Automatisation de la paie internationale : tout ce qu'il faut savoir

Lorsque votre entreprise se développe à l'échelle internationale, la gestion de votre service de paie multipays peut devenir un véritable défi.

Vous devez vous tenir au courant des règles et réglementations d'un nombre de pays toujours plus élevé et suivre des processus toujours plus complexes. Vous avez davantage de tâches de gestion, de calculs, de rapports et de déclarations à effectuer, et les enjeux en cas d'erreur sont encore plus importants.

C'est pourquoi l'automatisation change réellement la donne. En utilisant un logiciel qui automatise un grand nombre de ces processus, vous pouvez gagner du temps, de l'argent et des ressources, et opérer un service de paie plus précis et plus sécurisé qu'avec une approche manuelle.

Dans cet article, nous allons passer en revue les avantages de l'automatisation du service de paie et vous fournir quelques conseils pratiques qui vous aideront à sauter le pas.

Entrons sans tarder dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que l'automatisation du service de paie multipays ?

L'automatisation du service de paie consiste à utiliser un logiciel pour effectuer les tâches complexes ou répétitives. Un tel logiciel réduit le fardeau de la gestion et renforce la sécurité face à la fraude et à la perte de données, ce qui rend l'ensemble du service de paie multipays plus efficace.

Surtout, il garantit que votre système de paie est conforme à la législation locale en matière de travail et de fiscalité, y compris lorsqu'elle change ou évolue. Enfin, il élimine les incohérences et réduit le risque d'erreur lié aux saisies manuelles.

Quelle est la différence entre l'automatisation du service de paie standard et multipays ?

La principale différence entre l'automatisation du service de paie standard et multipays réside dans la couverture et les capacités d'intégration.

Dans le cas des services de paie standard, l'automatisation se concentre sur les tâches essentielles, comme le calcul des salaires, la déduction des avantages statutaires, les déclarations fiscales et la création des fiches de paie. Plutôt simple, ce type d'automatisation concerne généralement les opérations nationales.

A contrario, l'automatisation des services de paie multipays concerne les entreprises dont les employés travaillent dans différents pays (bien que les opérations nationales soient aussi prises en charge). Par exemple, la solution de paie multipays de Remote fournit une assistance interne et locale en matière de paie dans le monde entier et gère automatiquement les mises à jour de conformité locales. Cela garantit le respect des exigences réglementaires dans chaque région.

Par ailleurs, l'automatisation des services de paie multipays s'intègre parfaitement aux plateformes de RH à l'international, à la gestion des dépenses et aux systèmes de gestion des heures et des présences, offrant ainsi une solution complète et efficace pour la gestion des équipes internationales. L'aspect pratique est toujours au rendez-vous, que vous optiez pour une solution tout-en-un comme Remote ou l'intégration de plusieurs outils.

En bref, l’automatisation des services de paie standard couvre les fonctions de base de la gestion de la paie, mais ne propose pas la couverture et les fonctionnalités intégrées de l'automatisation des services de paie multipays.

Quels sont les avantages de l'automatisation de la paie multipays ?

Rentable et particulièrement efficace pour gérer le processus complexe de traitement de la paie à l'international, l'automatisation est de plus en plus plébiscitée par les entreprises opérant à travers le monde.

Voici quelques-uns des principaux avantages de l'automatisation de la paie :

Des paiements versés en un clin d'œil

L'automatisation de la paie multipays vous permet de payer les membres de votre équipe en quelques minutes, qu'ils travaillent ou non à l'étranger. En gérant les données relatives à la paie via une plateforme unique, vous pouvez rationaliser l'ensemble du processus, quel que soit le lieu de travail de vos employés ou la devise de paiement.

Pour vous, c'est aussi l'assurance de respecter le droit du travail en vigueur dans le monde entier, tout en minimisant les coûts associés aux transactions à l'étranger.

Des rapports simplifiés

L'automatisation de la paie multipays simplifie vos rapports en consolidant toutes les données de vos employés sur une plateforme sécurisée dans le cloud. Les opérations manuelles sont ainsi éliminées, et l'accès à vos données précises est plus simple et rapide.

Cette technologie vous permet de consulter vos données actualisées relatives à l'emploi en temps réel sur une seule et même plateforme.

Aide à la planification des avantages sociaux mondiaux

Élaborer un programme d'avantages sociaux pour votre entreprise n'est pas une mince affaire. Heureusement, l'automatisation rationalise ce processus en donnant accès à des données unifiées sur les employés et à des outils simples d'utilisation. Vous pouvez ainsi créer et gérer vos régimes d'avantages sociaux sur mesure pour différents pays, tout en assurant votre conformité à tout moment.

L'automatisation vous permet également de suivre la participation de vos employés en temps réel, de façon à allouer vos ressources plus efficacement.

L'efficacité dans le cloud

La technologie de paie dans le cloud constitue un autre moyen efficace d'accroître votre efficacité. Grâce aux solutions utilisant le cloud comme celle de Remote, gérez les processus non stratégiques tels que le suivi des paiements et les déclarations fiscales de façon rapide et précise.

La saisie manuelle des données et vos anciens systèmes inefficaces sont de l'histoire ancienne ! Vous pouvez également ajouter de nouveaux pays sans aucune intégration complexe ni mise à jour du système.

Gestion de l'intéressement au capital à l'international

Sans automatisation, gérer les options d'achat d'actions et l'intéressement au capital permettra au sein d'une équipe internationale peut être un casse-tête. En optant pour la bonne solution automatisée, vous pouvez simplifier le processus d'octroi, de suivi, d'acquisition et d'annulation des octrois d'actions en suivant efficacement les investissements des employés dans différents pays.

De plus, grâce aux processus automatisés de gestion des options d'achat d'actions ou d'attribution d'unités d'actions restreintes (RSU), vos équipes internationales sont assurées de recevoir des conseils fiscaux et les déclarations fiscales pour des programmes d'incitation.

Paiement des employés et des freelances

Lorsque vous automatisez vos opérations de paie multipays, payer vos employés et vos freelances est simple comme bonjour, qu'ils travaillent ou non à l'étranger. C'est d'autant plus utile que les structures fiscales, les moyens de paiement et d'autres facteurs juridiques diffèrent considérablement en fonction des conditions de travail et du pays.

En automatisant vos opérations de paie, vous pourrez facilement respecter les exigences de conformité en évitant les erreurs coûteuses et les retards de paiement.

Suivi simplifié des heures de travail et des congés

L'automatisation facilite le suivi des congés payés, des heures de travail et des présences. Vous bénéficiez d'une vue d'ensemble précise des heures de travail et des congés des membres de votre équipe à travers le monde. Elle garantit également le versement des salaires correspondants en vertu du droit du travail de chaque pays, sans avoir à suivre manuellement ces informations.

Options de déclaration fiscale simplifiées

Grâce aux systèmes automatisés, calculer et appliquer les retenues d'impôts conformément aux réglementations locales est un jeu d'enfant. Vous minimisez ainsi le risque de non-conformité. Toutes les données de vos employés sont centralisées sur une plateforme, ce qui simplifie vos déclarations.

Les déclarations fiscales manuelles comportent un risque d'erreur humaine. L'automatisation atténue ce risque, tout en fournissant des informations en temps réel sur vos opérations de paie multipays, à tout moment. Vous pouvez ainsi prendre des décisions éclairées sur les finances de votre entreprise sans avoir à attendre les rapports mensuels ou toute autre information.

Assistance 24 h/24

Opter pour une solution de paie multipays automatisée présente un avantage majeur : l’accès à l'assistance 24 h/24 de votre fournisseur partenaire.

En faisant appel au bon fournisseur de services de paie automatisés, vous obtiendrez les réponses à vos questions lorsque vous en aurez le plus besoin. Vous n'avez plus à craindre de manquer des délais importants en raison du décalage horaire ou de la barrière de la langue : vous pouvez bénéficier d'une assistance, quel que soit l'endroit où se trouvent vos collaborateurs.

Quelles tâches de gestion de la paie pouvez-vous automatiser ?

Les solutions de gestion de la paie modernes comme Remote vous permettent d'automatiser la plupart des tâches, dont notamment :

Le calcul des salaires

Remote calcule les salaires, le paiement horaire et les heures supplémentaires en intégrant les heures travaillées et les présences. Ainsi, le calcul des salaires est à la fois précis et efficace.

Le calcul des taxes

Nous rationalisons le calcul des taxes à l'échelle nationale et locale pour chaque fiche de paie. Notre plateforme s'adapte automatiquement aux lois fiscales de chaque pays, même lorsqu'elles évoluent.

Les déductions de prestations

Remote calcule automatiquement les déductions relatives aux avantages sociaux, tels que l'assurance maladie, les régimes de retraite et d'autres options personnalisables.

Le suivi des heures et des présences

Nos systèmes intégrés enregistrent automatiquement les heures de travail, gèrent les heures supplémentaires, suivent les congés maladie et garantissent des calculs précis en fonction des données sur les présences.

Le traitement de la paie

Le service de paie multipays simplifie l'intégralité du processus de paie, dont la génération des fiches de paie et le virement automatique des salaires, garantissant ainsi des paiements précis et rapides.

Les rapports de paie

Pour un suivi efficace, vous pouvez automatiquement générer des rapports de paie complets détaillant les dépenses de rémunération, les déductions fiscales et les contributions aux avantages sociaux.

Les rapports de conformité

Par ailleurs, vous pouvez automatiquement produire des documents de conformité essentiels, comme les formulaires W-2 ou 1099 pour les États-Unis, ainsi que divers formulaires fiscaux internationaux de façon à garantir la précision et le respect les réglementations internationales.

Les tâches de fin d'exercice

Remote vous permet d'automatiser les tâches importantes de fin d'exercice : versements de primes, ajustements relatifs aux évolutions fiscales à venir ou préparation des documents fiscaux de fin d'exercice. Vous pouvez ainsi rationaliser la transition vers l'exercice suivant.

L'intégration aux systèmes comptables

Synchronisez facilement les données de votre service de paie avec vos systèmes comptables pour simplifier les rapports financiers en temps réel, définir efficacement vos budgets et rationaliser la gestion financière de votre entreprise.

Comment automatiser mon processus de paie multipays ?

Maintenant que vous connaissez les avantages de l’automatisation de la paie multipays, comment procéder ?

Voici nos conseils :

Trouvez un fournisseur de services de paie adapté à votre entreprise

Pour automatiser votre service de paie multipays, la meilleure option (en particulier pour les petites entreprises) est de sous-traiter ou de faire appel à un fournisseur de RH à l'international comme Remote. Des experts chevronnés pourront gérer avec précision vos opérations de paie multipays dans plusieurs pays en garantissant votre conformité dès le processus d'intégration.

Effectuez au préalable des vérifications de façon à sélectionner un fournisseur fiable répondant à vos critères spécifiques.

Voici les principales fonctionnalités d'automatisation du service de paie que votre fournisseur doit proposer :

Visibilité de la paie

Tout système efficace d'automatisation de la paie doit offrir une visibilité sur l'intégralité du processus de paie. Il doit permettre une gestion facile des opérations liées à la paie et fournir des informations claires sur les tâches à venir et les calendriers de paie.

Remote propose toutes ces fonctionnalités et vous permet de vérifier, modifier et approuver facilement les cycles de paie, tout en nous informant de tout changement ou événement à venir lié à la paie. 

Transparence totale

En matière d'automatisation de la paie, la transparence est primordiale pour maintenir des relations de confiance et un maximum de clarté au sein de l'organisation. Remote offre une vue à 360 degrés sur les éléments liés à la paie, tels que les taxes, les avantages sociaux et les déductions.

Cette transparence est essentielle pour une planification budgétaire efficace et claire. Elle vous permet de mieux déterminer l'impact des dépenses de rémunération sur la santé financière globale de votre entreprise.

Contrôle précis

Le contrôle précis permet une gestion minutieuse de tous les aspects financiers. Remote vous permet de suivre et d'approuver différents éléments : mesures incitatives, primes, ajustements des salaires, congés payés.

Ce niveau de contrôle est essentiel pour garantir un traitement précis des salaires et vous assurer que vos employés sont correctement rémunérés. 

Mises à jour instantanées

Les fonctionnalités d'automatisation de Remote rationalisent les processus RH clés, notamment l'intégration des nouveaux employés et la gestion des départs. De cette façon, les données relatives à la paie restent à jour et reflètent tout changement lié à vos effectifs dès qu'il se produit.

Les mises à jour instantanées permettent d'éviter toute erreur et de veiller à ce que vos nouveaux employés soient rémunérés correctement et dans les délais.

Flexibilité et assistance intégrées

Remote gère les processus de paie courants, offre une grande flexibilité en matière de paie hors cycle et permet de finaliser les processus de paie à l'avance. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer les primes, les commissions et les corrections.

De plus, pouvoir compter sur un spécialiste de la paie dédié capable de répondre à vos questions est un atout précieux. Cet expert peut vous fournir des conseils sur des scénarios de paie complexes, garantissant ainsi la conformité et l'exactitude de chaque cycle de paie.

Conformité de la paie

Tout système d'automatisation de la paie doit garantir le respect du droit du travail local. Remote calcule et transmet avec précision les montants appropriés aux autorités locales.

Sécurisez vos données RH sur une plateforme unique

Avant de commencer à automatiser vos opérations, assurez-vous que toutes vos données RH sont sécurisées et accessibles sur une seule plateforme. Centraliser ces informations vous permet d'accéder rapidement aux dossiers des employés dans différents pays. De cette façon, vous pourrez réduire le temps passé à rassembler manuellement les documents associés à chaque site ou chaque employé.

Créer une base de données centralisée facilite aussi le respect des exigences de conformité. Vous pouvez ainsi suivre les réglementations des différents pays sans avoir à mettre à jour plusieurs systèmes à la fois. Cela vous permettra de réduire le temps consacré aux tâches manuelles et d'éviter toute erreur de traitement des paiements internationaux.

Faites confiance à votre partenaire de services de paie pour obtenir des conseils d'experts

Votre partenaire de services de paie doit pleinement maîtriser les questions de conformité. Remote est toujours au fait des réglementations locales, des exigences fiscales, des congés, des salaires et autres informations clés, et vous fournit des conseils pertinents en cas de besoin.

En faisant appel à un partenaire de RH à l'international, vous n'aurez plus besoin de dépenser de l'argent et des ressources pour constituer une équipe d'experts en interne. N'hésitez pas à tirer pleinement parti de l'expertise locale des fiscalistes et juristes de votre fournisseur.

Combien de temps faut-il pour automatiser la gestion de la paie multipays ?

Le délai nécessaire au déploiement de l'automatisation de la paie dépend des facteurs suivants :

• Les besoins spécifiques à votre entreprise

• Le niveau de complexité de votre infrastructure de paie existante

En règle générale, la migration vers une solution de gestion de la paie à l'international prend entre 6 semaines et quelques mois. Ce processus comprend le déploiement, l'intégration, la migration/modification des données, la formation des parties prenantes et toutes les personnalisations requises.

La clé ? Sélectionnez un partenaire expérimenté comme Remote, ayant parfaitement cerné vos besoins spécifiques et prêt à vous épauler à chaque étape du processus, du déploiement initial jusqu'au lancement.

Automatisation du service de paie multipays avec Remote

La solution de gestion de la paie à l'international permettra de Remote a spécialement été conçue pour répondre à ces problématiques. Notre plateforme vous permet de :

• Consolider et rationaliser vos processus de paie

• Réduire les tâches administratives chronophages

• Garantir votre conformité aux lois fiscales et du travail locales

• Réduire les coûts liés au traitement de la paie

• Bénéficier d'une assistance 24 h/24, 7 j/7

Tirez parti des fonctionnalités d'automatisation de Remote et dites adieu aux tâches fastidieuses. Vous pourrez ainsi consacrer votre temps, votre argent et vos ressources à d'autres tâches.

Pour exploiter pleinement le potentiel de l'automatisation de la paie multipays, contactez l’un de nos experts et découvrez comment nous pouvons transformer votre entreprise dès aujourd’hui.

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