Comment gérer une politique de congés payés illimités

Les politiques de congés payés illimités semblent une idée intéressante. Combinées à la flexibilité des horaires et à la liberté de localisation des équipes à distance, elles devraient, en théorie, permettre aux collaborateurs de vivre leur vie comme ils l'entendent.

En théorie.

En réalité, même les entreprises bien intentionnées ne mettent pas toujours en œuvre correctement leurs politiques de congés illimités. Il arrive souvent que les employés prennent moins de jours de congés dans le cadre d'une politique de congés payés illimités qu'avec des politiques plus rigides en la matière.

S'ils sont bien gérés, les congés payés illimités offrent aux employés la possibilité de trouver un équilibre parfait entre leur vie professionnelle et leur vie privée, tout en garantissant la prospérité de votre entreprise grâce à un personnel engagé et efficace, et ce, tous les jours de l'année. Assurez-vous que votre politique de congés payés illimités vous soit plus profitable qu'une politique classique en suivant quelques règles de base, souvent négligées.

Cet article explique ce qu'est une politique de congés payés illimités et comment elle fonctionne. Il présente les avantages et inconvénients de cette politique et il fournit des conseils clés pour la mettre en œuvre dans votre entreprise.

Regardons cela de plus près.

Qu'est-ce qu'une politique de congés payés illimités et comment fonctionne-t-elle ?

Une politique de congés payés illimités est un type de congé qui permet aux employés de s'absenter de leur travail pour une raison quelconque, tout en continuant à percevoir leur salaire habituel. Dans le cadre de cette politique, les employés ne disposent pas d'un nombre déterminé de jours de vacances ou de maladie par an.

L'idée des congés payés illimités est de promouvoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et d'offrir aux employés plus de flexibilité dans la gestion de leurs congés, sans qu'ils aient à se soucier du nombre de jours qu'il leur reste.

Les employeurs ne sont pas légalement tenus d'accorder des congés payés en vertu de la loi sur les normes de travail équitables (FLSA), mais il existe quelques exceptions. En vertu de la loi sur les environnements familiaux et professionnels sains (HFWA), les employeurs du Colorado doivent offrir deux types de congés : les congés cumulés et les congés pour urgence de santé publique (PHE). 

Cependant, comme 77 % des employés considèrent les congés payés comme un avantage essentiel, le fait de proposer une politique de congés payés illimités (avec un nombre illimité de jours de vacances) peut renforcer l'attractivité de votre entreprise auprès des nouveaux embauchés.

De plus en plus d'entreprises, en particulier dans le secteur des technologies, commencent à proposer des congés payés illimités. Parmi les exemples, citons Netflix, Oracle et Adobe.

Bien évidemment, des garde-fous ont été mis en place à ce sujet.

Comment les politiques de congés payés illimités fonctionnent-elles réellement ?

Bien que les politiques en la matière varient selon les entreprises, les congés payés ne sont pas « illimités » dans les faits. Les employés ne peuvent évidemment pas prendre 365 jours de congés par an tout en étant payés. Ces politiques fonctionnent plutôt sur la base de la confiance afin d'éviter les abus. 

Les employés éligibles sont autorisés à prendre des congés à partir du moment où ils ont terminé leur travail. La plupart des entreprises utilisent également un système d'information des ressources humaines (SIRH) afin que leurs employés puissent soumettre leurs demandes de congés payés illimités à l'approbation de leur supérieur. 

Certaines politiques de congés payés illimités peuvent également comporter un plafond officieux, qui peut être de quelques semaines ou d'un mois. 

Si vous envisagez de mettre en œuvre une politique de congés payés illimités dans votre entreprise, créez un document décrivant en détail cette politique et comportant des lignes directrices claires, et informez vos employés de ces exigences.

Avantages et inconvénients de la mise en œuvre d'une politique de congés payés illimités

Une politique de congés payés illimités peut renforcer l'attractivité de votre entreprise. Toutefois, il convient d'abord d'en évaluer les avantages et les inconvénients.

Commençons par les avantages.

Avantage : une telle politique favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée

L'épuisement professionnel est assez fréquent sur le lieu de travail. De fait, 26 % des employés américains se déclarent souvent ou toujours épuisés.

Avec un nombre illimité de jours de congés payés, les employés peuvent prendre leurs congés en fonction de leurs besoins. Cette flexibilité leur permet de donner la priorité à leur bien-être et de « recharger » leur santé mentale, ce qui contribue à prévenir l'épuisement professionnel.

Avantage : votre entreprise peut faire des économies

Bien qu'il n'y ait pas d'obligation en la matière à l'échelle nationale, de nombreuses entreprises proposent une forme ou une autre de congés payés. Cela implique toutefois qu'elles doivent également payer les heures de congés payés non utilisées en cas de départ d'un employé. 

Les politiques de congés payés illimités annulent la responsabilité financière liée au paiement des jours de vacances accumulés et non utilisés.

En outre, le turnover des employés est une source de coûts. En proposant à vos employés des avantages sociaux attractifs, tels qu'un nombre illimité de jours de congés payés, vous pouvez fidéliser les meilleurs talents et accroître leur loyauté vis-à-vis de l'entreprise. Cela permet également de réduire vos coûts de recrutement et d'intégration.

Avantage : une telle politique favorise une culture de la confiance

La mise en œuvre d'une politique de congés payés illimités permet aux employés de savoir que l'entreprise leur fait confiance pour la prise en charge de leur emploi du temps et la gestion de leur bien-être. Une telle politique peut contribuer à favoriser une culture de la confiance et à améliorer le moral des employés.

Examinons maintenant les inconvénients des politiques de congés payés illimités.

Inconvénients : il existe un risque d'abus

Comme pour tout avantage proposé par l'entreprise, il existe toujours un risque d'utilisation abusive ou inappropriée. 

En l'absence de lignes directrices claires, les employés risquent d'utiliser à mauvais escient la politique des congés illimitées et de prendre un nombre excessif de jours de vacances. Cela peut perturber les plannings de travail et réduire la productivité des équipes.

Inconvénient : répartition inégale de la charge de travail

Le risque d'une répartition inégale de la charge de travail constitue un autre inconvénient d'une politique de congés payés illimités. Certains employés peuvent prendre davantage de congés que d'autres, et d'autres pas du tout. Cela peut créer un sentiment d'injustice, surtout si les mêmes employés voient continuellement leurs collègues récupérer leurs tâches.

Inconvénient : difficultés de planification

Les absences fréquentes et non planifiées des employés peuvent compliquer la tâche des gestionnaires, qui doivent coordonner les emplois du temps pour assurer une couverture adéquate. Il existe également un risque que les employés se sentent déçus ou frustrés si leur demande de congés est refusée en période de forte charge de travail.

Votre entreprise doit-elle proposer une politique de congés payés illimités ?

À première vue, la mise en place de congés payés illimités est une solution avantageuse pour toutes le parties : elle peut aider votre entreprise à attirer les meilleurs talents et donner à vos employés les moyens de gérer leur emploi du temps.

Cependant, un manque de clarté peut accroître l'incertitude des employés quant à la quantité appropriée de congés. Le risque que les collaborateurs tirent abusivement profit du système existe également.

Cela dit, le fait d'offrir un nombre illimité de jours de congés peut s'avérer extrêmement bénéfique pour votre stratégie de gestion des ressources humaines (GRH). Avant de décider de la mise en œuvre d'une telle politique, il convient donc de réfléchir à son impact sur vos activités et à son adéquation avec les valeurs de votre entreprise.

Conseils pour réussir la mise en œuvre d'une politique de congés payés illimités

La mise en œuvre d'une politique de congés pays illimités peut contribuer à favoriser un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mais elle doit être mûrement réfléchie.

Voici quelques conseils pour en garantir la réussite :

N'adoptez pas une vision comptable

Comptabilisez les congés de vos employés uniquement en vue de produire des rapports officiels, comme certains pays l'exigent. 

Suivez les indicateurs de performance basés sur la productivité réelle sans tenir compte des heures passées au bureau. En effet, des études ont montré que les employés qui travaillent de longues heures sont plus susceptibles de souffrir de problèmes de santé tels que les crises cardiaques et les AVC. En outre, le fait de travailler plus de 55 heures par semaine n'est pas en définitive synonyme de gains de productivité.

La politique de Remote en matière de congés payés illimités ne consiste pas à établir le registre de ses employés qui prennent le plus de congés. Notre politique intitulée « tell, don't ask » (dites, ne demandez pas) confère aux membres de notre équipe le bénéfice du doute. Nous demandons seulement à toute personne qui décide de prendre des congés de nous en avertir en utilisant notre calendrier d'indisponibilité.

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Fixer une valeur minimum

Fixez un nombre minimum de jours de congés que les employés doivent prendre, à la fois pour chaque période et pour l'ensemble de l'année. Chez Remote, nous imposons un minimum de 20 jours de congé par employé et par an. Même si nous attendons de la plupart des membres de l'équipe qu'ils en prennent davantage, nous insistons pour qu'ils prennent au moins ce minimum pour leur propre bien-être et pour maintenir leur productivité au travail.

Incitez vos employés à s'absenter du travail au moins une fois par an pendant une longue période, et prévoyez des dispositions spéciales pour les événements importants de la vie. Notre politique de congé parental, par exemple, prévoit un minimum de 14 semaines de congés pour les jeunes parents.

Simplifiez la demande de congés payés pour vos employés. Les collaborateurs qui doivent faire des pieds et des mains ou suivre une procédure complexe pour obtenir des congés seront moins enclins à le faire.

Avec la plateforme de RH globale de Remote, les employés peuvent envoyer des demandes de congés à valider par leur hiérarchie en quelques clics.

(Source de l'image)

Ils reçoivent ensuite un e-mail les informant que leur demande a été validée.

Si vos employés ne prennent pas suffisamment de congés, n'essayez pas de compenser cette insuffisance en leur offrant une prime en espèces ou toute autre rémunération. Certains salariés peuvent prendre le moins de congés possible dans l'espoir d'obtenir un gros chèque à la fin de l'année. Veillez plutôt, en collaboration avec les managers, à ce que les membres de vos équipes prennent régulièrement des congés. Chez Remote, nous avons pour principe que chaque personne ait toujours un congé à venir sur notre calendrier d'indisponibilité.

Identifier et éliminer les goulets d'étranglement

Rien ne met plus en évidence un problème dans votre entreprise que le fait que tout s'arrête parce qu'une personne prend une semaine de congé. Si votre entreprise ne peut pas gérer l'absence d'une personne, celle-ci n'en est pas responsable : c'est à vous de garantir qu'aucune personne ne détienne à elle seule les clés de la croissance de votre entreprise.

Les entreprises en phase de démarrage ne peuvent pas se permettre de conserver un grand nombre de personnes exerçant des responsabilités redondantes. Ces entreprises ne peuvent avoir qu'un concepteur, un spécialiste du marketing, un responsable informatique ou un vendeur. Dans ce cas, les employés qui s'absentent pour raisons personnelles doivent informer leurs collègues au plus tôt et régulièrement, afin de les tenir informés de leurs projets et événements à venir.

Pour les mêmes raisons, nous préconisons fortement le travail asynchrone ainsi qu'une documentation détaillée. Lorsque tout est accessible aux autres membres de l'entreprise (nous utilisons Notion pour cela) et que personne ne se sent obligé de travailler pendant des créneaux horaires spécifiques, tout le monde peut lire la documentation et la reprendre là où les autres se sont arrêtés sans avoir besoin de réunions de rattrapage, qui sont en définitive une perte de temps.

Respecter les différences personnelles et culturelles

Les employés doivent indiquer s'ils prévoient de prendre des congés à l'occasion d'un jour férié, mais les différences culturelles ne se limitent pas à ce sujet. 

Certaines personnes peuvent se sentir rassurées lorsqu'elles travaillent un peu pendant leurs jours de congés, même si leurs chefs leur expliquent que ce n'est pas nécessaire. D'autres peuvent supprimer Slack de leur téléphone, fermer toutes leurs notifications et partir à la montagne pour se couper du monde pendant un moment.

Les deux approches sont également valables. Si une personne n'a pas de problèmes pour répondre à ses e-mails le soir et ne ressent pas comme une contrainte le fait de travailler pendant toutes ses vacances, vous devez respecter ce choix. Si une autre personne préfère se déconnecter, ne lui imposez pas le niveau d'exigence de ses collègues plus « connectés ».

Les gens ont des conceptions différentes de leurs vacances. Cela est particulièrement vrai d'un pays à l'autre. Respectez les différentes manières dont les membres de votre équipe envisagent leurs congés payés. Veillez simplement à ce qu'ils en prennent suffisamment.

Les congés payés illimités : un avantage, pas une excuse

Dans le cadre d'une politique de congés payés classique, les employés cumulent leurs congés sur un compte et ont droit au paiement de la valeur de ce compte lorsqu'ils quittent l'entreprise. Les congés payés illimités constituent un avantage continu, ce qui signifie que les employés n'accumulent pas d'heures de congé et, par conséquent, ne reçoivent pas de paiements s'ils quittent l'entreprise, quelle que soit leur nombre (important ou non) de jours de congés.

Les entreprises les plus prospères regorgent de personnes heureuses et productives qui sont engagées dans leur travail et ne se sentent pas épuisées. Les congés payés illimités peuvent contribuer à créer cette réalité positive, mais pour qu'un tel système fonctionne, vous devez développer en amont une culture qui favorise un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Parlez régulièrement de votre politique de congés payés illimités lors des réunions d'équipe et rappelez aux employés qui n'ont pas encore posé de congés sur leur calendrier de le faire. À la fin de la relation de travail, les employés doivent avoir l'impression d'avoir fait une bonne affaire pendant la période qu'ils ont passée dans l'entreprise et non d'être passé à côté d'un jour de congé.

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