Pratiques de recrutement entièrement à distance : l'approche de Remote

L'emploi mondial est un emploi à distance — mais qu'est-ce que cela signifie pour les personnes qui recherchent, embauchent et intègrent ces équipes à distance ?

Lorsque vous structurez votre processus d'embauche, votre équipe dédiée peut s'avérer plus efficace et fournir un processus d'entretien plus cohérent et plus équitable pour toutes les personnes impliquées. Vous apprendrez à mettre en place des pratiques d'embauche évolutives afin d'attirer et d'embaucher systématiquement des candidats de premier plan.

Créer une expérience de recrutement entièrement à distance

Postuler à un emploi est une expérience stressante et souvent frustrante pour les candidats. Dans la plupart des cas, le rapport de force favorise grandement l'employeur. Par conséquent, les personnes qui passent l'entretien n'apparaissent généralement pas sous leur meilleur jour. Par ailleurs, un entretien qui se passe bien ne préfigure pas un succès après l'embauche.

Pour contrecarrer ce problème, les équipes de recrutement, les responsables RH et d'embauche ainsi que les personnes faisant passer les entretiens doivent adopter des pratiques de recrutement entièrement à distance. Cela permet de proposer aux candidats une expérience équitable et de les mettre à l'aise. Ainsi, vous contribuerez à créer un lien plus fort entre le candidat et la personne qui lui fait passer l'entretien. Rendre les entretiens moins anxiogènes vous aide à mieux soutenir et intensifier le recrutement des candidats les plus qualifiés du monde entier.

Chez Remote, nous nous efforçons de créer un processus de recrutement simple, souple, objectif et transparent, aussi bien pour les candidats que pour les équipes d'embauche. Ce sont nos valeurs qui régissent chaque étape de ce processus.

Elles éclairent et définissent notre approche pour attirer des talents, qui englobe :

• le processus d'embauche de chaque candidat ;

• la façon dont nous interagissons avec eux ;

• la manière d'effectuer les entretiens ;

• les formations que nous dispensons aux recruteurs et aux responsables de l'embauche ;

• la stratégie que nous déployons pour assurer une croissance pérenne pour l'entreprise.

L'équipe de recrutement de Remote gère l'intégralité du processus de recrutement, qui concerne tous les postes à pourvoir chez nous. C'est une responsabilité que nous prenons très au sérieux. Nous sommes les gardiens des valeurs et de la culture d'entreprise de Remote. Notre équipe de recrutement s'efforce de créer un véritable sentiment d'appartenance et de connexion au sein d'une équipe de travail entièrement à distance, en pleine expansion et dispersée dans le monde entier.

L'importance de la documentation et de la transparence

Les entreprises dont les équipes travaillent entièrement à distance s'appuient sur leur documentation. S'ils ne peuvent pas accéder à des communications facilement, les collaborateurs qui se trouvent dans différents fuseaux horaires ne peuvent pas travailler ensemble efficacement. C'est une composante majeure du travail asynchrone, qui a permis à Remote de faire évoluer ses équipes du monde entier rapidement, sans faire de concession sur les talents ou la conformité.

Par souci de transparence, toutes les conversations, hormis celles qui contiennent des données sensibles, peuvent être consultées par tout le monde au sein de l'entreprise. Bien entendu, Remote respecte la confidentialité des candidats. Par conséquent, nous publions uniquement les notes d'entretien sur des plateformes sécurisées et nous n'abordons les processus d'embauche que dans des canaux privés. Tout le reste (qu'il s'agisse de changements de processus, des problèmes et de leur solution ou de questions que remontent les employés) se déroule sur des forums publics, comme des canaux Slack ouverts ou des documents Notion.

Pourquoi accorder tant d'importance à la documentation et à la transparence ? Sans cette attention accordée à ces éléments, des informations clés peuvent se perdre dans les échanges privés, à l'instar des conversations informelles dans les couloirs du bureau. L'information est connue des personnes y ayant participé, mais pas des autres, et est rarement diffusée comme il se doit. Cette importance accordée à la documentation permet à notre équipe de recrutement d'instaurer un processus d'embauche juste, transparent et évolutif aux quatre coins du monde.

Utiliser un système de suivi des candidats pour gérer le recrutement à l'échelle mondiale

Remote utilise Greenhouse, le système de suivi des candidats (applicant tracking system ou ATS) leader dans le monde à des fins de conformité avec les réglementations concernant l'emploi à l'international et les lois pour la protection des données.

Grâce à Greenhouse, nous pouvons :

1. ouvrir et publier des postes à pourvoir chez Remote ;

2. assurer le suivi du processus d'embauche en planifiant des entretiens, en envoyant des tableaux de bord et en ajoutant des commentaires privés à l'attention des candidats ;

3. garder une trace des conversations avec les candidats et entre les personnes leur ayant fait passer un entretien, par exemple en mentionnant un utilisateur dans la section des commentaires privés ou publics ;

4. proposer des offres et démarrer le processus d'intégration.

Greenhouse permet à notre équipe, constituée de professionnel du recrutement et de responsables de l'embauche, de protéger la confidentialité des candidats et d'être en conformité avec le RGPD ainsi qu'avec les lois propres aux différents pays. Les processus d'utilisation de Greenhouse, structurés et répétables, sont documentés dans Notion. Tous les membres l'équipe peuvent y accéder. Chez Remote, Greenhouse est la référence unique pour toutes nos activités liées au recrutement.

La synergie entre Remote et Greenhouse est telle que nous nous sommes officiellement associés à Greenhouse pour que l'embauche à l'international soit plus facile pour tous.

La clarté, la documentation et la transparence sont autant d'éléments qui nous aident à embaucher de nouveaux Remoters de talent qui partagent nos valeurs à mesure que nous développons nos activités partout dans le monde. Le poste idéal, le candidat idéal et Remote ne peuvent se rejoindre que si le processus s'appuie sur nos valeurs. Si nous voyons que le candidat possède les compétences, les attributs et l'attitude qui reflète nos valeurs, nous savons que nous avons embauchons la bonne personne.

Améliorer les entretiens à distance

La documentation est un aspect clé de la réussite de l'équipe de recrutement. Comment, toutefois, améliorer les entretiens en pratique ? Voici quelques conseils :

Prévoir un temps de préparation.

Prévoyez 10 minutes avant l'entretien pour prendre le temps de vous préparer, de vous organiser et de vous poser. Passez en revue le CV du candidat ainsi que les commentaires des autres membres de l'équipe, et concentrez-vous sur ce que voulez faire lors de l'entretien.

Assurez-vous que le lien de l'appel fonctionne et que le candidat y a bien accès. S'il ne fonctionne pas, le temps de préparation peut servir à prévenir le candidat par e-mail avec de nouvelles instructions concernant l'appel. N'oubliez pas de vous connecter au logiciel de conférence.

Prévoir un temps pour le feedback.

Prévoyez 10 minutes après l'entretien pour prendre des notes sur celui-ci. Envoyer le feedback dès que possible. À moins d'enchaîner les entretiens, vous devriez pouvoir vous en charger dans l'heure. Même si vous ne le faites pas tout de suite, accordez-vous en interne pour faire part de votre feedback au plus tard le jour de l'entretien.

Greenhouse enregistre automatiquement vos commentaires lorsque vous les rédigez en temps réel. Vous pouvez les saisir directement sur la plateforme pendant l'entretien. Toutefois, n'oubliez pas de couper votre micro lorsque vous tapez pour éviter de distraire le candidat.

Responsabiliser la personne qui fait passer l'entretien.

Il est utile de prévoir un temps de préparation et de retour d'information avant et après l'entretien. Toutefois, pour harmoniser le recrutement dans un environnement disséminé aux quatre coins du monde, vous devez définir les attentes de l'entreprise en ce qui concerne le processus de recrutement. Pour ce faire, il faut attribuer la propriété de tous les aspects de l'entretien à celui qui le fait passer, et non au recruteur.

Il incombe à la personne qui fait passer l'entretien d'en prendre toute la responsabilité, de faire part de son feedback et d'en assurer le suivi dès que possible. Ce n'est pas au recruteur de courir après la personne qui fait passer l'entretien (ou au responsable de l'embauche s'il s'agit d'une équipe). Toutes les personnes qui font passer des entretiens doivent faire part de leur feedback de manière proactive, afin que le reste de l'équipe puisse avancer.

Vous ne pouvez pas vous permettre de passer à côté du candidat idéal en négligeant une étape de votre processus de recrutement. Si vous ne pouvez pas interagir en personne, la documentation peut faire toute la différence entre embaucher le candidat idéal ou le perdre face à la concurrence.

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3 key pillars for successful remote recruiting

Most companies that choose to develop a remote recruiting process are looking to hire globally. With more candidates and competition, what does effective employee recruitment look like?

Let’s take a look at three pillars for successful remote recruiting.

1. Cultural intelligence 

A responsible recruiter learns about cultural differences and nuances to create an inclusive workplace. This cultural intelligence is important when dealing with candidates from different backgrounds, experiences, and perspectives. The same gesture or phrase can mean something entirely different to someone from a different culture.

When recruiting globally, it’s important to adapt your communication style to be culturally sensitive and prevent misinterpretation. For example, the Japanese tend to value harmony and respect for hierarchy. As such, direct rejection or disagreement is often avoided, and communication is more indirect. 

2. Technological proficiency

Remote recruiting is different from just posting job vacancies online, as it needs a certain level of tech proficiency. For instance, it often requires more advanced recruitment software and platforms, such as an applicant tracking system (ATS), video interviewing software, and a Human Resources Information System (HRIS). 

Try to stay informed on the latest recruiting tech trends and tools to improve your recruitment strategy and candidate experience. Joining online recruitment forums or attending HR webinars can give you inspiration for effective employee recruitment using new technology.  

3. Documentation and transparency

Remote-first organizations thrive on documentation. Without publicly accessible communications, people in different time zones cannot work together effectively.

Documentation is key to asynchronous working. Transparent documentation is a large reason Remote has been able to scale our global teams so quickly without compromising on talent or fit.

Transparency demands that every conversation that doesn’t contain sensitive data be available to every person within the organization. Of course, Remote is vigilant about candidate privacy, limiting interview notes to secure platforms and not discussing individual hiring processes in public channels. However, everything else — process changes, problems and fixes, questions from employees, etc. — happens in public forums, like open Slack channels or Notion documents.

Why the focus on documentation and transparency? Because without that vigilance, critical information gets lost in private DMs. It’s like hallway conversations at companies with offices. The participants may know the information, but no one else does, and that information is rarely disseminated properly. Insisting on documentation allows our recruiting team to scale a fair and transparent hiring process in countries all over the world.

How to develop a stronger remote-first hiring process

We have a simple goal at Remote: hire great people for every role. In light of that goal, hiring managers at Remote are bound by a few key responsibilities:

Document the role upfront and get clarity around leadership involvement

Define the hiring process and job descriptions upfront to share with candidates both externally and internally. Always ask department heads to determine their desired level of involvement. Candidates should know exactly what the process looks like from beginning to end.

Proactively seek a more diverse pool of candidates

Talk about the role internally in public channels, and ping people who might be interested in contributing in some way to the hiring process. This is also the moment to ask for references/referrals. Seek out any channels, tactics, or opportunities to expand the search for more diverse candidates. Never close a position until you have sourced a sufficiently diverse pool of applicants.

Respect the location and preferences of your candidates and interviewers

A candidate is always welcome to ask for a time more suitable to their time zone. Work internally to see who in your team has the closest availability if you have no overlap with the candidate's time zone. Don't encourage the candidate to schedule in the middle of the night; this won't be a good experience for them or you. Plus, doing so could create an unfair advantage for others interviewing for the same role at normal hours.

5 tips for effective remote recruitment

The interview is the first impression a candidate has of your company and work culture. So, getting the process right is crucial for attracting and retaining the best employees for your company. 

Here are five tips to help you ensure you’re prepared and effective in your remote recruiting efforts: 

1. Prepare for the interview

While this might seem like common sense, many recruiters have a list of questions they just power through. What they forget is that each candidate is unique, so each interview should be tailored to understand the candidate’s unique experiences and how they align with the position’s requirements. 

The secret to a successful interview is very simple: prepare for it. Take your time reviewing the candidate's resume, and adjust your interview questions accordingly. This simple act greatly improves the quality of your hiring decisions. 

But how do you make an interview better in practice? We suggest that you: 

Add preparation time to your calendar

Add 10 minutes to your calendar before the interview to make sure you are organized, composed, and prepared. Check the resume, check other people’s notes, and focus on what you need to achieve in the interview.

Double-check the call link for your meeting and make sure the candidate has access. If not, your 10-minute buffer provides enough time to email the candidate directly with updated call details. And make sure you are logged into your meeting software!

Add feedback time to your calendar

Add 10 minutes to your calendar after your interviews to give you time to fill out a scorecard or write notes about the interview. Submit your feedback as soon as possible. If you don’t have back-to-back meetings, you should be able to handle this task within the hour. Even if you need to wait a bit, set a minimum agreement that feedback is documented on the same day as the interview.

Greenhouse automatically saves your notes if you take them live. You can enter notes directly into the platform during the interview, but try to mute yourself as you type to minimize distraction for the interviewee.

Make the interviewer accountable

Bookending the interview with preparation and feedback time is a helpful start. To successfully scale recruitment in a globally distributed environment, though, take this one step further by clarifying a company-wide expectation as part of your recruitment process: assign ownership of all aspects of the interview process to the interviewer (not the recruiter).

The interviewer should assume full responsibility and document feedback and next steps as soon as possible. The onus should not be on the recruiter to chase the interviewer (or the hiring manager if other interviewers are involved). Everyone involved as an interviewer must be proactive and help the team move forward quickly by providing timely feedback.

You can’t afford to miss out on a superstar candidate because you neglected one step of your recruitment process. Without in-person interaction, documentation can be the difference between snagging your desired candidate or losing someone to a competitor.

2. Expand your search with global talent networks

If you’re looking to diversify your team, use multiple platforms to search for candidates. This way, you can tap into a wider range of skills and backgrounds.

Consider the following strategies:

Use Remote Talent

Post a job on our job board and find remote talent anywhere around the world. Remote Talent makes your job vacancy visible to a global audience of professionals who are actively looking for remote work opportunities. This exposure increases your chances of finding the right candidates for your remote team.

Try out LinkedIn’s Global Search Network

Use LinkedIn’s advanced search features to filter candidates by location, industry, expertise, and experience level. Or connect with potential candidates from certain sectors by joining industry-specific LinkedIn groups. 

Attend international job fairs

Participate in physical or virtual job fairs that target the regions you’re looking to hire from. This is a direct way to meet and introduce your company to active job-seekers. 

Create an employee referral program 

Encourage your current employees to refer potential candidates from their professional networks. If you already have a global team, this easily expands your reach in a specific region. Plus, you benefit from pre-vetted candidates.

Téléchargez le guide de Greenhouse et Remote relatif à la gestion de l'équilibre vie-travail

Découvrez les conseils pratiques des experts en RH internationales de Greenhouse et Remote qui vous permettront de favoriser l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle de votre équipe

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3. Cultivate an inclusive and diverse hiring system 

One of the most important things in global remote recruiting is developing an inclusive and diverse hiring system. 

An inclusive hiring process helps to mitigate unconscious bias and builds a team that is focused on skills and contributions instead of backgrounds and differences.

Additionally, companies that prioritize diversity and inclusion are often more attractive to candidates. For example, about 60% of Americans think focusing on increasing diversity, equity, and inclusion at work is a good thing.

How do companies benefit from proactively seeking BIDE?

BIDE stands for belonging, inclusion, diversity, and equity. These principles have become an important focus in the modern workplace because employees expect to feel valued and included at work. 

Facilitating BIDE can lead to a stronger company, but it takes time. Leaders cannot treat diversity as a set-and-forget metric and expect to see financial gains, increased innovation, or a boost in employee retention through passive improvements.

Instead, businesses must acknowledge that the benefits of BIDE arise when a company rethinks the core of its hiring philosophy. It is not enough to add more diverse voices to the mix: companies must empower those individuals to have a say in the company’s direction. That means hiring with BIDE in mind for every role, including the most senior positions.

Further, companies must consider how their benefits plans facilitate BIDE. Does the company offer equal parental leave? Do leaders set the right example for their teams by taking advantage of their benefits? Employees from traditionally marginalized groups often feel pressure to perform at an outstanding level to be treated as equals. By making BIDE a priority not only in hiring but also in leadership and culture, companies can realize the incredible benefits of a global and diverse workforce.

Remote’s diversity-focused recruiting philosophy

At Remote, we value our differences. We want to ensure all individuals have equal opportunities and feel a sense of belonging within our organization.

Here are a few final hiring tips you can borrow from Remote’s recruiting philosophy:

• We ask everyone at Remote to respond to direct outreach regarding open positions (via LinkedIn, social media, or email) with only the link to the position on our job board. This helps us stay inclusive and avoid the traps of bias that can be difficult to spot in the moment.

• If we have an open position but find that those applying are in some way homogeneous (e.g., only male and/or only white candidates), the hiring manager must actively seek out a more diverse applicant pool. Consider posting a job on a site for female engineers or a site dedicated to people of color. Make it clear to your team that it’s not a barrier if these practices cost money.

• Avoid becoming complacent about the effect of group identity. The people on the hiring committee should represent the people you are looking for whenever possible. If you can’t accomplish this, it’s likely a sign that you should redouble your efforts to bring in a wider applicant pool.

• Regarding gender and sexual orientation, be aware that people have different personal pronouns. If you are unsure, it is okay to ask — preferably ahead of the interview and in a friendly written format. Doing so not only respects our differences but builds trust and community. Likewise, use gender-neutral language, such as "salesperson" instead of "salesman." You want everyone who comes to work at your business to truly feel welcome and invited to bring their full selves.

Découvrez comment attirer les meilleurs talents grâce au rapport de Remote sur les avantages sociaux internationaux

Des informations recueillies auprès de plus de 2 500 décideurs et employés sur les principaux marchés pour vous aider à découvrir les avantages dont votre équipe a envie et besoin en 2023.

Télécharger le rapport

4. Use an applicant tracking system (ATS) for effective global recruitment

An ATS saves so much time in remote recruiting. It streamlines the recruiting process by automating tasks like managing job postings, receiving applications, and screening candidates. 

Remote uses Greenhouse, the world’s leading ATS, to simplify compliance with international employment regulations and data protection legislation.

We use Greenhouse to:

• Open and post roles at Remote

• Keep track of the hiring process by scheduling interviews, submitting scorecards, and adding private notes to candidates

• Capture our communication with candidates and between interviewers (for example, by tagging a user in the notes/private notes sections)

• Extend offers and start the onboarding process

Greenhouse allows our ever-expanding team of recruitment professionals and hiring managers to protect candidates’ privacy and align with GDPR and other country-specific legislation. We have structured and repeatable processes documented in Notion detailing how we use Greenhouse. Guidelines are available to all team members, and Greenhouse serves as the single source of truth at Remote for all of our recruitment-related activities.

In fact, Remote and Greenhouse complement each other so well that we officially partnered with Greenhouse to make international employment easier for everyone.

Clarity, documentation, and transparency help us continually hire exceptionally talented new Remoters who share our core values as we expand to all corners of the globe. A perfect fit between position, candidate, and Remote can only be found if the process stands on the shoulders of our values. If we can consistently see in the candidate the skills, attributes, and attitudes that reflect our values, then we are hiring the right person.

5. Streamline recruiting to onboarding

Effective recruiting doesn’t end with sending out an offer letter. What happens after is equally important. 

A smooth transition from recruiting to onboarding helps ensure a positive experience for both your company and the candidate. It not only cuts down the effort and time your team spends preparing for each stage, but it also helps the new hire quickly integrate into their role and the company culture. 

Remote HR Management helps you manage the entire lifecycle of your employees all in one place. From job posting and recruitment to onboarding and payroll, you can take care of your global team from a single platform.

Effective recruitment strategies to build a stronger business

At Remote, we hire all over the world, with hundreds of employees across the globe. We have seen the benefits of remote-first recruiting as an effective hiring strategy for ourselves. To see open roles at Remote, visit our careers page.

If you are looking for an effective recruiting plan to welcome new team members, sign up with Remote Talent. Unlike traditional job boards, Remote Talent helps you cut through the noise and stand out as a remote employer to hire global talent.

To see how Remote can help you hire and manage global team members, chat with us today.

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