Contractor Management 10 min

Verkeerde classificatie van werknemers en onafhankelijke zzp'ers: handleiding voor gevorderden

Geschreven door Preston Wickersham
10 juli 2024
Preston Wickersham

Delen

share to linkedInshare to Twittershare to Facebook
Link copied
to clipboard

Om misclassificatie van werknemers te vermijden, is het belangrijker wat je doet dan of je dit opzettelijk doet. Als je een medewerker behandelt als een werknemer, zullen toezichthouders die medewerker uiteindelijk als een werknemer zien, ook als het nooit je bedoeling was een dergelijke relatie tot stand te brengen.

Je bedoelingen spelen natuurlijk wel een rol. Veel landen leggen flinke boetes op aan bedrijven die opzettelijk de wet overtreden. Maar als je compliant wilt blijven, moet je die goede bedoelingen ook uitvoeren.

Een handleiding over misclassificatie van werknemers en onafhankelijke zzp'ers

Steeds meer bedrijven zien de waarde in van het inzetten van onafhankelijke zzp'ers. Je bent niet langer gebonden aan het talent in je regio en het is minder moeilijk om een zzp'er aan te nemen en te betalen. Een win-winsituatie, toch?

Helaas brengt het aannemen van zzp'ers ook een inherent risico op verkeerde classificatie met zich mee. Alleen al in de Verenigde Staten is volgens sommige schattingen bijna 10% van de medewerkers verkeerd geclassificeerd en heeft 10 tot 20% van de bedrijven een werknemer verkeerd geclassificeerd. Omdat je bij werknemers aanmerkelijk meer verantwoordelijkheden hebt, kan een verkeerde classificatie ernstige consequenties hebben voor je bedrijf.

Dus hoe beperk je het risico op misclassificatie als je werkt met internationale medewerkers? Lees nog even door. We hebben deze handleiding gemaakt om je te helpen verkeerde classificaties te voorkomen. Je kunt ook onze gratis risicocalculator voor verkeerde classificatie van werknemers proberen om te weten te komen hoeveel risico je loopt en wat je kunt doen om dit op te lossen.

Wat wordt verstaan onder de classificatie van werknemers en medewerkers?

De classificatie van werknemers en medewerkers heeft betrekking op de status van de medewerker in de ogen van de lokale overheid. In de meeste gevallen is een medewerker ofwel een werknemer (wat inhoudt dat het bedrijf meer verantwoordelijkheden heeft) of een zelfstandige zzp'er.

Verschillende landen hanteren verschillende definities voor werknemers en zzp'ers voor de toepassing van arbeidsrecht en belastingheffing. Wanneer een bedrijf een medewerker aanneemt, moet dat bedrijf die medewerker in de juiste categorie indelen, met behulp van de juiste documentatie, en alle toepasselijke wetgeving volgen.

Een werknemer heeft recht op meer secundaire arbeidsvoorwaarden en beschermingsmaatregelen dan een zzp'er. Afhankelijk van het land kunnen deze secundaire arbeidsvoorwaarden bestaan uit:

  • Minimumloon

  • Betaling van overuren

  • Vakantie

  • Zorg- en ziekteverlof

  • Sociale zekerheid of pensioen

  • Werkloosheidsvoorzieningen

  • Ziektekostenverzekering

  • Waarborgen voor een veilige werkplek

  • Bescherming bij beëindiging van het dienstverband

Ook de loonadministratie en belastingaangifte zijn verschillend geregeld voor werknemers en zzp'ers. Bij werknemers is de werkgever verantwoordelijk voor de inhouding van loonafdrachten (en soms voor een werkgeversdeel), de betaling van loonbelastingen en de bijdragen aan het verzekeringsstelsel.

De details verschillen van land tot land. In Remote's complete Handleiding voor internationale loonadministratie vind je meer informatie.

Werknemer versus zzp'er: wat is het verschil?

Wat zorgt ervoor dat de ene medewerker een werknemer is en de andere een zzp'er? Het antwoord hangt af van een aantal zaken, waaronder de tijd, de werkplek, de apparatuur, de wijze van betalen en de vrijheid om andere projecten aan te nemen.

In het algemeen hangt het onderscheid tussen een werknemer en een onafhankelijke zzp'er af van de mate waarin het bedrijf zeggenschap heeft over de medewerker. Hoe meer zeggenschap een bedrijf heeft over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd en hoe de medewerker wordt betaald, hoe groter de kans wordt dat de medewerker als werknemer moet worden aangemerkt.

Elk land heeft daarvoor zijn eigen richtlijnen. De IRS in de Verenigde Staten zegt bijvoorbeeld het volgende: "Iedereen die diensten voor u verricht, is uw werknemer als u zeggenschap heeft over wat er gedaan wordt en hoe dit wordt gedaan. Dat geldt ook als u de werknemer een bepaalde handelingsvrijheid geeft. Wat bepalend is, is dat u het recht heeft om te zeggen hoe het werk precies moet worden uitgevoerd." Zorg ervoor dat je goed nagaat wat de regels zijn in elk land waar je met internationale zzp'ers werkt.

Die regels kunnen verschillen per land, maar meestal kun je aan de hand van de antwoorden op de volgende vragen wel inschatten of een werknemer verkeerd geclassificeerd is:

Wie beslist wanneer het werk wordt uitgevoerd?

Werknemers werken meestal op basis van een rooster, waarbij het bedrijf aangeeft op welke uren en dagen er gewerkt wordt. Gedurende die tijd wordt de werknemer geacht al zijn of haar tijd aan het bedrijf te besteden. Veel werknemers werken van 9 tot 5, van maandag tot en met vrijdag. Een zzp'er daarentegen kan zelf de werkuren bepalen en net zoveel pauzes nemen als hij of zij wil, zolang het product of de dienst maar op tijd geleverd wordt.

Waar wordt het werk verricht?

Werknemers werken vaak in een kantoorruimte van het bedrijf of een ander vast gebouw, terwijl zzp'ers hun werk overal kunnen doen. Maar zelfs vóór de pandemie was het remote werken van werknemers al in opkomst. Tegenwoordig is het heel gebruikelijk dat werknemers thuis of op een andere locatie werken. In die situaties zal iemand die in een bedrijfskantoor werkt, sneller als werknemer worden aangemerkt. Maar omgekeerd is een werknemer die buiten dat kantoor werkt niet noodzakelijkerwijs een zzp'er.

Wie levert de apparatuur?

Over het algemeen verstrekken werkgevers werknemers middelen om hun werk te doen. Deze middelen kunnen bestaan uit computers, mobiele telefoons, speciale software en abonnementen of andere noodzakelijke hulpmiddelen. Zzp'ers gebruiken echter hun eigen apparatuur en abonnementen, die ze op eigen kosten hebben aangeschaft.

Wie voert het werk uit?

Als een werkgever een werknemer aanneemt, is de verwachting dat het product of de dienst door de werknemer zelf wordt uitgevoerd. Als het werk door de medewerker gedaan móet worden, is diegene een werknemer. Een zzp'er kan werkzaamheden waar nodig delegeren.

Hoe wordt de medewerker betaald?

De meeste werknemers worden op regelmatige basis betaald via een systeem voor loonadministratie. Als onderdeel van de loonadministratie houdt het bedrijf de verplichte belastingen in en draagt namens de medewerker de bijdragen voor sociale zekerheid af. Bij zzp'ers wordt er geen belasting ingehouden op de betaling, die vaak plaatsvindt op basis van facturen. Werknemers hoeven geen facturen in te dienen om regelmatig betaald te worden. Het salaris wordt ofwel op gezette tijden betaald of er wordt gebruikgemaakt van een urensysteem met in- en uitklokken.

Hoe belangrijk is het werk?

Hier begint het lastig te worden. In veel landen is het zo dat als een medewerker een dienst verleent die voor het bedrijf van vitaal belang is, men ervan uitgaat dat diegene een werknemer is. Zzp'ers worden vaak ingezet om aanvullende diensten te verlenen, zoals het opstellen van een marketingplan of het bouwen van een website. Dat is echter een kwestie van interpretatie.

Ter illustratie een voorbeeld: als het bedrijf websites voor klanten maakt en iemand inhuurt om enkele van die websites te maken, is die persoon waarschijnlijk een werknemer. Als een bedrijf gloeilampen maakt en een zelfstandige websitebouwer vraagt om een website voor het bedrijf te maken, is die medewerker waarschijnlijk een zzp'er.

Wat is de duur van de relatie?

Of er al dan niet sprake is van een vaste aanstelling kan het verschil uitmaken tussen een werknemer en een zzp'er. In sommige landen kan een medewerker correct geclassificeerd zijn als zzp'er en vervolgens een werknemer worden als er na een bepaalde tijdsperiode nog steeds een relatie met het bedrijf bestaat. In landen met contracten voor bepaalde tijd mogen medewerkers vaak niet meerdere contracten voor bepaalde tijd bij dezelfde werkgever tekenen. De werkgever moet dan na afloop van het contract ofwel de relatie beëindigen of de werknemer een vaste aanstelling in het bedrijf aanbieden.

link to Internationale zzp'ers versus werknemers: voor- en nadelen

Internationale zzp'ers versus werknemers: voor- en nadelen

Wat zijn de voor- en nadelen van het werken met internationale zzp'ers ten opzichte van het aannemen van werknemers? In de gids van Remote lees je alle voor- en nadelen van de verschillende opties.

Wat is het verkeerd classificeren van werknemers en onafhankelijke zzp'ers?

Er is sprake van een verkeerde classificatie als een bedrijf een medewerker al dan niet opzettelijk in een verkeerde categorie indeelt. Hoewel de boetes en sancties bij opzet meestal zwaarder zijn, kunnen bedrijven ook bij een oprechte vergissing te maken krijgen met sancties.

Helaas zijn er veel werkgevers die hun medewerkers opzettelijk verkeerd classificeren om te profiteren van de voordelen. Voor zzp'ers hoef je geen belasting en verzekeringspremies af te dragen en kan het arbeidscontract veel flexibeler zijn, wat gunstig is voor het bedrijf. Zzp'ers zijn makkelijker te ontslaan en de loonadministratie is veel overzichtelijker als je geen secundaire arbeidsvoorwaarden of bijdragen aan de sociale zekerheid hoeft te berekenen.

Maar zelfs als je medewerkers op de juiste manier probeert te classificeren, kun je tegen problemen aanlopen. Je hebt bijvoorbeeld een zzp'er ingehuurd om een kleine opdracht voor je bedrijf uit te voeren. Je bent erg tevreden en huurt de zzp'er weer in voor andere opdrachten. Op termijn kan dat betekenen dat de aard van de arbeidsrelatie verandert. Als je niet regelmatig controleert of de classificatie nog klopt, kun je over het hoofd zien dat je zzp'er nu technisch gezien een werknemer is geworden.

Tot welke categorie iemand behoort, is niet altijd even duidelijk. Lokale wetten verschillen en veranderen ook nog eens in de loop der tijd. Zo werden in 2021 in Nederland de regels voor classificatie gewijzigd en worden ze strenger gehandhaafd. Dat betekent dat je informatie altijd moet kloppen om compliant te blijven.

Verkeerde classificatie betekent niet alleen dat aan de medewerker secundaire arbeidsvoorwaarden en voorzieningen worden onthouden, maar ook dat de overheid minder inkomsten krijgt. Daarom wordt er in veel landen steeds harder opgetreden, vooral nu de gig-economie groeit. Overheden voeren de handhaving op, verhogen de sancties en scherpen de wetgeving aan. Dit kan grote consequenties voor je hebben, ook als de verkeerde classificatie een oprechte vergissing was.

Wat zijn de risico's van het verkeerd classificeren van een medewerker?

Het verkeerd classificeren van een medewerker kan ernstige risico's met zich meebrengen. Enkele mogelijke consequenties zijn:

  • Sancties en boetes: je kunt aansprakelijk worden gesteld voor achterstallige belastingen en bijbehorende boetes wegens late betaling.

  • Achterstallig loon en achterstallige secundaire arbeidsvoorwaarden: je kunt verplicht worden om de medewerkers te compenseren voor derving van loon of secundaire arbeidsvoorwaarden ten gevolge van de verkeerde classificatie.

  • Juridische problemen: je loopt het risico op rechtszaken van groepen of personen die door een verkeerde classificatie benadeeld zijn.

Het verkeerd classificeren van medewerkers kan ook verborgen kosten met zich meebrengen. Medewerkers die erachter komen dat ze eigenlijk geen zzp'er maar werknemer hadden moeten zijn, krijgen een negatieve indruk van het bedrijf. Sommigen kunnen zelfs stoppen met werken voor het bedrijf en anderen vertellen dat ze het bedrijf beter kunnen vermijden.

Je wilt niet bekend staan als een bedrijf dat medewerkers onthoudt van secundaire arbeidsvoorwaarden en zekerheid. Ook als je een oprechte vergissing hebt begaan, kan de negatieve publiciteit gevolgen hebben voor je concurrentiekracht.

Gebruik onze checklist voor compliance van zzp'ers om verkeerde classificatie te voorkomen

Neem deze checklist door om beter te kunnen bepalen of je nieuwe teamlid een zzp'er of werknemer is.

Abonneer je en ontvang de laatste blogposts en updates van Remote in je inbox.