Remote-first recruitment: hoe we het doen bij Remote

Internationaal werken betekent remote werken. Maar wat betekent dat voor de mensen die remote teams vinden, aannemen en onboarden?

Als je je sollicitatieproces duidelijk structureert, wordt je team effectiever en wordt het voor iedereen een logischer en gelijkwaardiger proces. Je leert hoe je schaalbare recruitmentprocedures kunt ontwikkelen om consistent de beste sollicitanten aan te trekken en in dienst te nemen.

Een remote-first sollicitatieproces opzetten

Op een baan solliciteren is voor sollicitanten stressvol en vaak frustrerend. In de meeste gevallen slaat het machtsevenwicht door naar de werkgever. Daardoor zijn sollicitanten vaak niet de beste versie van zichzelf. Een geslaagd sollicitatiegesprek betekent niet automatisch dat iemand de baan krijgt.

Om dit probleem te voorkomen, moeten recruitmentteams, HR-leiders, hiring managers en recruiters specifieke remote-first recruitmentpraktijken ontwikkelen om iedereen een eerlijk en prettig sollicitatieproces te bieden. Dit zorgt voor een sterkere band tussen de interviewer en de kandidaat die op gesprek komt. Met prettigere sollicitatiegesprekken kun je duurzamer en schaalbaarder de beste kandidaten over de hele wereld aantrekken.

Bij Remote streven we ernaar om een recruitmentproces te ontwikkelen dat voor kandidaten én recruitmentteams duidelijk, helder, objectief en transparant is. In elke fase voldoet het proces aan onze waarden.

Deze waarden bepalen onze aanpak om talent aan te trekken, waaronder:

• het sollicitatieproces voor sollicitanten;

• de manier waarop we op sollicitanten reageren;

• het proces om sollicitatiegesprekken te houden;

• de manier waarop we onze recruiters en hiring managers trainen;

• onze strategie om duurzame bedrijfsgroei te realiseren.

Het recruitmentteam van Remote beheert het volledige recruitmentproces, dus elke openstaande vacature die er bij Remote is. We nemen deze verantwoordelijkheid serieus. We zijn immers op vele manieren de beschermers van de waarden en bedrijfscultuur van Remote. Ons recruitmentteam streeft ernaar om een werkelijk gevoel van betrokkenheid en verbinding te creëren in ons snelgroeiende, internationale remote-first team.

Waarom documentatie en transparantie van essentieel belang zijn

Remote-first organisaties gedijen op documentatie. Zonder openbaar toegankelijke communicatie kunnen mensen in verschillende tijdzones niet effectief samenwerken. Deze werkwijze is onderdeel van asynchronous working en een belangrijke reden dat Remote onze internationale teams zo snel heeft kunnen schalen, zonder af te doen aan talent of geschiktheid.

Transparantie betekent dat elk gesprek waarin geen gevoelige gegevens worden gedeeld voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar is. Natuurlijk let Remote erop dat de privacy van sollicitanten wordt gewaarborgd, notities over sollicitatiegesprekken alleen op veilige platforms worden opgeslagen en individuele sollicitatieprocedures niet via openbare kanalen worden besproken. Al het andere, zoals proceswijzigingen, problemen en oplossingen, vragen van werknemers et cetera, vindt plaats op openbare forums, zoals openbare Slack-kanalen of Notion-documenten.

Waarom is documentatie en transparantie zo belangrijk? Omdat belangrijke informatie verloren gaat in privéberichten als je er niet bewust mee omgaat. Vergelijk het met een gesprek bij de koffieautomaat in een bedrijf met een kantoor. Alleen de gesprekspartners weten wat er wordt gezegd en deze informatie wordt bijna nooit goed overgebracht. Door van documentatie een prioriteit te maken, kan je recruitmentteam een gelijkwaardig en transparant sollicitatieproces schalen in landen over de hele wereld.

Een volgsysteem voor sollicitanten gebruiken om globale recruitment te schalen

Remote maakt gebruik van Greenhouse, 's werelds meest toonaangevende sollicitantenvolgsysteem (ATS), om naleving van internationale arbeidsregelgeving en gegevensbeschermingswetten makkelijker te maken.

We gebruiken Greenhouse voor het volgende:

1. Vacatures bij Remote openen en plaatsen.

2. Het sollicitatieproces volgen door gesprekken in te plannen, scorekaarten in te dienen en privéopmerkingen over sollicitanten te plaatsen.

3. De communicatie tussen sollicitanten en recruiters vast te leggen, bijvoorbeeld door een gebruiker te taggen in (privé)opmerkingen.

4. Voorstellen verlengen en het onboardingproces van start laten gaan.

Met Greenhouse kan ons steeds groeiende team van recruitmentprofessionals en hiring managers zorgen dat de privacy van sollicitanten wordt gewaarborgd en er wordt voldaan aan de AVG en andere landspecifieke wetgeving. We hebben gestructureerde en herhaaldelijke processen gedocumenteerd in Notion, waar we uitleggen hoe we Greenhouse gebruiken. Alle teamleden kunnen de richtlijnen inzien en Greenhouse geldt bij Remote als de 'single source of truth' voor alle recruitmentgerelateerde activiteiten.

Remote en Greenhouse vullen elkaar zelfs zo goed aan, dat we een officiële samenwerking met Greenhouse zijn aangegaan om het voor iedereen nog makkelijker te maken om een internationaal team op te zetten.

Met duidelijkheid, documentatie en transparantie kunnen we buitengewoon getalenteerde nieuwe Remoters blijven aannemen, met wie we onze kernwaarden delen, bij onze uitbreiding naar alle uithoeken van de wereld. We vinden alleen goede matches tussen functie, sollicitant en Remote als het proces op onze waarden is gebaseerd. Als we zien dat een sollicitant de vaardigheden, eigenschappen en houding heeft die overeenkomen met onze waarden, dan weten we dat we de juiste persoon gevonden hebben.

Tactieken voor betere sollicitatiegesprekken in een remote omgeving

Documentatie is essentieel voor het succes van een recruitmentteam, maar hoe maak je een sollicitatie in de praktijk nu beter? We hebben een paar tips voor je.

Plan tijd in om je voor te bereiden.

Neem tien minuten extra voor aanvang van het gesprek om te zorgen dat je georganiseerd, rustig en voorbereid bent. Bekijk iemands cv, de notities van anderen en richt je op wat je in het sollicitatiegesprek wilt bereiken.

Check goed of de link voor het videogesprek werkt en zorg dat de sollicitant deze ook heeft. Als er iets misgaat, kun je in deze extra tien minuten de sollicitant nog een e-mail sturen met de juiste link. En zorg dat je ingelogd bent op de software die je voor de meeting gebruikt.

Plan tijd in voor feedback.

Neem na het gesprek tien minuten de tijd om een scorekaart in te vullen of notities over het gesprek te maken. Dien je feedback zo snel mogelijk in. Als je niet meteen na het gesprek een volgende meeting hebt, zou je deze taak binnen een uur moeten kunnen afronden. Zelfs als je even moet wachten, kun je voor jezelf bepalen dat je de feedback op dezelfde dag als het gesprek indient.

Greenhouse slaat je notities automatisch op als je ze publiceert. Je kunt tijdens het sollicitatiegesprek rechtstreeks op het platform notities maken, maar zorg wel dat je microfoon tijdens het typen gedempt is zodat je de sollicitant niet afleidt.

Zorg dat degene die het gesprek leidt zijn verantwoordelijkheden neemt.

Het kan helpen om het sollicitatiegesprek te beginnen en eindigen met voorbereiding en feedback. Om recruitment in een internationaal verspreide omgeving succesvol te schalen, moet je echter nog een stap verdergaan door een bedrijfsbrede verwachting duidelijk te maken als onderdeel van je recruitmentproces: Zorg dat degene die het gesprek voert (en niet de recruiter) zijn verantwoordelijkheid neemt voor alle onderdelen van het sollicitatieproces.

Degene die het gesprek voert, moet volledige verantwoordelijkheid nemen en zo snel mogelijk feedback en de volgende stappen documenteren. De recruiter (of de hiring manager, als er meerdere recruiters betrokken zijn bij het proces) zou degene die het gesprek voert niet achter de broek moeten zitten. Iedereen die betrokken is bij het gesprek moet proactief zijn en het team snel vooruit helpen door tijdig feedback te geven.

Je kunt het je niet veroorloven een hoogwaardige sollicitant mis te lopen omdat je een stapje in het recruitmentproces hebt overgeslagen. Zonder persoonlijke interactie kan documentatie het verschil zijn tussen het aannemen van de juiste sollicitant en iemand verliezen aan de concurrent.