in Deutschland einbehalten?

Als Arbeitgeber musst du in Deutschland jeden Monat bestimmte Abgaben und Steuern einbehalten und abführen. Einige werden vom Bruttogehalt deiner Mitarbeiter:innen abgezogen und andere musst du als Arbeitgeber bezahlen.

Wir haben nachfolgend den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil aufgeführt, damit du die zu erwartenden Kosten abschätzen kannst.

Du möchtest sehen, was es in Deutschland kostet, Mitarbeiter:innen einzustellen? Probiere unseren kostenlosen Personalkostenrechner aus.

Monatliche arbeitgeberseitige Abgaben in Deutschland

Deutschland hat einen starken Sozialstaat. Die meisten Sozialbeiträge werden zu gleichen Teilen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter:in aufgeteilt. Die einzige Ausnahme bildet die Unfallversicherung, die der Arbeitgeber allein bezahlen muss.

Rentenbeiträge in Deutschland

In Deutschland gibt es eine gesetzliche Rentenversicherung, die ein Grundrente zahlt. Der aktuelle Beitrag beträgt 18,6 % des Bruttojahresgehalts. Der Beitrag wird zu gleichen Teilen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in aufgeteilt. Beide zahlen 9,3 % des Bruttogehalts.

Du kannst deinem Team eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge anbieten. Das ist ein sehr beliebter Benefit, der Bewerber:innen anzieht und deine Mitarbeiter:innen langfristig binden kann.

Gesetzliche Krankenversicherung

Die meisten Menschen in Deutschland sind gesetzlich krankenversichert. Der Gesamtbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung beträgt 14,6 % des Monatsgehalts. Auch dieser Beitrag wird zu gleichen Anteilen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in aufgeteilt. Beide zahlen also jeweils 7,3 %.

Pflegeversicherung

Sowohl deine Mitarbeiter:innen als auch dein Unternehmen zahlen Beiträge zur gesetzlichen Pflegeversicherung. Die soziale Pflegeversicherung übernimmt einen Teil der Pflegekosten, wenn eine Person pflegebedürftig wird. Der Gesamtbeitrag beträgt 3,5 % bzw. je 1,525 % für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in.

Unfallversicherung

Die deutsche gesetzliche Unfallversicherung oder Arbeiterunfallversicherung ist einer der ältesten Bereiche der deutschen Sozialversicherung. Sie versichert Arbeitnehmer:innen gegen Verletzungen oder Krankheiten, die sie im Rahmen ihrer Beschäftigung oder auf dem Weg zur oder von ihrer Arbeitsstelle erleiden. Der Beitrag wird vollständig vom Arbeitgeber bezahlt und beträgt 1,18 % des Monatsgehalts.

Hol dir unsere Checkliste für die Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Gehe die Checkliste durch, um auch bei grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen alle Vorschriften einzuhalten.

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Wie hoch ist der Mindestlohn in Deutschland und wie funktionieren Überstunden?

Der Mindeststundenlohn betrug 2022 12 € pro Stunde, nachdem er von 10,45 € pro Stunde angehoben wurde. Für Mitarbeiter:innen einer Branche mit Tarifverträgen kann auch ein noch höherer Mindestlohn gelten.

Die meisten Mitarbeiter:innen in Deutschland haben eine Wochenarbeitszeit von 40 Stunden, verteilt auf fünf Tage. Die Arbeitszeit ist durch das deutsche Arbeitszeitgesetz auf maximal acht Stunden pro Arbeitstag und 48 Stunden pro Woche begrenzt.

Überstunden sind per Gesetz auf zwei Stunden pro Tag begrenzt. Innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten dürfen Angestellte die durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschreiten. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen diesen Durchschnitt einhalten, werden Überstunden oft in Form von bezahltem Urlaub vergütet.

Wie sieht das deutsche Arbeitsrecht aus?

Das deutsche Arbeitsrecht bietet starken Schutz für Arbeitnehmer:innen. Es setzt es sich aus einer Vielzahl von Regelungen aus unterschiedlichen Rechtsquellen zusammen. Das reicht vom Bürgerlichen Gesetzbuch bis hin zu individuellen Gesetzen wie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz, Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Mutterschutzgesetz oder Kündigungsschutzgesetz.

Deutschland —

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Alles, was du über Sozialleistungen und Benefits in Deutschland wissen musst

Der deutsche Markt bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, Fachkräfte zu finden, die einen Mehrwert für ihre Teams darstellen. Wenn du weißt, wie die Sozialleistungen und Benefits in Deutschland geregelt sind, kannst du leichter Top-Talente anziehen und halten.

Selbstständige Auftragnehmer:innen in Deutschland

Es mag verlockend sein, all den Verwaltungsaufwand zu vermeiden, und deutsche Arbeitskräfte einfach als Freelancer:innen zu beauftragen. Wenn deine Freelancer:innen in Wirklichkeit jedoch Angestellte sind, bedeutet das ein erhebliches Risiko für die Zukunft deines Unternehmens in Deutschland. Du riskierst nicht nur hohe Geldstrafen, sondern könntest dich auch strafbar machen.

Dennoch gilt: Die rechtskonforme Arbeit mit Freelancer:innen stellt eine großartige Möglichkeit dar, deutsche Talente für dein Business zu nutzen. Bevor du dich für eine Art der Zusammenarbeit entscheidest, solltest du dich mit den Vor- und Nachteilen von internationalen Freelancer:innen und Mitarbeiter:innen auseinandersetzen.

Wer gilt in Deutschland als Freelancer:in?

Freelancer:innen und Mitarbeiter:innen unterscheiden sich in Deutschland vor allem durch den Grad an Freiheit, den sie genießen. Freelancer:innen können selbst bestimmen, wann, wo und wie sie arbeiten. Mitarbeiter:innen müssen hingegen den Anweisungen ihres Arbeitgebers folgen.

Bei der Unterscheidung zwischen Auftrags- und Angestelltenverhältnissen betrachtet das deutsche Arbeitsrecht die Art der Arbeitsbeziehung und nicht die abgeschlossenen Verträge. Für dich bedeutet das, wenn deine Auftragnehmer:innen wie Mitarbeiter:innen arbeiten, werden sie vor dem Gesetz auch als solche behandelt und haben Recht auf Kündigungsschutz, bezahlten Urlaub und Zusatzleistungen.

Am besten vermeidest du das Risiko von Scheinselbstständigkeit in Deutschland, indem du dich von lokalen Rechtsexpert:innen beraten lässt. Bei Bedarf kannst du deine Freelancer:innen in Deutschland auch über einen Employer of Record (EOR) festanstellen, um möglichen Strafen zu entgehen.

Wie du Auftragnehmer:innen in Deutschland in Angestellte umwandelst

Es ist gut möglich, dass einige deiner Auftragnehmer:innen irgendwann eine wesentlich Rolle in deinem Unternehmen spielen. Spätestens dann ist es an der Zeit, ihnen eine Anstellung anzubieten und sie in Mitarbeiter:innen umzuwandeln.

Du kannst mit der Anstellung sogar Kosten sparen, da Auftragnehmer:innen in der Regel höhere Stundensätze für ihre Dienste verlangen als Mitarbeiter:innen. Selbst mit den zusätzlichen gesetzlichen Abgaben für Arbeitnehmer:innen ist das Einsparpotenzial erheblich. Und ein weiteres nicht zu unterschätzendes Plus ist die engere Bindung der Arbeitskraft an dein Unternehmen.

Remote hat umfangreiche Erfahrungen in Deutschland mit der Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeiter:innen. Auch wenn du keine eigene Niederlassung in Deutschland hast, kannst du deinen Freelancer:innen eine Festanstellung anbieten. Du benötigst dafür nichts weiter als Remotes EOR-Dienstleistungen in Deutschland.

Wie du Remote-Mitarbeiter:innen in Deutschland mit einem Employer of Record einstellst

Mit einem deutschen Employer of Record (EOR) kannst du Mitarbeiter:innen in Deutschland einstellen und verwalten, ohne eine eigene Niederlassung gründen zu müssen. Wenn du mit einem deutschen EOR zusammenarbeitest, kannst du dein lokales Team schnell, einfach und kostengünstig vergrößern. Du sparst die Kosten für die Gründung einer Tochtergesellschaft und vermeidest das Risiko der Scheinselbstständigkeit. Du solltest wissen, wie du den richtigen EOR für dein Unternehmen auswählst, da es viele unterschiedliche Anbieter auf dem Markt gibt.

Die Einstellung von Mitarbeiter:innen in Deutschland über einen EOR ist ganz einfach: Du bezahlst wie gewohnt das Gehalt und die Lohnnebenkosten plus die Verwaltungsgebühr des EOR. Achte darauf, dass dein EOR einen Festpreis pro Mitarbeiter:in abrechnet, unabhängig vom Gehalt. Bei anteiligen Gebühren steigen nämlich auch deine EOR-Kosten, wenn du deinem Team ein besseres Gehalt bezahlen möchtest.

Remotes Fair-Preis-Garantie steht für eine feste EOR-Gebühr in Deutschland, ohne Kaution, versteckte Gebühren und unschöne Überraschungen. Über unsere eigene Tochtergesellschaft in Deutschland kannst du deine Mitarbeiter:innen schnell und einfach onboarden und zahlst dafür nur einen geringen Betrag, der nicht an das Gehalt gekoppelt ist. Ganz gleich, ob du nur eine Mitarbeiterin in Deutschland oder gleich ein ganzes Team onboarden willst, mit Remote ist es immer einfach und kostengünstig.

Auch wenn du irgendwann eine eigene Niederlassung in Deutschland gründen möchtest, ist ein EOR ein großartiger Startpunkt. Stelle Mitarbeiter:innen über deinen EOR ein, damit sie sofort für dich arbeiten können. Sobald du dann deine Niederlassung gegründet hast, kannst du sie einfach in dein Unternehmen holen. Da die Firmengründung in Deutschland recht kompliziert ist, stellt das eine großartige Möglichkeit dar, direkt mit dem Aufbau deines lokalen Teams zu beginnen.

Remote-Mitarbeiter:innen in Deutschland mit Remote einstellen

Du brauchst keine eigene Niederlassung in Deutschland, um dir deutsche Toptalente ins Team zu holen. Wenn du den deutschen Arbeitsmarkt schnell und einfach erschließen willst, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem bewährten Partner wie Remote

Mit unseren umfangreichen Kenntnissen des deutschen Arbeitsmarkts helfen wir dir, schnell und effizient Toptalente zu finden, einzustellen und zu bezahlen. Auf unserer Länderseite für Deutschland erfährst du mehr zur Einstellung von Mitarbeiter:innen in Deutschland, damit du direkt loslegen kannst.

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