Belastingaftrek en onkosten voor remote werken in de VS

Remote werken is populair geworden tijdens corona en is een blijvertje. Steeds meer mensen kiezen ervoor om thuis te werken. Als je remote werkt kun je recht hebben op belastingaftrek voor je zakelijke onkosten. Maar niet iedereen die remote werkt heeft recht op belastingaftrek.

Wanneer heb je recht op belastingaftrek?

Sinds de belastinghervorming van 2018 hebben over het algemeen alleen zzp'ers recht op belastingaftrek voor remote werken. Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel, waaronder voor uitvoerende artiesten, ambtenaren en reservisten.

Hierdoor hebben remote werknemers of mensen die voor een ander bedrijf werken geen recht meer op belastingaftrek. Ze moeten nu een vergoeding vragen aan hun werkgever. Deze wet kent geen uitzonderingen. Sommige staten hebben hun eigen wetten waardoor werknemers in de belastingaangifte voor hun staat bedragen kunnen aftrekken vanwege niet-vergoede onkosten.

Als je tijdens het fiscale jaar hebt thuisgewerkt als werknemer van een bedrijf, kun je meestal geen onkosten aftrekken voor je thuiswerkplek. Als je wel in enige vorm als zzp'er hebt gewerkt, kun je wel onkosten voor je thuiswerkplek aftrekken. Bijvoorbeeld als je werkte als werknemer én als zzp'er met een eigen bedrijf. Aftrekposten voor de onkosten van je thuiswerkplek moeten gerelateerd zijn aan je belastbaar inkomen als zelfstandige en niet aan je inkomen als werknemer.

Ben ik automatisch een zzp'er als ik remote werk?

Het korte antwoord is nee. Veel mensen werken thuis als werknemer van een bedrijf. Dit is steeds populairder geworden door de pandemie omdat veel mensen remote werken prettig vonden. In deze gevallen word je geclassificeerd als remote werknemer in plaats van zzp'er.

Een zzp'er is een zelfstandige die diensten levert en die niet is geclassificeerd als werknemer. Zelfstandigen kunnen belastingaftrek claimen voor zakelijke onkosten en voor het werken op een thuiswerkplek. 

Werknemers met bijverdiensten naast hun werk in loondienst kunnen ook in aanmerking komen voor bepaalde soorten aftrek die gerelateerd zijn aan hun zzp-werkzaamheden. 

6 Belastingaftrek voor remote werken

Alleen zzp'ers kunnen bepaalde zakelijke kosten aftrekken. Omdat er zo veel mensen remote werken, heeft de Internal Revenue Service (IRS) strikte richtlijnen voor wie aftrek kan claimen en waarvoor. Hierdoor is het essentieel om een nauwkeurige administratie bij te houden van eventuele onkosten die je wilt aftrekken. 

Houd een schriftelijke administratie of een logboek bij voor het geval je bewijs moet aanleveren voor je aftrekposten. Je moet ook betalingsbewijzen bewaren van belastinggerelateerde uitgaven. Dit betekent dat je creditcardafschriften, bankafschriften, cheques en gespecificeerde bonnen moet bewaren. Digitale bewijzen van deze documenten zijn vaak voldoende. Als je contant betaalt, moet je een bon vragen met daarop de naam van de ontvanger, de betaaldatum en het bedrag.

Voorbeelden van belastingaftrek voor thuiswerk: zakelijke onkosten, onkosten voor apparatuur en nutsvoorzieningen, zakelijke maaltijden en reiskosten, en woninggerelateerde onkosten, zoals aftrek voor je thuiswerkplek.

Aftrek voor zakelijke onkosten

Alle onkosten die je aftrekt, moeten direct verband houden met je bedrijf. Gangbare aftrekposten zijn onkosten die meestal zijn toegestaan voor bedrijven met een vestiging, zoals:

• Verzekeringen

• Huur

• Nutsvoorzieningen

• Internet

• Apparatuur (computers, software, kantoormeubilair)

• Reparaties en onderhoud

• Afschrijving van de woning

• Aftrekbare hypotheekrente

• Reclame en promoties

• Bankkosten

• Afschrijving van de woning waarvan je eigenaar bent

Onkosten voor kantoorbezit en nutsvoorzieningen

Sommige zzp'ers kopen voor hun bedrijf een kantoor en apparatuur die ze kunnen claimen als aftrekbare onkosten. Voor de IRS moeten de aftrekposten voor het bezitten van een kantoor voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Je moet eigenaar zijn van het kantoor en het gebruiken om geld te verdienen.

• Je moet een inschatting kunnen maken van hoelang je het kantoor kunt gebruiken om hiermee geld te verdienen. 

• Je moet het kantoor langer dan één jaar kunnen gebruiken. Je mag het kantoor niet in hetzelfde jaar kopen en verkopen.

Zelfstandigen kunnen maximaal $ 1.050.000 aftrekken voor bedrijfsapparatuur. Voorbeelden van bedrijfsapparatuur zijn computers, printers, kantoormeubilair en verbruiksartikelen zoals papier en inkt. 

Zakelijke maaltijden en reiskosten

Als je zakelijk reist, kun je de zakelijke reisafstand aftrekken in je belastingaangifte. Het maakt niet uit of je een lange reis naar het buitenland maakt of korte reizen binnen je eigen woonplaats. Je kunt de onkosten op twee manieren aftrekken: de werkelijk gemaakte onkosten of de standaardvergoeding per mijl van de IRS. 

Als je de standaardvergoeding per mijl gebruikt, moet je een administratie bijhouden van de gereden afstanden om privéritten te scheiden van zakelijke ritten. In 2022 is de vergoeding verhoogd van 58,5 cent per mijl naar 62,5 cent per mijl. Het is verstandig om de afstandvergoeding elk jaar te checken, omdat deze bijna elk jaar verandert.

Als je onkosten voor je auto aftrekt, moet je een administratie bijhouden van alle autogerelateerde onkosten. Deze omvatten mogelijk afbetalingen, registratiekosten, verzekeringskosten, parkeerkosten, vergunningen, reparaties, onderhoud en tolbetalingen. Betalingen voor andere typen vervoer, zoals vliegtuig, bus en trein, vallen ook onder je reiskosten. Je kunt ook de kosten voor restaurantmaaltijden en entertainment aftrekken, als dit zakelijke onkosten zijn.

Woninggerelateerde onkosten

Je hebt recht op woninggerelateerde aftrek als je zelfstandige bent, in welke vorm dan ook. Dit kan zijn als zzp'er of als werknemer met een eigen bedrijfje. 

Je kunt kosten voor je thuiswerkplek opvoeren als bedrijfskosten als deze voor je werkzaamheden als zelfstandige zijn en niet voor je werk als werknemer. Telefoon- en internetkosten kun je splitsen tussen kosten voor je werkzaamheden als zelfstandige, werk als werknemer en privékosten. 

Aftrek voor thuiswerkplek

Je moet je thuiswerkplek exclusief en regelmatig gebruiken voor je werkzaamheden als zelfstandige om in aanmerking te komen voor belastingaftrek. Als je in aanmerking komt, heb je mogelijk recht op extra aftrek voor woninggerelateerde onkosten, zoals hypotheekbetalingen, woningbelasting, opstalverzekering en nutsvoorzieningen.

De IRS hanteert een strenge definitie van 'exclusief en regelmatig gebruik van een ruimte'. In de regel voor exclusief gebruik staat dat je de ruimte alleen kunt gebruiken voor je werkzaamheden als zelfstandige en voor niets anders. Als je je thuiswerkplek gebruikt voor je werkzaamheden als zelfstandige én voor werkzaamheden als werknemer, kom je niet in aanmerking voor belastingaftrek. 

Je moet het gedeelte van je huis, appartement, flat of andere woonruimte regelmatig gebruiken voor je bedrijf. Hieronder vallen ook gebouwen op je terrein, zoals een vrijstaande studio, schuur, kas of garage. 

Je thuiskantoor moet de hoofdlocatie van je bedrijf zijn of de locatie waar je regelmatig klanten ontvangt. 

Als je een ruimte hebt voor je werkzaamheden als zelfstandige die gescheiden is van je werkruimte voor je werkzaamheden als werknemer, kun je de onkosten voor die ruimte claimen. Maar de onkosten voor de ruimte waar je werkzaamheden als werknemer uitvoert, kun je niet aftrekken.

Je kunt het percentage voor je thuiskantoor berekenen door het aantal gebruiksuren te vergelijken met het totale aantal uren van het jaar. Deel het aantal bedrijfsuren door het totale aantal uren om een percentage van de beschikbare uren te krijgen. Vermenigvuldig dat aantal met het percentage van je woning dat je gebruikt voor je bedrijf om je percentage zakelijk gebruik te berekenen. 

Er zijn twee methoden om de aftrek voor je thuiswerkplek voor zakelijk gebruik te berekenen: de standaardmethode en de vereenvoudigde methode. 

De standaardmethode

Bij de standaardmethode, die ook bekendstaat als de directe methode, is er geen maximale aftreklimiet. Als je met deze methode aftrek wilt claimen voor je thuiswerkplek, moet je al je onkosten voor je thuiswerkplek bijhouden, waaronder kosten voor reparaties en onderhoud. 

Je kunt ook andere onkosten claimen op basis van het percentage van je thuiswerkplek vergeleken met de rest van de woning. 

Je berekent de belastingaftrek voor je thuiswerkplek door de oppervlakte van je thuiskantoor te delen door de oppervlakte van je hele woonruimte. Je krijgt dan het percentage van je woning dat wordt gebruikt voor je thuiswerkplek. Dit percentage pas je toe op je woonkosten om het bedrag aan zakelijke onkosten te bepalen.

Stel dat het kantoor 14 m2 groot is en de totale oppervlakte van de woning is 140 m2. Je berekent de belastingaftrek voor het huiskantoor door 140 te delen door 14 en dan krijg je 10%. Dit betekent dat het percentage zakelijk gebruik 10% is.

Als alle kamers in de woning ongeveer even groot zijn, kun je de aftrek berekenen met een eenvoudigere methode. In dat geval deel je het totale aantal kamers van de woning door het aantal kamers dat je gebruikt voor je bedrijf om je percentage zakelijk gebruik te berekenen.

De vereenvoudigde methode

Dit is een eenvoudigere methode dan de standaardmethode voor het bepalen van de aftrek voor het thuiskantoor. Je kunt $ 5 aan onkosten claimen per vierkante meter kantoorruimte, tot een maximum van 300 m2. Je berekent de belastingaftrek door de totale oppervlakte van de thuiswerkplek te vermenigvuldigen met $ 5. De maximale aftrek is $ 1.500 per jaar.

Als je de standaardmethode kiest en je de eigenaar bent van de woning, moet je rekening houden met afschrijving van een deel van de woning. Je hoeft dit niet te berekenen wanneer je de vereenvoudigde methode gebruikt. Aangezien er voor de standaardmethode geen maximale aftreklimiet geldt, heb je met de standaardmethode mogelijk een aanzienlijk hoger aftrekbedrag.

Gelukkig kun je elk jaar kiezen of je de standaardmethode of vereenvoudigde methode wilt gebruiken. Je kunt een andere methode kiezen zonder dat je hiervoor een reden hoeft te geven. Voordat je een methode kiest om belastingaangifte te doen, kun je overwegen om de aftrek te berekenen met beide methoden om te bepalen met welke methode je de hoogste aftrek hebt.

Licentiekosten en onkosten

Alle opleidingskosten zijn mogelijk aftrekbaar. Kosten die je maakt voor online of klassikale cursussen, de aanschaf van materialen voor professionele ontwikkeling en licentiekosten kun je allemaal aftrekken. Dat geldt ook voor abonnementen op beroeps- of vakbladen en donaties aan brancheorganisaties. 

Deze worden meestal gezien als noodzakelijk voor zelfstandigen om hun bedrijf te laten groeien. Je kunt producten aftrekken die je hebt gekocht voor het verbeteren van je vaardigheden of bedrijf. Bewaar de bonnen van aangeschafte materialen en cursussen voor het geval je deze nodig hebt. 

Ken je opties voor de belastingaangifte

Je moet rekening houden met twee belastingformulieren wanneer je deze aftrekposten invult op je belastingaangifte: Schedule C en Form 8829.

Schedule C is een kort formulier dat je moet invullen als je kiest voor de vereenvoudigde methode voor belastingaftrek voor je thuiswerkplek. 

Met Form 8829 kun je bepalen wat je kunt claimen als aftrek voor je thuiswerkplek. Het formulier bestaat uit vier delen:

• Deel 1: Je berekent het deel van je woning dat je gebruikt voor je bedrijf om het percentage zakelijk gebruik te berekenen. Voor de meeste bedrijven geldt dat ze de oppervlakte moeten berekenen die exclusief wordt gebruikt voor het bedrijf en dit moeten delen door de totale oppervlakte van de woning. 

• Deel 2: Je vult de totale inkomsten van je bedrijf en de aftrekbare onkosten in. Met het formulier bereken je de totale toegestane onkosten voor het zakelijke gebruik van je woning.

• Deel 3: Je berekent de afschrijving van het zakelijke deel van je woning. In het formulier staan instructies over het bepalen van het toegestane afschrijvingspercentage. 

• Deel 4: In dit laatste deel bepaal je eventuele onkosten die je wilt overhevelen naar het volgende belastingjaar. 

Door je te verdiepen in belastingaftrek en onkosten, kun je geld besparen en betere beslissingen nemen voor je zzp-onderneming. Het is verstandig om een belastingexpert in de arm te nemen om het belastbare inkomen van je remote baan te berekenen. 

Als je nog meer wilt besparen, denk dan na over langetermijnstrategieën voor het verlagen van je belastingafdracht. Dit omvat mogelijk het opzetten van een pensioenplan of het betalen van huur aan jezelf voor zakelijk gebruik van een gebouw waarvan je de eigenaar bent.

Remote geeft vorm aan de toekomst van werk. Ons internationale team van experts heeft de ervaring en kennis om je te helpen om je belastingaftrek en onkostenbeheer makkelijk te regelen. Gebruik onze toolkit voor deskundig inzicht in de beste mogelijkheden voor remote werken.

Aan de slag met werven via Remote, de nieuwe standaard in global HR

Maak een account aan bij G2's toonaangevende payrollsoftware in meerdere landen en begin binnen enkele minuten met de onboarding van je eerste werknemers.

Nu aan de slagEen demo plannen