Autorisations de travail et visas aux Philippines : guide de l'employeur

Les employeurs sont tenus de respecter le droit du travail et fiscal du pays lorsque leurs employés se déplacent aux Philippines. Il s'agit notamment d'obtenir les autorisations de travail et les visas nécessaires pour garantir que les membres de l'équipe puissent vivre et travailler légalement dans le pays.

La non-conformité, même involontaire, aux lois et réglementations des Philippines peut entraîner des pénalités et des amendes. La plupart des entreprises travaillent avec un Employer of record (EOR) afin de rationaliser le processus et d'éviter les risques de non-conformité.

La meilleure façon de minimiser les risques et les responsabilités lorsque vous embauchez aux Philippines ou à l'étranger est de comprendre les lois sur l'immigration. Cet article vous servira de guide pour être conforme aux exigences en matière de visa de travail et d'autorisation de travail aux Philippines lorsque vous :

• Organisez le déménagement d'employés existants aux Philippines

• Embauchez des personnes n'ayant pas la nationalité philippine

• Gérez la conformité des nomades numériques travaillant aux Philippines

• Embauchez des candidats aux Philippines sans entité propre

Vous souhaitez en savoir plus ? Plongeons dans le vif du sujet.

Pourquoi la conformité en matière d'immigration est-elle importante aux Philippines ?

Pour employer une personne qui n'a pas la nationalité philippine, la première étape consiste à contrôler l'autorisation de travail afin de s'assurer que l'employé est autorisé à travailler dans le pays. Ensuite, vous devrez vous assurer que l'employé dispose de tous les documents requis – tels qu'un visa de travail et une autorisation de travail philippins en cours de validité – en fonction de son poste et de la durée de son séjour aux Philippines. En outre, vous devrez respecter les lois locales en matière de travail, d'immigration et de fiscalité.

En tant qu'employeur, il vous incombe de garantir que toutes les autorisations philippines ont été obtenues avant l'arrivée du collaborateur dans le pays. Même si l'employé n'envisage de voyager que pour une courte période, il peut y avoir des conséquences fiscales et juridiques pour votre entreprise.

Un défaut de conformité expose votre entreprise à un risque plus élevé, ce qui peut avoir des conséquences financières et juridiques. Les employés risquent l'expulsion et votre entreprise peut être confrontée à des problèmes juridiques ou à des poursuites pénales si elle ne respecte pas la législation en matière d'emploi.

Avant la pandémie, il était plus facile pour les employés à distance de télétravailler dans le pays avec un visa touristique. Toutefois, les gouvernements deviennent plus stricts et interdisent de travailler dans un pays étranger avec un simple visa de tourisme.

Qui a besoin d'un permis de travail aux Philippines ?

Lorsque vous travaillez avec des personnes qui ne sont pas des citoyens philippins, vous devez garantir qu'ils sont légalement autorisés à travailler dès leur arrivée dans le pays. 

Les types de collaborateurs qui doivent faire l'objet d'un contrôle de l'autorisation de travail sont les suivants :

• Résidents temporaires

• Résidents titulaires d'une autorisation de travail

• Résidents permanents

Le processus de contrôle de l'emploi et de traitement des autorisations de travail peut s'avérer coûteux, lourd et chronophage. Votre entreprise devra avoir une bonne connaissance du droit du travail et de la fiscalité locale et disposer des ressources nécessaires pour gérer le processus de déménagement. 

Vous pouvez également choisir de travailler avec un EOR tel que Remote pour simplifier et rationaliser le processus de déménagement dans autre pays. Vos employés peuvent importer des documents directement sur la plateforme, et l'équipe d'experts en mobilité de Remote peut contrôler les autorisations en votre nom et faciliter le processus d'autorisation de travail aux Philippines. S'il s'avère qu'un employé est en possession d'une autorisation de travail non-valide, Remote travaillera avec toutes les parties impliquées pour accélérer la procédure.

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Les non-citoyens ont-ils besoin d'un visa ou d'une autorisation de travail aux Philippines ?

Le gouvernement philippin exige de tous les ressortissants étrangers qu'ils obtiennent un visa de travail auprès du Bureau de l'immigration s'ils envisagent de travailler dans le pays. Vos employés devront également obtenir un permis de travail pour étrangers (AEP) délivré par le ministère du Travail et de l'Emploi (DOLE). 

L'obtention d'un visa de travail permet au gouvernement philippin de savoir que votre employé séjourne dans le pays avec l'intention de travailler. Il permet également une période de séjour plus longue qu'un visa de tourisme. 

Le visa de travail aux Philippines permet aux ressortissants étrangers d'exercer une activité professionnelle et est délivré pour une durée comprise entre un et trois ans. La durée officielle sera déterminée par le contrat de travail de l'intéressé. Les employés peuvent toutefois prolonger leur visa en demandant une période supplémentaire d'un à trois ans.

La procédure d'obtention d'un visa de travail peut être longue et les délais ne correspondent pas toujours à la rapidité avec laquelle vous avez besoin d'employés aux Philippines. C'est pour cette raison que le pays a établi une autorisation de travail provisoire qui permet aux étrangers de commencer à travailler avant la fin de la procédure d'obtention du visa. Une fois que l'employé a déposé sa demande d'AEP, il est éligible à l'autorisation de travail provisoire et peut n'avoir à attendre que deux semaines pour que sa demande soit validée.

Comme c'est le cas dans la plupart des autres pays, l'autorisation de travail établit le type d'emploi que l'employé effectuera, le lieu où il se trouvera et la durée pendant laquelle il sera employé. Si l'un de ces éléments change, l'employé devra demander un nouvel AEP, car l'ancien ne sera plus valable.

La procédure d'obtention d'un visa ou d'un permis est complexe et exige une connaissance approfondie des lois philippines en matière de travail, de taxes et d'immigration. Pour rester conforme et gagner du temps et des ressources, il est préférable de travailler avec un EOR tel que Remote. L'équipe d'experts de Remote possède les connaissances locales nécessaires du droit philippin pour agir rapidement et efficacement.

Quelles sont les conditions d'éligibilité à un visa de travail aux Philippines ?

Étant donné que tous les ressortissants étrangers aux Philippines auront besoin d'un visa et d'une autorisation de travail pour travailler dans votre entreprise, celle-ci doit s'intéresser activement à tous les aspects du processus. Les visas de travail aux Philippines sont assortis de conditions d'éligibilité qui doivent être remplies pour que le visa soit conforme et légal dans le pays.

Plusieurs types de visas de travail peuvent s'appliquer à différents secteurs d'emploi ou de durées de travail. La plupart des employés demanderont un visa de travail 9(g) (voir ci-dessous), car il s'agit du visa le plus couramment délivré aux ressortissants étrangers.

À moins que vous ne travailliez avec un EOR, votre entreprise devra assurer le suivi de toutes les exigences. 

Votre employé doit obtenir une autorisation de travail avant de pouvoir recevoir son visa de travail. Toutefois, certains ressortissants étrangers sont dispensés de l'obligation d'obtenir un AEP, notamment :

• Tout ressortissant étranger ayant le statut de résident permanent en vertu de la loi philippine sur l'immigration ou titulaire d'un visa de résident provisoire.

• Tout membre du service diplomatique et tout fonctionnaire d'un gouvernement étranger.

• Les propriétaires ou représentants d'entreprises accréditées par la Philippines Overseas Employment Administration (administration de l'emploi à l'étranger).

Quels sont les types de visas de long séjour aux Philippines ?

Il existe différents types de visas proposés par le gouvernement, mais tous ne vous permettent pas de travailler dans le pays en tant que ressortissant étranger. 

Voici une liste des visas et autorisations de travail qui permettent aux employés de travailler aux Philippines.

Visa de visiteur provisoire à des fins professionnelles : visa 9(a)

Si votre employé doit faire une halte aux Philippines pour son travail mais n'a pas l'intention d'y rester pendant plusieurs années, le visa de visiteur provisoire à des fins professionnelles, ou visa 9(a), est idéal. 

Le visa 9(a) permet à la plupart des ressortissants étrangers de séjourner aux Philippines pendant 30 jours, bien que la durée réelle du séjour autorisé varie en fonction du pays d'origine. Certaines personnes ne peuvent rester que sept jours, tandis que d'autres peuvent rester 59 jours. Une fois la période initiale achevée, votre employé aura la possibilité de prolonger son séjour pour une durée maximale de 16 mois.

Visa de travail préétabli : visa 9(g)

Le visa 9(g) est le type de visa le plus couramment octroyé aux ressortissants étrangers cherchant à travailler aux Philippines. Avant d'obtenir ce visa, l'employé doit obtenir un AEP délivré par le DOLE.

Le visa 9(g) permet aux ressortissants étrangers d'entrer plusieurs fois dans le pays, de sorte que l'employé peut voyager en dehors du pays tout en étant employé aux Philippines. La durée exacte du visa dépend du type d'emploi décrit dans le contrat de travail.

L'ensemble des démarches de la procédure de demande de ce visa prend environ deux à trois mois. Cela comprend la demande d'AEP, qui prend généralement entre deux et trois semaines. Les employés qui ne peuvent pas attendre aussi longtemps pour obtenir un visa et une autorisation de travail ont toujours la possibilité de demander une autorisation de travail provisoire, dont la procédure est moins longue mais dont le coût est plus élevé.

Visa de négociant : visa 9(D)

Le visa 9(D) est réservé aux ressortissants étrangers qui souhaitent travailler aux Philippines, mais qui appartiennent à des pays ayant conclu un traité commercial bilatéral avec les Philippines. Les pays ayant conclu ce type d'accord sont le Japon, l'Allemagne et les États-Unis. Les employés peuvent utiliser ce visa pour une durée maximale de deux ans.

Des exigences spécifiques s'appliquent aux employés qui souhaitent obtenir un visa de négociant :

• L'employé a l'intention de quitter les Philippines à la fin de son contrat de travail.

• L'employé a la même nationalité que l'employeur.

• L'employeur effectue des échanges commerciaux importants avec les Philippines, pour un montant d'au moins 120 000 $.

• L'employé est un cadre ou occupe un poste de responsable dans l'entreprise.

Autorisation de travail provisoire

Les ressortissants étrangers qui détiennent un visa visiteur provisoire mais souhaitent tout de même travailler dans le pays devront obtenir une autorisation de travail provisoire. Ce permis est idéal pour les employés qui ont déjà entamé la procédure de demande de visa 9(g) mais qui souhaitent obtenir plus rapidement un statut d'emploi légal.

L'autorisation de travail provisoire est valable trois mois, ou jusqu'à ce que le visa 9(g) soit validé. Les employés peuvent également demander une autorisation de travail provisoire pendant que leur demande d'AEP est en cours. Les employés peuvent demander une prolongation de leur autorisation de travail provisoire jusqu'à ce que le visa de travail soit officiellement validé.

Permis de travail pour les étrangers

Sans AEP, les ressortissants étrangers ne pourront pas travailler pour votre entreprise. Cette autorisation est également nécessaire pour que l'employé puisse obtenir son visa de travail. Comme mentionné ci-dessus, il existe des exemptions pour certains ressortissants étrangers qui remplissent les conditions d'éligibilité.

L'AEP est valable un an, mais sa durée réelle est déterminée par la durée du contrat de travail, qui ne peut excéder trois ans. La demande d'AEP peut être faite par l'employeur ou l'employé.

Comme l'AEP précise le poste et l'employeur, toute modification de l'un ou l'autre de ces deux éléments invalidera l'AEP. C'est un problème de non-conformité à la réglementation philippine courant que les entreprises peuvent rencontrer. Votre entreprise peut être soumise à de lourdes pénalités et amendes si le poste de l'employé ou la description de son travail ne correspond plus à ce qui figure dans son AEP. Travailler avec Remote peut vous aider à éviter ce risque de non-conformité.

Comment obtenir un visa de travail pour les Philippines ?

Une fois que votre employé a reçu une autorisation de travail, il est éligible pour demander un visa de travail. L'employeur ou l'employé peut demander le visa de travail, mais comme une transition réussie a un impact important sur votre entreprise, il est judicieux que vous participiez activement à l'ensemble du processus. 

Les étapes suivantes doivent être suivies pour obtenir un visa de travail dans le but de travailler dans le pays :

1. Retirez le formulaire CGAF auprès de l'unité d'information et d'assistance au public du Bureau de l'immigration.

2. Soumettez tous les documents pour une présélection par l'un des bureaux d'immigration.

3. Payez tous les frais liés à la demande.

4. Présentez une copie du reçu officiel.

5. Assistez à une audition pour le visa de travail.

6. Déposez vos données biométriques au guichet de saisie des empreintes digitales de la division de l'enregistrement des étrangers et soumettez la demande de carte d'identité ACR I-Card.

7. Attendez la réponse.

Le processus de déménagement d'un employé ou l'embauche d'un étranger aux Philippines peut durer de deux à trois mois. Vous devrez vous familiariser avec le droit du travail, la fiscalité et l'immigration en vigueur aux Philippines et suivre en permanence l'évolution de la situation pour rester conforme à toutes les lois et réglementations en vigueur.

Si votre entreprise ne souhaite pas ou ne peut pas consacrer les ressources nécessaires au suivi des démarches d'un déménagement dans un autre pays, Remote vous permettra d'économiser du temps et de l'argent. Toute la conformité juridique est gérée par des experts juridiques locaux dans le cadre du service Remote Relocation.

Quelle est la procédure à suivre pour parrainer le visa de travail d'un employé aux Philippines ?

Dans le cadre du déménagement d'un employé dans un autre pays et du parrainage de son autorisation de travail, vous devrez veiller à la conformité à chaque étape du processus. En cas d'erreur, votre entreprise peut rapidement se retrouver en situation de non-conformité.

Comme l'autorisation de travail mentionne spécifiquement le poste de l'employé, tout changement de son statut nécessitera une nouvelle demande. Cela signifie que vous attendrez plus longtemps et devrez payer plus pour garantir que votre collaborateur est éligible à exercer son travail. 

Pour les entreprises de toutes tailles, il est difficile de s'y retrouver dans le paysage juridique compliqué des Philippines. La plupart des entreprises ont tout à gagner du soutien d'un EOR tel que Remote. L'équipe de mobilité de Remote rationalise le processus de déménagement dans un autre pays en faisant appel à des experts juridiques qui connaissent bien les lois et les réglementations locales. Votre entreprise bénéficiera d'une aide tout au long du processus de déménagement, y compris pour les éléments suivants :

• Assurance

• Assistance déménagement et installation

• Formation interculturelle

• Conseils en matière d’immigration et d’imposition locales

• Parrainage et conseils en matière de visas

L'équipe de Remote Relocation aidera votre entreprise dans tous les domaines, du déménagement des employés aux autorisations de travail, en passant par les visas et les permis de travail.

Quelles sont les exigences en matière de visa pour les nomades numériques aux Philippines ?

En juin 2023, il a été annoncé que les Philippines lanceraient bientôt un visa nomade de deux ans pour les professionnels travaillant à distance et les nomades numériques qui souhaitent vivre et travailler dans le pays pendant une plus longue période. Les conditions d'obtention du visa sont encore en cours de confirmation, mais voici quelques critères d'éligibilité :

• Un passeport en cours de validité

• Revenu minimum requis

• Assurance maladie

• Casier judiciaire vierge

• Exigences en matière de télétravail (il faut être indépendant, employé ou propriétaire d'entreprise).

Pourquoi faire appel à un Employer of record pour embaucher aux Philippines ?

Embaucher des employés à distance aux Philippines sans disposer de sa propre entité au niveau national peut s'avérer une tâche ardue. 

L'ouverture d'une entité légale à l'étranger nécessite une bonne compréhension des lois locales en matière d'emploi et de taxes. Vous devrez également vous occuper seul de la paperasse juridique, des processus RH et des démarches administratives. Tout cela peut être un processus long et coûteux qui comporte des risques comme l'établissement stable. Pour éviter les tracas liés à l'emploi à l'international, vous pouvez vous associer à un EOR tel que Remote, qui peut vous aider à embaucher des employés à distance rapidement et de manière conforme. Pour en savoir plus sur la manière de choisir l'EOR adapté aux besoins de votre entreprise, lisez notre guide détaillé ci-dessous.

Les autorisations de travail et les visas aux Philippines avec Remote

Devoir comprendre le droit du travail, fiscal et de l'immigration au niveau local peut vous dissuader d'embaucher aux Philippines. 

La gestion des visas des nomades numériques, de l'immigration, des visas de long séjour et d'autres préoccupations nécessite plus de ressources que ce que la plupart des entreprises peuvent gérer. Vous pouvez faire appel à un partenaire de confiance comme Remote pour faire le gros du travail à votre place. 

La plateforme de RH à l'international de Remote a tout ce qu'il faut pour aider votre entreprise et vos employés à effectuer une transition en douceur tout en restant parfaitement conforme. Dans le cadre de l'embauche ou du déménagement d'employés à l'étranger, Remote peut vous aider à faire ce qui suit :

• Comprendre la législation fiscale internationale et vous aider à éviter les risques liés à l'établissement stable.

• Vérifier les autorisations de travail, traiter les permis de travail et les visas, et offrir des conseils tout au long du processus d'immigration.

• Renouveler et prolonger les visas si nécessaire.

• Traiter et soumettre les demandes de visa et gérer le fardeau administratif et la paperasse.

• Maintenir la conformité avec le droit du travail et les réglementations en constante évolution.

Téléchargez le guide de Remote Relocation pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez faciliter le processus de déménagement dans un autre pays. Ou adressez-vous à nos spécialistes de la mobilité pour démarrer le processus de déménagement dès aujourd'hui !