Embaucher et gérer facilement des employés à distance (guide de l'expert)

Le travail à distance vous ouvre de nombreuses portes. Un vivier de talents mondial, davantage de diversité, des coûts locatifs plus faibles, la liste est longue. Les entreprises aujourd'hui l'ont bien compris. On estime que 32,6 millions d'Américains travailleront à distance d'ici quelques années.

Composer une équipe flexible et diversifiée est une idée séduisante, mais cela ne se fait pas du jour au lendemain. Des barrières de communication aux lois internationales sur l'emploi, les écueils sont réels.

Ce guide de l'embauche à distance décompose le processus en étapes gérables et vous donne les informations dont vous avez besoin pour embaucher des employés en toute confiance, où qu'ils se trouvent dans le monde.

Pourquoi l'embauche d'employés à distance est-elle amenée à durer ?

Le travail à distance a connu une augmentation significative pendant la pandémie, le nombre d'Américains travaillant à domicile ayant plus que triplé entre 2019 et 2021. Bien que cette tendance diminue progressivement depuis lors, le travail à distance fait toujours partie intégrante de la culture du travail aujourd'hui. 

Bien que certaines entreprises prônent un retour au bureau, des études montrent que le travail à distance s'est installé durablement. Des entreprises du monde entier ont pu constater les avantages du travail à distance et il est peu probable qu'elles reviennent à un modèle de travail uniquement en présentiel.

D'après un rapport FlexJobs, le travail à distance a connu une croissance de 159 % dans le monde ces 20 dernières années. Cette tendance continue d'augmenter et on estime que d'ici quelques années, 73 % de l'ensemble des équipes compteront des travailleurs à distance.

Le conglomérat allemand Siemens a récemment adopté de manière permanente un régime de travail flexible, permettant à des milliers de ses employés de travailler à distance.

Roland Busch, directeur général adjoint et directeur du travail de Siemens AG, a déclaré à l’époque : « Chez Siemens, le travail en mobilité a toujours été une habitude, mais nous allons maintenant franchir une nouvelle étape ». Il a ajouté : « Ces changements seront également associés à un style de leadership différent, qui se concentre sur les résultats plutôt que sur le temps passé au bureau ».

Cette idée de privilégier les résultats plutôt que le temps passé à un bureau spécifique dans un bâtiment particulier est l’un des avantages du télétravail. Les superviseurs, au lieu de gérer le temps que les collaborateurs passent à leur bureau, peuvent plutôt gérer leurs résultats, en faisant confiance aux employés pour accomplir le travail par eux-mêmes.

Ne pas avoir rester coincé au bureau signifie également être libre de se trouver à n’importe quel endroit. Embaucher une équipe à distance permet aux entreprises d’accéder aux ressources du monde entier afin d’y sélectionner les meilleurs talents pour leurs postes vacants. En l’absence de bureau, pourquoi limiter votre vivier de talents à des candidats locaux uniquement ?

Les avantages de l’embauche à distance

Voici quelques-uns des principaux avantages pour les entreprises qui optent pour l'embauche à distance :

Embaucher des employés partout dans le monde

Les entreprises étaient habituellement limitées par la géographie lorsqu’il s’agissait de pourvoir des postes vacants.

Elles étaient obligées d’embaucher des personnes vivant à proximité de leurs locaux ou d’espérer que leurs emplois soient suffisamment attrayants pour convaincre les meilleurs candidats de déménager. Selon le Bureau du recensement des États-Unis, en 2022, 1,91 million de personnes aux États-Unis ont déménagé uniquement pour se rapprocher d’un nouvel emploi.

Faire de l’embauche à distance élargit cependant votre vivier de talents au-delà de votre région proche pour vous donner accès à toutes les régions. Peu importe où se trouvent les meilleurs candidats, ils peuvent désormais travailler pour vous.

Augmenter la diversité des équipes

L’ancienne approche présente également des limites sur plusieurs plans, le recrutement local limite en effet les opportunités de diversité. Le télétravail est intentionnellement inclusif et permet aux organisations de recruter de manière proactive des candidats diversifiés dans le monde entier. 

L'embauche à distance offre davantage de possibilités aux personnes qui peuvent être confrontées à des difficultés dans leur carrière, comme les personnes issues des classes populaires ou les personnes présentant une invalidité. Le travail à distance leur donne la possibilité de travailler dans des environnements qui répondent à ‌leurs besoins sans qu'elles aient à se déplacer. Les travailleurs handicapés sont, par exemple, depuis longtemps confrontés à des difficultés dans les lieux de travail traditionnels et se sont battus pour obtenir des aménagements qui leur permettent de travailler à domicile.

Les lieux de travail entièrement à distance constituent une étape importante pour rendre les emplois bien rémunérés plus accessibles à ceux qui pourraient être exclus par les limites d’un bureau, notamment les parents et les aidants familiaux qui s’inquiètent souvent de pouvoir prendre des congés pour obligations familiales.

Attirer les talents

Il n'est donc pas étonnant que les salariés considèrent comme un avantage les formules de travail à distance et flexibles. Des études montrent que 83 % des employés dans le monde refuseraient un emploi qui ne soit pas flexible. Et plus de la moitié des employés déclarent que le fait de pouvoir choisir leur lieu de travail est plus important pour eux que celui de travailler pour une entreprise prestigieuse.

Dans cette optique, l'embauche à distance renforce de manière immédiate et manifeste la satisfaction et la fidélisation des employés. 54 % des entreprises ont constaté une plus grande fidélisation des employés grâce au travail à distance. Mais cela n'est pas sans poser de problèmes.

Points à prendre en considération lors de l’embauche de travailleurs à distance

L’embauche à distance peut être facile, mais la transition vers un environnement de travail accueillant pour les travailleurs à distance demande quelques efforts. Les frontières internationales ont encore de l’importance lorsque vous gérez la paie dans plusieurs pays, que vous essayez de vous conformer à de multiples lois sur l’emploi et que vous vous occupez des impôts.

Chacun des aspects suivants de l’embauche d’employés au niveau international peut ajouter des éléments de complexité, surtout s’il s’agit de votre première expérience d’embauche à distance.

Gestion de la paie

Les services de paie peuvent être un casse-tête dans les circonstances les plus simples, encore plus pour les petites entreprises dont les ressources comptables sont limitées. Lorsque vous embauchez à l’étranger dans de nouveaux lieux, essayer de gérer vous-même la paie sans enfreindre les lois locales peut être une tâche complexe.

Que vous ayez ou non l'intention d'ouvrir une entité à l'étranger, l'externalisation de la gestion des ressources humaines et de la paie à l'échelle mondiale auprès d'un partenaire en matière d'emploi à l'échelle mondiale est la solution la plus judicieuse.

Calcul de la rémunération

Devriez-vous payer un travailleur à distance au même prix que vous payeriez un collaborateur local ? Quel est le tarif moyen dans son pays ? Quel est le coût de la vie là-bas ? Quels sont les avantages escomptés ? Qu’est-ce qui est considéré comme un tarif compétitif ? Bien que vous disposiez de quelques options pour calculer la rémunération des collaborateurs à distance, il peut être difficile de trouver votre propre équilibre.

Risque lié à l’établissement stable

Qu’en est-il des impôts que vous payez pour faire des affaires dans un pays ? « L'établissement stable » est un terme fiscal désignant les entreprises qui exercent leur activité de manière continue dans un pays. Si l’établissement stable, s’applique à votre pays, vous pouvez être soumis à l’impôt sur les sociétés à l’étranger. Vous pourriez également devoir respecter d’autres normes de conformité que les autres entreprises internationales n’ont pas à respecter. Consultez notre guide détaillé pour en savoir plus au sujet de l’établissement stable.

L’attribution erronée d’un statut de freelance au lieu d’un statut d’employé

Classer vos employés comme freelances, intentionnellement ou non, vous expose à des risques importants. Vous pourriez être soumis à des amendes, des pénalités et des interdictions d’exercer en vertu de diverses lois locales, ainsi qu’à des litiges avec vos employés.

Soyez vigilant lorsque vous définissez les différents postes. Que feront exactement les membres de votre équipe ? Quelle est la nature de leur relation avec votre entreprise ? Avez-vous déjà des freelances dans d’autres pays ? Il vous faudra peut-être également envisager de faire passer certains freelances au statut d’employés (une autre situation potentiellement délicate).

Propriété intellectuelle et droits d’invention

Dans un cadre de travail traditionnel, les droits de propriété intellectuelle sont un peu plus simples, ne serait-ce que parce que les bureaux n’existent que dans un seul pays à la fois. Les recrutements au niveau international compliquent quelque peu la situation.

Les employés à distance n’effectuent pas toujours leur travail dans les locaux de l’entreprise, en utilisant les équipements de l’entreprise ou en respectant les horaires de l’entreprise. Si vous perdez vos droits de propriété intellectuelle par méconnaissance du droit international, vous risquez d’être confronté à plusieurs problèmes, tels que des batailles juridiques et des atteintes à la réputation. Pour en savoir plus, consultez notre guide détaillé consacré aux droits de propriété intellectuelle pour les équipes à distance.

Où les employés à distance paient-ils leurs impôts ?

Si vous êtes basé dans un pays et que votre équipe est répartie dans le monde entier, comment calculer les impôts sur le revenu ? Paient-ils des impôts là où ils vivent ou là où l’entreprise est basée ?

Heureusement, les impôts applicables aux travailleurs à distance ne sont pas plus compliqués que ceux applicables aux employés de bureau traditionnels. La mauvaise nouvelle, c’est que la plupart des ressources pédagogiques sur la fiscalité s’adressent aux personnes travaillant dans des environnements traditionnels. Il est important de savoir où les collaborateurs à distance paient leurs impôts pour que vous, et eux, puissiez rester en conformité.

Heureusement, toutes les questions susmentionnées, aussi intimidantes qu’elles puissent paraître, ont une réponse. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un partenaire spécialisé dans le droit du travail local, qui puisse vous guider dans le recrutement, la gestion des risques et le développement efficace de votre entreprise.

Comment embaucher des employés à distance : 4 étapes

À bien des égards, le processus d’embauche d’employés à distance au niveau international est très similaire au processus d’embauche de collaborateurs traditionnels sur site. Cela étant, tout au long du processus d'embauche et d'intégration, vous devez ‌mettre l'accent sur la façon dont le travail sera effectué à distance.

1. Rédiger une offre d'emploi attrayante

Il vous faut une description de poste claire et une bonne compréhension de la manière dont le travail sera effectué à distance, ainsi que des outils et des qualités dont les candidats potentiels auront besoin. Avant de commencer le processus, sachez où votre offre d’emploi sera vue et quels sont les avantages et le salaire attendus par les personnes qui la verront.

2. Mener un entretien

Sachez à l’avance comment vous allez mener votre entretien et quelle technologie vous utiliserez. À ce stade, la plupart des gens sont familiarisés avec la technologie standard de la vidéoconférence, mais il est important de choisir une technologie à laquelle toutes les parties peuvent facilement accéder.

3. Maintenir une communication ouverte

Pour les équipes travaillant à distance, il est essentiel d’avoir une bonne communication et cela doit se faire dès le premier jour. 

Expliquez clairement vos attentes à l’égard des candidats, parlez avec eux et les personnes qu’ils ont indiquées comme références de leur expérience passée et soyez conscient que les qualités professionnelles changent souvent d’un pays à l’autre. Expliquez clairement vos attentes à l’égard des tâches à accomplir, la manière dont vous envisagez de travailler avec votre équipe à distance et les exigences que vous leur imposerez. 

Il est possible que vos candidats aient l'impression de prendre un risque en acceptant un emploi chez un employeur international et à distance, alors assurez-vous d'avoir fait vos devoirs et de pouvoir répondre à leurs questions. Si vous ne parvenez pas à répondre à une question, soyez honnête et revenez vers eux dès que possible après avoir obtenu une réponse.

4. Mettre en place un processus d'intégration complet

Lorsque vous travaillez dans différents fuseaux horaires et au-delà des frontières, il convient de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne l’intégration. Cela implique la mise en place d’un programme de formation solide et les formalités administratives qui accompagnent l’embauche d’un employé. Vous aurez probablement besoin d’aide pour cette étape.

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Renseignez-vous sur les processus dont vous avez besoin pour trouver, recruter et intégrer des employés à distance (et profitez-en pour être en conformité avec la loi).

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Se développer avec un partenaire d’emploi à l’international

À moins d’être une multinationale établie disposant d’énormes ressources, il est fort probable que vous ayez besoin de l’aide d’un partenaire de RH à l’international pour gérer la paie, la conformité, les taxes et autres tâches administratives. Si vous n’êtes pas un expert, il est très facile de transgresser les obligations et exigences internationales et les pénalités peuvent être lourdes.

Il est donc essentiel de s’associer à un partenaire en mesure de gérer ces pièces du puzzle. Les fournisseurs ne travaillent cependant pas tous de la même manière et la meilleure approche dépend de votre situation et de vos objectifs.

PEO ou EOR ?

Si vous possédez déjà une entité juridique à l’étranger, travailler avec une PEO (organisation professionnelle d’employeurs) du pays en question peut sembler plus sensé. La PEO fait office de service des RH externalisé, gérant votre paie internationale et d’autres tâches relatives aux ressources humaines.

Si vous prévoyez d’embaucher dans plusieurs pays, un Employer of record (EOR) peut cependant être plus adapté. L’EOR emploie légalement des collaborateurs dans d’autres pays en votre nom. La gestion quotidienne de votre employé vous incombe, mais sur le plan administratif, l’EOR est techniquement l’employeur. Cela vous permet d’employer légalement des personnes dans d’autres pays (par le biais des entités de l’EOR).

Pour mieux comprendre les différences entre un EOR et une PEO, consultez notre guide détaillé.

Solutions avec entité propre ou dépendantes de partenaires ?

Il est important de noter qu’il existe deux types de fournisseurs de solutions d’emploi à l’international. Certains possèdent leurs propres entités juridiques dans les pays où ils opèrent, tandis que d’autres s’appuient sur des réseaux de partenaires. Alors quelle est la différence ?

Un fournisseur disposant d’une entité propre possède une entité juridique dans le pays où vous embauchez. Il est déjà en conformité avec les législations locales et peut tout gérer en interne : les taxes, la paie, la gestion des RH et la protection de la propriété intellectuelle.

Inversement, les fournisseurs qui dépendent de partenaires opèrent via des entreprises tierces. Ils peuvent être en mesure de fournir davantage de services à court terme, cela présente cependant plus de risques, les temps de réponse sont généralement plus longs et des coûts supplémentaires (souvent cachés) vous sont invariablement facturés. En cas de problème, il peut également y avoir plusieurs interlocuteurs.

Les tiers peuvent présenter des risques. Les entités détenues en propre sont plus rapides à se conformer aux lois locales et ne confient pas la protection de votre propriété intellectuelle à une société que vous ne connaissez pas.

Boostez votre croissance avec Remote

Si vous êtes prêt à vous développer dans de nouveaux pays, Remote simplifie vos processus de RH, ce qui facilite votre croissance à l'échelle mondiale. Avec Remote, vous pouvez accélérer votre développement à l'international en quelques jours et acquérir un avantage crucial pour être compétitif sur les marchés mondiaux.

Du recrutement aux contrats en passant par la paie, les taxes et la conformité, Remote gère tous ces aspects, ce qui vous permet de vous concentrer sur l'obtention des meilleurs talents pour développer votre entreprise par-delà les frontières.

Principales erreurs à éviter lors d’une embauche internationale

Il ne suffit pas d’embaucher quelques collaborateurs en ligne pour créer un lieu de travail à distance.

Certes, les modèles de travail hybrides constituent une bonne base à court terme pour développer votre embauche à l’international, vous devez cependant veiller à ce que vos équipes distantes et réparties dans le monde entier se sentent connectées, alignées et valorisées au même titre que vos employés présents au bureau. Dans une perspective à long terme, les modèles hybrides peuvent donner aux employés le sentiment d’être déconnectés, surchargés de travail et inefficaces en raison des erreurs que les entreprises commettent souvent lorsqu’elles commencent à travailler à distance.

Le risque pour vous est ainsi d’exclure vos employés travaillant à distance, à moins de développer sciemment une culture de travail entièrement à distance. Même si le télétravail constitue un avantage considérable, le fait de se sentir exclu des activités d’intégration ou des avantages sur place, comme les pots après le travail, les déjeuners ou les réunions prévues en personne, n’est pas bon pour votre culture d’entreprise.

Il est également essentiel de communiquer clairement lorsque vous travaillez avec une équipe à distance. La communication numérique peut facilement être mal interprétée, surtout si vous travaillez au-delà des frontières linguistiques ou culturelles. Sachez que les meilleures équipes à distance documentent tout. Chacun ayant des horaires de travail différents, tous doivent en effet comprendre exactement ce qui s’est passé pendant qu’ils dormaient.

Anticiper les besoins des effectifs à distance permet d’harmoniser vos équipes, de créer un environnement de travail accueillant pour tous et de fidéliser les collaborateurs que vous avez embauchés aux quatre coins du monde. Pour en savoir plus au sujet de la communication dans les équipes à distance, découvrez ce que notre CTO, Marcelo Lebre, déclare à propos du travail asynchrone.

Développer l’embauche à l’international pour assurer un succès durable

Un autre élément à prendre en compte est la manière dont vous allez développer votre recrutement au niveau international. Vous pouvez en effet commencer avec un seul employé dans un pays, puis vouloir développer votre activité après avoir trouvé d’autres talents dans la région.

C’est pourquoi il est important d’opter pour des outils qui évolueront avec votre entreprise. Le développement d’une culture de travail entièrement à distance s’accompagne forcément d’une évolution de cette culture.

Comment créer une culture de travail entièrement à distance ?

Pour développer une culture, il faut avoir une stratégie et prendre sciemment la décision de fonder son équipe sur les valeurs du travail entièrement à distance. Cela implique d’adopter une approche proactive pour favoriser la diversité et embaucher de manière inclusive. Il est également nécessaire de déterminer quelles sont les valeurs de votre entreprise et comment les membres de votre équipe doivent les incarner. Que vous embauchiez des concepteurs, des spécialistes du marketing, des commerciaux ou des développeurs, vos valeurs doivent rester cohérentes et essentielles.

Faites preuve de volontarisme lors de la création de votre équipe internationale et évitez de cloisonner les employés dans des territoires. Faites en sorte que les gens se rencontrent lors de réunions, sur des plateformes en ligne et lorsqu’ils travaillent sur des projets. Tout le monde n’aura pas les mêmes horaires de travail, mais il est important que chacun ait le sentiment de travailler en équipe. Si votre budget le permet, les réunions en présentiel peuvent également être un formidable moyen de favoriser l’esprit d’équipe.

Les collaborateurs ayant dépassé les limites du cloisonnement ont tendance à être plus performants. Par conséquent, ne limitez pas vos employés à un domaine de compétences, mais faites en sorte qu’ils soient le moins cloisonnés possible afin qu’ils puissent collaborer.

L’intégration est le point de départ de votre culture à distance.

Chaque fois que vous embauchez quelqu’un, la culture se construit, que vous en soyez conscient ou non. Votre plan d’intégration doit exprimer clairement vos pratiques de travail entièrement à distance et permettre à vos nouvelles recrues de se lancer sans problème dans la collaboration.

L’intégration étant la première expérience de votre nouvelle recrue avec votre organisation, profitez-en pour lui faire découvrir votre entreprise et votre culture. Renforcez les directives de communication en expliquant le type de communication que vous attendez tout en l'adoptant vous-même.

Comme la communication asynchrone se nourrit d’un nombre réduit de réunions et d’une documentation bien organisée, vous devez proposer aux nouveaux collaborateurs de nombreux supports.

Par ailleurs, prévoyez d’attribuer à votre nouvel employé un parrain ou une marraine vivant dans le même fuseau horaire, afin qu’il se sente inclus et sache à qui s’adresser s’il a des questions.

Commencez à embaucher des travailleurs à distance dès maintenant

Il peut être intimidant d’embaucher ses premiers employés à distance, en particulier ceux qui vivent en dehors de son pays. Bien entendu, les risques potentiels vous inquiètent. Naturellement, vous ne savez pas par où commencer. Et bien évidemment, la conformité, les taxes et les coûts sont autant de questions décourageantes. Pourtant, procéder à la première embauche au niveau international n’est pas seulement possible : avec Remote, c’est rapide et facile.

Nous fournissons des services de paie internationale et de SIRH à l’international pour vous aider à gérer plus facilement vos équipes du monde entier. Nous proposons également des services d'EOR qui vous permettent de vous concentrer sur votre développement sans vous préoccuper des implications administratives et de conformité.

Pour vous offrir la meilleure protection de la propriété intellectuelle, la meilleure expérience pour vos employés internationaux et le partenaire le plus fiable pour votre expansion mondiale, nous nous tenons à votre disposition. Pour en savoir plus, entretenez-vous avec l’un de nos experts dès aujourd‘hui.

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