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Vous souhaitez embaucher un employé au Royaume-Uni ? L'un des membres de votre équipe envisage-t-il de s'installer au Royaume-Uni ? Quelle que soit votre situation, ce guide sur l'embauche d'employés au Royaume-Uni peut vous aider à vous familiariser avec les bases du droit du travail britannique, les pratiques en matière de paie, les avantages sociaux courants, etc.
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Le droit du travail au Royaume-Uni peut être difficile à comprendre, en particulier pour les employeurs n'ayant que quelques salariés. La différence entre « collaborateurs » (workers) et « employés » (employees), par exemple, n'est pas forcément connue de quelqu'un qui n'a jamais géré une équipe au Royaume-Uni. En tant que premier Employer of record pour les talents internationaux, Remote aide les entreprises de toutes tailles à embaucher des collaborateurs au Royaume-Uni en totale conformité avec le droit du travail applicable.
Pour que votre entreprise reste conforme, commencez par consulter notre guide utile sur l'embauche d'employés au Royaume-Uni.
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Le Royaume-Uni applique des règles différentes aux « collaborateurs » (workers), aux « employés » (employees) et aux « freelances » (self-employed contractors).
Les freelances sont des travailleurs indépendants. Tout comme en France, les freelances travaillent indépendamment des entreprises qui font appel à leurs services. Au Royaume-Uni, les entreprises ne sont pas tenues d'accorder des avantages aux freelances. Pour éviter les problèmes de requalification de contrat, les employeurs doivent toutefois veiller à ne pas dépasser certaines limites. Le fait de dire à un freelance quand et comment il doit travailler, de lui fournir du matériel ou un bureau, ainsi qu'un certain nombre d'autres actions peuvent indiquer une relation d'employeur-employé et mettre les entreprises en difficulté.
Pour faire passer un freelance au statut d'employé, les entreprises britanniques doivent rédiger un contrat de travail précisant la relation de travail.
Au Royaume-Uni, le terme « collaborateur » (worker) comprend les employés et un certain nombre d'autres personnes qui se situent entre la définition d'un freelance et celle d'un employé. Les chauffeurs d'Uber, par exemple, ont obtenu gain de cause devant la Cour suprême du Royaume-Uni en 2018 pour être considérés comme des collaborateurs (workers). Les collaborateurs bénéficient de certains avantages sociaux en vertu de la législation britannique, mais pas autant que les employés à temps plein. Les avantages sociaux statutaires pour les collaborateurs britanniques sont les suivants :
Congés payés
Salaire minimum
Salaire national de subsistance, selon les circonstances
Protection contre les déductions illégales
Congés annuels payés
Des pauses raisonnables pour se reposer
Cotisations de pension des employeurs
Protection contre la discrimination
Au Royaume-Uni, les « employés » sont des personnes qui signent un contrat de travail formalisé avec une entreprise. Les employés ont droit à l'ensemble des avantages sociaux et des protections prévus par la législation britannique.
Les entreprises britanniques doivent être explicites dans la cession des droits de propriété intellectuelle lorsqu'elles travaillent avec des freelances, car le droit du travail et des affaires britannique attribue souvent ces droits par défaut au freelance. Le concept de « work for hire », que l'on peut entendre comme de la prestation de services, n'existe pas au Royaume-Uni.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises étrangères qui collaborent avec des travailleurs à distance britanniques optent pour une relation d'employeur-employé plutôt que pour une relation de client-freelance. La solution d'EOR de Remote offre aux entreprises du Royaume-Uni les protections les plus solides du secteur en matière de propriété intellectuelle.
Le Royaume-Uni fournit les protections habituelles contre les discriminations fondées sur l'origine, l'âge, le sexe, la religion et autres. En 2020, un tribunal du travail a également statué sur le véganisme en tant que croyance philosophique protégée en vertu de la Loi sur l'égalité.
Conformément à l'Employment Rights Act 1996, tous les employeurs britanniques doivent fournir à leurs employés un contrat écrit décrivant les détails de la relation de travail. Ce contrat doit contenir des détails tels que l'intitulé et la description du poste, la date de la prise de poste, le salaire et le calendrier des paiements, les plans de pension, les règles de l'entreprise, la politique de résiliation du contrat et d'autres informations importantes.
Au Royaume-Uni, les employeurs sont tenus de souscrire une assurance responsabilité civile pour se prémunir contre les réclamations des collaborateurs. Cette assurance couvre les entreprises dans le cas où un employé déposerait un grief ou ferait une réclamation pour recevoir un dédommagement.
Les visas au Royaume au travail couvrent plusieurs types de visites et d'emplois. De nombreux visas fonctionnent selon un système de points dans lequel les demandeurs gagnent des points en remplissant les différentes conditions d'obtention du visa.
Les citoyens de l'Espace économique européen (EEE) n'ont souvent pas besoin de demander de visa, tandis que les personnes venant au Royaume-Uni en provenance des États-Unis et d'autres régions non membres de l'EEE doivent demander le visa correspondant à leur situation.
Voici quelques exemples de visas de travail au Royaume-Uni :
Le « Tier 1 Exceptional Talent Visa », pour les étrangers hautement qualifiés possédant une expertise dans un domaine important.
Le « Tier 2 General Visa », pour les collaborateurs étrangers qualifiés qui ont une offre d'emploi dans un secteur à forte demande.
Le « Tier 2 Intra-Company Transfer Visa », pour les collaborateurs étrangers qui déménagent au Royaume-Uni tout en continuant à travailler pour la même entreprise.
Si vous ne savez pas de quel visa vos employés britanniques ont besoin, contactez Remote et notre équipe chargée des opérations internationales pourra vous aider.
Le droit du travail britannique continuera à s'appliquer comme d'habitude dans le sillage du Brexit. Les employeurs de résidents britanniques qui demandent à leurs employés de voyager doivent s'assurer que tous les collaborateurs disposent d'un passeport à jour. Tous les immigrants d'autres pays de l'UE qui travaillaient au Royaume-Uni avant le Brexit doivent vérifier leur statut en matière d'immigration et de visa pour éviter d'avoir des ennuis.
Le Royaume-Uni continue de conclure de nouveaux accords avec d'autres pays. Les exigences en matière d'emploi et de visa peuvent donc varier d'un cas à l'autre.
Oui. Les employeurs sont responsables de la collecte, de la conservation et de l'élimination sécurisées des données des employés en vertu des règles du RGPD.
Parce que les employeurs ont la responsabilité de protéger les données des collaborateurs, les entreprises ne doivent conserver que les données dont elles ont besoin pour fonctionner efficacement. Au Royaume-Uni, la loi oblige les entreprises à fournir à leurs employés une politique de confidentialité décrivant la manière dont elles collectent et utilisent les données personnelles avant, pendant et après la relation de travail.
Renseignez-vous sur les processus dont vous avez besoin pour trouver, recruter et intégrer des employés à distance (et profitez-en pour être en conformité avec la loi).
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Les entreprises étrangères qui emploient des travailleurs au Royaume-Uni doivent soit payer leurs employés étrangers par l'intermédiaire de leurs entités juridiques britanniques, soit employer leurs collaborateurs par l'intermédiaire d'un Employer of record (EOR) comme Remote. La création d'une entité juridique étant un processus long et coûteux, la plupart des entreprises (en particulier les petites et moyennes entreprises) choisissent de travailler avec un EOR.
Comme en France, les employeurs britanniques déduisent les taxes et les cotisations sociales du salaire des employés avant de verser les fonds. Les frais liés aux soins de santé fournis par le gouvernement britannique sont également déduits du salaire.
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Au Royaume-Uni, les employés ont droit à une fiche de paie détaillée indiquant toutes les déductions, taxes et frais, ainsi que les informations détaillées concernant le paiement. Les variations du montant des paiements des heures travaillées (comme les heures supplémentaires) doivent être inscrites dans une sous-catégorie soit avec le détail des heures ou présentées comme un seul total global. Ces fiches de paie peuvent être remises par courrier ou par voie électronique (ou les deux, si vous le souhaitez).
La plupart des entreprises paient leurs employés britanniques tous les mois, et pas toutes les deux semaines comme aux États-Unis.
Les entreprises doivent payer leurs collaborateurs britanniques en livres sterling (GBP). Les entreprises basées en France ne peuvent pas payer en euros leurs travailleurs à distance au Royaume-Uni.
Le Royaume-Uni n'impose pas le paiement des heures supplémentaires aux collaborateurs. Bien que la semaine de 40 heures soit la norme, les employeurs sont autorisés à demander à leurs employés de travailler plus longtemps, à condition qu'ils rémunèrent les heures travaillées et que l'employé ne travaille pas plus de 48 heures par semaine en moyenne. Les collaborateurs au Royaume-Uni qui travaillent les jours fériés n'ont pas droit au paiement de ces heures comme heures supplémentaires.
Les employeurs qui choisissent d'offrir des heures supplémentaires (comme c'est le cas pour beaucoup) sont libres de le faire. Les employeurs britanniques qui offrent des heures supplémentaires doivent décrire les règles de rémunération des heures supplémentaires dans les contrats de travail.
Les collaborateurs peuvent travailler plus de 48 heures par semaine s'ils signent un contrat stipulant leur intention de le faire. Ils peuvent annuler leur engagement à effectuer des heures supplémentaires à tout moment en prévenant leur employeur au moins une semaine à l'avance.
Les règles de l'IR35 au Royaume-Uni sont conçues pour empêcher les entreprises et les freelances d'utiliser une niche fiscale spécifique. Ces règles entrent en jeu lorsque les freelances « travaillent » pour un tiers, appelé société de services personnels ou PSC, qui passe ensuite un contrat avec une entité pour fournir les services du freelance à l'entreprise. Si la relation entre l'entreprise et le freelance est la même avec ou sans le tiers, les règles de l'IR35 s'appliquent.
Les règles de l'IR35 ont changé en 2020 pour transférer la responsabilité de l'utilisation du bon statut du freelance à l'entreprise. Désormais, les entreprises doivent garantir que tout freelance travaillant par l'intermédiaire d'un PSC a une raison valable de travailler dans le cadre de cet arrangement. Dans certains cas, les freelances qui passaient par des PSC peuvent désormais être considérés comme les employés des entreprises qui s'assurent leurs services.
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Le gouvernement britannique ne décrit pas beaucoup d'avantages sociaux statutaires pour les employés en dehors des congés payés. Toutefois, les employeurs offrent généralement des avantages sociaux complets similaires à ceux des entreprises françaises, en particulier lorsqu'ils recherchent les meilleurs talents pour des postes difficiles à pourvoir. Remote peut aider les employeurs de collaborateurs britanniques à personnaliser les avantages sociaux en fonction de leurs besoins.
Au Royaume-Uni, les collaborateurs ont droit à un minimum statutaire de 28 jours de congé par an. Vingt de ces jours sont des congés payés, tandis que les huit autres sont des jours fériés nationaux. Les employeurs choisissent souvent d'offrir plus de 28 jours de congé comme avantage pour attirer les meilleurs talents.
La législation britannique impose aux employeurs de permettre à leurs employés de reporter un maximum de huit jours par an sur l'année suivante. Les entreprises sont autorisées à permettre aux employés d'accumuler plus de jours s'ils le souhaitent. Les employés qui ne peuvent pas prendre leur jours de congés statutaire parce qu'ils prennent un autre type de congé au cours de l'année, comme un congé maladie de longue durée ou un congé maternité, peuvent reporter 20 jours au lieu de 8.
Les employés ont droit au paiement des congés payés non utilisés en cas de départ, mais uniquement du solde des congés accumulés pendant l'année en cours.
Les employeurs de travailleurs britanniques sont autorisés à offrir des congés illimités, mais ils doivent consigner le nombre de congés pris par leurs employés dans des registres officiels et garantir que leurs collaborateurs britanniques prennent suffisamment de congés.
Le Royaume-Uni dispose d'un ensemble de lois spécifiques concernant les congés maladie de longue durée, indépendantes de celles régissant les congés maladie de courte durée. Ce congé est appelé indemnité de maladie statutaire. Les employés qui demandent un congé maladie de plus d'une semaine doivent fournir à leur employeur une « note d'aptitude », c'est-à-dire un document émanant d'un professionnel de santé décrivant la raison de l'absence et les conditions dans lesquelles l'employé peut revenir.
Les collaborateurs en arrêt maladie rémunéré de longue durée perçoivent 95,85 livres sterling par semaine, payées par l'employeur, pour une période pouvant aller jusqu'à 28 semaines. Les collaborateurs peuvent recevoir plus que ce montant si un contrat de travail le prévoit, mais pas moins. Les employés qui restent malades après 28 semaines et dont les employeurs n'offrent pas de congé maladie supplémentaire peuvent demander d'autres formes d'assistance.
Les collaborateurs continuent de cumuler des congés payés réguliers pendant leur arrêt maladie statutaire.
Toutes les employées enceintes ont droit à 52 semaines de congé maternité au Royaume-Uni à partir de la date à laquelle elles deviennent employées. Il n'y a pas de durée minimale obligatoire pendant laquelle une personne doit travailler pour un employeur avant d'être autorisée à prendre un congé maternité.
Les employeurs sont responsables de la rémunération du congé maternité et les montants versés varient en fonction de la durée du congé et du salaire normal.
Au Royaume-Uni, le congé maternité est divisé en deux parties : 26 semaines de congé ordinaire et 26 semaines de congé supplémentaire. Les employées enceintes ont également le droit de prendre des congés pour des soins prénatals. Les employées doivent avertir leur employeur au moins huit semaines à l'avance si elles souhaitent modifier la date à laquelle elles prévoient de reprendre le travail.
Les partenaires des employées enceintes, y compris les partenaires non masculins, peuvent bénéficier d'un congé paternité. Pour ce faire, le partenaire doit être le père, partenaire de la personne qui accouche, la personne qui adopte l'enfant ou le parent d'intention de l'enfant s'il prévoit de s'occuper de l'enfant après une gestation pour autrui. Il est important de noter que les employés peuvent ne plus avoir droit au congé paternité s'ils ont pris des congés pour se rendre à des rendez-vous d'adoption.
Au Royaume-Uni, le congé paternité ne peut commencer avant la naissance de l'enfant et doit être utilisé au cours de la première année suivant la naissance de l'enfant. Les employés peuvent prendre une à deux semaines consécutives de congé paternité.
Contrairement au congé maternité, pour prendre un congé paternité, les employés doivent avoir travaillé pour leur employeur pendant au moins 26 semaines continues avant la semaine de référence, qui est la 15e semaine avant la date prévue de la naissance de l'enfant.
Le Royaume-Uni autorise également le congé parental partagé dans de nombreuses circonstances. Le congé partagé doit être utilisé au cours de la première année suivant la naissance de l'enfant. Un maximum de 50 semaines peuvent être partagées, et jusqu'à 37 semaines peuvent êtres payées. Le congé parental partagé peut être divisé en plusieurs blocs, utilisé en une seule fois, en couple ou séparément.
Bien que le gouvernement britannique fournisse une assurance maladie aux résidents, de nombreux employeurs choisissent encore d'offrir une assurance maladie privée comme avantage supplémentaire pour attirer les meilleurs talents. Certains employeurs proposent directement des plans d'assurances, tandis que d'autres donnent à leurs collaborateurs la possibilité d'utiliser une allocation supplémentaire pour choisir leur propre plan.
Les employeurs britanniques peuvent choisir d'offrir à leurs employés une assurance pour la vue, une assurance dentaire, une aide à la fertilité, une aide à l'invalidité et d'autres types d'assurance en dehors de ce qui est généralement couvert par le NHS ou les plans de santé privés. Certains régimes d'assurance sont plus courants que d'autres.
Au Royaume-Uni, les employeurs ont l'obligation de financer des fonds de pension avec des taux de cotisation obligatoires et des minima pour les collaborateurs remplissant les conditions requises. Pour plus de détails, voir ci-dessous.
Au Royaume-Uni, les collaborateurs ont accès à toute une série de régimes de retraite, dont beaucoup relèvent des régimes de pension. Les régimes de pension comprennent les plans d'entreprise, les investissements personnels et autres.
Les collaborateurs sont généralement affiliés automatiquement aux régimes de pension de l'entreprise. Les entreprises ne peuvent pas intimider, encourager ou tenter de convaincre les employés de ne pas y participer.
Pour bénéficier de l'affiliation automatique, les employés doivent être des collaborateurs (et non des freelances), être âgés de 22 à 66 ans et gagner au moins 10 000 livres sterling par an. Les employés qui ne sont pas inscrits d'office peuvent choisir d'y participer.
Les employeurs peuvent reporter l'affiliation automatique d'un employé de trois mois au maximum. Pour ce faire, l'employeur doit informer le collaborateur dans un délai de six semaines et un jour à compter de la date à laquelle l'employé devient éligible à l'affiliation. Pour être valables, les avis d'ajournement doivent être rédigés et motivés de manière précise.
Les employeurs doivent fournir des informations sur l'affiliation aux régimes de pension à un organisme de réglementation des pensions, qui peut infliger des amendes et des pénalités importantes lorsque les entreprises ne respectent pas les procédures appropriées. Les employeurs doivent également soumettre une déclaration de conformité dans les cinq mois suivant l'inscription automatique d'un nouvel employé. Remote s'occupe de ces tâches de conformité pour les employeurs de collaborateurs britanniques.
Les cotisations des employés aux régimes de pension sont des cotisations avant impôt. Les employeurs doivent cotiser au minimum 3 % de la rémunération totale des employés, tandis que les employés doivent cotiser au minimum 5 %.
Les régimes de pension privés se répartissent en deux grandes catégories : les régimes à cotisations définies et les régimes à prestations définies.
Les régimes à cotisations définies sont des pensions qui augmentent en fonction des cotisations versées. Parfois appelés pensions personnelles, les régimes de pension à cotisations définies regroupent les cotisations versées par les employés et les employeurs en une sorte de pot commun. Les collaborateurs britanniques peuvent généralement retirer 25 % d'un régime à cotisations définies sans payer de taxes après avoir attendu une période spécifique.
Les régimes à prestations définies sont généralement des pensions fournies par l'employeur à ses collaborateurs. On parle parfois de régimes de pension à « salaire final » ou à « moyenne de carrière ». Les régimes à prestations définies ne sont pas basés sur le montant des cotisations des employés ou des employeurs, mais sur un ensemble de règles propres au fonds, comme la durée de l'emploi d'un employé, le salaire de l'employé, etc. Les régimes de pension à prestations définies versent chaque année un montant déterminé au moment de la retraite.
Si les employés ne bénéficient pas de beaucoup de protections contre le licenciement au cours des deux premières années, ils acquièrent une nouvelle série de droits après deux ans d'emploi. Pour résilier le contrat d'un employé après deux ans de relation d'emploi, l'employeur doit fournir une « raison potentiellement équitable » liée à la conduite, aux capacités ou à un autre facteur important. N'oubliez pas que le Royaume-Uni a une définition limitée de ces facteurs.
Les employés qui ne sont pas licenciés pour un motif valable ont le droit de recevoir un préavis écrit de la résiliation de leur contrat.
Les périodes de préavis minimales sont les suivantes :
Une semaine si l'employé a travaillé plus d'un mois pour l'employeur
Deux semaines après deux ans dans l'entreprise
Un mois après quatre ans dans l'entreprise
Une semaine par année d'emploi continu de 5 à 11 ans dans l'entreprise
Trois mois de préavis après 12 ans dans l'entreprise
Notez qu'il est généralement interdit aux entreprises de donner à leurs employés un préavis de résiliation de contrat de plus de 12 semaines.
Le Royaume-Uni ne prévoit pas d'indemnités de licenciement pour les collaborateurs dont on a résilié le contrat (en dehors de ceux dont le contrat a été résilié pour des raisons financières). Cependant, les employeurs choisissent souvent d'offrir des indemnités de licenciement.
Les employés ayant au moins deux ans de service continu pour un employeur au Royaume-Uni bénéficient de « droits de licenciement abusif ». Les employeurs qui souhaitent résilier le contrat d'un employé ayant au moins deux ans d'ancienneté doivent motiver la résiliation de manière équitable sur le plan juridique. En cas d'échec, les employés injustement licensiés pourraient intenter une action en justice pour perte de salaire à hauteur d'un an de salaire ou de 86 444 livres sterling, selon le montant le moins élevé.
Lorsque l'indemnité de licenciement est utilisée dans le cadre d'un contrat visant à garantir qu'un employé ne portera pas plainte contre l'entreprise, l'employé doit bénéficier d'un conseil juridique indépendant. Les entreprises qui travaillent avec Remote bénéficient du soutien et des conseils de l'équipe juridique de Remote au cours de ce processus.
Bien que les employeurs étrangers de collaborateurs britanniques ne soient pas tenus de recourir à des périodes d'essai, la plupart d'entre eux choisissent de le faire. Au Royaume-Uni, les périodes d'essai durent généralement de 30 jours à quelques mois. Les employeurs peuvent résilier le contrat d'un employé en période d'essai immédiatement, sans délai de préavis, à condition que l'employeur le notifie par écrit à l'employé.
Les contrats de non-concurrence sont valables et applicables au Royaume-Uni, mais les employeurs doivent faire preuve de prudence dans la formulation de ces contrats. Au Royaume-Uni, toutes les restrictions postérieures à la résiliation de contrat sont limitées à 12 mois.
Les employés qui ne satisfont pas les critères de gestion des performances peuvent être licensiés avec une indemnité de rupture acceptée par les deux parties avant la fin de la période d'essai. Cette pratique peut être un moyen efficace de se séparer d'un employé peu performant sans exposer l'entreprise à des poursuites judiciaires. En règle générale, le contenu des accords n'est pas admis comme preuve dans les poursuites judiciaires en matière d'emploi, à moins que l'employé n'invoque une faute grave, telle qu'une discrimination fondée sur les origines, l'âge, le sexe, etc.
Récompenser ou sanctionner les employés pour leurs performances est une pratique courante dans le monde entier. Au Royaume-Uni, la gestion des performances exige toutefois des employeurs qu'ils respectent quelques règles spécifiques.
Au Royaume-Uni, les employeurs ne peuvent généralement pas résilier le contrat d'un employé en invoquant pour seule raison la mauvaise performance. Pour résilier le contrat d'un employé pour des raisons liées à ses performances, l'employeur doit fournir des documents comme des avertissements écrits et des preuves de tentatives de soutien de l'employé, généralement par le biais d'aménagements raisonnables ou d'un plan d'amélioration des performances. En cas de négligence grave, cette exigence peut être levée, mais ces cas sont rares.
Les employés qui s'améliorent après un plan d'amélioration des performances pour rechuter après la période d'essai peuvent être soumis à des périodes d'essai plus longues en cas de problèmes répétés. Les tribunaux du travail britanniques peuvent refuser plan d'amélioration des performances d'un an ou plus pour une première infraction, mais les employés soumis à plusieurs plans peuvent être tenus de faire preuve d'amélioration pendant une période plus longue.
En dehors des aménagements liés à une invalidité protégée, les employeurs britanniques ne sont pas tenus de prendre des mesures pour soutenir les collaborateurs qui ont du mal à accomplir les tâches de base de leur emploi. De nombreux managers peuvent se sentir obligés d'alléger la charge de travail des employés plus âgés, des employés moins à l'aise avec la technologie et des autres personnes non protégées. Toutefois, cela pourrait engendrer d'autres problèmes, notamment des poursuites judiciaires de la part d'autres employés qui ont l'impression d'être traités de manière plus stricte que leurs collègues.
S'y retrouver dans le droit de l'emploi britannique n'est pas une mince affaire. En tant que meilleure solution d'Employer of record pour le Royaume-Uni, Remote aide les entreprises de toutes tailles à travailler avec les meilleurs talents britanniques tout en restant conforme à toutes les lois applicables.
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