Secundaire arbeidsvoorwaarden in Polen: alles wat je moet weten

Polen heeft steeds meer professionals met internationale ervaring en meertalig talent dat openstaat voor een internationale functie en remote werken. Poolse werknemers behoren tot de best opgeleide en meest vakkundige van Europa. Dit zijn gewilde kenmerken die veel multinationale bedrijven aanspreken om hier actief talent te zoeken (voornamelijk in de sterke lokale IT- en engineeringbranche).

Voordat je je recruitmenthorizon verbreedt naar Polen, moet je je verdiepen in de lokale juridische vereisten, vooral op het gebied van compliance en secundaire arbeidsvoorwaarden.

We willen het makkelijk voor je maken om te weten wat je verplichtingen zijn als werkgever van Pools talent. Als een ervaren employer of record met entiteiten over de hele wereld, weet Remote dat het beheren van een concurrerend en compliant pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden in meerdere landen (waaronder Polen) eenvoudig, budgetvriendelijk en schaalbaar kan zijn.

In deze gids over secundaire arbeidsvoorwaarden voor Poolse werknemers leggen we uit welke arbeidsvoorwaarden verplicht zijn en welke extra voordelen je kunt aanbieden om je bedrijf een voorsprong te geven bij het aantrekken en behouden van Pools toptalent. We bespreken de volgende onderwerpen:

• Wie hebben in Polen recht op secundaire arbeidsvoorwaarden?

• Wettelijke en gangbare secundaire arbeidsvoorwaarden

• Aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden voor Poolse werknemers

• Secundaire arbeidsvoorwaarden voor internationale werknemers opzetten en beheren

Wie hebben in Polen recht op secundaire arbeidsvoorwaarden?

Poolse werknemers hebben volgens de lokale arbeidswetten een aantal minimale werknemersrechten. Aan de andere kant gelden de arbeidsgerelateerde wetten vaak niet voor zzp'ers. Zij hebben geen recht op dezelfde secundaire arbeidsvoorwaarden (inclusief basisvoorzieningen zoals vakantiedagen of ziekteverlof) en ze moeten hun eigen belastingen betalen.

Je moet ervoor zorgen dat je de arbeidsrelatie met nieuwe starters correct classificeert. Als je per ongeluk iemand als zzp'er aanneemt als deze persoon volgens de lokale wetgeving een werknemer moet zijn, kun je later aansprakelijk worden gehouden voor extra kosten zoals terugbetaling van het volgende:

• Onbetaalde belasting

• Wettelijke onbetaalde secundaire arbeidsvoorwaarden

• Uitbetalingen voor vakantiedagen en verlof

Zelfs het intellectueel eigendom dat de medewerker heeft ontwikkeld loopt risico vanwege complexiteiten rondom het eigendom ervan.

Ongeacht of jij een medewerker als een werknemer of een zzp'er ziet, het gaat erom hoe de wetgever het ziet. Als blijkt dat je een werknemersrelatie hebt en je de wettelijk verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden niet hebt aangeboden, stel je je bedrijf bloot aan de ernstige risico's van verkeerde classificatie.

Voor meer gedetailleerde informatie over dit concept kun je onze speciale gids over verkeerde classificatie lezen.

Secundaire arbeidsvoorwaarden voor Poolse zzp'ers

We raden werkgevers sterk aan om zzp'ers ook een pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden om de gelijkheid met werknemers te bevorderen. Omdat deze rechten in Polen niet verplicht zijn, betekent dat niet dat je zzp'ers alleen vanwege hun arbeidsstatus geen secundaire arbeidsvoorwaarden kunt aanbieden.

Als je je zzp'ers waardeert, kunnen secundaire arbeidsvoorwaarden zorgen voor een sterke vertrouwensband en verbinding met je bedrijf, vooral in een remote context. Je moet nog steeds voorzichtig zijn dat je geen permanente vestiging of verkeerde classificatie riskeert met de typen secundaire arbeidsvoorwaarden die je aanbiedt.

Met op waarde gebaseerde secundaire arbeidsvoorwaarden zoals betaald verlof, flexibele werkuren en ouderschapsverlof zit je vaak goed (je vindt hierover meer informatie in onze gids over het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden aan internationale zzp'ers).

Een employer of record (EOR) zoals Remote kan je meer specifiek advies geven om de gerelateerde risico's volgens de lokale arbeidswetten te minimaliseren.

Wettelijke en gangbare secundaire arbeidsvoorwaarden

Wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, ook bekend als verplichte arbeidsvoorwaarden, zijn rechten die werkgevers verplicht aan hun werknemers moeten aanbieden. Veelvoorkomende voorbeelden zijn secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakantiedagen, ouderschapsverlof, een ongevallenverzekering en betaald ziekteverlof.

Secundaire arbeidsvoorwaarden voor het gezin, socialezekerheidsbijdragen en werkloosheidsuitkeringen zijn allemaal onderdeel van het socialezekerheidsstelsel van Polen. Het Poolse socialezekerheidsstelsel dekt vrijwel alle inwoners die fulltime werken, zoals werknemers, zelfstandigen en hun gezinsleden.

Werknemers hebben onder dit stelsel recht op een verzekering voor hun pensioen, arbeidsongeschiktheid, ziektekosten en ongevallen. De principes van deze sociale verzekeringen zijn wettelijk vastgelegd. De werkgever en de werknemer dragen verschillende bedragen bij aan een vastgelegd bijdrageplan. De werkgever is daarentegen verantwoordelijk voor de berekening van het bedrag aan de sociale verzekering en moet dit inhouden op het salaris van de werknemer. De werkgever is ook aansprakelijk voor het tijdig betalen van de bijdragen aan de socialezekerheidsinstantie.

Een werknemer heeft recht op secundaire arbeidsvoorwaarden voor ziekte, zwangerschap, vergoedingen en een begrafenis en voor schade in het geval van lichamelijk letsel dat is veroorzaakt bij een ongeval op het werk, op basis van de bijdragen die zijn gedaan aan de sociale zekerheid. Werknemers hebben ook recht openbare gezondheidszorg.

Vakantiedagen in Polen

Het aantal vakantiedagen verschilt en hangt af van het aantal jaren dat iemand bij een werkgever in dienst is. Vakantiedagen mogen in gedeeltes worden opgenomen als de werknemer hiervoor kiest. De werknemer heeft naast zijn vakantiedagen recht op een vrije dag van werk op zondagen en officiële feestdagen.

Fulltime werknemers hebben recht op 20 betaalde vakantiedagen per jaar als ze minder dan 10 jaar bij dezelfde werkgever werken. Werknemers hebben recht op 26 betaalde vakantiedagen per jaar als ze meer dan 10 jaar bij hetzelfde bedrijf werken. Ongebruikte vakantiedagen mogen worden meegenomen naar het volgende jaar, maar ze moeten in dat jaar wel vóór 30 september worden gebruikt. Het is in strijd met de wet om niet-opgenomen vakantiedagen aan werknemers uit te betalen, behalve bij beëindiging van het dienstverband.

Zwangerschaps- en ouderschapsverlof

Vrouwelijke werknemers hebben recht op 20 weken moederschapsverlof bij de geboorte van één kind. Deze periode wordt proportioneel verlengd als er meer dan één kind wordt geboren. De werknemer die in verwachting is, kan niet meer dan zes weken zwangerschapsverlof opnemen vóór de bevallingsdatum. Elk van de ouders kan een aanvullende ouderschapsverlof krijgen van 32 weken (voor een totale periode van 52 weken). In het algemeen heeft de ouder die met ouderschapsverlof is, de eerste zes maanden recht op 100% van de basisvergoeding en de tweede zes maanden 60% van de vergoeding.

Hieronder volgt een lijst van het minimale zwangerschapsverlof waar werknemers recht op hebben:

• 20 weken voor de geboorte/adoptie van een kind

• 31 weken voor twee, 33 weken voor drie en 35 weken voor vier kinderen

• 37 weken voor vijf of meer kinderen

Ziekte- en arbeidsongeschiktheidsverlof

Werknemers hebben recht op 80% van hun salaris als ze niet kunnen werken door een ziekte. Er is een vergelijkbare bepaling voor isolatie veroorzaakt door een besmettelijke ziekte van meer dan 33 dagen in het jaar en, voor werknemers die 50 jaar of ouder zijn, als de isolatie langer dan 14 dagen in het jaar duurt.

Als werknemers niet kunnen werken door een ziekte tijdens de zwangerschap, binnen de bepaalde periode, hebben ze recht op 100% van het loon. Als de arbeidsongeschiktheid langer duurt, komen werknemers in aanmerking voor ziekte-uitkeringen van de socialezekerheidsinstantie.

Iemand die een ernstige of gemiddelde vorm van arbeidsongeschiktheid heeft, heeft per kalenderjaar recht op tien extra vrije dagen. Het recht op werk wordt gegeven na één jaar dienstverband en op de voorwaarde van een van de hierboven genoemde maten van arbeidsongeschiktheid.

Pensioenplannen en pensioenbijdragen

Sinds 2019 moeten alle werkgevers in Polen een pensioen aanbieden. Het Employee Capital Plan (PPK) is een nieuwe wet, uitgevoerd door de Poolse overheid, om mensen te helpen meer geld te sparen.

Werknemers tussen de 18 en 55 jaar worden automatisch aangemeld en nemen deel tenzij ze hier zelf van afzien (afmeldformulieren moeten worden ingediend als papieren exemplaar). De werkgever (minimaal 1,5% van het brutoloon), de werknemer (minimaal 2% van het brutoloon) en de staat (welkomstpakket van 250 zloty en een jaarlijkse bijdrage van 240 zloty) dragen bij aan de PPK.

We raden internationale werkgevers sterk aan om Poolse werknemers als extra secundaire arbeidsvoorwaarde een aanvullend pensioenplan aan te bieden. Met deze bepaling kun je ervoor zorgen dat er gelijkheid blijft met andere internationale werknemers en laat je zien dat je je inzet voor je team. Een secundaire arbeidsvoorwaarde zoals deze kan genoeg zijn om een topkandidaat voor jouw bedrijf te laten kiezen in plaats van voor een concurrent.

Minimumloon en overuren

In Polen geldt een door de overheid vastgesteld minimumloon. Elke werknemer in Polen moet minimaal dit bedrag betaald worden. In Polen is het nationale minimumloon 3490 zloty per maand en 22,80 zloty per uur. Werkgevers die niet voldoen aan het Poolse minimumloon kunnen daarvoor straffen ontvangen van de Poolse overheid.

Het salaris wordt op een maandelijkse basis uitbetaald en werknemers moeten hun betalingen op de 10e van de volgende maand hebben ontvangen. In Polen bestaat een normale werkweek uit 40 uur per week en 8 uur per dag. Als er arbeidstijdbeperkingen van kracht zijn, moeten overuren worden uitbetaald.

Het maximale aantal uur dat in een week wordt gewerkt is 48. Jaarlijkse overuren mogen niet boven de 150 uur uitkomen. Overuren worden verdiend nadat het maximum van 45 uur in de week wordt gewerkt, en worden uitbetaald tegen een wettelijk tarief van 200% van het reguliere loon van de werknemer, als de overuren 's avonds, op zondag of op niet-werkdagen worden gewerkt. Als overuren op een ander moment worden gemaakt, hebben werknemers recht op 150% van het reguliere salaris.

Verzekeringen

In Polen is het, net als in andere EU-landen, verplicht om een verzekeringspakket te hebben met een pensioen (PPK), sociale verzekering en arbeidsgeneeskunde. In Polen zijn zaken als een particuliere ziektekostenverzekering, levensverzekering en zakenreisverzekering aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit betekent dat werkgevers niet verplicht zijn om deze bepalingen aan te bieden.

En dat biedt progressieve werkgevers een mooie kans. Door deze aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden aan het vergoedingenpakket van Poolse werknemers toe te voegen, kun je jezelf direct onderscheiden van concurrenten die kiezen voor meer standaard bepalingen.

Wil je een volledig overzicht van de arbeidskosten voor nieuwe werknemers in Polen? Bekijk onze gratiskostencalculator voor werknemers.

Aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden voor Poolse werknemers

Particuliere ziektekostenverzekering

De Poolse overheid biedt inwoners een basisziektekostenverzekering, maar je kunt een aanvullende ziektekostenverzekering aanbieden. We raden internationale werkgevers zeer aan om deze secundaire arbeidsvoorwaarde aan te bieden, om werknemers een uitgebreidere dekking aan te bieden.

Een particuliere ziektekostendekking kan uiteenlopen van tandheelkundige tot oogheelkundige dekking of andere gespecialiseerde particuliere verzekeringen die in de openbare sector te beperkt zijn om aan de verzekering toe te voegen. Zo kunnen werknemers betalen voor aanvullende medische kosten, zoals een bezoek aan de spoedeisende hulp, een ziekenhuisverblijf, ambulante chirurgie en andere mogelijke extra kosten.

Een ziektekostenverzekering of andere aanvullende voorwaarden voor een verzekering (zoals tandheelkunde of oogheelkunde en een levensverzekering) kunnen een effectieve manier zijn om vertrouwen op te bouwen bij nieuwe starters en je aanbod te onderscheiden van dat van de concurrent.

Bonussen

Pakketten met secundaire arbeidsvoorwaarden in Polen bevatten soms een bepaling voor een jaarlijkse bonus. Sommige bedrijven kiezen ervoor om werknemers aan het einde van het jaar een bonus te geven als beloning voor goede prestaties, maar is er zeker geen juridische verplichting of marktverwachting om dit te doen. Uiteindelijk is het jouw keuze om al dan niet bonussen uit te keren.

We moedigen aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden aan omdat je je inzet voor je team ermee toont, maar soms zorgen geldelijke beloningen niet voor motivatie of tevredenheid. Op waarde gebaseerde secundaire arbeidsvoorwaarden (vooral voordelen die bijdragen aan een betere werk-privébalans) kunnen minder duur zijn voor de werkgever en meer waarde hebben voor de werknemer.

Vergoeding voor thuiskantoor

Werknemers willen niet alleen traditionele secundaire arbeidsvoorwaarden. Veel Poolse kandidaten zoeken actief naar functies bij bedrijven die zich inzetten voor de werk-privébalans, waar ze flexibel kunnen thuiswerken.

Een manier om deze cultuur te creëren is door bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden voor remote werken aan te bieden, zoals een vergoeding voor een thuiskantoor. Dit is een relatief betaalbare secundaire arbeidsvoorwaarde die de efficiënte en productiviteit van de werknemers aanzienlijk verbetert.

Toelagen ter compensatie van (waarschijnlijk gestegen) kosten voor internet, elektriciteit en telefoon kunnen ook concrete ondersteuning bieden van Poolse teamleden die thuiswerken.

Flexibele werktijden

Remote werken heeft ons ook laten zien dat de traditionele 9 tot 5-uren wel wat flexibeler kunnen worden.

Als je een bepaling aanbiedt voor flexibele werkuren in je contract, kun je waarde toevoegen aan de werk-privébalans, die in remote en hybride werkomgevingen steeds veranderd.

Persoonlijke ontwikkeling

Werknemers willen dat hun werkgever bijdraagt aan hun groei. Met betaalbare voordelen, zoals investeren in persoonlijke ontwikkeling, kunnen werknemers nieuwe vaardigheden leren. Dit soort programma's verbetert ook het werknemersbehoud, terwijl je je team laat zien dat je hun professionele voortgang belangrijk vindt.

Een abonnement op de sportschool: Remote werknemers die geen toegang hebben tot de fitnessruimte op kantoor, willen ook gezond blijven. Een kleine toeslag voor een abonnement op de sportschool zal zeker zorgen dat je werknemers zich gewaardeerd voelen. Voor remote teams zijn abonnementen op bijvoorbeeld online yogalessen ook een aantrekkelijke optie.

Kosteneffectieve pakketten met secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden aan remote medewerkers

Je kunt je pakketten aanpassen aan de aard van het werk dat je remote teamleden moeten uitvoeren en voordelen toevoegen, zoals betaald verlof of een bijdrage voor maaltijden of reiskosten.

Er zijn ook meer traditionele mogelijkheden, zoals aandelenopties of winstdeling, die het altijd goed doen als het gaat om verantwoordelijkheidsgevoel, verbondenheid en impact.

Het is belangrijk om minder geld te besteden aan voordelen die alleen maar goed klinken en je te richten op de secundaire arbeidsvoorwaarden waar werknemers écht iets aan hebben in hun situatie als remote professional. Je kunt onze gids over betaalbare voordelen die kleine bedrijven remote teams kunnen aanbieden lezen voor meer informatie.

Secundaire arbeidsvoorwaarden voor internationale werknemers opzetten en beheren

Werknemers in verschillende landen werven en betalingen en secundaire arbeidsvoorwaarden voor ze beheren, is een uitdagende taak. De processen die ermee gemoeid zijn, zijn zeer lastig om intern te beheren.

Je hebt een oplossing nodig waarmee je compliant blijft met alle lokale arbeidswetten in de landen waar je actief bent.

In plaats van een lokale juridische entiteit in volledig eigendom op te richten, met een apart HR-team op elke nieuwe locatie, kan een employer of record (EOR) een kosteneffectief, snel en veilig alternatief zijn om je team over de grens uit te breiden.

Wanneer kun je gebruikmaken van een employer of record?

Als je geen vastgelegd proces hebt om de ingewikkelde onderdelen van het schalen van global-HR in Polen (of in een ander land) te beheren, kan een EOR zoals Remote onmiddellijk voor verlichting zorgen.

Met de EOR-dienst van Remote heb je toegang tot gespecialiseerde lokale HR-experts. Ze kunnen je de inzichten bieden die je nodig hebt om concurrerende secundaire arbeidsvoorwaardenpakketten, compliant arbeidscontracten en concurrerende aanbiedingen te ontwikkelen.

Remote beheert de ingewikkelde onderdelen van global HR. De combinatie van Remote's eenvoudige softwarehub en ons team van global HR-experts zorgt ervoor dat alle kleine details van het beheer van een verspreid team worden geregeld.

Ons team van internationale HR-experts regelt de ingewikkeldheden van het managen van je global HR-activiteiten op de achtergrond en met onze software heb je alles in één dashboard, waar je het volgende kunt:

• Payroll en verlof beheren

• Lokale arbeidsbelastingen regelen

• Compliant blijven met wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden

• Concurrerende en gelijkwaardige internationale vergoedingspakketten aanbieden

• Je internationale team sneller schalen

Lees meer over hoe Remote internationaal mensen aannemen eenvoudiger maakt, zodat je je verspreide team sneller kunt schalen, of bekijk onze gids over mensen aannemen in Polen voor meer specifieke HR-informatie.

Download de gids over global benefits en trek het beste internationale talent aan

De global HR-experts van Remote delen praktische tips om secundaire arbeidsvoorwaarden op te stellen die lokaal relevant en wereldwijd compliant zijn, zodat je overal ter wereld het beste talent aan kunt trekken en behouden.

Gids downloaden