Qu'est-ce que le risque lié à l'établissement stable ? Un guide pour les entreprises qui emploient des travailleurs à distance

Si vous employez des collaborateurs dans un autre pays, vous avez peut-être déjà entendu l'expression « établissement stable » ou « risque lié à l’établissement stable ». Mais de quoi s'agit-il ? Et quel est le lien avec les entreprises disposant d'équipes distribuées dans le monde ?

Définition d'un établissement stable

« L'établissement stable » est un terme fiscal désignant les entreprises qui exercent leur activité de manière continue dans un pays. Il s'agit de la même chose que « l'exigence de substance ». Dans les deux cas, la question est la suivante : votre entreprise est-elle suffisamment implantée dans ce pays pour être soumise à l'impôt ?

Les entreprises tentent généralement d'éviter la notion d'établissement stable dans les pays où elles ont des employés, car l'établissement stable oblige l'entreprise en question à payer des impôts sur les sociétés dans le pays et à respecter d'autres règles de conformité.

Quels sont les critères imposant le statut d'établissement stable ?

Le principe de l'établissement stable est variable selon les endroits. Chaque pays émet ses propres critères pour déterminer si une entreprise est correctement classifiée. Ceci étant dit, la majorité d'entre eux respectent un certain nombre de règles déterminant le statut d'une entreprise.

• L'entreprise dispose-t-elle d'une installation fixe d’affaires dans le pays ? Dans ce cas, une adresse fixe ne veut pas forcément dire une adresse physique. Certains enregistrements peuvent constituer une installation fixe d’affaires, tout comme certaines opérations commerciales, y compris si l'entreprise ne dispose pas d'un bureau. À l'ère du télétravail, il peut être difficile d'appréhender le concept d'installation fixe d’affaires.

• Quelqu'un mène-t-il régulièrement des activités en tant que représentant de l'entreprise dans le pays ? Autrement dit, une personne donnée exerce-t-elle un pouvoir de décision au nom de l'entreprise ? Il ne s'agit pas seulement de cadres gérant par exemple des partenariats ou des investissements. Les commerciaux qui décrochent les commandes et signent les contrats peuvent aussi être un critère attestant d'un établissement stable.

• Quel est le niveau de contrôle de l'entreprise sur les collaborateurs du pays ? C'est là que les choses sont un peu plus compliquées. Les entreprises doivent non seulement connaître le statut de leurs freelances, mais également la relation qu'elles entretiennent avec leurs employés. Le fait de travailler avec un Employer of record préserve les entreprises de ce risque, mais ces dernières doivent échanger avec les partenaires d'emploi à l'international du pays pour maîtriser le risque lié à l’établissement stable.

• Comment l'entreprise génère-t-elle ses revenus dans le pays ? Lorsqu'une entreprise génère des revenus dans un pays, ce dernier perçoit généralement une part de ce revenu. Les conventions fiscales déterminent dans quels pays les entreprises ont l'obligation de verser des taxes, mais le principe d''établissement permanent peut modifier ces règles. Si les employés du pays contribuent directement au revenu actuel de l'entreprise, ces activités peuvent s'apparenter à un établissement permanent.

• Depuis combien de temps l'entreprise a-t-elle des activités dans le pays ? Le statut d'établissement stable n'est généralement pas décrété parce qu'un représentant se rend de temps à autre dans le pays pour signer un contrat. Cependant, cela ne signifie pas que les entreprises peuvent librement faire des affaires à l'étranger simplement parce que leurs employés sont des itinérants et non des résidents. Plus l'entreprise passe du temps dans un pays, plus le risque du statut d'établissement permanent grandit et plus les autorités ont des chances de venir auditer l'organisation.

• L'entreprise prend-elle des décisions stratégiques dans le pays ? Par exemple, le conseil d'administration se réunit-il régulièrement dans le pays ? Une réunion des dirigeants peut être un indicateur d'établissement stable. Lorsque vous embauchez des cadres supérieurs et des membres du conseil d'administration par l'intermédiaire d'un Employer of record, il convient de bien réfléchir au lieu des réunions du conseil d'administration.

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Qu’est-ce qu’un établissement stable virtuel ?

L'établissement stable virtuel est identique à l'établissement stable. L’aspect « virtuel » fait simplement référence à la façon dont l'entreprise exerce son activité de manière continue dans le pays.

Voir aussi : Où les employés à distance paient-ils leurs impôts ?

Établir une installation fixe d’affaires, même si un représentant de l'entreprise ne s'est jamais rendu physiquement dans le pays, est l'une des raisons pour lesquelles le concept d'établissement stable est si complexe. C'est une question que les lois de différents pays abordent de diverses manières. Mais n'imaginez pas que le risque lié à l'établissement stable virtuel soit plus facile à éviter. Les pays sont de plus en plus attentifs dans l'application des lois sur l'établissement permanent dans le secteur du télétravail.

Quel est le lien entre le co-emploi et l'établissement stable ?

Le co-emploi et l'établissement stable sont deux concepts distincts. Le co-emploi fait référence à une situation où deux employeurs sont conjointement responsables d'un même employé. Heureusement, le co-emploi n'est pas un facteur déterminant dans le risque lié à l’établissement stable.

Le fait de travailler avec un Employer of record n'affecte pas directement le risque lié à l’établissement stable et une relation avec un Employer of record ne conduit pas nécessairement à une situation de co-emploi. La majorité des entreprises qui ont recours à un Employer of record n'ayant pas de bureau dans le pays, ils n'ont pas de lien direct avec le concept d'établissement stable pour cette seule raison.

Soyez extrêmement prudent avec les Employer of record qui tentent de contourner les règles d'établissement stable. Si votre entreprise est considérée comme avoir délibérément agi de manière non conforme, vous pourriez subir de lourdes amendes et pénalités, voire être condamné à une interdiction d'exercer dans le pays concerné. Par exemple, si un Employer of record propose d'employer vos collaborateurs dans un autre pays que celui dans lequel ils évoluent normalement, vous pourriez mettre votre entreprise en péril.

Vous pouvez éviter le risque lié à l’établissement stable tout en respectant les règles. Il est toujours préférable de travailler conformément aux règles que d'enfreindre la loi en espérant ne pas être pris.

Quelles sont les conséquences pour les entreprises qui ont le statut d'établissement stable ?

En premier lieu, une entreprise placée sous le statut d'établissement stable doit payer des impôts sur les sociétés dans le pays où l'établissement stable est créé. D'autres facteurs entrent en jeu, notamment de nouvelles règles pour les entreprises évoluant dans le pays, mais le statut d'établissement stable a essentiellement des conséquences en termes de fiscalité.

Les entreprises doivent être prudentes afin d'éviter la double imposition sur les mêmes revenus dans deux pays différents. Dans certains cas, une fois que l'établissement stable est créé, il peut être difficile d'éviter un double paiement. C'est pourquoi il est essentiel de comprendre et de planifier le risque lié à l'établissement stable dès le départ. Lorsque le statut d'établissement stable est inévitable, des arrangements clairs en matière de tarification de transfert peuvent permettre de déterminer les flux de revenu générés dans le pays.

Les entreprises ayant des employés dans plusieurs pays doivent être extrêmement attentives. Tous les pays définissent leurs propres critères en matière d'établissement stable et prélèvent leurs propres taxes. Ainsi, une entreprise qui gère mal le risque lié à l’établissement stable pourrait finir par créer un établissement stable dans plusieurs pays.

Comment les entreprises peuvent-elles éviter le risque d'établissement permanent ?

Le moyen le plus sûr d'éviter le statut d'établissement permanent consiste à collaborer avec une solution d'emploi à l'international qui peut vous aider à comprendre les lois spécifiques du pays concerné. Il n'existe pas de solution unique pour éviter le risque d'établissement permanent.

Les évaluations des établissements permanents sont en constante évolution. Ces évaluations sont motivées et non subjectives. Les autorités locales peuvent mettre à jour leurs critères à tout moment. Les entreprises n'ont donc pas la possibilité de trouver une solution permanente.

Il est toujours plus raisonnable de collaborer avec un partenaire disposant d'une entité juridique locale plutôt qu'un partenaire s'appuyant sur des tiers. Les Employers of record (EOR) et les autres solutions d'embauche internationale ne disposant pas d'entités doivent sous-traiter les services à d'autres entreprises et ces dernières n'ont pas forcément l'expertise ou l'expérience nécessaire pour gérer ce risque d'établissement permanent. Même s'il peut être plus difficile pour les autorités de déterminer le risque d'établissement permanent en cas de partenaires multiples, il est beaucoup plus aisé de se mettre en conformité en s'appuyant sur un point de contact unique et une expertise.

Voir aussi : Solution d'embauche internationale propre ou dépendante de partenaires

Point extrêmement important, les entreprises doivent toujours maîtriser les conventions fiscales en vigueur entre leur pays d'origine et le pays où elles souhaitent exercer leurs activités. La meilleure solution pour rester en conformité avec les conventions fiscales est de solliciter votre service juridique au niveau national ou de collaborer avec une solution d'emploi à l'international disposant d'une entité juridique dans ce pays.

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