Eenvoudig remote werknemers aannemen en beheren (expertgids)

Remote werven biedt enorm veel kansen. Je profiteert onder andere van een wereldwijde talentenpool, meer diversiteit en een lagere kantoorhuur — en de lijst gaat nog wel even verder. Moderne bedrijven weten deze mogelijkheden te benutten. Er wordt geschat dat 32,6 miljoen Amerikanen in de komende jaren remote werken.

Het is aantrekkelijk om een flexibel en divers team te hebben, maar je hebt dat niet zomaar voor elkaar. Je krijgt te maken met flinke uitdagingen, waaronder communicatieproblemen en internationale arbeidswetten.

Deze gids voor remote werven breekt het proces op in behapbare stappen en geeft je de inzichten die je nodig hebt om overal ter wereld met vertrouwen talent aan te nemen.

Waarom met remote teams werken een blijvertje is

De verschuiving naar remote werken is tijdens de pandemie aanzienlijk toegenomen: het aantal Amerikanen dat thuiswerkt is tussen 2019 en 2021 meer dan verdrievoudigd. En hoewel het sindsdien geleidelijk minder is geworden, is remote werken vandaag de dag nog een belangrijk onderdeel van de werkcultuur. 

Hoewel sommige bedrijven pleiten voor een terugkeer naar de traditionele kantoorgewoonten, toont onderzoek aan dat remote werken een blijvertje is. Bedrijven over de hele wereld hebben met eigen ogen gezien welke voordelen werken op afstand met zich meebrengt en het is onwaarschijnlijk dat ze terug zullen keren naar een model waarbij alleen op kantoor wordt gewerkt.

Volgens een rapport van FlexJobs is remote werken in de afgelopen 20 jaar wereldwijd met 159% gestegen. Deze trend zal zich voortzetten, waarbij wordt verwacht dat 73% van alle teams in de komende jaren remote teamleden zal hebben.

De Duitse onderneming Siemens is permanent overgestapt op een flexibele werkregeling, waardoor duizenden werknemers op afstand kunnen werken.

"Bij Siemens werd er altijd al mobiel gewerkt, maar we zijn nu een stap verder gegaan", aldus Roland Busch, Deputy CEO en Labor Director van Siemens AG. "Deze veranderingen gaan ook gepaard met een andere managementstijl, meer gericht op resultaten en minder op aanwezigheid op kantoor."

Het idee dat resultaten belangrijker zijn dan de tijd die iemand in een bepaald gebouw achter een bepaald bureau zit, is een van de voordelen van remote werken. In plaats van zich bezig te houden met roosters en urenregistraties, kunnen managers zich richten op de resultaten en erop vertrouwen dat werknemers hun werk zelfstandig uitvoeren.

Kantoorloos werken betekent ook dat werknemers in andere landen niet naar kantoor hoeven te komen. Door een remote team op te zetten, kunnen organisaties overal ter wereld op zoek naar talent en de beste kandidaten selecteren voor hun vacatures. Als er toch geen kantoor is, waarom zou je je dan beperken tot lokale kandidaten?

De voordelen van remote werknemers aannemen

Hier zijn enkele grote voordelen van remote werken:

Je kunt overal ter wereld werknemers in dienst nemen

Van oudsher werden bedrijven bij het invullen van vacatures beperkt door geografische factoren.

Organisaties moesten mensen aannemen die in de buurt van het kantoor woonden of hopen dat kandidaten de baan aantrekkelijk genoeg vonden om ervoor te verhuizen. In 2022 zijn in de VS 1,91 miljoen mensen verhuisd om dichter bij een nieuwe baan te wonen, volgens het US Census Bureau.

Als je remote werft, wordt de pool van talenten ineens uitgebreid van je directe omgeving naar zowat de hele wereld. De beste kandidaten kunnen voor je werken, waar ze zich ook bevinden.

Meer teamdiversiteit

De traditionele aanpak werkt op meerdere manieren beperkend, want als je alleen lokaal werft, beperkt dat ook de diversiteit. Remote werken is per definitie inclusief, omdat organisaties proactief overal ter wereld kandidaten met een diverse achtergrond kunnen aannemen. 

Remote werven geeft mensen die kampen met uitdagingen in hun carrière meer mogelijkheden, waaronder kandidaten uit de arbeidersklasse of met bepaalde beperkingen. Het zorgt ervoor dat ze flexibel kunnen werken in een omgeving die past bij hun behoeften, zonder de noodzaak om te reizen. Werknemers met een beperking hebben lang te maken gehad met obstakels op traditionele werkplekken en hebben gestreden voor regelingen waarbij ze thuis konden werken.

Remote-first werkplekken zijn een belangrijke stap om goedbetaald werk toegankelijker te maken voor mensen die mogelijk werden uitgesloten vanwege de beperkingen van een kantoor, waaronder ouders en verzorgers die zich vaak zorgen maken om verlof voor gezinsverplichtingen.

Toptalent aantrekken

Het is dan ook geen verrassing dat werknemers remote en flexibel werken lange tijd zagen als een extra voordeel. Onderzoek toont aan dat 83% van de medewerkers wereldwijd een baan afwijst als flexibel werken niet mogelijk is. En meer dan de helft zegt dat ze de werklocatie kunnen kiezen belangrijker vinden dan werken voor een prestigieus bedrijf.

Remote werven geeft dus een onmiddellijke en duidelijke impuls aan de werknemerstevredenheid en -behoud. 54% van de bedrijven merkt dat dankzij remote werken werknemers langer voor hen blijven werken. Maar uiteraard gaan er ook uitdagingen mee gepaard.

Aandachtspunten bij het aannemen van remote medewerkers

Remote personeel aannemen hoeft niet moeilijk te zijn, maar om een werkplek te veranderen in een plek die openstaat voor remote werknemers, moet wel het een en ander gebeuren. Internationale grenzen zijn nog steeds van belang als je in meerdere landen de payroll moet regelen, meerdere wetten en regels moet naleven en de belastingen moet afhandelen.

Elk van de onderstaande aspecten van het aannemen van internationale werknemers kan voor nieuwe complicaties zorgen, vooral wanneer je voor het eerst remote werknemers aanneemt.

Payroll beheren

Zelfs in de eenvoudigste situaties kan payroll heel wat hoofdbrekens opleveren, vooral voor kleine bedrijven met beperkte middelen. Het is best lastig om in een nieuw land werknemers aan te nemen en daar zelf volgens de lokale wetgeving de payroll te regelen.

Of je nu van plan bent om in het buitenland een entiteit op te richten of niet, het is verstandig om je internationale HR- en payrollbeheer uit te besteden aan een global HR-partner.

De vergoeding berekenen

Moet je een remote werknemer hetzelfde betalen als een lokale werknemer? Wat is redelijk in het betreffende land? Wat zijn de kosten van levensonderhoud? Welke secundaire arbeidsvoorwaarden verwacht de werknemer? Wat wordt beschouwd als een concurrerend salaris? Bij het berekenen van de vergoeding van remote werknemers heb je een paar opties, maar het is het nog niet zo makkelijk om de juiste balans te vinden.

Risico op permanente vestiging

Hoe zit het met de belastingen die je betaalt om in een land zaken te doen? Permanente vestiging is een fiscale term voor bedrijven die permanent in een land aanwezig zijn. Als permanente vestiging geldt voor een land, ben je er misschien ook belastingplichtig. Ook kan het zijn dat je moet voldoen aan andere nalevingsnormen die voor andere internationale bedrijven niet gelden. Meer informatie over permanente vestiging vind je in onze uitgebreide gids.

Werknemers verkeerd classificeren als zzp'er

Er kleven aanzienlijke risico's aan het verkeerd classificeren van werknemers als zzp'er, of dit nu met opzet gebeurt of niet. In talloze lokale wetgevingen kun je te maken krijgen met boetes, sancties, bedrijfsverboden of juridische geschillen met werknemers.

Wees voorzichtig bij het opstellen van functieprofielen. Wat gaan je teamleden precies doen? Wat is hun relatie tot je bedrijf? Heb je al zzp'ers in andere landen? Mogelijk moet je overwegen om bepaalde zzp'ers om te zetten naar werknemers (dat creëert mogelijk ook een lastige situatie).

Intellectuele-eigendomsrechten en uitvindingsrechten

In traditionele werkmodellen zijn de rechten op intellectueel eigendom wat makkelijker te regelen, omdat je kantoor maar in één land tegelijk bestaat. Als je met een internationaal team werkt, ligt dat wat ingewikkelder.

Remote werknemers werken niet altijd in een kantoor, met apparatuur van je bedrijf of tijdens kantoortijden. Als je je intellectuele-eigendomsrechten verliest doordat je onbekend bent met internationale wetgeving kan tot ernstige problemen leiden, waaronder rechtszaken en reputatieschade. Voor meer informatie bekijk je onze uitgebreide gids over intellectuele-eigendomsrechten voor remote teams.

Bepalen waar remote werknemers belasting afdragen

Als je in een bepaald land bent gevestigd en het team verspreid is over de wereld, hoe regel je dan de inkomstenbelasting? Betalen ze belasting in het land waar ze wonen of in het land waar het bedrijf gevestigd is?

Het goede nieuws is dat belastingen voor remote werknemers niet veel ingewikkelder zijn dan voor traditionele werknemers op kantoor. Het slechte nieuws is dat de meeste informatiebronnen over belastingen zijn gericht op mensen in traditionele omgevingen. Het is belangrijk om te weten waar je remote werknemers belasting moeten betalen, zodat je bedrijf en zij compliant blijven.

Gelukkig zijn al deze problemen, die misschien enigszins intimiderend lijken, te overzien. Wat je nodig hebt, is een deskundige partner die is gespecialiseerd in het lokale arbeidsrecht en je goed kan begeleiden bij HR-processen, risicobeheersing en uitbreiding.

De 4 stappen om remote werknemers aan te nemen

In veel opzichten is de HR-procedure voor internationale remote werknemers vrijwel hetzelfde als bij traditionele werknemers op kantoor. Wel moet je tijdens het hele HR- en onboardingsproces aandacht besteden aan hoe het werk remote wordt uitgevoerd.

1. Een aantrekkelijke vacature plaatsen

Je moet een duidelijke functiebeschrijving hebben en duidelijk uitleggen hoe het werk remote kan worden gedaan. Ook moet je inzicht hebben in de tools en kwaliteiten die potentiële kandidaten nodig hebben. Voordat je de procedure start, moet je nadenken over waar de vacature te zien zal zijn en welke secundaire arbeidsvoorwaarden en salaris worden verwacht door de mensen die de vacature zullen zien.

2. Sollicitatiegesprek houden

Bedenk van tevoren hoe je het sollicitatiegesprek opzet en welke technologie je wilt gebruiken. De meeste mensen zijn bekend met tools voor videoconferenties, maar het is wel belangrijk dat je een tool kiest die iedereen makkelijk kan gebruiken.

3. Open communicatie

Goede communicatie is essentieel voor remote teams en dat moet je vanaf het begin goed aanpakken. 

Wees duidelijk over wat je verwacht van sollicitanten, praat met hen en hun referenties over hun werkervaring en bedenk dat kwalificaties vaak van land tot land verschillen. Wees duidelijk over wat er bij de baan wordt verwacht, hoe je wilt gaan werken met je remote team en wat je van de kandidaat vraagt. 

Je kandidaten kunnen het gevoel hebben dat ze een risico nemen door een baan bij een remote en internationale werkgever te accepteren, dus zorg ervoor dat je je huiswerk hebt gedaan en alle vragen kunt beantwoorden. Als je iets niet weet, zeg dat dan eerlijk en kom zo snel mogelijk bij de kandidaat terug zodra je wel een antwoord hebt.

4. Zorgvuldig onboardingproces

Wanneer je in verschillende tijdzones en regio's werkt, is het belangrijk dat iedereen op één lijn zit als het gaat om onboarden. Hierbij gaat het om zaken als een goed trainingsprogramma en alle juridische aspecten van het in dienst nemen van een werknemer. Bij deze stap heb je waarschijnlijk wat hulp nodig.

Ontvang Remote's recruitmentgids voor inzichten van experts in remote onboarding

Ontdek welke processen je moet inrichten om remote medewerkers te vinden, werven en onboarden (en daarbij compliant te blijven)

Gids downloaden

Opschalen met een global HR-partner

Tenzij je een gevestigde multinational met veel middelen bent, heb je waarschijnlijk hulp nodig van een global HR-partner om payroll, naleving, belastingen en andere administratieve zaken te regelen. Als je geen deskundige bent, is een fout bij internationale vereisten en verplichtingen snel gemaakt en de sancties kunnen behoorlijk zijn.

Het is dus belangrijk dat je samenwerkt met een organisatie die alle puzzelstukjes op hun plek kan leggen. Niet alle aanbieders werken op dezelfde manier en wat voor jou de beste aanpak is, hangt af van de omstandigheden en doelen.

PEO versus EOR

Als je al een rechtspersoon in het buitenland hebt, is het misschien handiger om voor dat land samen te werken met een professional employer organization (PEO). Een PEO fungeert als een soort uitbestede HR-afdeling die je global payroll en andere HR-gerelateerde taken regelt.

Als je in meerdere landen werknemers wilt aannemen, is een employer of record (EOR) mogelijk een betere keuze. Een EOR neemt namens jou op legale wijze werknemers in andere landen aan. Jij handelt alle dagelijkse zaken met de werknemer af, maar op papier is de EOR technisch gezien de werkgever. Hierdoor kun je op legale wijze mensen aannemen in andere landen (via de EOR-entiteiten).

Lees meer over de verschillen tussen een EOR en een PEO in onze uitgebreide gids.

Eigen entiteiten versus partnerafhankelijke oplossingen

Het is belangrijk om te weten dat er twee soorten leveranciers zijn die global HR-oplossingen aanbieden. Sommige hebben een juridische entiteit in de landen waar ze actief zijn en andere vertrouwen op partnernetwerken. Wat is het verschil?

Een aanbieder met een eigen entiteit is de eigenaar van de rechtspersoon in het land waar je personeel wilt aannemen. Ze zijn al compliant met lokale wetten en kunnen alles intern afhandelen, van belastingen en payroll tot HR-beheer en IE-bescherming.

Partnerafhankelijke aanbieders werken echter met externe bedrijven. Ze kunnen op korte termijn mogelijk meer services bieden, maar er is meer risico, de reactietijden zijn vaak langer en er zijn extra (vaak verborgen) kosten die altijd door jou betaald moeten worden. Als je een probleem hebt, heb je mogelijk met meerdere aanspreekpunten te maken.

Externe partijen kunnen risico's opleveren. Eigen entiteiten zijn eerder compliant met lokale wetgeving en besteden je HR- en IE-processen niet uit aan een bedrijf dat je niet kent.

Groei snel verder met Remote

Wil je graag uitbreiden naar andere landen? Remote vereenvoudigt je HR-processen, waardoor je wereldwijde groei naadloos verloopt. Met Remote kun je binnen enkele dagen je internationale groei versnellen en je op de juiste manier onderscheiden.

Van recruitment en contracten tot payroll, belastingen en naleving. Remote beheert het allemaal, zodat jij je kunt richten op het aantrekken van toptalent om je bedrijf over de grens uit te breiden.

Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden bij internationale uitbreiding

Het creëren van een remote werkplek houdt meer in dan gewoon online enkele werknemers aannemen.

Hoewel hybride werkmodellen op korte termijn een goede basis bieden om internationaal uit te breiden, moet je er wel voor zorgen dat je remote en internationaal verspreide team zich net zo verbonden, gelijk behandeld en gewaardeerd voelt als je werknemers op kantoor. Op de lange termijn kunnen mensen die in een hybride model werken zich niet betrokken, overwerkt en ineffectief gaan voelen door de fouten die bedrijven vaak maken als ze overstappen op een remote werkmodel.

Je loopt het risico dat je remote werknemers zich minder verbonden voelen met je bedrijf, tenzij je bewust een remote-first cultuur ontwikkelt. Hoeveel voordelen remote werken ook biedt, als werknemers zich buitengesloten voelen bij teambuildingactiviteiten of voordelen, zoals borrels na het werk, lunches of fysieke vergaderingen, is dat niet goed voor de bedrijfscultuur.

Als je werkt met een remote team is heldere communicatie van cruciaal belang. Digitale communicatie kan makkelijk verkeerd worden opgevat, vooral als je werkt met verschillende talen of culturen. In de beste remote teams wordt alles gedocumenteerd. Mensen werken op verschillende tijden en moeten precies weten wat er gebeurd is toen ze sliepen.

Als je anticipeert op de wensen van je remote werknemers, ben je al een heel eind op weg met het op één lijn brengen van de teams, het creëren van een uitnodigende werkomgeving voor iedereen en het behouden van je remote werknemers. Voor meer informatie over communicatie in remote teams, bekijk je wat onze CTO, Marcelo Lebre, zegt over asynchronous working.

Internationaal personeel opschalen voor blijvend succes

Iets anders waarover je moet nadenken, is hoe je je team internationaal gaat uitbreiden. Je begint misschien met één werknemer in één ander land en vervolgens vind je meer talent in de regio en wil je opschalen.

Je moet dus tools kiezen die meegroeien met het bedrijf. Bij het ontwikkelen van een remote-first cultuur, moet die cultuur ook worden opgeschaald.

Hoe ontwikkel je een remote-first cultuur?

Je hebt een strategie nodig om een remote-first cultuur op te bouwen op basis van remote-first waarden. Dit betekent dat je een proactieve benadering moet hanteren om diversiteit te bevorderen en op een inclusieve manier werknemers werft. Je moet ook bepalen welke waarden belangrijk zijn voor je bedrijf en hoe je teamleden die waarden moeten belichamen. Ongeacht of je remote designers, marketingspecialisten, verkoopmedewerkers of ontwikkelaars aanneemt, je waarden moeten consistent en essentieel blijven.

Creëer bewust een internationaal team en voorkom dat werknemers gescheiden zijn door geografische gebieden. Stimuleer dat mensen elkaar ontmoeten bij vergaderingen, op productiviteitsplatforms en tijdens projectwerkzaamheden. Niet iedereen heeft dezelfde werktijden, maar iedereen moet het gevoel hebben dat ze samenwerken. Als er genoeg budget is, kun je de teamspirit ook enorm stimuleren met fysieke bijeenkomsten.

Werknemers die zich buiten hun eigen silo begeven, bereiken over het algemeen meer. Dus zorg ervoor dat je werknemers dit niet zelf hoeven te doen: zorg voor zo min mogelijk silovorming zodat ze kunnen samenwerken.

Je remote cultuur begint bij de onboarding

De cultuur ontwikkelt zich met elke persoon die je aanneemt, of je je daar nu van bewust bent of niet. Leg tijdens je onboardingsprogramma duidelijk uit hoe de remote-first processen werken en zorg ervoor dat nieuwe werknemers makkelijk en zonder stress aan de slag kunnen.

Voor een nieuwe werknemer is onboarding de eerste kennismaking met je organisatie, dus gebruik deze tijd voor een introductie van je bedrijf en cultuur. Bied duidelijke communicatierichtlijnen, door te laten zien welk soort communicatie je verwacht en zelf het goede voorbeeld te geven.

Asynchrone communicatie gedijt bij minder bijeenkomsten en een goed geordende documentatie. Zorg dat er voldoende informatie beschikbaar is die nieuwe werknemers kunnen gebruiken.

Je kunt ook aan nieuwe werknemers een buddy toewijzen in dezelfde tijdzone, zodat ze zich onderdeel van het team voelen en weten waar ze terecht kunnen met vragen.

Begin nu met het aannemen van remote werknemers

Het is misschien spannend om je eerste remote werknemers aan te nemen, vooral als ze in een ander land wonen. Natuurlijk maak je je zorgen over de risico's. Natuurlijk weet je niet zo goed waar je moet beginnen. En natuurlijk zijn naleving, belastingen en kosten allemaal zaken die je afschrikken. Maar die eerste internationale werknemer aannemen is niet alleen mogelijk, met Remote is het ook nog snel en makkelijk.

Wij bieden global payroll-diensten en global HRIS-diensten, waarmee je je internationale team eenvoudig kunt beheren. We leveren ook EOR-diensten. Je kunt je dan helemaal richten op de uitbreiding van je bedrijf, zonder je bezig te hoeven houden met administratie- en nalevingskwesties.

Voor de beste bescherming van intellectuele-eigendomsrechten, de beste ervaring voor internationale werknemers en de betrouwbaarste partner voor internationale uitbreiding kun je bij ons terecht. We staan klaar om je te helpen. Neem voor meer informatie vandaag nog contact op met een van onze behulpzame deskundigen.

Start hiring with Remote, the new standard in global HR

Create an account with G2's top-ranked multi-country payroll software and start onboarding your first employees in minutes.

Aan de slagBoek een demo