Sous-traitance de la paie : avantages et inconvénients, les clés du succès

La gestion de la paie demande du temps et peut s'avérer complexe, surtout si vos employés ne sont pas tous basés au même endroit. Vous devez prendre en compte différentes législations et obligations fiscales, et gérer un volume de données important.

Rien de surprenant, donc, à ce que de nombreuses entreprises sous-traitent leur service de paie (ou du moins l'envisagent). Pourtant, la sous-traitance n'est pas forcément une solution adaptée à toutes les entreprises. De nombreux facteurs entrent en jeu, notamment l'importance de choisir le fournisseur de services de paie qui vous convient.

Dans cet article, nous présentons les avantages et les inconvénients de la sous-traitance de la paie. Nous vous conseillons pour choisir le bon partenaire et parcourons quelques bonnes pratiques en matière de sous-traitance.

Entrons sans tarder dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que la sous-traitance d'un service de paie ?

La sous-traitance de la paie consiste à remettre le service de paie de votre entreprise entre les mains d'un fournisseur tiers. Ces fournisseurs sont spécialisés dans la gestion des tâches liées à la paie, notamment :

• le calcul des salaires ;

• les prélèvements à la source ;

• la distribution des salaires ;

• la gestion de la conformité avec la réglementation applicable.

En sous-traitant votre service de paie, vous rationalisez vos opérations, réduisez votre charge administrative, et bénéficiez d'une expertise ainsi que de technologies spécialisées. Cela permet de réduire les erreurs et d'optimiser la totalité de votre service de paie, tout en laissant vos employés libres de se concentrer sur d'autres tâches.

Qu'est-ce que la sous-traitance de la paie internationale ?

Si vous embauchez les membres de votre équipe dans des pays différents (ou si vous prévoyez de le faire), votre service de paie peut devenir particulièrement complexe. Pour sous-traiter des services de paie internationale, il est souvent nécessaire de travailler avec différents fournisseurs basés dans le monde entier. Cela peut créer des complications supplémentaires liées à la conformité, aux devises et à la communication. 

Sinon, vous pouvez sous-traiter votre paie internationale à un spécialiste mondial comme Remote. Nous reviendrons là-dessus plus loin dans cet article.

Quelle est la différence entre un logiciel de paie et la sous-traitance de la paie ?

Un logiciel de paie est un outil vous permettant de gérer votre paie par vous-même. Le logiciel va automatiser les calculs, les retenues à la source et la distribution des salaires, mais vous restez en charge de la supervision du processus.

La sous-traitance, à l'inverse, revient à confier la totalité de votre service de paie à une entreprise tierce. Elle va s'occuper de tout, des calculs aux déclarations fiscales, tout en vous faisant bénéficier de son expertise et ses garanties de conformité.

Quels sont les avantages de la sous-traitance de la paie ?

Sous-traiter votre paie peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise.

Réduction des coûts

Les fournisseurs de services de paie sont spécialistes de leur domaine. Suivre les évolutions des lois et des réglementations fiscales dans le monde entier, c'est leur travail ! Pour une petite équipe opérant en interne, parvenir à un tel niveau d'expertise est parfois irréalisable.

« Si nous avions dû tout organiser en interne, j'aurais dû embaucher quatre personnes supplémentaires pour s'occuper des entités et de multiples services locaux liés aux conseils juridiques et fiscaux, ainsi qu'à la comptabilité, la paie et la traduction. Ce serait un coût extra de 500 000 $ par an. »

– Luke McKinlay, VP of Finance chez Fountain

En confiant votre sous-traitance à un spécialiste de la paie internationale, vous évitez aussi les coûts éventuels liés à la non-conformité : par exemple, un calcul incorrect des heures supplémentaires ou une erreur dans un formulaire fiscal. La sous-traitance, c'est la garantie que votre service de paie est entre de bonnes mains. Vous réduisez ainsi la mise en danger de votre réputation ainsi que le risque d'amendes et de pénalités.

Économies de temps

La gestion de la paie est un processus qui demande du temps et de nombreuses démarches administratives. Si vous sous-traitez toutes ces tâches à un fournisseur de services de paie, vous réalisez d'importantes économies de temps et de ressources, surtout pour une petite entreprise.

Votre équipe en charges des finances et vous-même pourrez ainsi concentrer votre énergie sur des enjeux globaux : le développement de votre entreprise, l'optimisation de votre chiffre d'affaires, ou encore l'ajustement de vos stratégies financières.

La conformité à l'étranger

Si vous gérez votre service de paie dans plusieurs pays, vous avez certainement affaire à des réglementations très différentes en matière de salaires, d'heures supplémentaires, de taxes, de sécurité sociale ou encore de protection des données. Comme si cela ne suffisait pas, ces lois ont tendance à changer fréquemment ; or, un simple faux pas peut avoir de lourdes conséquences.

En sous-traitant, vous entrez en contact avec des spécialistes locaux qui connaissent leur juridiction et suivent de près la moindre évolution de la législation. Avec un guichet unique comme Remote, vous n'avez pas non plus besoin de faire appel à différents fournisseurs. Présents dans le pays, nos experts internes sont facilement joignables depuis notre plateforme unique, prêts à vous aider dès que vous en avez besoin.

Minimisez les erreurs

Quel que soit le nombre de vos employés et de paies à calculer, une erreur ou un retard est vite arrivé. En ajoutant de nouvelles juridictions, vous décuplez la complexité de chaque cycle de paie.

Si vous sous-traitez votre service de paie, vous pouvez réduire le nombre d'erreurs tout en vous épargnant un casse-tête mensuel. Les fournisseurs de services de paie internationale utilisent des logiciels spécialisés permettant d'automatiser de nombreux processus. Vous bénéficiez ainsi d'une efficacité et d'une économie de coûts tout simplement irréalisables pour les entreprises gérant manuellement leur service de paie internationale en interne.

Un libre-service pour les employés

Un partenaire fiable mettra un portail de libre-service à disposition de vos employés, qui pourront ainsi consulter leurs bulletins de salaire, suivre l'évolution de leurs avantages sociaux et actualiser leurs informations fiscales si nécessaire. Résultat : vos employés gardent la main sur leurs informations tandis que cette charge administrative est retirée des épaules de votre équipe RH.

Sécurité renforcée des données

Dès lors que des fonds sont traités et transférés entre deux parties, le risque de fraude existe. Un risque qui ne concerne pas que les fonds : vous devez aussi protéger les données sensibles de vos employés en respectant la législation locale relative à la confidentialité des données.

Ce processus est potentiellement semé d'embûches, surtout si vous n'avez pas les ressources nécessaires pour garantir la sécurité. Avec le bon partenaire de services de paie, vous savez que les données de vos employés sont en sécurité grâce aux protocoles réglementaires les plus récents, et que vos cycles de paie bénéficient d'une surveillance rapprochée contre les éventuels risques de fraude.

Quelles sont les difficultés liées à la sous-traitance de la paie ?

Si la sous-traitance de la paie est synonyme de nombreux avantages, vous devrez aussi surmonter certaines difficultés. Voici quelques éléments à prendre en compte.

Un contrôle réduit

En confiant votre service de paie à des fournisseurs tiers, vous leur remettez des données sensibles. Il s'agit notamment des informations personnelles et fiscales de vos employés, ainsi que du suivi de leurs présences.

Dans certains pays, par exemple les États-Unis, vous devez tout de même vous acquitter correctement de vos déclarations fiscales, sauf si votre partenaire vous fournit aussi ses services d'Employer of record.

C'est pourquoi il est essentiel de bien faire vos recherches pour choisir un fournisseur de services de paie qui soit établi, fiable et digne de confiance.

Enjeux liés à la sécurité des données

Puisque vous confiez des données personnelles et financières à une entreprise tierce, vous devez vous assurer de sa conformité et de sa capacité à vous protéger contre les vols de données.

C'est pourquoi, pour votre service de paie, vous devez choisir un partenaire justifiant d'une sécurité à toute épreuve. Ce partenaire doit utiliser des systèmes de codage, respecter des pratiques strictes en matière de sécurité des données, et appliquer scrupuleusement toutes les réglementations en vigueur liées à la protection des données (par exemple, le RGPD en Europe ou la loi CCPA en Californie). Remote remplit tous ces critères en respectant les normes RGPD, SOC 2 et ISO27001.

Problèmes de communication

S'associer à un fournisseur externe de services de paie (ou plusieurs) peut générer des problèmes de communication, tels que des réponses tardives ou des malentendus. C'est surtout le cas si vos fournisseurs sont basés dans des marchés que vous ne connaissez pas, où les décalages culturels et linguistiques peuvent être importants.

Pour minimiser cet impact, il est essentiel de créer une relation positive et d'établir une communication qui fonctionne. Vous pouvez par exemple prévoir des consultations régulières pour rester en phase, ou demander à avoir une personne référente au sein de l'entreprise.

« Notre CSM, comme toute l'équipe de Remote, nous donne des conseils clairs. L'anglais n'est pas ma langue maternelle, mais le style de communication est très agréable. Je me sens épaulée dans le processus. »

– Evgeniia Maksimova, HR Ops Specialist chez Semrush

Et le coût ?

Comme nous le disions, la sous-traitance peut vous permettre de réaliser d'importantes économies sur vos coûts. Tout dépend de la taille de votre entreprise et de sa situation. Nous passons en revue les coûts et les avantages de chaque solution pour vous aider à déterminer celle qui vous convient le mieux.

Paie en interne

Avec un service de paie interne, vous devez payer vous-même les salaires de votre équipe interne. Vous devez aussi prendre en charge des formations pour que votre équipe maitrise les pratiques et les outils les plus récents. Une partie de votre personnel va passer du temps sur les tâches liées à la paie.

De plus, vos ressources risquent de rester affectées à la paie plutôt que de stimuler le développement de votre entreprise. Jongler entre les réglementations des différents pays, sans commettre une seule erreur, n'a rien de simple. Établir un budget mondial peut devenir un véritable casse-tête.

D'un autre côté, garder ce service en interne vous permet d'avoir plus de contrôle et de personnalisation. La paie pourra être plus facilement ajustée à vos systèmes internes, et rapidement modifiée en cas restructuration ou de mise à jour de votre politique. Vous vous constituez votre propre expertise et établissez une communication instantanée, sans dépendre d'aucun tiers (vous vous épargnez ainsi tout problème opérationnel de ce côté).

Paie sous-traitée

Lorsque vous sous-traitez, le coût de la paie est un peu plus facile à prévoir. En général, vous souscrivez à un tarif fixe mensuel ou annuel, avec certains services en supplément. Certains fournisseurs de services de paie pratiquent également des coûts cachés mais, dans la plupart des cas, vous pouvez prévoir votre budget plus efficacement.

Pour comparer les coûts, il est important de se souvenir que la sous-traitance de la paie crée un impact positif étendu. En retirant cette charge des épaules de votre équipe, vous générez de la valeur ailleurs dans votre entreprise. Vous payez également l'expertise des personnes qui géreront vos divers besoins en matière de paie, en minimisant le risque d'erreurs coûteuses. Vous aurez également accès à des technologies avancées et bénéficierez de la flexibilité nécessaire pour évoluer rapidement.

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Comment bien choisir votre partenaire pour sous-traiter votre service de paie ?

Nous l'avons déjà dit, il est essentiel de sous-traiter votre paie au bon fournisseur. Mais comment faire ?

Voici quelques étapes à suivre :

1. Évaluez vos besoins

Comme pour toute décision d'achat, prenez un temps de réflexion pour identifier précisément les besoins de votre entreprise. 

Posez-vous les bonnes questions :

• Quelle est la taille actuelle de l'entreprise, et quelle taille pourrait-elle atteindre prochainement ?

• Quelle est la complexité de vos besoins en matière de paie ?

• Avez-vous des besoins particuliers, par exemple un service de paie internationale dans une région spécifique, ou des connaissances pointues dans votre secteur ?

Soyez au point sur ces questions avant d'entreprendre vos recherches.

2. Faites vos recherches

Une expertise locale en droit fiscal et du travail est cruciale. Comme nous le disions, la non-conformité (qu'elle soit accidentelle ou non) peut attirer de sérieux problèmes à votre entreprise.

Ce niveau d'expertise peut être difficile à atteindre, surtout si vous cherchez des partenaires de paie sur de nouveaux marchés. Exploitez toutes les pistes possibles pour vous renseigner au maximum sur vos partenaires potentiels. Prenez contact avec les fournisseurs, lisez les avis clients sur des sites de confiance tels que G2, et vérifiez si les entreprises qui vous intéressent font ou ont fait face à des soucis de conformité ou des problèmes juridiques dans l'une des régions où elles opèrent.

Si vous participez à une démo ou recevez un argumentaire de vente, assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement du fournisseur. Gère-t-il la conformité et le droit fiscal en interne ? Ou sous-traite-t-il à des tiers ? Renseignez-vous autant que possible avant de signer.

3. Pensez à la sécurité

La sécurité est bien sûr essentielle. Demandez aux fournisseurs potentiels comment ils protègent les données sensibles qu'ils gèrent. Ne vous contentez pas de réponses « bateau » !

Renseignez-vous en détail sur les mesures de sécurité mises en place, y compris les certifications et protocoles officiels de sécurité. Si possible, consultez vos propres spécialistes de la sécurité en interne (en cas de doute, vous pouvez aussi faire appel à un expert indépendant). Si le fournisseur se montre réticent ou n'est pas en mesure de vous renseigner, cela peut être préoccupant.

4. Comprenez les coûts et la couverture

Pour les clients d'un service de paie, les frais cachés ou les coûts dissimulés sont un problème de taille. En plus d'être malhonnêtes, ces coûts peuvent faire tomber à l'eau la totalité de votre budget d'embauche.

Mettez cela au clair dès le début : demandez précisément quels sont les services compris dans le tarif de base, et quels sont les services en supplément (le cas échéant). Parez à toutes les éventualités en interrogeant le fournisseur sur des situations hypothétiques. Ne vous contentez pas de retenir le coût des opérations basiques de paie. Par exemple, certains fournisseurs ajoutent des frais cachés de rupture de contrat en cas de départ d'un employé, ou facturent des sommes importantes en cas de transfert chez un autre fournisseur.

Employer of Record et PEO —

6 min

Avec la garantie de prix équitable de Remote, dites adieu aux frais cachés, aux acomptes et aux mauvaises surprises

Présentation de la garantie de prix équitable de Remote. Vous payez un taux forfaitaire pour employer quelqu'un, auquel nous n'ajoutons rien. Vous connaissez ainsi toujours le montant de votre facture. De plus, nous n'exigeons jamais d'engagements à long terme ou d'accords d'exclusivité.

5. Évaluez leur service client

Un service client fiable et efficace peut faire toute la différence pour votre paie, surtout quand le temps presse.

Profitez de vos recherches pour bien analyser le fonctionnement de leur service client. Y a-t-il une assistance disponible 24h/24, 7j/7 ? Quels sont les modes de contact possibles ? Le service client est-il disponible dans votre langue ? Votre compte bénéficiera-t-il d'un conseiller dédié ?

Jetez aussi un œil à leurs ressources en libre-service. Vous aurez parfois besoin d'une réponse rapide qui ne nécessite pas l'intervention d'un conseiller. Le fournisseur propose-t-il une base de connaissances claire et solide ? Est-il facile de trouver ce que l'on cherche ?

Suite à la signature du partenariat, la dernière chose dont vous avez besoin est de vous retrouver seul avec vos questions, sans réponse à vos appels et e-mails.

« Nous avons immédiatement senti que Remote avait à cœur de contribuer à notre succès, et que nous avions une personne véritablement à notre écoute pour tenter de trouver des solutions. Nous n'avons pas été simplement redirigés vers la FAQ d'un site Web. »

– Maria Shkaruppa, Senior Global Mobility et Remote Hiring Manager chez Semrush

6. Vérifiez les possibilités d'intégration

Une plateforme de gestion de la paie qui s'intègre aisément à vos applications RH vous facilitera grandement la vie. Idéalement, une option API vous permettra de personnaliser vos intégrations.

Sinon, vous pouvez tout simplement vous associer à un fournisseur de RH à l'international proposant un service complet, comme Remote : nous avons tout ce qu'il vous faut à portée de main.

Notre plateforme dispose de nombreux outils (en plus de ses intégrations et fonctionnalités d'API), notamment :

• Services d'Employer of record

• Service de paie multipays

• Gestion des avantages sociaux

• Système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH)

• Gestion des freelances

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7. Évaluez l'évolutivité

Enfin, prenez en compte la stratégie de développement de votre entreprise. Si vous souhaitez embaucher et rémunérer vos équipes dans un seul pays, il est tout à fait logique de vous associer à un fournisseur de service de paie basé dans ce pays.

À l'inverse, si vous souhaitez profiter des nombreux avantages à embaucher dans plusieurs pays, vous aurez plutôt besoin d'un fournisseur qui puisse s'en occuper facilement. Tout peut changer rapidement et basculer du jour au lendemain. Mieux vaut ne pas être lié par contrat à un fournisseur incapable d'évoluer à vos côtés.

Transition vers la sous-traitance de la paie

Si vous décidez de sous-traiter, vous devez planifier soigneusement votre transition et prendre en compte les inquiétudes de vos employés. Voici quelques éléments clés pour réussir votre transition :

Communiquez avec votre équipe

Avant de passer à l'action, parlez à votre équipe de votre intention de mettre en place un changement. Expliquez-leur ce qui va changer, pourquoi et, surtout, en quoi cela les affectera. Si tout le monde est au courant, vous pourrez plus facilement gérer les attentes, apaiser les inquiétudes ou dissiper les doutes. Votre équipe se sentira informée à chaque étape.

Faites le ménage dans vos données liées à la paie

Avant de fournir vos données liées à la paie, prenez le temps de les réviser pour vous assurer de leur clarté et de leur exactitude. Vous pourrez notamment supprimer les incohérences et les informations obsolètes. Vous vous épargnez ainsi de sérieuses complications qui auraient pu voir le jour sur le long terme, et créez des bases solides pour votre succès à venir.

Planifiez votre transition

Pour que votre transition se déroule sans encombre, nous vous recommandons d'établir un plan. Fixez des délais, déterminez qui est en charge de quoi, et identifiez les étapes clés du processus. Communiquez en continu avec votre fournisseur pour valider la faisabilité de votre plan.

Collaborez étroitement avec votre fournisseur

D'ailleurs, nous vous recommandons de vous appuyer autant que possible sur votre fournisseur. Son expérience et son expertise sont extrêmement précieuses pour repérer d'éventuels problèmes et les éviter avant qu'il ne soit trop tard. Rappelez-vous que ce partenariat ne consiste pas uniquement à déléguer vos tâches. Profitez-en pour puiser dans l'expertise de votre fournisseur pour faciliter autant que possible le processus, pour l'un comme pour l'autre.

Sous-traitance de la paie avec Remote

Si vous envisagez de sous-traiter, la première option consiste à rechercher plusieurs fournisseurs tiers, que vous évaluerez soigneusement avant de collaborer avec chacun d'entre eux. Cette méthode peut toutefois être source d'inefficacité et de coûts de recrutement inutiles, rendant plus difficile l'établissement de relations de confiance.

Il est bien plus simple et transparent de travailler avec un seul partenaire capable de fournir des services nationaux ou multipays à travers une seule solution optimisée. Nous pouvons notamment :

• Consolider votre traitement de la paie

• Minimiser vos tâches administratives

• Garantir votre conformité au droit du travail local

• Réduire vos coûts salariaux

• Effectuer vos paiements internationaux et vos transferts monétaires de capitaux

• Gérer les déductions et déclarations fiscales

Remote s'occupe pour vous des tâches les plus fastidieuses. Vous pourrez ainsi consacrer votre temps, votre argent et vos ressources au cœur de votre activité.

Pour en savoir plus, contactez l'un de nos experts et découvrez en détail quel accompagnement Remote peut proposer à votre entreprise.

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