Verwaltung von Auftragnehmer:innen 23 min

Die Vergütung internationaler Auftragnehmer:innen – Expertenleitfaden

Beitrag von Preston Wickersham
7. Januar 2022
Preston Wickersham

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Bei der Vergütung internationaler Auftragnehmer:innen gibt es einige Dinge zu beachten, damit niemand benachteiligt wird – und du dein Unternehmen keinem unnötigen Risiko aussetzt. Du benötigts einen Plan zum Umgang mit Dingen wie Zahlungsart und Währung, bevor du Auftragnehmer:innen unter Vertrag nimmst.

Die globale Bezahlung von Auftragnehmer:innen beinhaltet viel mehr als rein finanzielle Transaktionen. Die Mindestvoraussetzung ist, dass dein Unternehmen die Menschen, die für es arbeiten, richtig einstuft und die gesetzlichen Meldepflichten im In- und Ausland erfüllt.

Und an dieser Stelle kann es schon kompliziert werden.

Bei der Vergütung deiner internationalen Auftragnehmer:innen musst du dich an das jeweilige Arbeitsrecht in jedem Land halten. Und wenn dein Team auf mehrere Länder verteilt ist, kannst du schnell den Überblick verlieren. Die gesamte Verwaltung wird zu einer frustrierenden und recht teuren Angelegenheit, wenn du für jedes Land ein Steuer- und Lohnbüro beauftragen musst.

Startups und allgemein alle Unternehmen, die von einem globalen Team profitieren möchten, müssen wissen, wie sie ihre Auftragnehmer:innen im Ausland bezahlen. Für ein oder zwei Leute ist das sicherlich kein Problem. Sobald das Team aber wächst, nimmt auch die Komplexität zu. In diesem detaillierten Leitfaden erfährst du alles, was du über die Bezahlung von arbeitnehmerähnlichen Selbstständigen in anderen Ländern wissen musst. Und um gleich mit einer guten Nachricht zu beginnen: Wenn du dich für den richtigen Serviceanbieter entscheidest, muss das weder teuer noch stressig sein.

Was sind internationale Auftragnehmer:innen?

Internationale Auftragnehmer:innen sind Personen, die nicht im selben Land leben, in dem dein Unternehmen ansässig ist, und dort auch nicht steuerpflichtig sind. Diese Regel ist im Grunde für alle Länder gleich: anderes Land UND keine Steuerpflicht im Heimatland deines Unternehmens. Der Ort der Leistungserbringung ist der ausschlaggebende Faktor. Selbst wenn Auftragnehmer:innen Staatsbürger:innen deines Landes sind, sind sie vermutlich in dem Land steuer- und sozialabgabepflichtig, in dem sie ihren Wohnsitz haben. In anderen Worten: Bei der Bezahlung von Auftragnehmer:innen musst du darauf achten, wo sie ihre Leistung erbringen.

Die Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen hat Vor- und Nachteile. Achte auf jeden Fall immer darauf, dass du alle lokalen Regeln einhältst, und genau weißt, wer als selbstständige:r Auftragnehmer:in gilt und wer nicht. In manchen Ländern ändert sich das Arbeitsverhältnis von Auftragnehmer:innen im Laufe der Zeit, nachdem sie schon länger mit dir zusammengearbeitet haben. Wenn du nicht aufpasst, könnten daher deine langjährigen selbstständigen Auftragnehmer:innen eines Tages plötzlich als Mitarbeiter:innen gelten und Anspruch auf Zusatzleistungen haben. Scheinselbstständigkeit wird in vielen Ländern hart bestraft, selbst wenn sie durch ein Versehen entstanden ist.

Kann ich internationale Auftragnehmer:innen bezahlen?

Natürlich, nichts hält dich davon ab, internationale Auftragnehmer:innen für ihre Arbeit zu bezahlen. Du kannst den entsprechenden Betrag direkt von deinem Firmenkonto aus überweisen oder auch andere Zahlungsarten nutzen, etwa FinTech-Dienstleistungen, digitale Wallets oder gängige Zahlungsplattformen wie PayPal. Partner für die weltweite Beschäftigung wie Remote bieten meist sichere und rechtskonforme Zahlungsmethoden an, die die Bezahlung von Auftragnehmer:innen weltweit noch weiter vereinfachen.

Wie bezahle ich internationale Auftragnehmer:innen?

Im Folgenden geben wir dir einen Überblick über die gängigsten Methoden zur Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen und erklären dir kurz die jeweiligen Vor- und Nachteile.

Banküberweisung

Deine Bank kann internationale Überweisungen veranlassen. In vielen Fällen ist das aber auch die teuerste Methode, um Auftragnehmer:innen im Ausland zu bezahlen. Häufig sind die Wechselkurse nicht sehr vorteilhaft und viele Banken verlangen eine Bearbeitungsgebühr. Zudem gibt es sehr oft auch noch versteckte Zusatzgebühren: Je nachdem, welchen Weg die Überweisung von der auftraggebenden zur empfangenden Bank nimmt, können noch weitere Banken zwischengeschaltet sein, die ebenfalls Gebühren verlangen. Diese Kosten können sich auf 15 bis 30 US-Dollar belaufen und sind nur schwer zu kalkulieren. Heute zieht eine Überweisung vielleicht mehrere solche Gebühren nach sich, während sie morgen schon wieder kostenlos ist. Zu allem Überfluss erhältst du nich einmal eine genaue Aufschlüsselung dieser Gebühren. So kann es leicht passieren, dass deine Auftragnehmer:innen nicht den vollen Rechnungsbetrag erhalten. Und das kann ihr Vertrauen in dich beeinträchtigen, sodass sie im schlimmsten Fall aufhören, für dich zu arbeiten.

Schecks

Du kannst über dein Firmenkonto einen Scheck ausstellen, in einen Umschlag stecken und per Post an deine Auftragnehmer:innen schicken. Schecks sind allerdings bei den meisten Auftragnehmer:innen nicht sonderlich beliebt: Es fallen Gebühren an, sie müssen das Wechselkursrisiko selber tragen und sie werden erst ausgezahlt, nachdem die Deckung geprüft wurde. Angesichts der aktuellen Verzögerungen beim internationalen Versand und der 4 bis 6 Wochen, die es dauern kann, bis die Deckung bestätigt wird, müssen die Auftragnehmer:innen unter Umständen mehrere Monate auf ihr Geld warten.

Internationale Geldtransfers

Obwohl sie bis vor Kurzem die gängigste Lösung waren, um Geld ins Ausland zu senden, sind Anbieter wie Western Union mittlerweile fast so aus der Mode gekommen wie Schecks. Zusätzlich zu den sehr hohen Gebühren müssen die Unternehmen das Geld auch noch bar einzahlen. Diese Zahlungsmethode ist eventuell für Situationen geeigent, in denen keine Online-Überweisungen vorgenommen werden können. Aber ganz ehrlich: Das kommt heutzutage fast nicht mehr vor.

PayPal

PayPal ist wahrscheinlich der bekannteste digitale Zahlungsanbieter. Die Plattform ist sehr gut für die Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen geeignet, u. a. weil Massenanweisungen für bis zu 5.000 Empfänger gleichzeitig möglich sind. Du kannst auch Kreditkarten mit deinem PayPal-Konto verknüpfen. Die Gebühren belaufen sich allerdings auf etwa 4 % der angewiesenen Summe. Da kommt recht schnell ein größerer Betrag zusammen. Ein weiterer Nachteil von PayPal ist, dass auch die andere Person ein PayPal-Konto besitzen muss, und das ist nicht in allen Ländern ohne Weiteres möglich.

Wise

Wise, ehemals TransferWise, ist eine der besten FinTech-Plattformen zur Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen. Du kannst Konten mit mehreren Währungen anlegen, die das gleiche Sicherheitsniveau wie Banken aufweisen und du kannst bis zu 1.000 Zahlungen zum jeweils aktuellen Wechselkurs gleichzeitig mit nur einem Klick in über 70 Länder schicken. Wise ist derzeit die wahrscheinlich schnellste Plattform zur Bezahlung deines internationalen Teams. Laut den eigenen Angaben des Anbieters gehen rund die Hälfte aller Zahlungen sofort oder höchstens nach einer Stunde auf dem Zielkonto ein. Du bestimmst, wie viel du bezahlen möchtest und es gibt keine versteckten Gebühren. Wise ist einer der günstigsten Zahlungsanbieter für Überweisungen ins Ausland – er kostet etwa 19-mal weniger als PayPal.

Remote

Remote ist eine sehr einfache Plattform für die Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen. Die Überweisung ins Ausland erfolgt schnell und ohne Komplikationen. Es gibt keine Zusatzkosten oder versteckte Gebühren.

Remote bietet dir internationale Rechtssicherheit, mindert dein Risiko bei der Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen auf der ganzen Welt und ermöglicht dir, dein internationales Team mühelos zu vergrößern.

Du kannst auf der Remote-Plattform schnell und einfach einzelne oder wiederkehrende Rechnungen verwalten und freigeben und eine gemeinsame Zahlung für alle deine Auftragnehmer:innen in deiner lokalen Währung anweisen.

Zur Vertiefung: Mehr dazu erfährst du in unserem Überblick über die Remote-Plattform zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen.

Welches Vergütungssystem eignet sich am besten zur Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen?

Es ist nicht immer einfach, Richtlinien zur Bezahlung von internationalen Auftragnehmer:innen einzuführen. Das gilt insbesondere, wenn du keine eigene Personal- oder Rechtsabteilung hast, die sich mit internationalem Arbeitsrecht auskennt. Je nach Land kann das Vergütungssystem nämlich die Art des Beschäftigungsverhältnisses bestimmen.

Gängige Vergütungssysteme sind:

Honorarbasis

Ein Honorar ist ein im Voraus ausgehandelter Preis für eine bestimmte Leistung, also im Grunde ein Festpreis, bei dem beide Parteien von Anfang an wissen, was ein Projekt kostet. Bei Festpreishonoraren kommt dem Vertrag eine besondere Bedeutung zu. Er sollte klare Vereinbarungen zu Projektmeilensteinen, Fortschrittsberichten und Strafen bei versäumten Fristen enthalten. Festpreishonorare sind bei umfangreichen Projekten wie technischen Entwicklungs- oder Designaufträgen üblich. Vergiss auch niemals, eine Klausel zum geistigen Eigentum in den Vertrag mit den Auftragnehmer:innen aufzunehmen.

Retainer

Ein Retainer ist ein regelmäßig gezahltes Grundhonorar. Ein gängiges Modell ist die monatliche Bezahlung mit Nachverhandlungen zu Beginn jedes neuen Geschäftsjahres. Der Vertrag sollte unbedingt definieren, welche Leistungen und/oder wie viele Arbeitsstunden der Retainer abdeckt. Diese Art der Bezahlung ist sehr praktisch, wenn du mehrere Aufgaben oder Arbeiten hast, die regelmäßig zu erledigen sind. Aber überlege dir gut, wie du verfahren willst, wenn du einmal nicht genügend Auftragsvolumen hast, um die bezahlten Stunden zu füllen. Willst du diese Stunden einfach abschreiben oder sollen sie in den nächsten Monat übernommen werden? Informiere dich darüber, ob es im Wohnsitzland deiner Auftragnehmer:innen zulässig ist, Arbeitsstunden in die nächste Abrechnungsperiode zu übertragen.

Time and Material (T&M)

T&M-Projekte eignen sich für Aufträge, die sehr gut auf Aufgabenebene zu verwalten sind. Die Auftragnehmer:innen übermitteln ihre Rechnung gemeinsam mit einer Zeiterfassung und Belegen über die entstandenen Kosten. Wenn du genau abschätzen kannst, wie viel Zeit ein Auftrag benötigt, ist das wahrscheinlich die beste Abrechnungsmethode. In den kreativen Branchen können T&M-Projekte aber auch kostspielig werden, da oft nicht vorhersehbar ist, wie lange es dauert, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist. Ein weiteres Problem ist, dass T&M die Auftragnehmer:innen nicht gerade motiviert, effizient zu arbeiten. Schließlich bekommen sie mehr Geld, je länger sie an einem Auftrag arbeiten.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

Achtung: Scheinselbstständigkeit durch die Falscheinstufung von Auftragnehmer:innen

Vergiss nicht, dass viele Länder die Art eines Arbeitsverhältnisses von der Vertragsform und/oder dem Vergütungssystem ableiten. So gibt es beispielsweise Länder, die langfristige Verträge mit Auftragnehmer:innen nicht anerkennen und stattdessen davon ausgehen, dass sie de facto angestellt sind.

Nach einem bestimmten Zeitraum, z. B. nach sechs Monaten ununterbrochener selbstständiger Tätigkeit für ein und denselben Auftraggeber, kann es demnach sein, dass Auftragnehmer:innen arbeitsrechtlich als Angestellte gelten. Es ist daher wichtig, die lokalen Kriterien zur Einstufung von Arbeitsverhältnissen genau zu kennen, damit du weißt, wie sich das Vergütungssystem und die Dauer des Arbeitsverhältnisses auf die Klassifizierung deiner Auftragnehmer:innen im Ausland auswirken.

Die Falscheinstufung von Auftragnehmer:innen ist eine ernstzunehmende Gefahr und wird in vielen Ländern mit hohen Strafen belegt.

Die Wahl der Währung zur Vergütung von Auftragnehmer:innen

Bevor du weißt, wie viel internationale Auftragnehmer:innen dich insgesamt kosten, musst du wissen, in welcher Währung die Bezahlung erfolgen wird. Angesichts ständig schwankender Wechselkurse kann dies beträchtliche Auswirkungen auf den Cashflow und die operativen Kosten deines Unternehmens haben. Es gibt prinzipiell diese Möglichkeiten:

  • Bezahle alle Auftragnehmer:innen in US-Dollar. Das ist eine günstige Möglichkeit, sofern deine internationalen Auftragnehmer:innen Konten haben, auf denen sie US-Dollar empfangen können. Andernfalls müssen sie eine Gebühr für den Empfang von Dollarbeträgen bezahlen.

  • Bezahle alle Auftragnehmer:innen in ihrer lokalen Währung. Das ist zwar gut für deine Auftragnehmer:innen, bedeutet aber für dich, dass du entweder ein Konto für jede dieser Währungen führen musst oder einen Zahlungsanbieter benötigst, der den Umtausch übernimmt. Bei dieser Lösung musst du mit höheren Umtauschgebühren rechnen und die Buchhaltung wird dadurch auch komplizierte.

  • Du verwendest eine hybride Zahlart. Nutze eine Plattform zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen oder eine digitale Bezahllösung, um von schwankenden Wechselkursen zu profitieren.

Die wichtigsten Vor- und Nachteile gängiger Bezahlsysteme für internationale Auftragnehmer:innen

Hier geben wir dir einen schnellen Überblick über die unterschiedlichen Optionen zur Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen.

Remote

Vorteil: Spezifisch entwickelt für die Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen einschließlich Vergütung, Verträge und Schutz des geistigen Eigentums Remotes Plattform zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen bietet:

  • schnelles und sicheres Onboarding mit lokalisierten Verträgen

  • schnelle und pünktliche Bezahlung in ihrer Landeswährungen ohne Wechselkursgebühren

  • zentrale Verwaltung aller Dokumente auf einer sicheren Plattform

  • Schutz des geistigen Eigentums und der Erfinderrechte deines Unternehmens

  • Support rund um die Uhr

Nachteil: Als relativ neuer Player auf dem Markt (gegründet 2019) ist Remote weniger bekannt als beispielsweise Wise oder PayPal.

Wise

Vorteil: Wise hat ein umfassendes Leistungsangebot, das deinem Unternehmen hilft, zu wachsen und seine internationale Präsenz auszubauen. Die Dienstleistungen sind relativ preiswert und du musst keine Bankkonten in mehreren Ländern eröffnen. Dank der transparenten Preisgestaltung siehst du immer, wie viel auf dem Konto deiner Auftragnehmer:innen landet.

Nachteil: Bietet keine Lösung für die Verwaltung von Auftragnehmer:innen oder den Schutz von geistigem Eigentum.

PayPal

Vorteil: PayPal ist ein etabliertes Bezahlsystem mit sehr hoher Reichweite. Die Transaktionsgebühren betragen durchschnittlich etwa 4 % des angewiesenen Betrags.

Nachteil: Bietet keine Lösung für die Verwaltung von Auftragnehmer:innen oder den Schutz von geistigem Eigentum. Die Empfänger müssen ein PayPal-Konto besitzen.

Banküberweisung

Vorteil: Deine Bank wird dir vermutlich eine:n persönliche:n Kundenbetreuer:in zur Verfügung stellen.

Nachteil: Ungünstige Wechselkurse und hohe Gebühren. Deine Auftraggeber müssen mit versteckten Gebühren rechnen und erhalten wahrscheinlich nicht den vollen Rechnungsbetrag. Umfasst keine Lösung für die Verwaltung von Auftragnehmer:innen oder den Schutz von geistigem Eigentum.

Internationaler Geldtransfer

Vorteil: Empfänger können auch dann Geld erhalten, wenn es in ihrer Region keine digitales Bezahlsystem gibt.

Nachteil: Hohe Gebühren, Geldsendungen müssen persönlich abgeholt werden.

Schecks

Vorteil: Es gibt kaum Vorteile, auch wenn einige konservative Auftragnehmer:innen für bestimmte Tätigkeiten gern mit Schecks bezahlt werden.

Nachteil: Voraussetzung ist der internationale Versand von Postsendungen. Hohe Betrugsgefahr. Hohe Gebühren. Lange Wartezeiten bis zur Auszahlung.

Wie viel verdienen internationale Auftragnehmer:innen?

Dein Ziel sollte immer sein, die richtigen Kandidat:innen zum richtigen Zeitpunkt zu finden, für dein Unternehmen zu interessieren und dann an dich zu binden. Sie können deinem Unternehmen dann helfen, nachhaltig zu wachsen. Bevor du aber jemanden einstellst, musst du dir über die finanziellen und sozialen Konsequenzen deiner Vergütungsstruktur im Klaren sein.

Es ist nicht einfach, für eine weltweit verteilte Belegschaft Richtlinien für eine faire Vergütung zu definieren. Was Auftragnehmer:innen als adäquate Bezahlung für ihre Leistungen empfinden, kann sich von Land zu Land dramatisch ändern. Die Lebenshaltungskosten vor Ort spielen naturgemäß eine große Rolle. Aber auch kulturelle Unterschiede sind ein wichtiger Faktor: Einige Auftragnehmer:innen formulieren ihre Vorstellungen klar und deutlich und sind auch bereit zu verhandeln. Andere hingegen nehmen dein Erstangebot vielleicht direkt an oder lehnen es kommentarlos ab.

1. Du legst eine weltweit gültige Vergütungsstruktur fest und bezahlst allen denselben Betrag in US-Dollar

Vorteil:

  • Du kannst direkt kalkulieren, was deinem Unternehmen die Zusammenarbeit mit neuen Auftragnehmer:innen kostet.

  • Niemand im Unternehmen fühlt sich benachteiligt oder übergangen.

Nachteil:

  • Dein Unternehmen bezahlt wahrscheinlich mehr, als es müsste.

  • Deine Personalkosten schwanken mit den Fluktuationen des US-Dollars.

  • Dein Honorar ist in Ländern mit höheren Lebenshaltungskosten als in den USA wahrscheinlich nicht wettbewerbsfähig.

2. Du passt die Vergütung an die lokalen Verhältnisse in jedem Land an

Vorteil:

  • Deine Vergütung ist angemessen und du bezahlst deinen Auftragnehmer:innen nicht zu viel.

  • Du ermöglichst deinen internationalen Auftragnehmer:innen einen Lebensstandard, der ihrer Bildung und ihren Erfahrungen entspricht.

Nachteil:

  • Deine Auftragnehmer:innen fühlen sich vielleicht benachteiligt, wenn andere mehr als sie verdienen.

  • Wenn Auftragnehmer:innen in ein anderes Land umziehen, sind sie wahrscheinlich nicht begeistert, wenn sie plötzlich weniger verdienen, weil die Lebenshaltungskosten niedriger sind.

Unbeabsichtigte Konsequenzen:

Deinem Unternehmen kann unter Umständen vorgeworfen werden, dass es von billigen Arbeitskräften oder schwierigen Wirtschaftslagen im Ausland profitiert oder sogar Diktaturen unterstützt. Um von Anfang an keine Zweifel an deiner Integrität aufkommen zu lassen, musst du sehr sorgsam und überlegt vorgehen. Remote legt größten Wert auf Fairness und Gleichberechtigung bei der Bezahlung aller Arbeitskräfte überall auf der Welt. Wir empfehlen unseren Kunden und Partnern dringend, es ebenso zu halten, und bieten auch entsprechende Informationen und Beratung an.

Zur Vertiefung: In unserem Leitfaden erfährst du, wie du die Vergütung deiner Remote-Arbeitskräfte kalkulierst.

Zusatzleistungen und Benefits für internationale Auftragnehmer:innen

Freiwille Zusatzleistungen sind sehr gut geeignet, dich als Auftraggeber attraktiv zu machen. In einigen Regionen haben sie sogar einen höheren Stellenwert als die Bezahlung an sich. Aber genau wie bei der Bezahlung gibt es auch bei den Benefits große länderspezifische Unterschiede.

In Ländern wie dem Vereinigten Königreich und Australien, wo deine Auftragnehmer:innen einfachen Zugang zum öffentlich Gesundheitssystem haben, ist eine private Krankenversicherung interessant, aber wahrscheinlich nicht entscheidend. In anderen Ländern werden eventuell wiederum Zusatzleistungen erwartet, die dir vielleicht ungewöhnlich erscheinen. So ist es in einigen lateinamerikanischen Ländern durchaus üblich, dass Auftragnehmer:innen Geld für die Kinderbetreuung und Nahrungsmittel erhalten. Ein häufig angebotene Zusatzleistung ist auch bezahlter Urlaub an öffentlichen, kulturellen oder religiösen Feiertagen, bzw. ganz allgemein bezahlter Urlaub.

Freiwillige Zusatzleistungen werden im Ausland häufig unterschiedlich besteuert. Du musst aber unbedingt wissen, wie freiwillige Zusatzleistungen in den einzelnen Ländern steuerlich behandelt werden. Und aufgepasst: Obwohl du selbstständigen Auftragnehmer:innen gewisse Zusatzleistungen anbieten darfst, musst du immer aufpassen, dass sie nicht zur Scheinselbstständigkeit führen.

Zur Vertiefung: In unserem Country Explorer findest du konkrete Informationen zu typischen Zusatz- und Urlaubsleistungen in mehr als 170 Ländern weltweit.

Wenn du dir nicht sicher bist, welche Bezahlung und Zusatzleistungen du deinen internationalen Auftragnehmer:innen anbieten solltest, empfehlen wir dir Project FAIR. Dun findest hier eine Reihe von Grundsätzen und Standards für die angemessene Vergütung von Arbeitskräften. Project FAIR wird von der Wirtschaftsfakultät der University of Edinburgh unterstützt und berät internationale Hilfsorganisationen, wie sie durch eine Kombination von Gehalt und Zusatzleistungen ein faires Vergütungsniveau für lokale Mitarbeiter:innen sicherstellen können. Das von Project FAIR ausgearbeitete Toolkit steht auch Privatunternehmen zur Verfügung und enthält u. a.:

Die Kriterien von Project FAIR basieren auf den Zielen für nachhaltige Entwicklung (SDG) der Vereinten Nationen und entsprechen dem Core Humanitarian Standard (CHS) on Quality and Accountability. Die fünf Grundsätze und Standards für faire Entlohnung im internationalen Umfeld liefern wertvolle Hilfestellung für Startups und Unternehmen, die sichergehen wollen, dass ihre Auftragnehmer:innen angemessen entlohnt und wertgeschätzt werden.

  1. Ethische Vergütung – die Vergütungsstruktur für internationale Auftragnehmer:innen entspricht in vollem Umfang der Mission und den Werten deines Unternehmens.

  2. Transparenz – die Vergütung ist transparent, nachvollziehbar und einfach verständlich.

  3. Gleichbehandlung – das Vergütungspaket für unterschiedliche Auftragnehmer:innen ist fair, einheitlich und nachvollziehbar.

  4. Nachhaltigkeit – die Vergütung gefährdet nicht die langfristige finanzielle Gesundheit des Unternehmens und stellt ein angemessenes Entlohnungsniveau für die Auftragnehmer:innen in allen Ländern sicher.

  5. Rechtskonformität und Risiken – alle Vergütungsrichtlinien und -prozesse erfüllen die lokalen und internationalen Rechtsvorschriften und werden deiner unternehmerischen sozialen Verantwortung gerecht.

Zur Vertiefung: Lies den Artikel über Remotes Unterstützung für Flüchtende.

Verträge mit internationalen Auftragnehmer:innen

Leider gibt es keinen Vertrag, den du für alle Auftragnehmer:innen weltweit verwenden kannst. Nachdem du die Höhe der Vergütung definiert hast, kannst du gemeinsam mit lokalen Fachleuten unter Einhaltung des Arbeitsrechts vor Ort die nötigen Unterlagen vorbereiten.

Eine weitere Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) wie Remote, der das Onboarding, die Verwaltung und die Bezahlung von Auftragnehmer:innen weltweit übernimmt Oder du nutzt Remotes Verwaltung von Auftragnehmer:innen zur schnellen Vergrößerung deines Teams. Der größte Vorteil? Du kannst in Minutenschnelle und völlig rechtskonform individuelle Verträge mit internationalen Auftragnehmer:innen abschließen. Das erlaubt es dir, dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren, weil du dich nicht mit den komplizierten Details internationaler Arbeitsgesetze und Verträge herumzuschlagen musst.

Hier erfährst du mehr darüber, wie du mit Remote schnell und unkompliziert internationale Auftragnehmer:innen unter Vertrag nehmen und bezahlen kannst.

Sind Auftragnehmer:innen im Ausland steuerpflichtig?

Ja, deine Auftragnehmer:innen müssen in dem Land, in dem sie wohnen und arbeiten, Steuern und Abgaben bezahlen. Dein Unternehmen muss sich an die steuerrechtlichen Bestimmungen jedes Landes halten. Das kann in seltenen Fällen auch bedeuten, dass du als Auftraggeber die Steuern und Abgaben wie Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge oder Rentenversicherungszahlungen für deine Auftragnehmer:innen einbehalten und abführen musst. Verlass dich nicht darauf, dass deine Auftragnehmer:innen die Steuergesetze in ihrem Land kennen und sich daran halten. Es ist in deinem Interesse sicherzustellen, dass dein Unternehmen die behördlichen Auflagen im Ausland erfüllt.

Die US-Steuerbehörde IRS beschreibt eine Person, die keine Staatsbürgerin der USA und nicht in den USA wohnhaft ist, als „non-resident alien“, also als nicht ansässige ausländische Person. Wenn Ort der Leistungserbringung deiner Auftragnehmer:innen nicht in den USA liegt:

  • musst du Zahlungen an sie nicht dem IRS melden.

  • musst du keine US-Steuern einbehalten.

  • müssen deine Auftragnehmer:innen das Steuerformular Formular W-8 BEN-E ausfüllen. Es dient als Nachweis, dass ihr Status als nicht ansässige ausländische Person dich von der Verpflichtung zur Einbehaltung der US-Steuern entbindet.

Wenn du weiterführende Unterstützung rund um die Steuerpflichten für ausländische Auftragnehmer:innen in unterschiedlichen Ländern benötigst, kann dir Remote bei der stressfreien Beschäftigung internationaler Auftragnehmer:innen helfen. Unsere Plattform zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen generiert automatisch die richtigen US-Steuerformulare zur Vorlage bei der US-Steuerbehörde. Für Auftragnehmer:innen im Ausland bieten wir rechtssichere Verträge im Self-Service-Format.

Was sind die Vorteile von internationalen Auftragnehmer:innen?

Der offensichtlichste Vorteil ist die Möglichkeit, unabhängig vom Standort mit den besten Leuten zu arbeiten. Zudem geht der Vertragsabschluss in der Regel schneller als die Einstellung von Mitarbeiter:innen und ihre Leistungen sind in vielen Fällen auch günstiger.

Ein Arbeitsverhältnis auf Vertragsbasis kann auch als Probezeit für Kandidat:innen genutzt werden, bevor du ihnen eine Festanstellung anbietest und die Auftragnehmer:innen zu Mitarbeiter:innen machst. Internationale Auftragnehmer:innen benötigen häufig nur sehr wenig Einarbeitung und bringen deinem Unternehmen sofort Nutzen, ohne zuvor viel Zeit und Ressourcen zu beanspruchen.

Zur Vertiefung: Mehr über die Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen erfährst du in unserem Expertenleitfaden zur Beschäftigung internationaler Auftragnehmer:innen.

Was ist der Unterschied zwischen Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen?

Auftragnehmer:innen sind selbstständige Kleinunternehmer:innen oder Freelancer:innen und erbringen in dieser Funktion Leistungen für dein Unternehmen. Mitarbeiter:innen sind hingegen Teil deiner fest angestellten Belegschaft und arbeiten gewöhnlich nur für dich.

Leider ist die Einordnung nicht immer ganz einfach und zu allem Überfluss kann sie auch noch von Land zu Land unterschiedlich sein. In den meisten Ländern der Welt ist zwar arbeitsrechtlich definiert, was Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen sind, aber die richtige Einordnung über Ländergrenzen hinweg ist alles andere als einfach.

So ist es möglich, dass Auftragnehmer:innen in ihrem Land plötzlich als Mitarbeiter:innen gelten, weil hauptsächlich für dich arbeiten oder schon seit einer bestimmten Zeit mit dir zusammenarbeiten. Auch die Art der Bezahlung kann sich auf die arbeitsrechtliche Einstufung auswirken.

Die falsche Einstufung von Mitarbeiter:innen als selbstständige Auftragnehmer:innen und die daraus resultierende Scheinselbstständigkeit wird mit hohen Geldstrafen belegt, selbst wenn du einfach nur einen Fehler gemacht hast. Wäge daher sorgfältig ab, ob es nicht sinnvoller ist, jemanden direkt fest einzustellen.

Welche Arten von internationalen Auftragnehmer:innen gibt es?

Internationale Auftragnehmer:innen sind selbstständige Kleinunternehmer:innen bzw. Freiberufler:innen. Es gibt unterschiedliche Modelle für die Arbeit mit Auftragnehmer:innen:

  • Arbeitnehmerähnliche Selbstständige arbeiten in einem anderen Land direkt für dein Unternehmen, sind aber keine angestellten Mitarbeiter:innen. Die Grundlage des Arbeitsverhältnisses ist ein lokalisierter Vertrag mit, der den gesetzlichen Rahmen der Geschäftsbeziehungen und der zu erbringenden Leistungen definiert.

  • Unterauftragnehmer:innen stehen in einem Vertragsverhältnis mit einer Dienstleistungsgesellschaft, die zwischen dir und den internationalen Auftragnehmer:innen zwischengeschaltet ist und sich um alle Belange der Rechtskonformität kümmert, einschließlich Vergütung, Zusatzleistungen, Steuern und Abzüge. Dein Unternehmen bezahlt der Dienstleistungsgesellschaft eine wiederkehrende Verwaltungsgebühr für jede:n Auftragnehmer:in.

  • Zeitarbeitskräfte sind Festangestellte eines Personaldienstleisters. Sie werden verschiedenen Unternehmen überlassen, ohne zwischendrin die Arbeit zu verlieren. Sie werden in der Regel auch in Leerzeiten bezahlt, sodass es an der Agentur liegt, eine Beschäftigung für sie zu finden. Die Agentur unterstützt dich bei der Aufrechterhaltung einer konstanten Arbeitsqualität, verlangt aber in der Regel hohe Aufschläge für jede abgerechnete Stunde oder das gesamte Festpreisprojekt.

Du solltest die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Arten, mit internationalen Auftragnehmer:innen zusammenzuarbeiten, sorgfältig abwägen, um die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.

Was sind die Vor- und Nachteile von internationalen Auftragnehmer:innen?

Einer der größten Vorteile von internationalen Auftragnehmer:innen ist die Flexibilität, besonders bei kurzfristigen Projekten schnell zusätzliches Personal zu finden. Der Kandidatenpool ist praktisch unendlich und die Beauftragung von ausländischen Auftragnehmer:innen ist meist einfacher als die Einstellung fester Mitarbeiter:innen.

Aber es gibt auch Nachteile. Da wären zunächst einmal die Kosten bei der langfristigen Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen. Du solltest auch bedenken, dass dein geistiges Eigentum im Ausland vielleicht nicht so gut geschützt ist wie in deinem Heimatland. Wenn du internationale Auftragnehmer:innen in mehr als nur einem Land hast, wird es mit jedem Land schwieriger, die Risiken zu kontrollieren.

Überlege dir also im Voraus gut, ob die Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen wirklich die beste Lösung für dein Unternehmen ist.

Wie stelle ich die Rechtskonformität bei der Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen sicher?

Wenn du erwägst, mit internationalen Auftragnehmer:innen zusammenzuarbeiten, informiere dich gut über die Gesetzeslage in den jeweiligen Wohnsitzländern. Du solltest unter anderem diese Aspekte klären:

  • Welche Steuerpflichten hat dein Unternehmen im Wohnsitzland der Auftragnehmer:innen?

  • Welche Steuerformulare musst du beim IRS einreichen?

  • Wie erstellst du lokalisierte Verträge für jedes Land?

  • Hast du Zugang zu Rechtsberatung im Wohnsitzland der Auftragnehmer:innen?

  • Gibt es vor Ort HR-Expert:innen, denen du vertraust?

  • Welche rechtlichen Anforderungen gibt es für die Bezahlung der Auftragnehmer:innen?

  • Gehört das produzierte geistige Eigentum von Gesetzes wegen automatisch deinem Unternehmen? Musst du Vorkehrungen treffen?

  • Gibt es eine Mindest- oder Höchstvertragsdauer für Auftragnehmer:innen im jeweiligen Land?

  • Braucht dein Unternehmen eine lokale Präsenz oder eine Niederlassung, um im Land tätig werden zu dürfen?

  • In welchen Währungen kannst du die Auftragnehmer:innen bezahlen?

  • Wie erfolgt die Bezahlung in einer anderen Währung?

Wenn du gut informiert bist, bevor du einen Vertrag unterschreibst, legst du ein sicheres Fundament für dein globales Team und gehst von Anfang an unnötigen Problemen und den damit einhergehenden Kosten aus dem Weg. Remote erleichtert dir die Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen auf der ganzen Welt.

Welche Strafen zieht die Falscheinstufung von Arbeitskräften nach sich?

Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Das gilt auch für die meisten internationalen Arbeitsgesetze. Es macht dabei keinen Unterschied, ob du ein Vergehen versehentlich oder in voller Absicht begehst. Auch als Neuling im Dschungel des internationalen Arbeitsrechts drohen dir bei Verstößen empfindliche Strafen. Scheinselbstständigkeit kann hohe Strafen nach sich ziehen, dein Unternehmen in den Fokus ausländischer Behörden rücken und die Tätigkeit deines Unternehmens im betreffenden Land jetzt und in Zukunft deutlich einschränken. Es kann sogar so weit kommen, dass du den Anspruch auf dein geistiges Eigentum und deine Erfindungen verlierst.

Zum Glück muss die Verwaltung von Auftragnehmer:innen nicht zwangsläufig kompliziert und teuer sein. Du benötigst nur einen zuverlässigen Partner wie Remote, der dir hilft, gefährliche Klippen zu umschiffen.

Die Wahl der richtigen Software zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen

Bist du auf der Suche nach einer schnellen und einfachen Methode zur Automatisierung des Auftragnehmermanagements? Dann lege jetzt ein Konto bei Remote an. Du kannst innerhalb weniger Minuten mit dem Onboarding von Auftragnehmer:innen in unterschiedlichen Ländern beginnen.

Du kannst sie in ihrer lokalen Währung bezahlen, was in vielen Ländern Vorschrift ist. Eine Softwarelösung für die automatisierte Verwaltung von Auftragnehmer:innen erleichtert in vielen Fällen auch das Compliance-Management.

Remotes Plattform zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen kannst du sichergehen, dass du immer das anwendbare Arbeitsrecht einhältst, und deine Unterlagen einfach verwalten.

Beginne noch heute, dein weltweites Team von Auftragnehmer:innen aufzubauen und bezahle sie ganz einfach. Du kannst auf der Remote-Plattform schnell und einfach einzelne oder wiederkehrende Rechnungen verwalten und freigeben und eine gemeinsame Zahlung für alle deine Auftragnehmer in deiner lokalen Währung anweisen.

Mehr erfahren: Unser Expertenleitfaden für die Zusammenarbeit mit Remote-Auftragnehmer:innen

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