Werkvergunningen en visums in Polen: een gids voor werkgevers

Als je een werknemer in Polen wilt aannemen of een teamlid naar het land wilt overplaatsen, moet je ervoor zorgen dat ze de juiste wettelijke status hebben.

De Poolse immigratiewetten kunnen ingewikkeld zijn, vooral als je weinig global HR-kennis hebt. Als je in het buitenland mensen aanneemt, moet je de plaatselijke arbeids- en belastingwetten volgen en zorgen voor legal compliance.

In dit artikel nemen we je mee door de procedure voor werkvergunningen en werkvisums in Polen, de criteria om hiervoor in aanmerking te komen en de processen voor sponsoring van werkvisums voor werknemers. We zullen ook kort bekijken hoe een employer of record als Remote het je makkelijk kan maken om in Polen mensen aan te nemen.

Het belang van naleving van de immigratieregels in Polen

De opkomst van remote werken betekent dat werknemers nu over de hele wereld kunnen werken terwijl ze reizen. Als reactie hierop hebben veel landen wetten ingevoerd die het mensen verbieden om op een toeristenvisum te werken.

In Polen is in 2023 nieuwe regelgeving van kracht geworden over remote werken, die werkgevers nieuwe verplichtingen oplegt om ervoor te zorgen dat er voorzieningen zijn om remote werknemers te ondersteunen. 

Als mensen illegaal werken, kunnen ze een boete krijgen of gedeporteerd worden. Als werkgevers mensen inhuren zonder de juiste werkvergunning, kunnen ze ook flinke boetes krijgen en/of een verbod om in het land te opereren.

Gezien deze strenge regels moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun teamleden legaal werken en zich altijd aan de lokale wetten houden.

Download de gids over Remote Relocation

Ontdek hoe je met Remote je global HR kunt regelen en hoe je met onze professionele immigratie- en overplaatsingsdiensten werknemers op een compliant en zorgeloze manier kunt overplaatsen.

Downloaden

Wie mag er in Polen werken?

Buitenlanders die legaal in Polen kunnen verblijven en een werkvergunning hebben, kunnen legaal in het land werken. Mensen met een verblijfskaart met een aantekening "toegang tot de arbeidsmarkt" kunnen ook werken zonder een visum aan te vragen. 

Wie alleen een toeristenvisum heeft of een visum om vrienden of familie te bezoeken, mag geen betaald werk verrichten. EU-burgers en burgers van Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en Zwitserland en hun familieleden mogen legaal in Polen werken zonder werkvergunning. Er zijn ook een paar landen van buiten de EU/West-Europa die toegang hebben tot de Poolse arbeidsmarkt. Hieronder vallen onderdanen van Moldavië, Oekraïne, Armenië, Georgië, Rusland en Wit-Rusland. 

Burgers van deze landen mogen echter niet langer dan zes maanden zonder visum werken binnen elke daaropvolgende periode van 12 maanden. Als ze deze limiet overschrijden, dan moet hun Poolse werkgever een speciale verklaring indienen bij het arbeidsbureau, waarin staat dat ze hen in dienst willen nemen met een langdurig arbeidscontract. 

Er is ook een mogelijkheid om een seizoensarbeidersvergunning aan te vragen, waarmee de buitenlander negen van de twaalf opeenvolgende maanden in Polen kan werken.

Hebben niet-burgers een werkvisum of werkvergunning nodig in Polen?

Ja, over het algemeen hebben niet-staatsburgers een wettelijke werkvergunning nodig om in Polen te kunnen werken.

Zoals eerder uitgelegd, zijn er verschillende landen waarvan de burgers geen werkvisum of werkvergunning hoeven aan te vragen voor een kort verblijf. 

Mensen die in aanmerking komen voor visumvrije toegang kunnen de grens naar Polen oversteken op basis van een paspoort of (voor EU-burgers, een nationale identiteitskaart). Ze mogen echter niet vergeten dat ze niet langer dan 90 dagen per periode van 180 dagen mogen werken onder de visumvrije regeling. Als ze voor een langere periode in het land willen werken, dan moeten ze een verblijfsvergunning aanvragen (waar EU-burgers op aanvraag recht op hebben).

Hoe geldt het Schengenvisum? 

Sommige staatsburgers hebben een Schengenvisum nodig om een land binnen het Schengengebied binnen te komen (Polen valt binnen het Schengengebied). 

Het goede nieuws voor bedrijven is dat een individu ook een zakelijk Schengenvisum kan aanvragen, waarmee ze alleen hun huidige zakelijke agenda kunnen uitvoeren terwijl ze op Schengengrondgebied zijn. Dus als de werknemer een paar weken op Pools grondgebied zou verblijven om jouw belangen te vertegenwoordigen, dan is dat geen probleem met dit document.

Het is echter belangrijk om te begrijpen dat een zakelijk Schengenvisum niet werkt als een werkvergunning, d.w.z. het geeft de houder geen toegang tot de lokale arbeidsmarkt. 

Dat gezegd hebbende, als een werknemer een Pools nationaal werkvisum (type D) heeft, dat we later in dit artikel bespreken, dan zou hij automatisch niet alleen in Polen werk mogen zoeken, maar ook in andere landen van het Schengengebied.

Hoe werkt de Europese blauwe kaart?

Een Europese blauwe kaart is een speciale, tijdelijke verblijfsvergunning die wordt verstrekt aan mensen die de EU willen binnenkomen voor een 'hooggekwalificeerde baan'. Het wordt verstrekt aan buitenlanders met vaardigheden waar veel vraag naar is in het land waar ze naartoe willen verhuizen. 

De kaart geeft de persoon het recht om het type werk uit te voeren dat hij of zij heeft opgegeven bij de aanvraag. Het is drie maanden tot drie jaar geldig.

Om een blauwe kaart aan te vragen, moet een aanvrager aan ten minste een van de volgende criteria voldoen:

• Een hogeronderwijsdiploma hebben dat relevant is voor het type werk dat ze willen doen, of

• Bewijzen dat ze ten minste vijf jaar werkervaring in het vakgebied hebben (wat kan worden beschouwd als een equivalent van de jaren die aan formeel onderwijs zijn besteed).

Wat zijn de vereisten om in aanmerking te komen voor een werkvisum in Polen?

De vereisten om in aanmerking te komen hangen af van het type werkvisum of werkvergunning voor Polen dat de buitenlander aanvraagt. Ze variëren ook naargelang ze het land binnenkomen om voor een specifieke werkgever te werken of op banenjacht willen gaan.

Als een buitenlander commercieel werk wil verrichten voor zijn eigen bedrijf, maar niet op zoek is naar werk, dan kan een zakelijk Schengenvisum de juiste keuze zijn. Anderen worden misschien uitgenodigd door een werkgever die hen in dienst wil nemen voor hun hoogstaande of unieke vaardigheden, zoals het geval is bij de blauwe kaart. 

Zoals gezegd kun je sommige onderdanen (voornamelijk die uit EU-lidstaten) aannemen onder dezelfde voorwaarden als je Poolse fulltime werknemers, op voorwaarde dat ze zich registreren als ingezetenen.

Voordat je een visum aanvraagt in Polen, moet je rekening houden met de nationaliteit van de werknemer, de duur van het contract en de omstandigheden van het werk.

Wat zijn de typen visums voor een langer verblijf in Polen?

In Polen heet het visum voor een lang verblijf type D-visum of Nationaal visum. Buitenlanders uit niet-EU/EEA-landen die 91 tot 365 dagen per jaar in het land willen verblijven, moeten dit document aanvragen. 

Type D-visums worden meestal toegekend voor gezinshereniging, werk en het volgen van hoger onderwijs. Het wordt ook gegeven aan iedereen met Poolse wortels die een Poolse identiteitskaart kan laten zien. 

Sommige type D-visums worden verstrekt voor meerdere binnenkomsten in het land, terwijl andere visums slechts één of twee keer toegang geven tot Polen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste nationale visumtypes die werk toestaan. Ga naar de Migrantenservice voor een volledige lijst van type D-visums, inclusief visums waarvoor geen werkvergunning nodig is.

Hoe vraag je een werkvergunning aan in Polen?

Als je een buitenlander in dienst wilt nemen, moet je namens de werknemer een werkvergunning aanvragen bij het plaatselijke kantoor van het woiwodschap. Hiervoor moet je de volgende documenten indienen:

• Het aanvraagformulier

• Bewijs van betaling van de visumaanvraag

• Bewijs van de wettelijke status van de werkgever, afgegeven door het Nationale Register van Rechtbanken

• Documenten over de economische activiteit van de werkgever

• Scans van het paspoort van de werknemer

• Een bewijs van gezondheidsverzekering

• Een bedrijfsakte

• Winst- en verliesrekeningen van de werkgever

• Een kopie van het arbeidscontract.

Bedenk dat werkgevers die buitenlanders in dienst nemen op basis van een werkvergunning dezelfde plichten hebben als wanneer ze Poolse burgers in dienst nemen. Daarom moet je, voordat je een niet-Europese burger aanneemt:

• Checken of ze een geldige verblijfsvergunning hebben

• Een kopie maken van de verblijfsvergunning en deze bewaren tot het einde van het dienstverband.

• Een schriftelijk contract opstellen en ondertekenen, conform de voorwaarden van de werkvergunning

• Een kopie delen van de werkvergunning met je internationale werknemer

• Je internationale werknemer laten weten wat deze moet doen om de werkvergunning te krijgen of te verlengen. 

• Informeer de voivode binnen zeven dagen als de buitenlander:

  • niet binnen drie maanden na afgifte van de werkvergunning begint te werken

  • langer dan drie maanden stopt met werken

  • de werkzaamheden drie maanden voor het verstrijken van de vergunning beëindigt. 

Gelukkig kun je dit proces aanzienlijk versnellen als je samenwerkt met een partner als Remote. Wij checken namens jou of je aan alle wettelijke vereisten voldoet. Je hoeft je werknemer alleen maar te vragen om de juiste documentatie in te dienen op ons platform. Ons deskundige team Mobility doet een werkvergunningscheck om er zeker van te zijn dat de verstrekte werkvergunning geldig is. Als blijkt dat het ongeldig is of niet is ingediend, helpen we je zo snel mogelijk om er een te krijgen. 

Hoe krijg je een werkvisum voor Polen?

De werknemer moet de volgende documentatie overleggen om een werkvisum voor Polen te krijgen:

• Een geldig paspoort dat nog zes maanden geldig is.

• Een aanvraagformulier, dat via het e-Konsulat-systeem moet worden ingevuld. Het formulier moet worden afgedrukt en ondertekend.

• Portretfoto's in kleur. De afmetingen zijn dezelfde als voor het Schengenvisum.

• Vluchtroute

• Een reisverzekering met medische dekking van ten minste € 30.000. Na aankomst in Polen moet de werknemer een langdurige ziektekostenverzekering aanvragen via het Poolse Nationale Gezondheidsfonds of een particuliere verzekeraar.

• Bewijs van accommodatie

• Originele versie en een kopie van de werkvergunning, te verstrekken door de werkgever

• Door de werkgever ondertekende arbeidsovereenkomst. In de overeenkomst moeten de functie, het salaris en andere arbeidsgegevens vermeld staan.

• Bewijs van arbeid of een cv. Andere documenten die de geloofwaardigheid van de werknemer vergroten en aantonen dat deze geschikt is voor de baan, moeten bij de sollicitatie worden gevoegd.

• Verklaring van goed gedrag, afgegeven door de politie. 

Na ontvangst van de werkvergunning of verklaring, moet de werknemer een aanvraag indienen bij het Poolse consulaat in het land waar hij woont om een werkvisum te krijgen.

Gemiddeld duurt het tot 12 dagen om zo'n aanvraag te verwerken. Soms kan het echter wel zes weken duren. Daarom is het sterk aanbevolen om ten minste 2 maanden voor aankomst een werkvisum aan te vragen.  

Wat is de procedure voor sponsoring van een werkvisum in Polen?

Een werkgever kan niet alleen een visum sponsoren voor werknemers die Polen willen binnenkomen op basis van een werkvisum voor Polen, maar ook voor mensen die al legaal in het land verblijven.

In het eerste geval moet de werkgever een brief of een ander type formele verklaring overleggen waarin deze zich bereid verklaart om de buitenlander aan te nemen. Deze verklaringen worden ingediend bij en gearchiveerd door het regionale arbeidsbureau. De persoon moet vervolgens een afspraak maken bij het dichtstbijzijnde Poolse consulaat om het visum aan te vragen. Bij aankomst van de werknemer in het land is de werkgever wettelijk verplicht om kopieën te bewaren van documenten die de wettigheid van het dienstverband bevestigen. Je moet deze kunnen tonen aan de autoriteiten, mochten ze het hoofdkantoor van de werkgever bezoeken.

Als je een buitenlander in dienst wilt nemen die momenteel in Polen verblijft op basis van een nationaal visum, moet je checken of de verblijfsvergunning ook toegang geeft tot de arbeidsmarkt. Als dat niet het geval is, moet je een Poolse werkvergunning of werkvisum aanvragen.

Hoewel dit een ingewikkeld en tijdrovend proces is, is het goede nieuws dat je kunt samenwerken met een expert als Remote, die het papierwerk voor je afhandelt als onderdeel van onze overplaatsingsdienst. Ons team Mobility zorgt ervoor dat je compliant bent bij het werven, aannemen en overplaatsen van werknemers naar Polen.

Wat zijn de visumvereisten voor digital nomads in Polen?

Polen heeft geen speciaal visum voor digital nomads. Niet-EU-burgers moeten in dienst zijn van een Pools bedrijf om zich in het land te kunnen vestigen. 

Digital nomads kunnen de volgende visums aanvragen als alternatief voor een digital nomad-visum dat andere landen aanbieden:

Wat is het Poolse freelance-visum?

Dit type visum is maximaal twee jaar geldig en kan zo nodig worden verlengd. Digital nomads moeten Poolse merken als klant hebben om hiervoor in aanmerking te komen. Met alleen internationale klanten kunnen ze dit visum niet krijgen. Er zijn drie typen zzp-contracten die je kunt gebruiken als je remote werkt in Polen.

• Umowa zlecenie: dit is het populairste type contract voor arbeidsrelaties tussen werkgevers en zzp'ers/werknemers. Het biedt een gunstigere belasting en het zo nodig makkelijker te beëindigen.

• B2B-contract: bij dit type overeenkomst moet de zzp'er een bedrijf oprichten en facturen sturen naar opdrachtgevers. Zzp'ers moeten zelf de belastingen regelen en krijgen geen secundaire arbeidsvoorwaarden. 

• Umowa o dzieło: zzp'ers worden betaald voor een specifieke taak in plaats van voor de uren die ze erin hebben gestoken.

Wat is het Poolse type C-visum?

Ook wel Schengenvisum genoemd. Hiermee kunnen buitenlanders maximaal drie maanden binnen 180 dagen in Polen of een ander land binnen het Schengengebied wonen. Het is een visum voor kort verblijf en digital nomads hoeven geen belasting te betalen aan de Poolse overheid.

Wat is het type D-visum van Polen?

Het is een verblijfsvergunning voor de lange termijn. Buitenlanders hebben het recht om langer dan drie maanden in Polen te verblijven, aaneengesloten of meerdere keren achter elkaar. Hun totale verblijf op hetzelfde visum mag echter niet langer zijn dan één jaar. Na die tijd moeten ze hun visum laten vernieuwen.

Navigeren door visums en werkvergunningen in Polen met Remote

We weten dat overplaatsing stressvol kan zijn voor zowel werknemers als werkgevers. Naast inzicht in de visumvereisten en de afhandeling van papierwerk, moet je er ook voor zorgen dat je compliant blijft met de lokale arbeidsregels als je werknemers in het buitenland aanneemt en betaalt.

Als je samenwerkt met Remote wordt je global HR eenvoudig en stressvrij. Remote kan je helpen de juridische risico's te minimaliseren bij het afhandelen van HR-processen zoals onboarding, payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden. Remote kan je ook helpen om:

• het visum- en immigratieproces te managen

• het risico van permanente vestiging te vermijden

• inzicht te krijgen in Internationale belastingen

• compliant te blijven met het lokale arbeidsrecht.

Bekijk onze gids voor overplaatsingen om ervoor te zorgen dat je overplaatsing zo soepel mogelijk verloopt. Je kunt ook contact opnemen met onze experts van team Mobility voor begeleiding bij de overplaatsing van werknemers naar Polen.

Internationale werknemers aannemen, betalen en overplaatsen

Maak een account aan bij de door G2 als beste beoordeelde payroll software voor meerdere landen en begin binnen enkele minuten met de onboarding van je eerste werknemers.

Aan de slagBoek een demo