Formulier 1096: een gids voor werkgevers in de VS

Werk je met onafhankelijke zzp'ers die belasting moeten betalen in de VS? Zo ja, dan ben je misschien bekend met formulier 1099.

Maar misschien ben je niet op de hoogte van formulier 1096.

In deze korte handleiding leggen we uit wat het doel is van formulier 1096 en welke bedrijven het moeten invullen. We beantwoorden ook een aantal andere belangrijke vragen, zoals:

• Hoe vul je formulier 1096 in?

• Wat is de deadline voor het indienen van formulier 1096?

• Wat gebeurt er als je formulier 1096 niet indient?

• Waarom is een global HR-partner de veiligste manier om de belastingaangifte voor je internationale zzp'ers te beheren?

Laten we aan de slag gaan.

Wat is formulier 1096?

Formulier 1096 is het jaarlijkse overzicht en de overdracht van Amerikaanse informatieaangiften, uitgegeven door de Internal Revenue Service (IRS). Net als formulier 1099 dient het als overzichtspagina voor verschillende belastingformulieren van de IRS.

Je hoeft geen formulier 1096 in te dienen als je elektronisch aangifte doet. Je hoeft ook geen 1096's naar je zzp'ers sturen.

Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf een zzp'er uit de VS aanneemt om een website te maken. Je zou ze een formulier 1099 moeten geven en een kopie van dat formulier naar de IRS moeten sturen. Als je per post aangifte doet, moet je ook formulier 1096 opsturen.

Het is niet nodig om formulier 1099 of 1096 in te dienen voor zzp'ers die niet belastingplichtig zijn in de VS. Maar voor zzp'ers die dat wel zijn - waaronder Amerikaanse zzp'ers die in het buitenland wonen - is formulier 1099 (en, indien relevant, 1096) verplicht.

Je kunt formulier 1096 bestellen via de website van de IRS of door te bellen naar 1-800-829-3676. Je kunt het formulier binnen 10 dagen verwachten.

Wie moet formulier 1096 invullen?

Als het bedrijf dat de zzp'er aanneemt, is het jouw verantwoordelijkheid om het formulier 1096 in te dienen. Zzp'ers hebben geen formulier 1096 nodig om hun belastingen in te dienen.

Heb ik een formulier 1096 nodig als ik elektronisch aangifte doe?

Nee. Je hoeft geen formulier 1096 in te dienen als je alles elektronisch indient. Formulier 1096 is alleen nodig als je je documentatie per post verstuurt.

Hoe vul je formulier 1096 in?

Formulier 1096 is vrij eenvoudig in te vullen. Zo doe je dat:

Stap 1: Vul je bedrijfsgegevens in

De eerste stap bij het invullen van formulier 1096 is het invullen van al je bedrijfsgegevens, zoals je bedrijfsnaam, adres en het aantal aangiften dat je bedrijf moet doen.

Stap 2: Vul je persoonlijke gegevens in

Vul vervolgens je persoonlijke gegevens in, waaronder de volgende:

• Volledige naam

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Faxnummer

• Woonadres

• Stad

• Staat

• Land

• Postcode

Er is ook een vakje om de contactgegevens van de accountant van je bedrijf toe te voegen.

Stap 3: Vul je EIN in in vak 1

Vul je Employer Identification Number (EIN) in in vak 1. Als je geen EIN hebt, vul dan je burgerservicenummer in in vak 2.

Stap 4: Voer het aantal formulieren in in vak 3.

Geef aan hoeveel formulieren je van plan bent in te dienen bij de IRS. Als je bijvoorbeeld van plan bent om vijf 1099-MISC formulieren in te dienen, vul dan '5' in in vak 3.

Stap 5: Bereken je ingehouden federale inkomstenbelasting in in vak 4

Bereken de gecombineerde ingehouden federale belasting van alle formulieren die je indient en noteer dit totaal in vak 4.

Stap 6: Geef in vak 6 aan welke aangifte je indient.

Een van de laatste stappen bij het invullen van formulier 1096 is om in vak 6 aan te geven welke aangifte je gaat indienen. Gebruik een X om aan te geven welke aangifte je indient bij de IRS.

Hier zijn enkele formulieren waarvoor je een begeleidend formulier 1096 nodig hebt (als je je aangifte per post doet):

• Formulieren W-2G

• Formulier 1098

• Formulier 1098-C

• Formulier 1098-E

• Formulier 1099-B

• Formulier 1099-C

• Formulier 1099-CAP

Stap 7: Formulier 1096 indienen bij de belastingdienst

Ten slotte dien je het formulier in bij de IRS op het opgegeven adres. Zorg ervoor dat alle gegevens die je hebt ingevoerd, correct zijn voordat je ze indient en maak kopieën voor je bedrijfsadministratie.

Wat is de deadline voor het indienen van formulier 1096?

Bedrijven moeten formulier 1096 (en alle bijbehorende formulieren) indienen voor 28 februari volgend op elk belastingjaar. Als je echter verplicht bent om het formulier 1099-MISC in te dienen, dan moet je dat - samen met formulier 1096 - voor 31 januari doen.

Wat gebeurt er als je formulier 1096 niet indient?

Als je per post aangifte doet en formulier 1096 niet indient, moet je een straf voor te laat indienen van $ 50 per formulier betalen. Als je na 30 dagen nog steeds geen aanvraag hebt ingediend, stijgt dit naar $ 110 per formulier. Na 1 augustus is de straf $ 260 per formulier.

In het geval van opzettelijk nalaten om een formulier in te dienen, bedraagt de straf $ 350 per formulier.

Hoe je belastingaangifte voor je contractors kunt vereenvoudigen

Belastingaangifte kan in het beste geval rommelig en ingewikkeld zijn, maar als je meerdere zzp'ers hebt die op afstand werken op verschillende locaties, kan het makkelijk zijn om een potentieel kostbare fout te maken.

Ons Contractor Management platform vereenvoudigt alles. Het maakt het mogelijk om je zzp'ers op één plek aan te nemen, te beheren en te betalen - en we kunnen je ook helpen met het invullen van formulier 1099 voor je Amerikaanse zzp'ers. We kunnen je ook helpen:

Lokaal compliant contracten voor zzp'ers maken en bewerken

Facturen ontvangen en betalen met één klik

Betalingen uitvoeren in meer dan 70 valuta in 180+ landen

Als je wilt zien hoe Contractor Management je leven makkelijker kan maken, neem dan een korte rondleiding. Je kunt je ook aanmelden voor een gratis proefversie van 30 dagen.

Altijd compliant blijven (in eigen land en in het buitenland)

Belastingen zijn ingewikkeld, of je nu werkt met Amerikaanse of internationale zzp'ers.

Het is belangrijk om de vereisten voor formulier 1096 te begrijpen als je een in de VS gevestigd bedrijf bent dat samenwerkt met zzp'ers en per post aangifte doet. Gebruik de informatie in deze gids om de juiste formulieren op tijd in te dienen en dure straffen te vermijden.

Heb je meer vragen over het beheren van zzp'ers? Neem gerust contact met ons op! We helpen je graag om je globale team te laten groeien.