Formulaire 1096 : un guide pour les employeurs américains

Travaillez-vous avec des freelances soumis à l'impôt américain ? Si c'est le cas, vous connaissez peut-être le formulaire 1099.

Cependant, vous n'avez peut-être pas connaissance du formulaire 1096.

Dans ce guide rapide, nous vous expliquons à quoi sert le formulaire 1096 et quelles sont les entreprises qui doivent le remplir. Nous répondrons également à plusieurs autres questions clés, notamment :

• Comment remplir le formulaire 1096 ?

• Quelle est la date limite de dépôt du formulaire 1096 ?

• Que se passe-t-il si vous n'envoyez pas le formulaire 1096 ?

• Pourquoi un partenaire RH à l'international est-il le moyen le plus sûr de gérer les déclarations fiscales de vos freelances ?

Entrons sans tarder dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que le formulaire 1096 ?

Le formulaire 1096 est le résumé annuel et la transmission des déclarations d'informations américaines, émis par l'Internal Revenue Service (IRS). Comme le formulaire 1099, il sert de page de synthèse pour les différents formulaires fiscaux de l'IRS.

Vous n'avez pas besoin de soumettre le formulaire 1096 si vous faites votre déclaration par voie électronique. Vous ne devez pas non plus envoyer les formulaires 1096 à vos freelances.

Supposons par exemple que votre entreprise fait appel à un freelance basé aux États-Unis pour créer un site web. Vous devez leur délivrer un formulaire 1099 et en envoyer une copie à l'IRS. Si vous envoyez votre déclaration par courrier postal, vous devez également envoyer le formulaire 1096.

N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire de remplir les formulaires 1099 ou 1096 pour les freelances qui ne sont pas soumis à l'impôt américain. Mais pour les freelances qui le sont, y compris les travailleurs américains vivant à l'étranger, le formulaire 1099 (et, le cas échéant, le formulaire 1096) est obligatoire.

Pour obtenir le formulaire 1096, vous pouvez le commander sur le site web de l'IRS ou en appelant le 1-800-829-3676. Vous pouvez vous attendre à recevoir le formulaire dans un délai de 10 jours.

Qui doit remplir le formulaire 1096 ?

En tant qu'entreprise faisant appel au freelance, il vous incombe de soumettre le formulaire 1096. Les freelances n'ont pas besoin du formulaire 1096 lorsqu'ils remplissent leur déclaration d'impôt.

Ai-je besoin du formulaire 1096 si je fais une télédéclaration ?

Non. Il n'est pas nécessaire de soumettre le formulaire 1096 si vous déclarez tout par voie électronique. Le formulaire 1096 n'est nécessaire que si vous envoyez vos documents par courrier.

Comment remplir le formulaire 1096 ?

Le formulaire 1096 est assez simple à remplir. Voici comment procéder :

Étape 1 : complétez les informations relatives à votre entreprise

La première étape pour remplir le formulaire 1096 consiste à indiquer toutes les informations relatives à votre entreprise, notamment la raison sociale, l'adresse et le nombre de déclarations qu'elle doit produire.

Étape 2 : complétez vos données personnelles

Ensuite, remplissez vos informations personnelles, y compris ce qui suit :

• Nom complet

• Numéro de téléphone

• Adresse e-mail

• Numéro de fax

• Adresse du domicile

• Ville

• État

• Pays

• Code postal

Une case permet également d'ajouter les coordonnées de l'expert-comptable de votre entreprise.

Étape 3 : inscrivez votre EIN dans la case

Si vous en avez un, indiquez votre numéro d'identification d'employeur (EIN) dans la case 1. Si vous n'avez pas d'EIN, indiquez votre numéro de sécurité sociale dans la case 2 

Étape 4 : indiquez le nombre de formulaires dans la case 3

Indiquez le nombre de formulaires que vous prévoyez de soumettre à l'IRS. Par exemple, si vous prévoyez de déposer cinq formulaires 1099-MISC, inscrivez "5" dans la case 3.

Étape 5 : Calculez la taxe fédérale sur le revenu retenue dans la case 4

Calculez le total de la taxe fédérale sur le revenu retenue sur tous les formulaires que vous remplissez et inscrivez ce total dans la case 4.

Étape 6 : Indiquez la déclaration que vous soumettez dans la case 6

L'une des dernières étapes pour remplir le formulaire 1096 consiste à indiquer la déclaration que vous allez produire dans la case 6. Cochez d'un X pour indiquer la déclaration d'informations que vous soumettez à l'IRS.

Voici quelques-uns des formulaires qui doivent être accompagnés d'un formulaire 1096 (si vous envoyez votre déclaration par courrier postal) :

• Formulaires W-2G

• Formulaire 1098

• Formulaire 1098-C

• Formulaire 1098-E

• Formulaire 1099-B

• Formulaire 1099-C

• Formulaire 1099-CAP

Étape 7 : remplir le formulaire 1096 auprès de l'IRS

Enfin, envoyer le formulaire à l'IRS à l'adresse indiquée. Assurez-vous que toutes les informations que vous avez indiquées sont correctes avant de déposer votre demande et faites-en des copies pour vos archives professionnelles.

Quelle est la date limite de dépôt du formulaire 1096 ?

Les entreprises doivent déposer le formulaire 1096 (et tous les formulaires qui l'accompagnent) au plus tard le 28 février qui suit chaque année fiscale. Toutefois, si vous êtes tenu de produire le formulaire 1099-MISC, vous devrez le remplir et l'envoyer, avant le 31 janvier (tout comme le formulaire 1096).

Que se passe-t-il si vous n'envoyez pas le formulaire 1096 ?

Si vous faites votre déclaration par courrier et que vous n'ajoutez pas le formulaire 1096, vous devrez payer une pénalité de retard de 50 $ par formulaire. Si, après 30 jours, vous n'avez toujours pas déposé votre demande, le montant passe à 110 dollars par formulaire. Après le 1er août, la pénalité est de 260 dollars par formulaire.

En cas de manquement intentionnel, la pénalité est de 350 dollars par formulaire.

Comment simplifier la déclaration d'impôts pour vos freelances ?

La déclaration d'impôts peut s'avérer fastidieuse et complexe dans le meilleur des cas, mais si vous avez plusieurs collaborateurs travaillant à distance dans différents endroits, il peut être facile de commettre une erreur qui peut s'avérer coûteuse.

Notre plateforme de gestion des freelances simplifie tout. Elle vous permet d'intégrer, gérer et payer vos freelances depuis une seule et même plateforme. Nous pouvons également vous aider à remplir le formulaire 1099 pour vos freelances américains. Nous pouvons également vous aider à :

Créer et modifier des contrats de freelance conformes à la législation locale.

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Restez toujours conforme (que ce soit dans votre pays ou à l'étranger)

Les taxes sont complexes, que vous travailliez avec des freelances basés aux États-Unis ou à l'étranger.

Il est important de comprendre les exigences du formulaire 1096 si vous êtes une entreprise basée aux États-Unis qui collabore avec des freelances et qui effectue des déclarations par courrier. Les informations contenues dans ce guide vous aideront à remplir les bons formulaires dans les délais impartis et vous garantiront d'éviter des pénalités coûteuses.

Vous avez d'autres questions sur la gestion des freelances ? Contactez-nous et nous y répondrons ! Nous sommes toujours heureux de vous aider à développer votre équipe mondiale.