RH à l'international 22 min

Qu'est-ce qu'un service de paie internationale ?

Rédigé par Pedro Barros
26 avril 2024
Pedro Barros

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Le processus de paie peut s'avérer compliqué, même pour les entreprises dont l'exercice est entièrement local. Il n'est pas rare de se sentir dépassé à l'idée de s'engager dans le recrutement de talents internationaux. De nombreux facteurs sont à prendre en compte, comme la conformité du service de paie internationale, les taux de change, la prise en compte du coût de la vie et l'offre d'avantages sociaux. Tout cela peut rendre la gestion de la paie internationale effrayante.

C'était la mauvaise nouvelle. La bonne nouvelle, c'est que, si vous savez comment la gérer, la paie internationale ne doit pas nécessaire être une tâche désagréable.

Que vous prévoyiez un développement à grande échelle ou que vous cherchiez simplement une meilleure façon de gérer le service de paie de votre équipe internationale actuelle, ce guide est fait pour vous.

Quelle est la définition d'un service de paie internationale ?

Un service de paie internationale regroupe les pratiques liées à l'intégration et à la gestion de la paie pour les employés et les freelances internationaux. Selon le pays de résidence des employés ou des freelances, le service de paie internationale peut inclure un certain nombre d'actions, dont les suivantes :

  • Le règlement et la retenue des taxes

  • Le calcul des salaires

  • La distribution des fiches de paie

  • Le respect du droit du travail et des affaires, etc.

Concentrons-nous sur la manière dont les différentes composantes du service de paie internationale travaillent ensemble pour soutenir les équipes internationales.

Le guide complet pour la gestion de votre service de paie internationale

Cette ressource offre un aperçu introductif du service de paie internationale. Pour une présentation plus approfondie, nous vous recommandons de télécharger notre Guide de gestion de la paie internationale. Le Guide de gestion de la paie internationale de Remote vous apprend à gérer la paie de vos équipes au niveau international et à veiller à ce que votre entreprise soit conforme au droit du travail dans le monde entier.

Comment fonctionne un service de paie internationale ?

Si vous n'avez jamais eu de service de paie internationale, vous devez comprendre les options dont vous disposez. Il existe trois méthodes principales pour établir un processus de paie.

Employer of record (EOR)

Un Employer of record est un service grâce auquel une entreprise gère l'intégralité de votre processus de paie dans un pays étranger. Grâce aux services d'EOR, il est possible de recruter une équipe internationale sans avoir besoin d'implanter une entité juridique dans chaque pays. D'un point de vue juridique, il est l'employeur de votre équipe internationale. En plus de la gestion de la paie, un Employer of record peut aussi vous assister dans la gestion du processus et des formalités de recrutement.

Professional Employer Organization (PEO)

Une PEO, tout comme un EOR, agit comme votre service de ressources humaines. Cependant, si vous choisissez de recourir à une PEO, vous devez disposer d'une entité juridique propre dans le pays ou la région en question. Une collaboration avec une PEO implique l'instauration d'une relation de co-emploi avec votre employé et un autre fournisseur. Vous employez la personne simultanément, et votre PEO gère les fonctions RH pour vous.

Opérations de paie et gestion des équipes internes

Il est aussi possible de gérer le service de paie internationale en interne, si vous avez le temps et les ressources pour vous charger de la conformité. Avant de choisir cette approche, vous devez vous assurer de pouvoir :

  • Implanter des entités juridiques dans tous les pays où vous employez des collaborateurs

  • Centraliser et surveiller le processus de paie

  • Bénéficier d'une représentation juridique locale suffisante

  • Instaurer des relations avec les gestionnaires des avantages sociaux locaux

  • Connaître les nuances culturelles en matière de service de paie, d'avantages sociaux et de taxes dans chaque pays

L'utilisation d'un logiciel pour automatiser au moins une partie du processus et pour analyser les données de la paie des employés est essentielle au bon déroulement de la gestion interne du service de paie.

Quels sont les défis que pose un service de paie internationale ?

Concentrons-nous à présent sur les principaux défis associés au service de paie internationale.

  1. Définir une rémunération pour vos travailleurs à distance. Devez-vous attribuer la même rémunération à tous les membres de votre équipe, ou devez-vous prendre en compte le coût de la vie ? Que devez-vous faire si les employés d'un pays perçoivent un avantage social de la part de leur gouvernement, mais que les employés d'un autre pays ne le perçoivent pas ? Vous trouverez les réponses à ces questions dans le Guide de la rémunération globale de Remote.

  2. Attribuer un statut aux employés. Savez-vous quand vos collaborateurs ont le statut d'employé ou de freelance ? Une erreur suffit à encourir des amendes, des pénalités et même des interdictions d'exercer. Soyez scrupuleux et passez régulièrement en revue les relations de travail afin de rester en conformité.

  3. Protéger la propriété intellectuelle et les droits d'invention. Comme les travailleurs à distance peuvent exercer depuis divers endroits, vous serez amené à devoir respecter les différentes lois en matière de propriété intellectuelle des pays où votre entreprise exerce. Si vous ne vous conformez pas aux réglementations locales, vous risquez de perdre vos droits de propriété intellectuelle, votre réputation peut en pâtir et vous pouvez être impliqué dans des batailles juridiques.

  4. Gérer les taxes. En recrutant des travailleurs à distance, vous devez savoir où l'impôt sur le revenu doit être payé, et qui est responsable du règlement de chaque paiement. Les employeurs sont habituellement tenus de retenir les taxes de leurs employés, alors que les freelances gèrent eux-mêmes leurs taxes. Pour en savoir plus, consultez la section Où les travailleurs à distance payent-ils leurs taxes ?

  5. Gérer le risque lié à l’établissement stable. « L'établissement stable » est un statut fiscal désignant les entreprises qui exercent leur activité de manière continue dans un pays. Le statut d'établissement stable s'applique à votre entreprise si le gouvernement local considère votre activité comme stable dans le pays concerné. En travaillant avec un EOR ou une PEO, le risque lié à l'établissement stable que vous encourez ne change pas, mais un bon partenaire peut vous aider à comprendre et à gérer ce risque. Pour en savoir plus, consultez notre guide du risque lié à l'établissement stable.

Les défis d'un service de paie internationale peuvent être compliqués à relever, mais en collaborant avec le bon partenaire, vous pourrez développer une équipe internationale facilement et en minimisant les risques.

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Quels sont les avantages d'un service de paie internationale ?

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envisager de travailler avec un fournisseur de service de paie internationale :

  1. Conformité avec les lois de différents pays. Le recrutement de talents dans plusieurs pays ne signifie pas que vous devrez nécessairement vous occuper de plus de tâches administratives. Remote simplifie la conformité aux exigences juridiques de chaque pays, concernant les taxes ou les avantages et les contributions sociales par exemple.

  2. Accès à une expertise interne en matière de service de paie. Vous craignez d'encourir des amendes pour non conformité ? Vous n'êtes pas certain de comprendre la gestion des retenues appliquées par les programmes sociaux étrangers ? Votre fournisseur de service de paie internationale doit comprendre les pratiques de paie de chacun des pays dans lesquels vous recrutez.

  3. Gain de temps et d'argent. Un service de paie internationale est une alternative plus rapide et moins coûteuse à l'implantation d'entités propres dans plusieurs pays. L'ouverture d'une entité peut coûter plusieurs dizaines de milliers de dollars et peut prendre plusieurs mois. En travaillant avec un fournisseur de service de paie internationale, vous pouvez recruter des candidats internationaux immédiatement ; il n'est plus nécessaire d'attendre plusieurs mois.

  4. Respect des délais de paiement. Il est essentiel de pouvoir compter sur un service de paie fiable pour garantir la tranquillité de votre équipe. Lors de votre développement, si vous conservez un service de paie interne, vous pourriez engendrer sans le vouloir des retards de paiement et ainsi perdre la confiance de votre équipe. Avec un partenaire de service de paie internationale, vous êtes assuré que les délais de paiement seront respectés pour toute votre équipe.

  5. Productivité optimisée. Combien de temps passe votre équipe RH à parcourir des feuilles de calcul, à vérifier des chiffres et à passer des appels à des fournisseurs d'avantages sociaux ? En laissant votre solution globale de paie se charger de ce type de détails, vous permettez à votre équipe de se concentrer sur ce qui importe vraiment : votre personnel.

Quelles sont les responsabilités d'un service de paie internationale ?

Avant de décider de vous fier à vos ressources internes ou de confier la gestion de votre service de paie internationale à une entreprise telle que Remote, il est important de comprendre les différentes responsabilités qui incombent à un fournisseur de service de paie internationale. Voici une analyse des domaines principaux.

Conformité juridique dans chaque pays

Pour chaque employé, vous devez fournir :

  • Le bon type de contrat de travail

  • L'enregistrement juridique de votre entité sur le marché local correspondant

  • Le respect des délais de paiement des taxes et d'autres obligations locales (les vôtres et celles de l'employé)

  • Les avantages statutaires (le salaire du treizième mois ou les primes de vacances par exemple), ainsi que les éventuels avantages demandés par le talent que vous convoitez particulièrement

  • Les réglementations et les amendements en constante évolution.

Avant de recruter une équipe sur un nouveau marché, vous devez vous assurer de votre entière conformité au cours de l'intégralité du processus de paie. En comprenant ces responsabilités, vous faites le premier pas vers la réussite de votre recrutement à l'international.

Différences culturelles et régionales

Il y a plusieurs facteurs culturels à prendre en compte lors d'un recrutement international. Votre fournisseur de service de paie internationale doit être capable de vous assister avec :

  • Les jours fériés. En recrutant dans plusieurs endroits différents, vous devez vous adapter aux différents jours fériés attendus par les membres de votre équipe. Votre fournisseur de service de paie internationale peut vous aider à identifier et à effectuer le suivi de ces jours pour vos équipes distribuées.

  • Les congés payés. Chaque pays dispose de ses propres lois concernant la date à laquelle les employés peuvent bénéficier de leurs congés payés et du nombre de jours dont ils disposent. D'ailleurs, il ne s'agit pas toujours d'un nombre fixe : de nombreux pays ont plusieurs réglementations différentes concernant les arrêts maladie, les soins familiaux, les congés de deuil, les congés maternité ou paternité ou autres.

  • Les différents fuseaux horaires. Vous êtes prêt à procéder à la paie mais les banques du pays de votre employé ont fermé il y a six heures ? Votre fournisseur de service de paie internationale peut vous avertir de ce type de détails et ainsi éviter que de tels contretemps surviennent.

  • Les salaires et les différentes devises. D'abord, vous devez définir des salaires compétitifs sur le marché, respectueux des réglementations juridiques en vigueur dans le pays concerné. Par exemple, aux États-Unis, le salaire est soumis à une politique de salaire minimum bien plus élevée que dans d'autres États. De plus, les salaires que vous définissez pour vos employés doivent rester constants dans leur devise. Sans un peu d'aide, la conversion des devises peut rapidement devenir complexe.

Conformité des données, RGPD et sécurité

Lorsque vous recrutez un collaborateur international, vous endossez la responsabilité de ses données. Votre solution globale de paie vous permet d'assurer la protection de ces données en les plaçant entre les mains d'experts locaux qui savent où elles peuvent être stockées et transférées et où elles ne doivent pas l'être.

Toute entreprise possédant les données de citoyens européens est soumise au RGPD, mais vos responsabilités s'élargissent quand vous décidez d'intégrer des Européens à votre équipe. Les lois en matière de protection des données varient selon les pays du monde, mais tous imposent de lourdes pénalités aux entreprises qui ne sont pas en conformité. Si votre entreprise ne dispose pas d'équipes de protection des données à temps plein et formées aux spécificités locales, vous pourriez bénéficier d'une collaboration avec un fournisseur de service de paie internationale ayant des membres implantés dans tous les pays où vous recrutez.

Quels sont les différents types de fournisseurs de service de paie internationale ?

Plus tôt dans ce document, nous avons évoqué les différences entre PEO, EOR et gestion de paie interne. Pour poursuivre sur ce sujet, les fournisseurs de service de paie internationale peuvent être divisés en deux catégories :

  • Les fournisseurs dépendant de partenaires : avec un fournisseur dépendant de partenaires, votre service de paie est géré par des entités tierces situées dans le pays où vous recrutez. Quand c'est possible, nous vous recommandons d'éviter de collaborer avec des fournisseurs dépendant de partenaires. Ils n'ont qu'un contrôle restreint sur l'expérience et sur la paie de vos employés, ils ne fournissent qu'une protection limitée de votre propriété intellectuelle et ils tendent à entraîner beaucoup de coûts cachés.

  • Fournisseur avec entité propre : les fournisseurs avec entité propre n'exercent que dans les pays où ils possèdent et dirigent entièrement leurs propres entités juridiques. Cela signifie qu'ils ont à tout moment une entière visibilité de la paie, de la gestion des avantages sociaux, des taxes et des contrats de vos employés. Si vous avez des questions ou que vous avez besoin d'aide, un fournisseur avec entité propre peut vous aider tout de suite, alors qu'un fournisseur dépendant de partenaires doit d'abord transmettre le message à un tiers inconnu.

Pour en savoir plus sur les différences entre les partenaires d'emploi à l'international avec entité propre et ceux dépendant de partenaires, consultez notre guide sur l'emploi à l'international avec entité propre.

Qu'est-ce qu'une PEO ?

Si une PEO implique une relation de co-emploi et qu'un EOR recrute des employés en votre nom mais n'implique pas de relation de co-emploi, en quoi une PEO internationale est-elle différente ? Et qu'est-ce qui différencie ce terme de « service de paie internationale » ?

Une PEO internationale reste une PEO, mais elle peut proposer ses services PEO à des entreprises de différents pays. Même si une PEO internationale peut agir comme un EOR et prendre en charge certaines responsabilités légales dans les pays où sont basés vos employés, vous ne pouvez travailler avec une PEO (internationale ou non) que si vous disposez de votre propre entité juridique locale. Il s'agit d'un prérequis pour instaurer une relation de co-emploi.

Pour résumer, si vous souhaitez collaborer avec une PEO, vous devez posséder votre propre entité juridique locale et instaurer une relation de co-emploi. Un EOR peut recruter des employés pour vous dans d'autres pays, sans qu'il soit nécessaire d'instaurer une relation de co-emploi et sans que vous deviez ouvrir votre entité juridique locale.

Qu'est-ce qu'un service de paie internationale ?

Un service de paie internationale est un terme général qui fait référence au paiement des employés à l'international. On peut également l'appeler sous-traitance de la paie, gestion de la paie ou services de paie, et il peut impliquer une collaboration avec une PEO ou un EOR. Un service de paie internationale peut même faire référence à l'envoi de paiements à des freelances dans d'autres pays.

Toutefois, il existe aussi une définition plus spécifique de ce qu'est un service de paie internationale : collaborer avec une entreprise pour en gérer la paie dans un pays où elle possède sa propre entité juridique locale. Certaines entreprises proposent des solutions de gestion de la paie à l'international en plus des services PEO et EOR. Si vous ne savez pas quel type de solution de gestion de la paie à l'international vous conviendrait, Remote peut vous aider à analyser votre situation et vous recommander la meilleure approche possible.

Comment garantir la conformité de la paie avec les lois du travail locales ?

L'une des principales interrogations lors du recrutement d'une équipe internationale concerne le choix du bon type de contrat. Quels sont les statuts de vos travailleurs à distance ? Selon le pays dans lequel est basé le collaborateur que vous souhaitez recruter, ce dernier peut être considéré comme un freelance indépendant ou comme un employé à temps plein recruté par l'entreprise. Il arrive qu'il existe des statuts différents de ces deux définitions traditionnelles, c'est par exemple le cas Royaume-Uni. En règle générale, les employés bénéficient d'une couverture juridique plus large et de plus d'avantages sociaux que les freelances.

Cela dit, si vous décidez d'intégrer un nouveau membre à votre équipe, vous devez toujours vous renseigner quant aux exigences légales qui vous incombent. Étudiez les éléments suivants, relatifs aux réglementations locales du travail :

  • Avantages sociaux (primes de vacances, 13 e ou 14 e mois, etc.)

  • Plafonds et taux de rémunération des heures supplémentaires

  • Salaire minimum

  • Conditions de licenciement d'employés (périodes de protection ou rémunération)

  • Arrêt maladie (pour les employés et pour les familles)

  • Couverture d'assurance (assurance santé, pension, sécurité sociale et autres)

  • Congé parental

  • Primes liées aux conditions de travail

Quand vous aurez établi quelle partie est en charge de chacun de ces éléments et que vous aurez identifié les éventuelles autres obligations, vous pourrez déterminer comment gérer les déclarations et la paie. Les taxes et les contributions sont généralement gérées individuellement par chaque freelance. Pour les employés à temps plein, c'est l'employeur qui verse généralement, au moins partiellement, les primes d'assurance et d'autres avantages liés à la paie.

Pour éviter tout problème de conformité ou de requalification de contrat, assurez-vous d'avoir consulté notre ressource dédiée à la requalification de contrat d'un freelance.

Quand devriez-vous sous-traiter votre service de paie internationale ?

Dans certains cas, la sous-traitance de votre service de paie internationale est la bonne solution. Passons-les en revue :

  • Vous souhaitez vous développer à l'international. Votre modèle de paie actuel s'adaptera-t-il à votre développement international ? Avez-vous mis en place les bons processus ? Votre équipe sera-t-elle capable de prendre en charge la quantité de travail et l'expertise nécessaires pour exercer dans une autre région ? Si la réponse à ces questions est non, il serait peut-être plus sage d'envisager de sous-traiter votre service de paie internationale.

  • Vous souhaitez simplifier les processus. Le service de paie est déjà complexe quand il est dans votre pays d'origine, mais quand il devient international, il peut l'être bien davantage si vous n'êtes pas épaulé. Vous devez jongler entre plusieurs droits du travail et des affaires, fiscalités, avantages sociaux et changements de devises. Il est difficile de s'en occuper seul ; il est bien plus simple de le faire avec un partenaire de confiance.

  • Vous souhaitez garantir la conformité. Selon l'endroit où sont basés vos employés, vous devrez vous adapter à différents droits du travail et des affaires. Il peut arriver que la loi change soudainement, et les conséquences peuvent être rapides et désagréables. En sous-traitant votre service de paie internationale, la conformité est garantie partout où vous allez.

  • Vous souhaitez gagner du temps. Si vous optez pour une gestion interne de votre service de paie internationale, vos employés devront être formés et l'établissement de nouveaux processus leur prendra un temps considérable. Cela implique souvent de nouveaux logiciels, de nouvelles recrues, et de longues périodes de formation. En optant pour la sous-traitance, vous n'aurez pas à attendre et vos employés bénéficieront immédiatement d'une expérience améliorée.

Comment effectuer le suivi des coûts de la paie internationale ?

Pour vous assurer d'avoir une approche évolutive de votre service de paie internationale, vous devez surveiller et déclarer vos coûts. Vous avez à nouveau deux options : un outil interne ou un fichier dédié au suivi et à la conversion manuels, ou le logiciel de rapport d'une solution de gestion de la paie à l'international.

L'utilisation d'un logiciel pour surveiller les coûts de la paie internationale rend la gestion de vos dépenses plus évolutive et moins coûteuse. Le recours à des outils manuels est une mauvaise option car, même si les feuilles de calcul sont gratuites, la quantité de données concernées est considérable et le coût caché associé à l'inévitable erreur humaine peut s'avérer élevé. Un bon système de gestion des dépenses du service de paie internationale doit inclure :

  • Un condensé mensuel ou annuel des coûts généraux liés au service de paie

  • L'analyse des données de chaque employé

  • Un rapport et une comparaison multi-pays

  • Des résumés des taxes, des contributions sociales et des autres dépenses par pays

Cinq astuces pour bien choisir son fournisseur de paie internationale

Si vous décidez de sous-traiter votre service de paie internationale, la sélection d'un fournisseur n'est qu'une petite partie du processus complet. Voici quelques conseils pour bien démarrer.

1. Examinez vos partenaires potentiels selon leur expertise locale

Il est essentiel de sélectionner une entreprise capable de gérer différents types de contrats de travail dans différents pays. Un partenaire à long-terme doit savoir répondre à tous vos besoins grâce aux entités propres dont il dispose dans chaque pays où il exerce, et prendre en charge les freelances internationaux. Le partenaire que vous choisissez doit proposer un logiciel de gestion de paie facile à prendre en main et posséder une expertise locale en matière de contributions sociales, d'avantages sociaux et de taxes.

2. Priorisez l’expérience des employés

L'expérience de vos employés est primordiale. Une mauvaise expérience avec un partenaire de service de paie peut faire chuter la confiance que vos employés avaient en votre entreprise pour respecter les délais de paiement convenus et leur fournir les avantages sociaux nécessaires. Assurez-vous de pouvoir faire confiance à votre partenaire de service de paie pour qu'il rémunère votre équipe dans la bonne devise et via les bons canaux. Par exemple, des employés basés au Mexique peuvent uniquement être payés via des banques validées par le gouvernement.

3. Comprenez la différence entre un employé et un freelance

Vos collaborateurs sont-ils bien répertoriés comme des employés ou des freelances ? Si ce n'est pas le cas, votre entreprise risque de subir de lourdes pénalités et amendes dans plusieurs pays. Avoir la réputation de ne pas déclarer correctement vos collaborateurs ne vous aidera pas à recruter. Travaillez avec votre fournisseur de service de paie internationale pour vous assurer de déclarer correctement les membres de votre équipe. Si nécessaire, votre partenaire de service de paie internationale peut vous aider à faire passer des freelances au statut d'employé.

4. Versez un salaire juste en fonction de la personne, du rôle et du lieu

Une rémunération appropriée est fondamentale si vous souhaitez recruter des talents à l'international. Votre partenaire de service de paie internationale doit être capable de vous informer sur les salaires et les avantages sociaux appropriés dans le pays où vous souhaitez recruter. Si besoin, un bon partenaire doit aussi pouvoir vous aider à concevoir une stratégie de rémunération internationale.

5. Envisagez la création d’une entité propre

Vous prévoyez de recruter plusieurs dizaines d'employés dans un même pays ? Si oui, vous devriez probablement envisager d'ouvrir votre propre entité locale. Si vous prévoyez une équipe plus restreinte, il serait peut-être plus intéressant, sur le plan financier, de travailler avec un service d'Employer of record. Même si vous souhaitez recruter une grande équipe, vous pourriez commencer par travailler avec un EOR puis transférer vos employés vers votre entité propre quand vous êtes prêt à le faire. Ainsi, vous pourriez commencer le processus de recrutement local immédiatement plutôt que de devoir attendre un an ou plus.

Solutions de gestion de la paie à l'international Remote

Pour optimiser le déploiement de votre équipe dans plusieurs pays, il est important de choisir la meilleure option de service de paie internationale pour votre entreprise. Que vous souhaitiez recruter un employé ou 1 000, Remote est là pour vous aider. Sur notre plateforme unique, facile à prendre en main et disponible dans plus de 60 pays, vous retrouverez un service de paiement des freelances internationaux, des services d'EOR et une gestion des avantages sociaux et de la paie. Avec Remote, vous pouvez :

  • consolider le traitement de la paie ;

  • réduire la charge des tâches administratives et de la gestion de la paie pour votre équipe interne ;

  • rester en conformité avec les réglementations de plus de 60 pays avec les experts juridiques locaux de Remote ;

  • réduire les coûts liés à la gestion de la paie ;

  • centraliser la gestion de la paie avec un accès aux données et aux outils de rapport ;

La gestion du service de paie internationale n'a pas à être compliquée. Contactez Remote dès aujourd'hui et découvrez comment nous pouvons vous aider à développer votre équipe à l'international. Si vous êtes prêt, inscrivez-vous dès maintenant et commencez tout de suite l'intégration de freelances internationaux et d'employés.

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