Déductions fiscales et dépenses des travailleurs à distance aux États-Unis

Le télétravail s'est imposé pendant la pandémie de Covid-19 et n'est pas prêt de disparaitre. Actuellement, de plus en plus de personnes font ce choix. Si vous travaillez à distance aux États-Unis, vous pouvez bénéficier de certaines déductions fiscales pour vos dépenses professionnelles. Sachez toutefois que seuls certains travailleurs à distance sont éligibles aux déductions fiscales.

Existe-t-il des déductions fiscales pour les travailleurs à distance ?

En règle générale, depuis la réforme fiscale de 2018, seuls les travailleurs indépendants peuvent demander des déductions fiscales pour travail à distance. Il existe certaines exceptions, notamment pour les professionnels du spectacle vivant, les fonctionnaires et les réservistes de l'armée.

Cela signifie que les employés à distance, ou les personnes travaillant pour une autre entreprise, ne peuvent plus solliciter de déductions fiscales pour leur télétravail. Les employés doivent désormais demander les remboursements nécessaires à leur employeur. Toutefois, il existe des exceptions à cette loi. La législation de certains États permet aux employés de bénéficier de déductions fiscales pour les dépenses non remboursées, à travers la déclaration fiscale destinée à l'État.

Par exemple, si vous avez télétravaillé en tant qu'employé d'une entreprise au cours de l'année fiscale, vous ne pouvez pas demander le remboursement des dépenses de votre bureau à domicile engagées dans le cadre de cette activité. Mais si, d'une manière ou d'une autre, vous avez exercé une activité indépendante, il est possible de déduire les dépenses liées à votre bureau à domicile. Vous aurez alors travaillé à la fois comme employé à titre principal, et comme travailleur indépendant en complément. Les déductions applicables à vos dépenses de bureau à domicile s'effectuent sur le revenu imposable de votre activité indépendante, et non sur le revenu de votre activité salariée.

Travailler à distance et être freelance, est-ce la même chose ?

Non. De nombreuses personnes travaillent à distance tout en étant employées dans une entreprise. Le télétravail a gagné en popularité depuis la pandémie, en effet, de nombreux employés ont apprécié travailler à distance. Dans ce cas, les travailleurs concernés sont donc des employés à distance et non des freelances.

Un freelance fournit ses services en tant que travailleur indépendant. Il n'est pas considéré comme un employé. Les travailleurs indépendants peuvent solliciter des déductions fiscales pour leurs dépenses professionnelles et pour leur bureau à domicile. 

Les employés qui exercent une autre activité en complément de leur activité salariée peuvent aussi avoir droit à certaines déductions au titre de leur activité indépendante. 

6 déductions fiscales pour le télétravail

Seuls les travailleurs indépendants sont éligibles aux déductions pour dépenses professionnelles. Face au nombre élevé de personnes travaillant à distance, l'administration fiscale des États-Unis (IRS) établit de manière stricte la liste des personnes éligibles aux déductions et des dépenses pouvant faire l'objet de telles déductions. Par conséquent, il est essentiel d'assurer un suivi documenté des dépenses pour lesquelles vous souhaitez solliciter une déduction. 

Conservez un registre ou autre trace écrite au cas où des justificatifs vous seraient demandés. Vous devez également conserver les justificatifs de paiement pour toute dépense liée aux impôts. Il peut s'agir de vos relevés de carte ou de compte bancaire, vos talons de chèques ou vos reçus détaillés. Fournir ces documents sous forme numérique ne sera généralement pas suffisant. Si vous payez en espèces, assurez-vous d'obtenir un reçu précisant qui a encaissé le paiement, la date et le montant.

Les déductions fiscales pour télétravail peuvent inclure : les dépenses professionnelles, les dépenses liées aux équipements et aux charges, les frais de déplacement et de restauration dans le cadre professionnel, les dépenses liées au domicile et comprennent également les déductions liées au bureau à domicile.

Déductions pour dépenses professionnelles

Toutes les dépenses que vous déduisez doivent être directement liées à votre entreprise. Les déductions les plus courantes s'appliquent aux dépenses similaires à celles des bureaux d'une entreprise, notamment :

• Assurance

• Loyer

• Charges

• Internet

• Équipement (ordinateurs, logiciels et fournitures de bureau)

• Réparations et entretien

• Dépréciation du domicile

• Intérêts déductibles d'un prêt immobilier

• Publicité et promotion

• Frais bancaires

• Dépréciation d'un bien immobilier vous appartenant

Dépenses liées aux équipements et aux charges

Les indépendants sont parfois amenés à acheter un bien immobilier ou des équipements pour leur entreprise. Ces dépenses peuvent ouvrir droit à une déduction. Pour les demandes liées à un achat immobilier, l'IRS accepte uniquement les dossiers répondant aux critères suivants :

• Vous détenez le bien immobilier et celui-ci est utilisé pour générer des revenus.

• Vous êtes en mesure d'estimer la durée pendant laquelle vous pouvez utiliser le bien pour générer des revenus. 

• Vous pouvez utiliser le bien pendant plus d'un an. Il n'est pas possible d'acheter et de revendre le bien au cours de la même année.

Les travailleurs indépendants peuvent déduire jusqu'à 1 050 000 $ (environ 970 156 €) pour des équipements professionnels qualifiés comme tels. Les équipements professionnels incluent les ordinateurs, les imprimantes, les fournitures de bureau ainsi que le papier et l'encre. 

Frais professionnels de déplacement et de restauration

Si vous vous déplacez dans le cadre de votre travail, vous pouvez déduire vos trajets (en nombre de miles) sur votre déclaration fiscale. Il peut s'agir aussi bien d'un long voyage à l'étranger que de courts trajets dans votre ville. Vous pouvez solliciter votre déduction de deux manières différentes : selon la dépense réelle ou selon le taux standard par mile de l'IRS. 

Si vous utilisez le taux standard, vous devez tenir le compte des miles parcourus avec votre véhicule à titre personnel et à titre professionnel. En 2022, le taux est passé de 58,5 centimes de dollar par mile à 62,5 centimes par mile. Nous vous conseillons de consulter chaque année le taux applicable, car il varie fréquemment.

Si vous demandez une déduction pour les dépenses liées à votre voiture, assurez-vous de conserver la trace de toutes les dépenses applicables. Cela inclut les paiements, l'immatriculation, l'assurance, le loyer du garage, les permis, les réparations et l'entretien, ainsi que les frais de parking et de péage. Si vous payez d'autres frais de transport, par exemple l'avion, le bus ou le train, vous pouvez aussi les compter au titre de vos frais de déplacement. Vous pouvez également déduire le montant de vos repas au restaurant et de vos activités de divertissements s'il s'agit de dépenses professionnelles.

Dépenses liées au domicile

Si vous exercez une activité indépendante d'une manière ou d'une autre, vous pouvez bénéficier d'une déduction pour les dépenses liées à votre domicile. Cela signifie que vous pouvez exercer en tant que freelance, ou cumuler une activité indépendante avec un contrat salarié. 

Votre bureau à domicile peut faire l'objet d'une demande de déduction s'il est dédié à votre activité indépendante et utilisé dans ce cadre, et non dans le cadre de votre activité salariée. Vos dépenses de téléphonie et d'internet peuvent être divisées entre votre activité indépendante, votre activité salariée et votre usage personnel. 

Déductions pour bureau à domicile

Pour ouvrir lieu à des déductions, vous devez utiliser votre bureau à domicile pour votre activité indépendante de manière exclusive et régulière. Si c'est votre cas, vous pourrez éventuellement bénéficier de déductions supplémentaires pour les dépenses liées à votre domicile : prêt immobilier, taxes foncières, assurance propriétaire et charges.

L'IRS applique une définition stricte à l'usage exclusif et régulier d'un espace. La notion d'exclusivité signifie que l'espace peut être utilisé uniquement dans le cadre de votre activité indépendante. Si vous utilisez votre bureau à domicile à la fois pour une activité indépendante et une activité salariée, vous n'aurez droit à aucune déduction fiscale. 

Par ailleurs, l'espace dédié à votre activité dans votre maison, appartement, résidence ou autre lieu de vie similaire doit être utilisé de manière régulière. Cela inclut également les autres structures présentes sur votre propriété, par exemple un studio séparé, une grange, une serre ou un garage. 

Votre bureau à domicile doit soit être le lieu principal de votre activité, soit servir régulièrement à l'accueil de vos clients. 

Si l'espace dédié à votre activité indépendante est distinct de l'espace dédié à votre activité salariée, vous pouvez demander le remboursement des dépenses éligibles liées à votre activité indépendante, sous la forme de déductions. En revanche, les dépenses liées à l'espace réservé à votre activité salariée n'ouvrent droit à aucune déduction.

Pour calculer le pourcentage d'activité de votre bureau à domicile, vous devez comparer le nombre d'heures utiles au total annuel d'heures. Divisez le nombre d'heures de travail par le total d'heures afin d'obtenir un pourcentage d'heures disponibles, puis multipliez le résultat par le pourcentage de la superficie de votre logement dédiée à votre activité. Vous obtiendrez le pourcentage d'activité. 

Deux méthodes sont possibles pour calculer les déductions applicables aux activités professionnelles effectuées dans votre bureau à domicile : la méthode standard et la méthode simplifiée. 

Méthode standard

La méthode standard ou directe n'est soumise à aucun plafond de déduction. Pour demander vos déductions, vous devez conserver les justificatifs de toutes les dépenses liées à votre bureau à domicile, y compris les frais de réparation et d'entretien. 

Vous pouvez aussi demander le remboursement d'autres dépenses selon le pourcentage de répartition entre la superficie de votre bureau à domicile et le reste de votre logement. 

Pour calculer les déductions fiscales applicables à votre bureau à domicile, divisez la superficie de votre bureau par la superficie de la totalité de votre logement. Vous obtenez le pourcentage de votre logement dédié à votre bureau. Appliquez ce pourcentage aux dépenses de votre domicile afin de déterminer le montant correspondant à vos dépenses d'activité.

Prenons par exemple un bureau de 15 m² dans un logement de 150 m². Pour calculer les déductions fiscales applicables à votre bureau à domicile, nous divisons 15 par 150 et obtenons 10 %. Le pourcentage d'activité s'élève donc à 10 %.

Si toutes les pièces de votre logement sont de taille similaire, vous pouvez calculer vos déductions selon une méthode plus directe. Il vous suffira de diviser le nombre total de pièces du logement par le nombre de pièces utilisées dans le cadre de votre activité. Vous obtiendrez ainsi le pourcentage d'activité.

Méthode simplifiée

Par rapport à la méthode standard, cette méthode vous permet de déterminer plus facilement les déductions applicables à votre bureau à domicile. Vous pouvez demander 5 $ de dépense par pied carré de votre bureau, dans la limite de 300 pieds carrés (soit 27,87 m²). Pour calculer vos déductions fiscales, prenez la superficie totale de votre bureau et multipliez-la par 5 $, dans la limite de 1 500 $ par an.

Si vous choisissez d'utiliser la méthode standard et que vous êtes propriétaire, vous devez prendre en compte la dépréciation de l'espace correspondant dans votre logement. Avec la méthode simplifiée, ce n'est pas nécessaire. Sachez toutefois que votre déduction pourra s’avérer plus intéressante avec la méthode standard, étant donné que celle-ci n'est soumise à aucun plafond.

Bonne nouvelle : vous pouvez changer de méthode d'une année sur l'autre. Vous pouvez passer de la méthode simplifiée à la méthode standard (et vice-versa) sans avoir à fournir de raison. Avant de faire votre choix pour déclarer vos impôts, nous vous suggérons de faire le calcul selon chaque méthode afin de déterminer laquelle est la plus intéressante.

Frais de licence et dépenses de formation

Toute dépense de formation peut ouvrir droit à une déduction fiscale. Ainsi, les frais liés à des formations universitaires ou en ligne, l'achat de ressources de développement professionnel et le montant des frais de licence sont déductibles. Vous pouvez aussi inclure les adhésions à des revues spécialisées ou professionnelles, ainsi que les dons à des entreprises. 

Ces dépenses sont généralement considérées comme nécessaires au développement de l'activité des indépendants. Vous pouvez déduire les articles achetés dans le but d'améliorer votre travail ou votre entreprise. N'oubliez pas de conserver les reçus des équipements et formations que vous achetez : vous pourriez en avoir besoin. 

Bien connaitre vos déclarations fiscales et vos options

Quand vous demandez vos déductions par déclaration fiscale, vous devez utiliser deux formulaires : Schedule C et le formulaire 8829.

Schedule C est un court formulaire que vous devrez remplir si vous choisissez la méthode simplifiée pour les déductions fiscales applicables à votre bureau à domicile. 

Le formulaire 8829 vous aide à définir ce que vous pouvez demander dans le cadre de ces déductions. Il est composé de quatre parties :

• Partie 1 : calculez la part de votre logement dédiée à votre activité afin d'obtenir votre pourcentage d'activité. Pour la plupart des entreprises, cela revient à calculer la superficie exclusivement dédiée à votre activité, divisée par la superficie totale de votre logement. 

• Partie 2 : détaillez le revenu total de votre activité et vos dépenses déductibles. Le formulaire vous indiquera comment obtenir le montant total de vos dépenses déductibles dans le cadre de l'usage professionnel de votre domicile.

• Partie 3 : calculez la dépréciation de la partie de votre logement dédiée à votre activité. Le formulaire inclut les instructions nécessaires pour déterminer le pourcentage de dépréciation déductible. 

• Partie 4 : dans cette dernière partie, déterminez quelles dépenses peuvent être reportées à l'année fiscale suivante. 

Si vous connaissez bien les déductions fiscales et les possibilités de remboursement des dépenses, vous pouvez réaliser des économies intéressantes et prendre des décisions éclairées pour votre activité indépendante. Il est d'ailleurs judicieux de faire appel à un expert fiscal afin de mieux comprendre le revenu imposable de votre travail à distance. 

Pour optimiser vos économies, réfléchissez à des stratégies sur le long terme visant à réduire le montant des impôts et taxes. Vous pouvez par exemple opter pour un régime de retraite à prestations définies, ou vous verser un loyer pour occuper un bien détenu au titre de votre activité.

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