Comment faire appel à des freelances et les payer au Canada ?

Faire appel à des freelances au Canada peut sembler décourageant. Il y a tant de choses à apprendre et à comprendre avant de faire appel à des freelances dans un autre pays : le droit des affaires, les taxes et la conformité, pour n'en citer que quelques-unes. Vous devrez même déterminer comment mettre en place un service de paie et effectuer des paiements dans la monnaie locale. 

Heureusement, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur le recours et le paiement des freelances au Canada. Nous vous donnerons un aperçu du droit du travail et des affaires, des taxes et des pratiques de conformité en vigueur au Canada, et nous vous expliquerons les risques qui peuvent survenir si vous attribuez un statut de freelance à des collaborateurs que vous traitez comme des employés.

Vous êtes prêt ? Plongeons dans le vif du sujet.

Comment faire appel des freelances au Canada ?

La première étape pour faire appel et payer un freelance au Canada consiste à comprendre les exigences particulières en matière de gestion des contrats dans le pays. Vous devrez également vous familiariser avec les taxes et les règles de conformité applicables.

Lorsqu'il recrute au Canada, l'entreprise doit décider si elle veut faire appel à des collaborateurs en tant qu'employé ou freelance, car il existe des définitions différentes pour chacun d'entre eux. N'oubliez pas que si vous n'attribuez pas le bon statut à vos collaborateurs, cela peut entraîner des amendes, des pénalités et des responsabilités juridiques pour l'entreprise (voir ci-dessous).

Quelques conseils à garder à l'esprit lorsque vous recrutez au Canada :

• Le Canada fait la distinction entre les employés et les freelances en examinant comment, quand et par qui le travail est effectué.

• En général, les freelances paient leurs propres taxes et ne bénéficient pas d'avantages sociaux.

• Les entreprises basées aux États-Unis ne sont pas tenues de soumettre un formulaire 1099 pour les freelances canadiens. 

Voici quelques-uns des critères mentionnés sur le site web du gouvernement canadien qui permettent de faire la distinction entre un employé et un freelance :

1. Contrôle : le degré d'autorité d'une entreprise sur un collaborateur, y compris son contrôle sur le travail effectué.

2. Outils et équipements : si le collaborateur fournit ses propres outils et équipements ou si l'entreprise les fournit.

3. Risque financier : les freelances peuvent faire des profits et subir des pertes, alors que les frais des employés sont pris en charge.

4. Responsabilité de l'investissement et de la gestion : si le freelance est tenu de faire un investissement pour pouvoir fournir ses services.

Quels sont les risques de l'attribution d'un statut de freelance qui n'a pas lieu d'être ?

Si vous considérez une personne comme un freelance alors qu'elle devrait être votre employé, vous vous exposez à une requalification de son contrat, à des pénalités, des amendes, ainsi qu'à des problèmes juridiques. Bien sûr, toutes les erreurs de ce type ne sont pas forcément intentionnelles, mais votre entreprise peut tout de même être pénalisée pour cela. 

Mais pourquoi est-il important de comprendre la différence entre ces deux types de collaborateurs ? 

Eh bien, parce que le Canada applique des pénalités spécifiques, et parfois sévères, en cas de requalification du contrat d'un freelance.Outre des frais élevés, vous pouvez être soumis à des interdictions d'exercer dans la région où la requalification de contrat a eu lieu. Cela peut être un coup dur pour les entreprises qui souhaitent se développer à l'international. 

Si un collaborateur à qui vous avez fait appel en tant que freelance est considéré par la loi canadienne comme étant votre employé, vous risquez de perdre par la suite la propriété intellectuelle développée par ce collaborateur. La requalification peut soulever la question de savoir qui détient les droits sur le travail produit, ce qui peut donner lieu à des batailles juridiques longues et coûteuses, susceptibles de nuire à la réputation de votre entreprise. 

Il est important de noter qu'une déclaration ou un contrat stipulant qu'un collaborateur est un freelance n'est pas suffisant. Vous devez garantir que la relation de travail correspond à la définition de la notion de freelance.

Ces dernières années, le Canada a renforcé ses règles concernant la différence entre les employés et les freelances. La conformité permanente est un défi pour toute entreprise qui cherche à constituer une équipe distribuée dans le monde entier. 

Le guide de Remote sur comment éviter la requalification de contrat couvre tous les aspects de la relation employé-freelance et fournit des conseils d'experts sur la manière d'éviter une requalification de contrat ou de rectifier tout problème potentiel. 

Nos experts en matière d'emploi peuvent vous protéger, vous et vos collaborateurs, en vous évitant de subir des amendes et des pénalités résultant directement d'une requalification de contrat. Jetez un coup d'œil à notre checklist de conformité des freelances pour éviter toute erreur et protéger votre entreprise.

Quel est le droit du travail au Canada ?

Au Canada, il existe une différence entre le droit du travail et celui des affaires, selon qu'il s'agisse d'employés ou de freelances. Les considérations les plus importantes sont les suivantes :

Taxes : avec les freelances, les entreprises ne sont pas tenues de retenir des taxes ou des fonds supplémentaires pour les programmes de sécurité sociale canadiens. Le freelance est responsable du paiement de ses propres taxes.

Régimes de pension : les freelances qui gagnent plus de 3 500 CAD sont tenus de cotiser au régime de pension canadien (CPP). Les freelances résidant au Québec doivent en revanche cotiser au Régime des rentes du Québec (QPP).

Avantages sociaux : les freelances ne bénéficient généralement pas d'avantages sociaux, tels que les congés payés ou les arrêts maladie, entre autres. En outre, ils ne sont pas éligibles aux prestations de l'assurance emploi s'ils deviennent chômeurs.

Pour obtenir des informations spécifiques sur le développement de votre équipe au Canada, consultez notre page « Explorateur de pays au Canada ».

Quelles sont les pratiques en matière de fiscalité et de conformité pour faire appel des freelances au Canada ?

Les lois fiscales et les pratiques de conformité peuvent devenir compliquées lorsque l'on recrute au Canada, mais il est impératif de rester au fait des exigences en matière de fiscalité pour éviter toute amende ou pénalité.

Si votre entreprise est basée aux États-Unis, vous devrez prendre en compte quelques formulaires fiscaux et éventuellement les soumettre à l'IRS. Par exemple, les freelances au Canada doivent remplir et soumettre un formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E (s'ils fournissent des services en tant qu'entité commerciale) si leur client est basé aux États-Unis. Si votre collaborateur basé au Canada est un employé ou un résident américain, vous devrez lui faire remplir le formulaire 1099-NEC.

L'entreprise doit en outre envoyer au freelance un formulaire 1042-S pour lister les revenus qui lui ont été versés et déclarer si des taxes ont été retenues. Notre article sur la conformité fiscale pour les entreprises américaines couvre les questions les plus courantes concernant la conformité et les réglementations à l'intérieur et à l'extérieur des États-Unis.

Les entreprises basées aux États-Unis doivent également envisager d'utiliser le formulaire 1096, qui sert de copie physique des paiements effectués au freelance au cours de l'année fiscale. Le formulaire 1096 relève de la responsabilité de l'entreprise et non du freelance, car il est lié aux finances de l'entreprise. Il est utilisé à la fois aux États-Unis et dans d'autres pays, bien que chaque pays puisse avoir ses propres règles et réglementations. 

Générer un ou deux formulaires fiscaux pour vos freelances peut sembler faisable, mais collecter et générer des formulaires fiscaux peut devenir incontrôlable si vous faites appel à de nombreux freelances dans le monde entier.

Remote peut vous aider à rester organisé en matière de conformité fiscale et garantir que vous êtes au fait des lois de chaque pays grâce à notre système efficace de gestion des freelances.

Comment faire passer un freelance au statut d'employé au Canada ?

Il y a certains avantages à faire appel des freelances plutôt que des employés à temps plein. Il est généralement plus facile d'effectuer des paiements car les freelances sont responsables de la déclaration de leurs propres taxes. Vous n'aurez probablement pas besoin de soumettre vos freelances à un processus d'intégration, ce qui vous permettra de les faire travailler rapidement pour vous.

Si les freelances peuvent être la solution idéale pour certaines entreprises, il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut envisager de faire passer un freelance au statut d'employé. 

Il peut s'agir de :

• La possibilité d'offrir des avantages aux freelances, tels que des congés payés et une assurance maladie.

• Des économies accrues qu'un employé permet de réaliser à long terme, car les freelances ont tendance à facturer plus pour leur travail.

• Une emprise plus importante sur les droits de propriété intellectuelle, car vous contrôlez davantage le travail d'un employé.

• L'assurance que vous respectez les lois et réglementations locales.

Cependant, il n'est pas facile de faire passer vos freelances au statut d'employés, car vous devrez vous renseigner sur les exigences en matière de conformité, offrir des avantages sociaux aux employés et mettre en place des procédures d'intégration.

Si vous souhaitez entreprendre ce changement, Remote peut vous aider à faire passer les freelances au statut d'employés tout en garantissant la conformité avec les lois canadiennes. 

Comment rémunérer un freelance au Canada ?

Vous pouvez effectuer des paiements directs à un freelance au Canada par virement bancaire, par chèque ou mandat international, ou par d'autres méthodes de paiement numérique. 

Les freelances sont généralement payés sur présentation d'une facture qui peut-être émise à la fin d'un projet, pour un travail effectué à l'heure ou à des dates convenues au préalable de la relation de travail. L'entreprise n'est pas tenue de retenir des taxes, impôts ou des cotisations de sécurité sociale sur leurs paiements. 

Lorsque vous travaillez avec une équipe répartie dans le monde entier, il peut être fastidieux de se tenir au courant des différents processus. De la gestion des factures et leur paiement à la rémunération dans la monnaie locale, la gestion d'un service de paie demande du temps et des ressources.

Il existe une solution alternative à envisager : une plateforme de gestion des freelances à l'échelle mondiale telle que Remote. Remote peut s'occuper de tous vos besoins en matière de traitement des paiements et vous aider à minimiser les risques et à réduire les coûts lorsque vous cherchez à faire appel à des freelances au Canada et à les payer.

Votre entreprise sera non seulement conforme à la législation en vigueur en matière de paiements lorsqu'elle fera appel à des freelances au Canada, mais le traitement de la rémunération en lui-même deviendra également plus facile. Remote vous permet de gérer les paiements et les factures en un seul clic et propose des modes de paiement dans plus de 100 devises.

Vous êtes prêt à faire appel à des freelances au Canada ?

Il existe plusieurs règles, lois et pratiques de conformité à garder à l'esprit lorsque vous faites appel à des freelances au Canada. Si vous ne respectez pas la législation sur l'emploi ou si vous considérez vos collaborateurs comme des freelances alors qu'ils devaient être considérés comme des employés, vous risquez une requalification de leur contrat et donc d'être confronté à des difficultés juridiques et de devoir vous acquitter d'amendes élevées et de pénalités. 

Heureusement, la plateforme mondiale de gestion des freelances de Remote peut vous aider à prendre en charge tous les aspects du recrutement à la rémunération des freelances, y compris l'intégration, les paiements et les taxes.

Si vous êtes prêt à franchir le pas, inscrivez-vous dès maintenant et commencez à intégrer des freelances au Canada en quelques minutes !