Wat is formulier W-8 BEN? Een handleiding voor werkgevers in de VS 

Als je werknemers en zzp'ers in het buitenland hebt, moet je begrijpen hoe formulier W-8 BEN werkt. In dit artikel gaan we stapsgewijs in op de basisprincipes van formulier W-8 BEN om jou en je medewerkers te helpen aan de regels van de Internal Revenue Service (IRS) van de VS te voldoen.

Wat is formulier W-8 BEN?

Formulier W-8 BEN is een belastingformulier van de Internal Revenue Service (IRS) van de VS dat wordt gebruikt voor het bepalen van de buitenlandse status van niet-ingezeten buitenlanders voor belastingdoeleinden. De officiële naam is 'Certificate of Foreign Status of Beneficial Worker for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)'.

Formulier W-8 BEN openen op IRS.gov.

Waarvoor wordt formulier W-8 BEN gebruikt?

De IRS heft belasting over alle inkomen dat wordt betaald door bedrijven in de VS. Mensen die in de VS wonen, mensen met een Green Card en mensen die het grootste deel van het jaar in de VS doorbrengen, zijn verplicht inkomstenbelasting te betalen. Iemand die geen staatsburger is en buiten de VS woont, wordt echter aangemerkt als niet-ingezeten buitenlander (Non-Resident Alien, NRA). Voor hen geldt een ander belastingtarief.

Sommige landen hebben verdragen met de VS op grond waarvan aan hun burgers en ingezetenen een lager belastingtarief betalen. Alle niet-ingezeten buitenlanders die een inkomen verdienen in de VS, moeten hun land van verblijf vaststellen. De IRS gebruikt die informatie vervolgens om te bepalen of een medewerker in aanmerking komt voor een lager belastingtarief. Door het invullen van W-8 BEN maakt de medewerker aanspraak op de voordelen van een eventueel belastingverdrag. De werkgever kan vervolgens het betreffende tarief gebruiken voor het inhouden van de inkomstenbelasting.

Wanneer vraag ik een zzp'er om formulier W-8 BEN?

Werkgevers moeten een buitenlandse zzp'er die voldoet aan de criteria vragen om formulier W-8 BEN in te vullen voordat de zzp'er voor de geleverde diensten wordt betaald. De personeelsafdeling moet formulieren vragen aan werknemers en zzp'ers die voldoen aan de volgende vereisten:

• geen staatsburger zijn

• geen ingezetene van de VS zijn

• geen Green Card hebben

• de gerechtigde van de vergoeding voor de verrichte werkzaamheden zijn

Gebruik onze checklist voor compliance van zzp'ers om verkeerde classificatie te voorkomen

Neem deze checklist door om beter te kunnen bepalen of je nieuwe teamlid een zzp'er of werknemer is.

Downloaden

Formulier W-8 BEN invullen

Als je een medewerker hebt gevraagd het formulier W-8 BEN in te vullen, moet diegene het volgende doen:

1. De op het formulier gevraagde gegevens opgeven, waaronder:

• Volledige naam

• Staatsburgerschap

• Postadres

• ITIN (Individual Tax Identification Number) of SSN (Social Security Number) in de VS

• Buitenlands belastingnummer

• Geboortedatum (MM/DD/JJJJ)

• Land buiten de VS waar de medewerker belastingaangifte doet

• Inhoudingspercentages (indien van toepassing)

2. Het formulier ondertekenen en dateren.

3. Het formulier terugsturen naar de verzoekende instantie.

Wie is verantwoordelijk voor het verstrekken van formulier W-8 BEN?

Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om medewerkers en contracten om formulier W-8 BEN te vragen en dit aan hen te verstrekken.

De lijst van landen met relevante verdragen is lang en kan wijzigen. Wanneer bedrijven in de VS echter een global payroll hebben, moeten ze alle buitenlandse medewerkers die aan de criteria voldoen, vragen formulier W-8 BEN in te vullen.

Wie moet formulier W-8 BEN invullen?

Elke medewerker die een niet-ingezeten persoon uit het buitenland is en de gerechtigde is van een bedrag waarover belasting verschuldigd is, moet formulier W-8 BEN invullen.

Medewerkers moeten formulier W-8 BEN indienen als daarom wordt gevraagd door een inhoudingsplichtige instantie of betaler, ongeacht of ze aanspraak maken op een lager tarief of vrijstelling van inhouding.

Wat is het verschil tussen W-8 en W-8 BEN?

W-8 formulieren bestaan uit een reeks van 5 formulieren die individuen en bedrijven uit het buitenland gebruiken om aanspraak te maken op vrijstellingen. W-8 BEN is het specifieke formulier waarmee individuen de buitenlandse status voor belastingdoeleinden vaststellen. Werkgevers moeten ook ervan op de hoogte zijn dat Formulier W8 BEN-E een enigszins afwijkende versie is die wordt gebruikt wanneer er een contract wordt afgesloten met een buitenlandse entiteit in plaats van een persoon.

Waar moet ik formulier W-8 BEN indienen?

Medewerkers moeten de formulieren terugsturen naar de instantie die erom verzocht heeft, meestal een werkgever of een inhoudsplichtige instantie.

Wanneer verloopt formulier W-8 BEN?

Formulier W-8 BEN verloopt elke 3 jaar.

Wat gebeurt er als een werkgever of medewerker formulier W-8 BEN niet indient?

De verantwoordelijkheden van medewerkers en werkgevers zijn verschillend.

Voor medewerkers

Als een medewerker formulier W-8 BEN niet invult, wordt het belastingtarief van 30% ingehouden, ook als diegene in aanmerking komt voor een lager tarief. Zonder het formulier ontvangen je medewerkers mogelijk niet al het geld waarop ze recht hebben.

Voor werkgevers en HR-medewerkers

Wanneer er geen geactualiseerd W-8 BEN formulier aanwezig is, moet je het standaardtarief van 30% voor inkomstenbelasting inhouden op de betaling aan de betreffende medewerker. Dit kan betekenen dat je je medewerkers niet de juiste vergoeding betaalt. De consequenties van onjuist ingehouden betalingen kunnen ernstig zijn en kunnen een schending van het arbeidscontract of andere juridische problemen inhouden.

Hoe kun je internationale medewerkers beheren en compliant blijven?

Bij het beheren van internationale medewerkers is het van cruciaal belang dat je compliant blijft. Als dit niet gebeurt, loop je het risico op boetes, sancties en rechtszaken, waardoor je je team tekortdoet. Dat betekent dat je een effectieve oplossing nodig hebt. Een employer of record (EOR) zoals Remote kan je daarbij helpen

Meer informatie over de diensten van Remote voor internationaal contractor management vind je op onze website.

Wat is de beste manier om remote medewerkers en zzp'ers te betalen?

Het betalen van je wereldwijde personeelsbestand kan ingewikkeld zijn. Een van de opties is om een lokale juridische entiteit op te richten in het land waar je medewerkers gaat werven. Dat is echter een lang, ingewikkeld en kostbaar proces. Als het oprichten van een juridische entiteit in jouw situatie niet zinvol is, kun je werken met een EOR. Je kunt je internationale medewerkers dan binnen enkele dagen aannemen en onboarden in plaats van dat het maanden duurt.

Waarom is een EOR-partner de veiligste manier om wereldwijd je personeelszaken te regelen?

Tenzij je een lokale juridische entiteit hebt, is een EOR de enige manier om medewerkers in dienst te nemen Een EOR zorgt ervoor dat je aan alle lokale wet- en regelgeving blijft voldoen.

EOR's hebben expertise in de landen waar ze actief zijn en kunnen hun volledige aandacht richten op het land waar je medewerkers wonen. Ze kunnen je ook helpen bij het ontboarden van medewerkers en zo je personeelsafdeling ontlasten. Lees meer over wat je kunt verwachten van een employer of record in onze handleiding van één pagina.

Internationale teams beheren en betalen met Remote

Het beheren van een global payroll kan lastig zijn. Inzicht in de standaard belastingformulieren van de VS, waaronder formulier W-8 BEN, is cruciaal voor bedrijven en HR-medewerkers met medewerkers of zzp'ers in het buitenland. Het correct indienen van formulier W-8 BEN zorgt ervoor dat je voldoet aan de regels en dat je medewerkers op de juiste manier worden vergoed.

Maar belastingformulieren zijn maar een deel van wat je moet weten om compliant te blijven als je wereldwijd mensen werft. Of je nu één internationale zzp'er wilt werven of een volledig internationaal team wilt opzetten, Remote staat klaar om je te helpen. Neem vandaag nog contact met ons op voor al je vragen over wereldwijd werven en global contractor management.