Eenvoudig remote werknemers aannemen en beheren (expertgids)

Remote werken is een vast onderdeel geworden van hoe we werken en dat zal ook zo blijven.

Door de pandemie is remote werken in een stroomversnelling geraakt: werknemers werden in grote getale naar huis gestuurd en werkten in 2020 en 2021 vooral remote. Maar die verandering zat er eigenlijk sowieso al aan te komen. Organisaties hebben gezien dat remote werken niet alleen mogelijk is, maar ook voordelen biedt. Door banen los te koppelen van geografische locaties, ontstaan er globale mogelijkheden voor bedrijven die willen profiteren van internationaal talent.

Waarom de toekomst van talent remote is

Volgens Gartner is 74% van de bedrijven van plan om permanent over te stappen op een bepaalde mate van remote werken. Dit cijfer wordt ondersteund door gegevens van McKinsey, waaruit blijkt dat ongeveer 20-25% van het personeel in landen met een geavanceerde economie drie tot vijf dagen per week thuis zou kunnen werken. Dat is minstens 400% meer remote werken dan vóór de pandemie. Eigen onderzoek van Remote ondersteunt deze bevindingen en laat zien dat maar liefst 81% van de werknemers naar een andere regio of een ander land zou verhuizen als dat geen negatieve gevolgen zou hebben voor hun carrière.

Het Duitse conglomeraat Siemens is bijvoorbeeld recentelijk permanent overgestapt op een flexibele werkregeling waarbij de duizenden werknemers van het bedrijf thuis mogen werken.

"Bij Siemens werd er altijd al mobiel gewerkt, maar we zijn nu een stap verder gegaan", aldus Roland Busch, Deputy CEO en Labor Director van Siemens AG. "Deze veranderingen gaan ook gepaard met een andere managementstijl, meer gericht op resultaten en minder op aanwezigheid op kantoor."

Het idee dat resultaten belangrijker zijn dan de tijd die iemand in een bepaald gebouw achter een bepaald bureau zit, is een van de voordelen van remote werken. In plaats van zich bezig te houden met roosters en urenregistraties, kunnen managers zich richten op de resultaten en erop vertrouwen dat werknemers hun werk zelfstandig uitvoeren.

Kantoorloos werken betekent ook dat werknemers in andere landen niet naar kantoor hoeven te komen. Door een remote team op te zetten, kunnen organisaties overal ter wereld op zoek naar talent en de beste kandidaten selecteren voor hun vacatures. Als er toch geen kantoor is, waarom zou je je dan beperken tot lokale kandidaten?

De voordelen van remote werknemers

Van oudsher werden bedrijven bij het invullen van vacatures beperkt door geografische factoren.

Organisaties moesten mensen aannemen die in de buurt van het kantoor woonden of hopen dat kandidaten de baan aantrekkelijk genoeg vonden om ervoor te verhuizen. Van 2019 tot 2020 zijn in de VS alleen al 3,4 miljoen mensen verhuisd om dichter bij een nieuwe baan te wonen, volgens het US Census Bureau.

Als je remote werft, wordt de pool van talenten ineens uitgebreid van je directe omgeving naar zowat elke regio. De beste kandidaten kunnen dan voor je komen werken, ongeacht waar ze wonen.

De traditionele aanpak is op meerdere manieren beperkt, want als je alleen lokaal werft beperkt dat ook de diversiteit. Remote werken is per definitie inclusief, omdat organisaties proactief overal ter wereld kandidaten met een diverse achtergrond kunnen aannemen.

Kijk bijvoorbeeld naar Tealbook, een dataplatform voor leveranciers, dat zijn personeel meer dan verdubbelde door in 2020 en 2021 remote te gaan werven. Volgens de oprichter en CEO, Stephany Lapierre, kon het bedrijf door remote werknemers aan te nemen trouw blijven aan een van de kernwaarden.

"We willen een diverse community, maar R&D-teams bestaan toch vaak overwegend uit mannen. Dus als we kandidaten met gelijke kwalificaties hebben, maken we even pas op de plaats en kijken we of dit een kans is om de baan aan een vrouw aan te bieden", schreef Lapierre in 2021. "Ons R&D-team bestaat nu voor 40% uit vrouwen, wat vrij uniek is voor een techbedrijf."

Remote werken biedt ook de mogelijkheid om een eerlijke werkomgeving te bieden aan werknemers die niet makkelijk naar kantoor kunnen komen. Medewerkers met een beperking hebben lang te maken gehad met obstakels op traditionele werkplekken en hebben gestreden voor regelingen waarbij ze thuis konden werken. Remote-first werkplekken zijn een belangrijke stap om goedbetaald werk toegankelijker te maken voor mensen die mogelijk werden uitgesloten vanwege de beperkingen van een kantoor, waaronder ouders en verzorgers die zich vaak zorgen maken om verlof voor gezinsverplichtingen.

Het is dan ook geen verrassing dat werknemers remote en flexibel werken lange tijd zagen als een extra voordeel. In 2017 was flexibel werken voor 88% van de werknemers de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarde. 80% zei dat thuiswerken de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarde was en dat dit een rol speelde bij het wel of niet accepteren van een baan.

Remote werken zorgt daarom voor een directe en logische boost van werknemerstevredenheid en -behoud, maar er zijn ook uitdagingen.

Aandachtspunten bij het aannemen van remote werknemers

Remote personeel aannemen hoeft niet moeilijk te zijn, maar om een werkplek te veranderen in een plek die openstaat voor remote werknemers, moet wel het een en ander gebeuren. Internationale grenzen zijn nog steeds van belang als je in meerdere landen de payroll moet regelen, meerdere wetten en regels moet naleven en de belastingen moet afhandelen.

Elk van de onderstaande aspecten van het aannemen van internationale werknemers kan voor nieuwe complicaties zorgen, vooral wanneer je voor het eerst remote werknemers aanneemt.

Payroll beheren

Zelfs in de eenvoudigste situaties kan payroll heel wat hoofdbrekens opleveren, vooral voor kleine bedrijven met beperkte middelen. Het is best lastig om in een nieuw land werknemers aan te nemen en daar zelf de payroll te regelen volgens de lokale wetgeving.

Of je nu van plan bent om in het buitenland een entiteit te openen of niet, het is handig om je internationale HR- en payroll-beheer uit te besteden aan een global HR-partner.

Vergoeding berekenen

Moet je een remote werknemer hetzelfde betalen als een lokale werknemer? Wat is redelijk in het betreffende land? Wat zijn de kosten van levensonderhoud? Welke secundaire arbeidsvoorwaarden verwacht de werknemer? Wat wordt beschouwd als een concurrerend salaris? Bij het berekenen van de vergoeding van remote werknemers heb je een paar opties, maar het is het nog niet zo makkelijk om de juiste balans te vinden.

Risico op permanente vestiging

Hoe zit het met de belastingen die je betaalt om in een land zaken te doen? Permanente vestiging is een fiscale term voor bedrijven die permanent in een land aanwezig zijn. Als permanente vestiging geldt voor een land, ben je er misschien ook belastingplichtig. Ook kan het zijn dat je moet voldoen aan andere nalevingsnormen die voor andere internationale bedrijven niet gelden. Meer informatie over permanente vestiging vind je in onze uitgebreide gids.

Werknemers verkeerd classificeren als zzp'er

Er kleven aanzienlijke risico's aan het verkeerd classificeren van werknemers als zzp'er, of dit nu met opzet gebeurt of niet. In talloze lokale wetgevingen kun je te maken krijgen met boetes, sancties, bedrijfsverboden of juridische geschillen met werknemers.

Wees voorzichtig bij het opstellen van functieprofielen. Wat gaan je teamleden precies doen? Wat is hun relatie tot je bedrijf? Heb je al zzp'ers in andere landen? Mogelijk moet je overwegen om bepaalde zzp'ers om te zetten naar werknemers (dat creëert mogelijk ook een lastige situatie).

Intellectuele-eigendomsrechten en uitvindingsrechten

In traditionele werkmodellen zijn de rechten op intellectueel eigendom wat makkelijker te regelen, omdat je kantoor maar in één land tegelijk bestaat. Als je met een internationaal team werkt, ligt dat wat ingewikkelder.

Remote werknemers werken niet altijd in een kantoor, met apparatuur van je bedrijf of tijdens kantoortijden. Als je je intellectuele-eigendomsrechten verliest doordat je onbekend bent met internationale wetgeving kan tot ernstige problemen leiden, waaronder rechtszaken en reputatieschade. Voor meer informatie bekijk je onze uitgebreide gids over intellectuele-eigendomsrechten voor remote teams.

Bepalen waar remote werknemers belasting afdragen

Als je in een bepaald land bent gevestigd en het team verspreid is over de wereld, hoe regel je dan de inkomstenbelasting? Betalen ze belasting in het land waar ze wonen of in het land waar het bedrijf gevestigd is?

Het goede nieuws is dat belastingen voor remote werknemers niet veel ingewikkelder zijn dan voor traditionele werknemers op kantoor. Het slechte nieuws is dat de meeste informatiebronnen over belastingen zijn gericht op mensen in traditionele omgevingen. Het is belangrijk om te weten waar je remote werknemers belasting moeten betalen, zodat je bedrijf en zij compliant blijven.

Gelukkig zijn al deze problemen, die misschien enigszins intimiderend lijken, te overzien. Wat je nodig hebt, is een deskundige partner die is gespecialiseerd in het lokale arbeidsrecht en je goed kan begeleiden bij HR-processen, risicobeheersing en uitbreiding.

Tips voor het aannemen van remote medewerkers

In veel opzichten is de HR-procedure voor remote internationale werknemers vrijwel hetzelfde als bij traditionele werknemers op kantoor. Wel moet je tijdens het hele HR- en onboardingsproces aandacht besteden aan hoe het werk remote wordt uitgevoerd.

• De vacature Je moet een duidelijke functiebeschrijving hebben en een goed begrip van hoe het werk remote kan worden gedaan. Ook moet je inzicht hebben in de tools en kwaliteiten die potentiële kandidaten nodig hebben. Voordat je de procedure start, moet je nadenken over waar de vacature te zien zal zijn en welke secundaire arbeidsvoorwaarden en salaris worden verwacht door de mensen die de vacature zullen zien.

• Het sollicitatiegesprek Bedenk van tevoren hoe je het sollicitatiegesprek gaat opzetten en welke technologie je gaat gebruiken. De meeste mensen zijn bekend met tools voor videoconferenties, maar het is wel belangrijk dat je een technologie kiest die voor iedereen eenvoudig toegankelijk is.

• Communicatie Goede communicatie is essentieel voor remote teams, en dat moet je vanaf het begin goed aanpakken. Wees duidelijk over wat je verwacht van sollicitanten, praat met hen en hun referenties over hun werkervaring en bedenk dat kwalificaties vaak van land tot land verschillen. Wees duidelijk over wat er bij de baan wordt verwacht, hoe je wilt gaan werken met je remote team en wat je van de kandidaat vraagt. Je kandidaten kunnen het gevoel hebben dat ze een risico nemen door een baan bij een remote en internationale werkgever te accepteren, dus zorg ervoor dat je je huiswerk hebt gedaan en alle vragen kunt beantwoorden. Als je iets niet weet, zeg dat dan eerlijk en kom zo snel mogelijk bij de kandidaat terug zodra je wel een antwoord hebt.

• Onboarding Wanneer je in verschillende tijdzones en regio's werkt, is het belangrijk dat iedereen op één lijn zit als het gaat om onboarden. Hierbij gaat het om zaken als een goed trainingsprogramma en alle juridische aspecten van het in dienst nemen van een werknemer. Bij deze stap heb je waarschijnlijk wat hulp nodig.

Ontvang Remote's recruitmentgids voor inzichten van experts in remote onboarding

Ontdek welke processen je moet inrichten om remote medewerkers te vinden, werven en onboarden (en daarbij compliant te blijven)

Download de gids

Scaling with a global employment partner

Unless you're an established multinational with huge resources, you’re likely going to need help from a global HR partner to handle payroll, compliance, taxes, and other administrative tasks. It’s easy to run afoul of international requirements and obligations if you’re not an expert, and penalties can be stiff.

As a result, it’s crucial to partner with an organization that can manage these pieces of the puzzle. However, providers don’t all work in the same way, and the best course of action depends on your circumstances and your goals.

PEO vs EOR

If you already own a legal entity abroad, it might make more sense to work with a professional employer organization (PEO) for that country. A PEO acts as a sort of outsourced HR department, managing your global payroll and other HR-related tasks.

If you're planning to hire in multiple countries, though, then an employer of record (EOR) might be more appropriate. An EOR legally employs workers in other countries on your behalf. You handle all the day-to-day management of your employee, but on the paperwork, the EOR is technically the employer. This allows you to employ people legally in other countries (through the EORs entities).

To learn more about the differences between an EOR and a PEO, check out our in-depth guide.

Owned-entity vs partner-dependent solutions

It's important to note that there are two kinds of global employment solutions providers. Some own legal entities in the countries where they operate, while others rely on partner networks. So what's the difference?

An owned-entity provider owns the legal entity in the country you’re hiring in. They’re already compliant with local laws, and ready to handle everything in-house, from taxes and payroll to HR management and IP protection.

Conversely, partner-reliant providers operate through third-party companies. While they may be able to provide more services in the short term, there’s more risk involved, response times are usually slower, and there are extra (often hidden) costs that are invariably passed on to you. If you have a problem, there may also be more than one point of contact.

Third parties can be risky. Owned entities are quicker to be compliant with local laws and don’t outsource your HR and IP needs to a company you don’t know.

Accelerate growth with Remote

If you’re ready to expand into new countries, Remote simplifies your HR processes, making global growth seamless. With Remote, you can accelerate international expansion in days, gaining the crucial edge needed to compete in global markets.

From recruitment and contracts to payroll, tax, and compliance, Remote manages it all—allowing you to focus on securing top talent to scale your company across borders.

Opschalen met een global HR-partner

Tenzij je een gevestigde multinational met veel middelen bent, heb je waarschijnlijk hulp nodig van een global HR-partner om payroll, compliance, belastingen en andere administratieve zaken te regelen. Als je geen deskundige bent, is een fout bij internationale vereisten en verplichtingen snel gemaakt en de sancties kunnen behoorlijk zijn.

Het is dus belangrijk dat je samenwerkt met een organisatie die de puzzelstukjes goed kan uitwerken. Niet alle aanbieders werken op dezelfde manier en wat voor jou de beste aanpak is, hangt af van de omstandigheden en doelen.

PEO versus EOR

Als je al een rechtspersoon in het buitenland hebt, is het misschien handiger om voor dat land samen te werken met een professional employer organization (PEO). Een PEO fungeert als een soort uitbestede HR-afdeling die je global payroll en andere HR-gerelateerde taken regelt.

Als je in meerdere landen werknemers wilt aannemen, is een employer of record (EOR) mogelijk een betere keuze. Een EOR neemt namens jou op legale wijze werknemers in andere landen aan. Jij handelt alle dagelijkse zaken met de werknemer af, maar op papier is de EOR technisch gezien de werkgever. Hierdoor kun je op legale wijze mensen aannemen in andere landen (via de EOR-entiteiten).

Lees meer over de verschillen tussen een EOR en een PEO in onze uitgebreide gids.

Eigen entiteiten versus partnerafhankelijke oplossingen

Het is belangrijk om te weten dat er twee soorten leveranciers zijn die global HR-oplossingen aanbieden. Sommige hebben een juridische entiteit in de landen waar ze actief zijn en andere vertrouwen op partnernetwerken. Wat is het verschil?

Een aanbieder met een eigen entiteit is de eigenaar van de rechtspersoon in het land waar je personeel wilt aannemen. Ze zijn al compliant met lokale wetten en kunnen alles intern afhandelen, van belastingen en payroll tot HR-beheer en IE-bescherming.

Partnerafhankelijke aanbieders werken echter met externe bedrijven. Ze kunnen op korte termijn mogelijk meer services bieden, maar er is meer risico, de reactietijden zijn vaak langer en er zijn extra (vaak verborgen) kosten die altijd door jou betaald moeten worden. Als je een probleem hebt, heb je mogelijk met meerdere aanspreekpunten te maken.

Externe partijen kunnen risico's opleveren. Eigen entiteiten zijn eerder compliant met lokale wetgeving en besteden je HR-processen en IE-bescherming niet uit aan een bedrijf dat je niet kent.

Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden bij internationale uitbreiding

Het creëren van een remote werkplek houdt meer in dan gewoon online enkele werknemers aannemen.

Hoewel hybride werkmodellen op korte termijn een goede basis bieden om internationaal uit te breiden, moet je er wel voor zorgen dat je remote en internationaal verspreide team zich net zo verbonden, gelijk behandeld en gewaardeerd voelt als je werknemers op kantoor. Op de lange termijn kunnen mensen die in een hybride model werken zich niet betrokken, overwerkt en ineffectief gaan voelen door de fouten die bedrijven vaak maken als ze overstappen op een remote werkmodel.

Je loopt het risico dat je remote werknemers zich minder verbonden voelen met je bedrijf, tenzij je bewust een remote-first cultuur ontwikkelt. Hoeveel voordelen remote werken ook biedt, als werknemers zich buitengesloten voelen bij teambuildingactiviteiten of voordelen, zoals borrels na het werk, lunches of fysieke vergaderingen, is dat niet goed voor de bedrijfscultuur.

Als je werkt met een remote team is heldere communicatie van cruciaal belang. Digitale communicatie kan makkelijk verkeerd worden opgevat, vooral als je werkt met verschillende talen of culturen. In de beste remote teams wordt alles gedocumenteerd. Mensen werken op verschillende tijden en moeten precies weten wat er gebeurd is toen ze sliepen.

Als je anticipeert op de wensen van je remote werknemers, ben je al een heel eind op weg met het op één lijn brengen van de teams, het creëren van een uitnodigende werkomgeving voor iedereen en het behouden van je remote werknemers. Voor meer informatie over communicatie in remote teams, bekijk je wat onze CTO, Marcelo Lebre, zegt over asynchronous working.

Internationaal personeel opschalen voor blijvend succes

Iets anders waarover je moet nadenken, is hoe je je team internationaal gaat uitbreiden. Je begint misschien met één werknemer in één ander land en vervolgens vind je meer talent in de regio en wil je opschalen.

Je moet dus tools kiezen die meegroeien met het bedrijf. Bij het ontwikkelen van een remote-first cultuur, moet die cultuur ook worden opgeschaald.

Hoe ontwikkel je een remote-first cultuur?

Je hebt een strategie nodig om een remote-first cultuur op te bouwen op basis van remote-first waarden. Dit betekent dat je een proactieve benadering moet hanteren om diversiteit te bevorderen en op een inclusieve manier werknemers werft. Je moet ook bepalen welke waarden belangrijk zijn voor je bedrijf en hoe je teamleden die waarden moeten belichamen. Ongeacht of je remote designers, marketingspecialisten, verkoopmedewerkers of developers aanneemt, je waarden moeten consistent en essentieel blijven.

Creëer bewust een internationaal team en voorkom dat werknemers gescheiden zijn in geografische gebieden. Stimuleer dat mensen elkaar ontmoeten bij vergaderingen, op productiviteitsplatforms en tijdens projectwerkzaamheden. Niet iedereen heeft dezelfde werktijden, maar iedereen moet het gevoel hebben dat ze samenwerken. Als er genoeg budget is, kun je de teamspirit ook enorm stimuleren met fysieke bijeenkomsten.

Werknemers die zich buiten hun eigen silo begeven, bereiken over het algemeen meer. Dus zorg ervoor dat je werknemers dit niet zelf hoeven te doen: zorg voor zo min mogelijk silovorming zodat ze kunnen samenwerken.

Je remote cultuur begint bij de onboarding

De cultuur ontwikkelt zich met elke persoon die je aanneemt, of je je daar nu van bewust bent of niet. Leg tijdens je onboardingsprogramma duidelijk uit hoe de remote-first processen werken en zorg ervoor dat nieuwe werknemers makkelijk en zonder stress aan de slag kunnen.

Voor een nieuwe werknemer is onboarding de eerste kennismaking met je organisatie, dus gebruik deze tijd voor een introductie van je bedrijf en cultuur. Bied duidelijke communicatierichtlijnen door te laten zien welke soort communicatie je verwacht en zelf het goede voorbeeld te geven. Asynchrone communicatie gedijt bij minder bijeenkomsten en goed geordende documentatie. Zorg dat er voldoende informatie beschikbaar is die nieuwe werknemers kunnen gebruiken.

Je kunt ook aan nieuwe werknemers een buddy toewijzen in dezelfde tijdzone, zodat ze zich onderdeel van het team voelen en weten waar ze terecht kunnen met vragen.

Begin nu met het aannemen van remote werknemers

Het is misschien spannend om je eerste remote werknemers aan te nemen, vooral als ze in een ander land wonen. Natuurlijk maak je je zorgen over de risico's. Natuurlijk weet je niet zo goed waar je moet beginnen. En natuurlijk zijn naleving, belastingen en kosten allemaal zaken die je afschrikken. Maar die eerste internationale werknemer aannemen is niet alleen mogelijk, met Remote is het ook nog snel en makkelijk.

Wij bieden global payroll en global HRIS services, waarmee je je internationale team eenvoudig kunt beheren. We bieden ook EOR-services. Jij kunt je dan helemaal richten op de uitbreiding van je bedrijf, zonder je bezig te hoeven houden met administratie- en nalevingskwesties.

Voor de beste bescherming van intellectuele-eigendomsrechten, de beste ervaring voor internationale werknemers en de betrouwbaarste partner voor internationale uitbreiding kun je bij ons terecht. We staan klaar om je te helpen. Neem voor meer informatie contact op met een van onze vriendelijke deskundigen.

Aan de slag met werven via Remote, de nieuwe standaard in global HR

Maak een account aan bij G2's toonaangevende payrollsoftware in meerdere landen en begin binnen enkele minuten met de onboarding van je eerste werknemers.

Nu aan de slagEen demo plannen