Pratiques de recrutement entièrement à distance : l'approche de Remote

L'emploi mondial est un emploi à distance — mais qu'est-ce que cela signifie pour les personnes qui recherchent, embauchent et intègrent ces équipes à distance ?

Lorsque vous structurez votre processus d'embauche, votre équipe dédiée peut s'avérer plus efficace et fournir un processus d'entretien plus cohérent et plus équitable pour toutes les personnes impliquées. Vous apprendrez à mettre en place des pratiques d'embauche évolutives afin d'attirer et d'embaucher systématiquement des candidats de premier plan.

Créer une expérience de recrutement entièrement à distance

Postuler à un emploi est une expérience stressante et souvent frustrante pour les candidats. Dans la plupart des cas, le rapport de force favorise grandement l'employeur. Par conséquent, les personnes qui passent l'entretien n'apparaissent généralement pas sous leur meilleur jour. Par ailleurs, un entretien qui se passe bien ne préfigure pas un succès après l'embauche.

Pour contrecarrer ce problème, les équipes de recrutement, les responsables RH et d'embauche ainsi que les personnes faisant passer les entretiens doivent adopter des pratiques de recrutement entièrement à distance. Cela permet de proposer aux candidats une expérience équitable et de les mettre à l'aise. Ainsi, vous contribuerez à créer un lien plus fort entre le candidat et la personne qui lui fait passer l'entretien. Rendre les entretiens moins anxiogènes vous aide à mieux soutenir et intensifier le recrutement des candidats les plus qualifiés du monde entier.

Chez Remote, nous nous efforçons de créer un processus de recrutement simple, souple, objectif et transparent, aussi bien pour les candidats que pour les équipes d'embauche. Ce sont nos valeurs qui régissent chaque étape de ce processus.

Elles éclairent et définissent notre approche pour attirer des talents, qui englobe :

• le processus d'embauche de chaque candidat ;

• la façon dont nous interagissons avec eux ;

• la manière d'effectuer les entretiens ;

• les formations que nous dispensons aux recruteurs et aux responsables de l'embauche ;

• la stratégie que nous déployons pour assurer une croissance pérenne pour l'entreprise.

L'équipe de recrutement de Remote gère l'intégralité du processus de recrutement, qui concerne tous les postes à pourvoir chez nous. C'est une responsabilité que nous prenons très au sérieux. Nous sommes les gardiens des valeurs et de la culture d'entreprise de Remote. Notre équipe de recrutement s'efforce de créer un véritable sentiment d'appartenance et de connexion au sein d'une équipe de travail entièrement à distance, en pleine expansion et dispersée dans le monde entier.

L'importance de la documentation et de la transparence

Les entreprises dont les équipes travaillent entièrement à distance s'appuient sur leur documentation. S'ils ne peuvent pas accéder à des communications facilement, les collaborateurs qui se trouvent dans différents fuseaux horaires ne peuvent pas travailler ensemble efficacement. C'est une composante majeure du travail asynchrone, qui a permis à Remote de faire évoluer ses équipes du monde entier rapidement, sans faire de concession sur les talents ou la conformité.

Par souci de transparence, toutes les conversations, hormis celles qui contiennent des données sensibles, peuvent être consultées par tout le monde au sein de l'entreprise. Bien entendu, Remote respecte la confidentialité des candidats. Par conséquent, nous publions uniquement les notes d'entretien sur des plateformes sécurisées et nous n'abordons les processus d'embauche que dans des canaux privés. Tout le reste (qu'il s'agisse de changements de processus, des problèmes et de leur solution ou de questions que remontent les employés) se déroule sur des forums publics, comme des canaux Slack ouverts ou des documents Notion.

Pourquoi accorder tant d'importance à la documentation et à la transparence ? Sans cette attention accordée à ces éléments, des informations clés peuvent se perdre dans les échanges privés, à l'instar des conversations informelles dans les couloirs du bureau. L'information est connue des personnes y ayant participé, mais pas des autres, et est rarement diffusée comme il se doit. Cette importance accordée à la documentation permet à notre équipe de recrutement d'instaurer un processus d'embauche juste, transparent et évolutif aux quatre coins du monde.

Utiliser un système de suivi des candidats pour gérer le recrutement à l'échelle mondiale

Remote utilise Greenhouse, le système de suivi des candidats (applicant tracking system ou ATS) leader dans le monde à des fins de conformité avec les réglementations concernant l'emploi à l'international et les lois pour la protection des données.

Grâce à Greenhouse, nous pouvons :

1. ouvrir et publier des postes à pourvoir chez Remote ;

2. assurer le suivi du processus d'embauche en planifiant des entretiens, en envoyant des tableaux de bord et en ajoutant des commentaires privés à l'attention des candidats ;

3. garder une trace des conversations avec les candidats et entre les personnes leur ayant fait passer un entretien, par exemple en mentionnant un utilisateur dans la section des commentaires privés ou publics ;

4. proposer des offres et démarrer le processus d'intégration.

Greenhouse permet à notre équipe, constituée de professionnel du recrutement et de responsables de l'embauche, de protéger la confidentialité des candidats et d'être en conformité avec le RGPD ainsi qu'avec les lois propres aux différents pays. Les processus d'utilisation de Greenhouse, structurés et répétables, sont documentés dans Notion. Tous les membres l'équipe peuvent y accéder. Chez Remote, Greenhouse est la référence unique pour toutes nos activités liées au recrutement.

La synergie entre Remote et Greenhouse est telle que nous nous sommes officiellement associés à Greenhouse pour que l'embauche à l'international soit plus facile pour tous.

La clarté, la documentation et la transparence sont autant d'éléments qui nous aident à embaucher de nouveaux Remoters de talent qui partagent nos valeurs à mesure que nous développons nos activités partout dans le monde. Le poste idéal, le candidat idéal et Remote ne peuvent se rejoindre que si le processus s'appuie sur nos valeurs. Si nous voyons que le candidat possède les compétences, les attributs et l'attitude qui reflète nos valeurs, nous savons que nous avons embauchons la bonne personne.

Améliorer les entretiens à distance

La documentation est un aspect clé de la réussite de l'équipe de recrutement. Comment, toutefois, améliorer les entretiens en pratique ? Voici quelques conseils :

Prévoir un temps de préparation.

Prévoyez 10 minutes avant l'entretien pour prendre le temps de vous préparer, de vous organiser et de vous poser. Passez en revue le CV du candidat ainsi que les commentaires des autres membres de l'équipe, et concentrez-vous sur ce que voulez faire lors de l'entretien.

Assurez-vous que le lien de l'appel fonctionne et que le candidat y a bien accès. S'il ne fonctionne pas, le temps de préparation peut servir à prévenir le candidat par e-mail avec de nouvelles instructions concernant l'appel. N'oubliez pas de vous connecter au logiciel de conférence.

Prévoir un temps pour le feedback.

Prévoyez 10 minutes après l'entretien pour prendre des notes sur celui-ci. Envoyer le feedback dès que possible. À moins d'enchaîner les entretiens, vous devriez pouvoir vous en charger dans l'heure. Même si vous ne le faites pas tout de suite, accordez-vous en interne pour faire part de votre feedback au plus tard le jour de l'entretien.

Greenhouse enregistre automatiquement vos commentaires lorsque vous les rédigez en temps réel. Vous pouvez les saisir directement sur la plateforme pendant l'entretien. Toutefois, n'oubliez pas de couper votre micro lorsque vous tapez pour éviter de distraire le candidat.

Responsabiliser la personne qui fait passer l'entretien.

Il est utile de prévoir un temps de préparation et de retour d'information avant et après l'entretien. Toutefois, pour harmoniser le recrutement dans un environnement disséminé aux quatre coins du monde, vous devez définir les attentes de l'entreprise en ce qui concerne le processus de recrutement. Pour ce faire, il faut attribuer la propriété de tous les aspects de l'entretien à celui qui le fait passer, et non au recruteur.

Il incombe à la personne qui fait passer l'entretien d'en prendre toute la responsabilité, de faire part de son feedback et d'en assurer le suivi dès que possible. Ce n'est pas au recruteur de courir après la personne qui fait passer l'entretien (ou au responsable de l'embauche s'il s'agit d'une équipe). Toutes les personnes qui font passer des entretiens doivent faire part de leur feedback de manière proactive, afin que le reste de l'équipe puisse avancer.

Vous ne pouvez pas vous permettre de passer à côté du candidat idéal en négligeant une étape de votre processus de recrutement. Si vous ne pouvez pas interagir en personne, la documentation peut faire toute la différence entre embaucher le candidat idéal ou le perdre face à la concurrence.