Avantages sociaux en Pologne : tout ce que vous devez savoir

La Pologne abrite un nombre croissant de professionnels ayant acquis une expérience internationale et de travailleurs ouverts à des postes à l'international et en télétravail. Sa population active reste l'une des mieux formées d'Europe et l'une de ses plus qualifiées. Ce sont ces caractéristiques appréciées qui ont poussé un si grand nombre de sociétés multinationales à y rechercher activement des talents (tout particulièrement dans les secteurs de l'informatique et de l'ingénierie, fortement implantés à l'échelle locale).

Avant d'élargir vos horizons de recrutement à la Pologne, vous devez prendre en compte toutes les obligations légales locales susceptibles de vous concerner, notamment celles relatives à la conformité réglementaire et aux avantages sociaux.

Nous voulons faciliter la compréhension de vos obligations en tant qu'employeur de talents polonais. En tant qu'Employer of record expérimenté, possédant des entités dans le monde entier, Remote a la conviction que la gestion d'un programme d'avantages sociaux compétitif, conforme et couvrant plusieurs pays (dont la Pologne) peut être simple, peu onéreuse et évolutive.

Dans ce guide traitant des avantages sociaux des travailleurs polonais, nous allons dresser la liste des avantages sociaux obligatoires et de certains avantages complémentaires que vous pouvez offrir afin de donner à votre entreprise un avantage compétitif sur le marché local du travail. Nous traiterons des domaines clés suivants :

• Qui a droit aux avantages sociaux en Pologne ?

• Avantages sociaux statutaires et couramment proposés en Pologne

• Avantages sociaux complémentaires à envisager pour les employés polonais

• Comment mettre en place et gérer les avantages sociaux de vos employés internationaux ?

Qui a droit aux avantages sociaux en Pologne ?

Les employés polonais bénéficient d'une série de droits minimaux, conformément à la législation du travail locale. Par ailleurs, les travailleurs indépendants ne sont pas couverts par la plupart des lois relatives à l'emploi. Ils n'ont pas droit aux mêmes avantages (notamment les dispositions de base telles que les congés annuels ou les congés maladie) et ils doivent payer leurs propres cotisations sociales.

Vous devez veiller à catégoriser correctement les relations de travail contractuelles avec les nouveaux embauchés. Si vous employez à tort un professionnel en tant que freelance lorsqu'il est réputé être un employé aux termes de la législation locale, vous pouvez être tenu de rembourser certains frais supplémentaires, notamment :

• les impôts non réglés

• les avantages sociaux statutaires non réglés

• les congés payés

Vous pouvez même faire peser un risque sur toute propriété intellectuelle développée par le travailleur, ce qui pose des problèmes de complexité liés à cette propriété.

Peu importe que vous considériez la personne comme un employé ou un freelance : le seul statut qui compte est celui retenu par les autorités législatives polonaises. S'il s'avère que la relation examinée est une relation de salariat et que vous avez omis de fournir les avantages statutaires, vous exposez alors votre entreprise à d'importants risques de requalification de contrat.

Pour bien comprendre cette notion avec toutes les informations nécessaires, nous vous conseillons de lire notre guide dédié sur la requalification de contrat.

Avantages sociaux des freelances polonais

Nous incitons fortement les employeurs internationaux à envisager d'offrir des avantages sociaux aux freelances afin de maintenir l'équité entre employés. Ce n'est pas parce que ces droits ne sont pas obligatoires en Pologne qu'il ne faut pas les proposer aux freelances au seul prétexte de leur statut.

Si vos freelances ont de la valeur à vos yeux, des avantages sociaux peuvent contribuer à forger une véritable relation de confiance, surtout dans un environnement à distance. Selon le type d'avantages que vous leur fournissez, vous devez toutefois faire attention au risque d'établissement permanent ou de requalification de contrat.

Les avantages dits de plus-value tels que les congés payés, les heures de travail flexibles et le congé parental, permettent souvent de ne pas tomber sous le coup de cette législation (pour en savoir plus, consultez notre guide sur les avantages à offrir aux freelances internationaux).

Un Employer of record (EOR) comme Remote devrait être en mesure de vous donner des conseils plus spécifiques pour minimiser les risques en fonction du droit de l'emploi local.

Avantages sociaux statutaires et couramment proposés en Pologne

Si un avantage est statutaire, ou obligatoire, cela signifie que l'employeur est tenu par la loi de fournir cet avantage social à ses employés. Des avantages tels que les congés payés annuels, les congés parentaux, les arrêts maladie rémunérés et l'assurance accident du travail constituent les exemples les plus courants.

Les prestations familiales et sociales ainsi que les indemnités de chômage sont des éléments constitutifs du système d'assistance sociale polonais. La sécurité sociale polonaise couvre pratiquement tous les travailleurs employés à plein temps (salariés, indépendants) ainsi que les membres de leur famille.

Les employés bénéficient d'une assurance retraite, invalidité, maladie et accident en vertu de la loi sur le système de protection sociale, qui régit les principes de la couverture sociale ainsi que leurs modalités d'application. L'employeur et l'employé contribuent, à différents niveaux, à un même régime de cotisations. De son côté, l'employeur est responsable du calcul du montant réglé à l'assurance sociale et de la déduction de ce montant du salaire de l'employé. L'employeur est également responsable du transfert des cotisations à la caisse d'assurance sociale en temps voulu.

Les employés ont droit à des prestations de maladie, de maternité, d'indemnisation ou d'obsèques, ainsi qu'à dommages-intérêts en cas de préjudice corporel dû à un accident sur le lieu de travail, en fonction des cotisations à l'assurance sociale. Ils ont également droit à bénéficier de l'utilisation des infrastructures de santé publique.

Congés annuels en Pologne

La durée des congés payés varie en fonction du nombre d'années d'activité. Les congés payés peuvent être fractionnés si l'employé choisit cette option. L'employé a le droit de s'absenter de son travail le dimanche et les jours fériés, en plus de ses congés payés.

Un employé à temps plein a droit à 20 jours de congés payés par an s'il a travaillé chez un même employeur moins de 10 ans. Un employé a droit à 26 jours de congés payés après avoir travaillé dans la même entreprise plus de 10 ans. Les jours de congés payés non utilisés peuvent être reportés sur l'année suivante, mais ils doivent être pris avant le 30 septembre de l'année suivante. Il est illégal d'indemniser les travailleurs qui n'ont pas pris leurs congés, sauf en cas de licenciement.

Congé maternité et congé parental

Les employées ont droit à 20 semaines de congé maternité si elles donnent naissance à un enfant. Cette durée est prolongée proportionnellement en cas de naissances multiples. L'employée enceinte ne peut prendre plus de six semaines de congé maternité avant la date de l'accouchement. L'un quelconque des parents peut bénéficier d'un congé parental supplémentaire de 32 semaines (pour une durée totale de 52 semaines). En général, le parent qui prend un congé parental a droit à 100 % de sa rémunération de base au cours des six premiers mois et à 60 % au cours des six mois suivants.

Les congés de grossesse minimaux auxquels ont droit les employées sont les suivants :

• 20 semaines pour la naissance ou l'adoption d'un enfant

• 31 semaines pour deux enfants, 33 semaines pour trois enfants, 35 semaines pour quatre enfants

• 37 semaines pour cinq enfants ou plus

Congé maladie et congé d'invalidité

L'employé a droit à 80 % de sa rémunération s'il est inapte au travail pour cause de maladie. Une disposition similaire existe en cas d'isolement dû à une maladie contagieuse qui dure plus 33 jours dans l'année, et pour les employés de 50 ans ou plus, lorsque cette maladie dure plus de 14 jours dans l'année.

Si une employée est inapte au travail pour cause de maladie au cours de sa grossesse, dans les limites de la période spécifiée, elle a droit à 100 % de son salaire. Si la période d'incapacité de travail dure plus longtemps, l'employée a droit à des prestations maladie versées par la Caisse d'assurance sociale.

Au cours d'une année calendaire, toute personne souffrant d'une invalidité dont le taux est sévère ou modéré a droit à 10 jours de congés supplémentaires. Une autorisation de travail est accordée après une année d'emploi et après l'acquisition de l'un des taux d'invalidité ci-dessus.

Régimes et cotisations de retraite

Depuis 2019, tous les employeurs basés en Pologne doivent proposer une pension de retraite. Le plan de retraite par capitalisation (PPK) est une nouvelle législation présentée par le gouvernement polonais pour aider les individus à épargner au cours du temps.

Les employés de 18 à 55 ans seront automatiquement inscrits à ce plan et y souscriront sauf s'ils le refusent expressément (les formulaires de refus doivent être transmis en version papier). L'employeur (à hauteur de 1,5 % minimum du salaire brut), l'employé (à hauteur de 2 % minimum) et l'État (bonus de bienvenue de 250 PLN + abondement annuel de 240 PLN) contribuent au PPK.

Nous incitons fortement les employeurs à proposer à leurs employés polonais un régime de retraite supplémentaire en tant qu'avantage social additionnel. Cette disposition peut vous aider à assurer l'équité avec les autres employés internationaux, et elle marque l'attention que vous portez à votre équipé et votre engagement vis-à-vis d'elle. Un avantage social de ce type peut suffire à convaincre un candidat de premier ordre de rejoindre votre entreprise plutôt qu'un concurrent.

Salaire minimum et heures supplémentaires

En Pologne, un salaire minimum a été institué par le gouvernement. Tout employé basé en Pologne doit être payé au minimum à ce salaire. En Pologne, le salaire minimum national est de 3 490 PLN par mois et de 22,80 PLN par heure. Les employeurs qui ne versent pas ce salaire minimum risquent des mesures de rétorsion de la part du gouvernement polonais.

Les salaires sont versés tous les mois, et les employés doivent être payés au plus tard le dix du mois suivant. En Pologne, la durée normale de la semaine de travail ne doit pas excéder 40 heures (pour une journée de 8 heures). Si des restrictions du temps de travail sont mises en place, le paiement des heures supplémentaires est obligatoire.

Le nombre maximum d'heures travaillées par semaine est de 48 ; le nombre d'heures supplémentaires ne peut excéder 150 par an. Les heures supplémentaires sont dues au-delà d'un maximum de 45 heures sur une semaine, et elles sont payées au taux légal de 200 % du salaire standard des employés si elles sont travaillées la nuit, le dimanche ou les jours non ouvrables. Si des heures supplémentaires sont travaillées pendant toute autre période, les employés ont droit à 150 % de leur salaire standard.

Assurances

En Pologne comme dans les autres pays européens, l'assurance obligatoire recouvre la retraite (PPK), les prestations sociales et la médecine du travail. En Pologne, l'assurance médicale privée, l'assurance-vie et l'assurance voyages professionnels sont des avantages sociaux optionnels. Les employeurs ne sont en aucune façon tenus de les proposer à leurs employés.

De fait, ceci constitue une opportunité pour les employeurs innovants. L'intégration de ces avantages dans les prestations proposées aux employés polonais vous permet immédiatement de démarquer votre entreprise de ses concurrents qui proposent des régimes sociaux moins avantageux.

Vous souhaitez obtenir le détail complet des coûts de l'emploi pour vos nouvelles recrues en Pologne ? Consultez notreCalculateur gratuit du coût des employés.

Avantages sociaux supplémentaires à envisager pour les employés polonais

Assurance santé privée

Même si le gouvernement polonais a mis en place un régime d'assurance-santé de base à ses citoyens, vous pouvez proposer à vos employés une assurance santé complémentaire. Nous recommandons vivement aux employeurs internationaux de prendre en considération cette assurance qui permet à leurs employés de bénéficier d'une couverture sociale plus étendue.

Ce type d'assurance privée propose des couvertures dentaires ou optiques, ainsi que d'autres garanties spécifiques que le secteur public ne peut prendre en charge du fait de ses limitations. Les employés seront ainsi en mesure de régler des frais médicaux supplémentaires tels que les consultations en urgence, les séjours à l'hôpital, la chirurgie ambulatoire, etc.

Le fait de proposer une couverture santé ou d'autres avantages sociaux complémentaires (assurance dentaire, assurance optique, assurance-vie, par exemple) peut réellement constituer un moyen efficace d'établir une relation de confiance avec les nouvelles recrues et de différencier votre entreprise de ses concurrents.

Bonus

En Pologne, les régimes de prestations sociales incluent parfois des dispositifs de bonus annuels. Certaines entreprises choisissent de verser un bonus à leurs employés en fin d'année pour les récompenser de leurs bonnes performances, bien qu'il n'existe absolument aucune obligation légale ni d'attente des salariés en la matière. Pour finir, le versement de bonus est à la discrétion de l'employeur.

Même si nous sommes en faveur d'avantages supplémentaires destinés à montrer votre engagement et votre attention vis-à-vis de votre équipe, il arrrive que les récompenses financières ne soient pas aussi motivantes ou satisfaisantes. Les avantages sociaux fondés sur la valeur (surtout ceux qui favorisent l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée) peuvent coûter moins cher à l'employeur et être davantage appréciés par l'employé.

Indemnités liées au télétravail

Les employés ne sont pas uniquement intéressés par les avantages classiques. De nombreux travailleurs polonais recherchent activement des postes au sein d'entreprises qui tiennent compte de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et mettent en place des horaires flexibles de télétravail.

Une manière de favoriser ce mode d'organisation consiste à proposer des avantages spécifiques à ce mode d'organisation tels que des indemnités de bureau à domicile. Cet avantage relativement peu onéreux permet d'accroître significativement l'efficacité et la productivité de l'employé.

Des allocations destinées à compenser les hausses probables du coût de l'abonnement à Internet, à l'électricité et au téléphone contribueront également à fournir un soutien ciblé aux collaborateurs polonais en télétravail.

Flexibilité des horaires de travail

Le télétravail a également montré que le schéma habituel des horaires fixes peut être remplacé par une approche plus flexible.

Les dispositions contractuelles relatives à la flexibilité des horaires de travail favorisent l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, qui évolue constamment au rythme des environnements de travail à distance et hybrides.

Développement personnel

Les employés souhaitent que leur employeur contribue à leur développement personnel. Des avantages peu coûteux tels que l'investissement dans leur développement personnel aident les travailleurs à acquérir de nouvelles compétences. Ces programmes renforcent également la fidélisation des employés tout en montant aux membres de votre équipe que vous vous intéressez à leur évolution professionnelle.

Abonnements fitness - Les télétravailleurs n'ayant pas accès à une salle de sport sur site veulent rester en forme. Une disposition destinée à les aider à payer un abonnement fitness contribuera en grande partie au sentiment de valorisation de vos employés. Pour les collaborateurs en télétravail, des abonnements à des cours en ligne (séances de yoga, par exemple) constituent des options intéressantes.

Avantages sociaux abordables destinés aux télétravailleurs

Vous pouvez ajuster votre régime social à la nature du travail demandé aux télétravailleurs, de manière à y inclure des avantages tels que des jours de congés payés supplémentaires, une aide aux repas, ou la prise en charge des frais de déplacement.

Des approches plus traditionnelles sont également possibles, comme les stock-options ou la participation aux bénéfices, qui se prêtent bien aux responsabilités impliquant une forte adhésion.

Il est essentiel de réduire les dépenses liées à des avantages superficiels pour se focaliser réellement sur des avantages qui permettent aux employés de vivre la vie qu'ils désirent, ce que permet leur statut de télétravailleurs. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre guide des avantages sociaux abordables que les petites entreprises peuvent proposer à leurs travailleurs à distance.

Comment mettre en place et gérer les avantages sociaux de vos employés internationaux ?

La complexité des recrutements mondiaux ainsi que la gestion des paiements et des avantages sociaux pour les équipes internationales constituent une tâche exigeante, car les procédures à mettre en œuvre sont extrêmement difficiles à gérer en interne.

Vous devez disposer d'une solution qui vous permette de maintenir votre conformité avec la législation du travail de tous les pays dans lesquels vous exercez vos activités.

Au lieu de mettre en place une entité juridique entièrement détenue par votre entreprise et dotée d'un service RH spécialisé dans chaque nouveau marché, vous pouvez faire appel à un Employer of record (EOR) qui offre une alternative économique, rapide et sécurisée pour vous aider à développer votre équipe à l'échelle internationale.

Quand faire appel à un Employer of record  ?

Si vous ne disposez pas d'une procédure destinée à gérer les aspects complexes de la montée en puissance des recrutements internationaux en Pologne ou dans tout autre pays, un EOR tel que Remote allègera immédiatement votre fardeau.

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Remote gère les aspects complexes des recrutements internationaux. L'association de nos experts en RH globale et de notre plateforme logicielle simple permet d'organiser tous les petits détails de la gestion d'une équipe distribuée.

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• Maintenir la conformité par rapport aux avantages statutaires

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