Verkeerde classificatie van werknemers en onafhankelijke zzp'ers: handleiding voor gevorderden

Om misclassificatie van werknemers te vermijden, is het belangrijker wat je doet dan of je dit opzettelijk doet. Als je een medewerker behandelt als een werknemer, zullen toezichthouders die medewerker uiteindelijk als een werknemer zien, ook als het nooit je bedoeling was een dergelijke relatie tot stand te brengen.

Je bedoelingen spelen natuurlijk wel een rol. Veel landen leggen flinke boetes op aan bedrijven die opzettelijk de wet overtreden. Maar als je compliant wilt blijven, moet je die goede bedoelingen ook uitvoeren.

Een handleiding over misclassificatie van werknemers en onafhankelijke zzp'ers

Steeds meer bedrijven zien de waarde in van het inzetten van onafhankelijke zzp'ers. Je bent niet langer gebonden aan het talent in je regio en het is minder moeilijk om een zzp'er aan te nemen en te betalen. Een win-winsituatie, toch?

Helaas brengt het aannemen van zzp'ers ook een inherent risico op verkeerde classificatie met zich mee. Alleen al in de Verenigde Staten is volgens sommige schattingen bijna 10% van de medewerkers verkeerd geclassificeerd en heeft 10 tot 20% van de bedrijven een werknemer verkeerd geclassificeerd. Omdat je bij werknemers aanmerkelijk meer verantwoordelijkheden hebt, kan een verkeerde classificatie ernstige consequenties hebben voor je bedrijf.

Dus hoe beperk je het risico op misclassificatie als je werkt met internationale medewerkers? Lees nog even door. We hebben deze handleiding gemaakt om je te helpen verkeerde classificaties te voorkomen. Je kunt ook onze gratis risicocalculator voor verkeerde classificatie van werknemers proberen om te weten te komen hoeveel risico je loopt en wat je kunt doen om dit op te lossen.

Wat wordt verstaan onder de classificatie van werknemers en medewerkers?

De classificatie van werknemers en medewerkers heeft betrekking op de status van de medewerker in de ogen van de lokale overheid. In de meeste gevallen is een medewerker ofwel een werknemer (wat inhoudt dat het bedrijf meer verantwoordelijkheden heeft) of een zelfstandige zzp'er.

Verschillende landen hanteren verschillende definities voor werknemers en zzp'ers voor de toepassing van arbeidsrecht en belastingheffing. Wanneer een bedrijf een medewerker aanneemt, moet dat bedrijf die medewerker in de juiste categorie indelen, met behulp van de juiste documentatie, en alle toepasselijke wetgeving volgen.

Een werknemer heeft recht op meer secundaire arbeidsvoorwaarden en beschermingsmaatregelen dan een zzp'er. Afhankelijk van het land kunnen deze secundaire arbeidsvoorwaarden bestaan uit:

• Minimumloon

• Betaling van overuren

• Vakantie

• Zorg- en ziekteverlof

• Sociale zekerheid of pensioen

• Werkloosheidsvoorzieningen

• Ziektekostenverzekering

• Waarborgen voor een veilige werkplek

• Bescherming bij beëindiging van het dienstverband

Ook de loonadministratie en belastingaangifte zijn verschillend geregeld voor werknemers en zzp'ers. Bij werknemers is de werkgever verantwoordelijk voor de inhouding van loonafdrachten (en soms voor een werkgeversdeel), de betaling van loonbelastingen en de bijdragen aan het verzekeringsstelsel.

De details verschillen van land tot land. In Remote's complete Handleiding voor internationale loonadministratie vind je meer informatie.

Werknemer versus zzp'er: wat is het verschil?

Wat zorgt ervoor dat de ene medewerker een werknemer is en de andere een zzp'er? Het antwoord hangt af van een aantal zaken, waaronder de tijd, de werkplek, de apparatuur, de wijze van betalen en de vrijheid om andere projecten aan te nemen.

In het algemeen hangt het onderscheid tussen een werknemer en een onafhankelijke zzp'er af van de mate waarin het bedrijf zeggenschap heeft over de medewerker. Hoe meer zeggenschap een bedrijf heeft over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd en hoe de medewerker wordt betaald, hoe groter de kans wordt dat de medewerker als werknemer moet worden aangemerkt.

Elk land heeft daarvoor zijn eigen richtlijnen. De IRS in de Verenigde Staten zegt bijvoorbeeld het volgende: "Iedereen die diensten voor u verricht, is uw werknemer als u zeggenschap heeft over wat er gedaan wordt en hoe dit wordt gedaan. Dat geldt ook als u de werknemer een bepaalde handelingsvrijheid geeft. Wat bepalend is, is dat u het recht heeft om te zeggen hoe het werk precies moet worden uitgevoerd." Zorg ervoor dat je goed nagaat wat de regels zijn in elk land waar je met internationale zzp'ers werkt.

Die regels kunnen verschillen per land, maar meestal kun je aan de hand van de antwoorden op de volgende vragen wel inschatten of een werknemer verkeerd geclassificeerd is:

Wie beslist wanneer het werk wordt uitgevoerd?

Werknemers werken meestal op basis van een rooster, waarbij het bedrijf aangeeft op welke uren en dagen er gewerkt wordt. Gedurende die tijd wordt de werknemer geacht al zijn of haar tijd aan het bedrijf te besteden. Veel werknemers werken van 9 tot 5, van maandag tot en met vrijdag. Een zzp'er daarentegen kan zelf de werkuren bepalen en net zoveel pauzes nemen als hij of zij wil, zolang het product of de dienst maar op tijd geleverd wordt.

Waar wordt het werk verricht?

Werknemers werken vaak in een kantoorruimte van het bedrijf of een ander vast gebouw, terwijl zzp'ers hun werk overal kunnen doen. Maar zelfs vóór de pandemie was het remote werken van werknemers al in opkomst. Tegenwoordig is het heel gebruikelijk dat werknemers thuis of op een andere locatie werken. In die situaties zal iemand die in een bedrijfskantoor werkt, sneller als werknemer worden aangemerkt. Maar omgekeerd is een werknemer die buiten dat kantoor werkt niet noodzakelijkerwijs een zzp'er.

Wie levert de apparatuur?

Over het algemeen verstrekken werkgevers werknemers middelen om hun werk te doen. Deze middelen kunnen bestaan uit computers, mobiele telefoons, speciale software en abonnementen of andere noodzakelijke hulpmiddelen. Zzp'ers gebruiken echter hun eigen apparatuur en abonnementen, die ze op eigen kosten hebben aangeschaft.

Wie voert het werk uit?

Als een werkgever een werknemer aanneemt, is de verwachting dat het product of de dienst door de werknemer zelf wordt uitgevoerd. Als het werk door de medewerker gedaan móet worden, is diegene een werknemer. Een zzp'er kan werkzaamheden waar nodig delegeren.

Hoe wordt de medewerker betaald?

De meeste werknemers worden op regelmatige basis betaald via een systeem voor loonadministratie. Als onderdeel van de loonadministratie houdt het bedrijf de verplichte belastingen in en draagt namens de medewerker de bijdragen voor sociale zekerheid af. Bij zzp'ers wordt er geen belasting ingehouden op de betaling, die vaak plaatsvindt op basis van facturen. Werknemers hoeven geen facturen in te dienen om regelmatig betaald te worden. Het salaris wordt ofwel op gezette tijden betaald of er wordt gebruikgemaakt van een urensysteem met in- en uitklokken.

Hoe belangrijk is het werk?

Hier begint het lastig te worden. In veel landen is het zo dat als een medewerker een dienst verleent die voor het bedrijf van vitaal belang is, men ervan uitgaat dat diegene een werknemer is. Zzp'ers worden vaak ingezet om aanvullende diensten te verlenen, zoals het opstellen van een marketingplan of het bouwen van een website. Dat is echter een kwestie van interpretatie.

Ter illustratie een voorbeeld: als het bedrijf websites voor klanten maakt en iemand inhuurt om enkele van die websites te maken, is die persoon waarschijnlijk een werknemer. Als een bedrijf gloeilampen maakt en een zelfstandige websitebouwer vraagt om een website voor het bedrijf te maken, is die medewerker waarschijnlijk een zzp'er.

Wat is de duur van de relatie?

Of er al dan niet sprake is van een vaste aanstelling kan het verschil uitmaken tussen een werknemer en een zzp'er. In sommige landen kan een medewerker correct geclassificeerd zijn als zzp'er en vervolgens een werknemer worden als er na een bepaalde tijdsperiode nog steeds een relatie met het bedrijf bestaat. In landen met contracten voor bepaalde tijd mogen medewerkers vaak niet meerdere contracten voor bepaalde tijd bij dezelfde werkgever tekenen. De werkgever moet dan na afloop van het contract ofwel de relatie beëindigen of de werknemer een vaste aanstelling in het bedrijf aanbieden.

Contractor Management —

0 min

Internationale zzp'ers versus werknemers: voor- en nadelen

Wat zijn de voor- en nadelen van het werken met internationale zzp'ers ten opzichte van het aannemen van werknemers? In de gids van Remote lees je alle voor- en nadelen van de verschillende opties.

Wat is het verkeerd classificeren van werknemers en onafhankelijke zzp'ers?

Er is sprake van een verkeerde classificatie als een bedrijf een medewerker al dan niet opzettelijk in een verkeerde categorie indeelt. Hoewel de boetes en sancties bij opzet meestal zwaarder zijn, kunnen bedrijven ook bij een oprechte vergissing te maken krijgen met sancties.

Helaas zijn er veel werkgevers die hun medewerkers opzettelijk verkeerd classificeren om te profiteren van de voordelen. Voor zzp'ers hoef je geen belasting en verzekeringspremies af te dragen en kan het arbeidscontract veel flexibeler zijn, wat gunstig is voor het bedrijf. Zzp'ers zijn makkelijker te ontslaan en de loonadministratie is veel overzichtelijker als je geen secundaire arbeidsvoorwaarden of bijdragen aan de sociale zekerheid hoeft te berekenen.

Maar zelfs als je medewerkers op de juiste manier probeert te classificeren, kun je tegen problemen aanlopen. Je hebt bijvoorbeeld een zzp'er ingehuurd om een kleine opdracht voor je bedrijf uit te voeren. Je bent erg tevreden en huurt de zzp'er weer in voor andere opdrachten. Op termijn kan dat betekenen dat de aard van de arbeidsrelatie verandert. Als je niet regelmatig controleert of de classificatie nog klopt, kun je over het hoofd zien dat je zzp'er nu technisch gezien een werknemer is geworden.

Tot welke categorie iemand behoort, is niet altijd even duidelijk. Lokale wetten verschillen en veranderen ook nog eens in de loop der tijd. Zo werden in 2021 in Nederland de regels voor classificatie gewijzigd en worden ze strenger gehandhaafd. Dat betekent dat je informatie altijd moet kloppen om compliant te blijven.

Verkeerde classificatie betekent niet alleen dat aan de medewerker secundaire arbeidsvoorwaarden en voorzieningen worden onthouden, maar ook dat de overheid minder inkomsten krijgt. Daarom wordt er in veel landen steeds harder opgetreden, vooral nu de gig-economie groeit. Overheden voeren de handhaving op, verhogen de sancties en scherpen de wetgeving aan. Dit kan grote consequenties voor je hebben, ook als de verkeerde classificatie een oprechte vergissing was.

Wat zijn de risico's van het verkeerd classificeren van een medewerker?

Het verkeerd classificeren van een medewerker kan ernstige risico's met zich meebrengen. Enkele mogelijke consequenties zijn:

• Sancties en boetes: je kunt aansprakelijk worden gesteld voor achterstallige belastingen en bijbehorende boetes wegens late betaling.

• Achterstallig loon en achterstallige secundaire arbeidsvoorwaarden: je kunt verplicht worden om de medewerkers te compenseren voor derving van loon of secundaire arbeidsvoorwaarden ten gevolge van de verkeerde classificatie.

• Juridische problemen: je loopt het risico op rechtszaken van groepen of personen die door een verkeerde classificatie benadeeld zijn.

Het verkeerd classificeren van medewerkers kan ook verborgen kosten met zich meebrengen. Medewerkers die erachter komen dat ze eigenlijk geen zzp'er maar werknemer hadden moeten zijn, krijgen een negatieve indruk van het bedrijf. Sommigen kunnen zelfs stoppen met werken voor het bedrijf en anderen vertellen dat ze het bedrijf beter kunnen vermijden.

Je wilt niet bekend staan als een bedrijf dat medewerkers onthoudt van secundaire arbeidsvoorwaarden en zekerheid. Ook als je een oprechte vergissing hebt begaan, kan de negatieve publiciteit gevolgen hebben voor je concurrentiekracht.

How to correct employee misclassification

If you discover that you have misclassified workers, do not simply end the relationship and expect the problem to go away. You are still responsible for compensating the employee (and potentially the government) for benefits, taxes, and other perks.

You can correct employee misclassification only by making the employee and the government whole. That means paying whatever back taxes, benefits contributions, pension contributions, and fines may be associated with the issue.

You may be tempted to terminate the relationship with the employee and hope the problem goes away on its own, but that strategy can backfire badly. Governments are much harsher on companies found to have broken misclassification laws deliberately.

Famous employee misclassification lawsuits

Several lawsuits should make companies think twice before misclassifying contractors.

• Dynamex Operations W. v. Superior Court: This case in California places the burden on the business to prove the worker is not an employee. In addition, this case outlined the “ABC” test, which determines whether the worker is sufficiently independent of the business to be considered a contractor.

• Uber BV and others (Appellants) v Aslam and others (Respondents): Uber lost this court case in the U.K., which determined that its drivers are, in fact, “workers” and not independent contractors. The U.K. has a three-tiered hierarchy of working relationships in which employees, workers, and contractors all have certain rights.

• Van Dusen et al. v. Swift Transportation: This case, which lasted more than nine years, eventually saw Knight-Swift Transportation pay out more than $100 million in damages to around 20,000 workers who were found to be misclassified as owner-operators. Businesses must consider the financial harm arising from a decade-long court case and a nine-figure settlement before treating classification concerns lightly.

Even if these lawsuits occurred in a different country or state, employers should heed their warnings. Laws can change quickly, and employers found to be in violation cannot continue to operate outside the law once the rules change.

An overview of independent contractor taxes and forms

In the United States, the forms to file related to independent contractor taxes have changed recently. Here are a few of the forms companies need to know:

• Form W-9: This form collects information from the contractor, including name and tax identification number (TIN).

• Form W8-BEN: This form determines the foreign status of non-resident aliens for the purposes of taxation.

• Form 1096: This form acts as a cover sheet for forms pertaining to contractors that are physically mailed to the IRS. You do not need to file Form 1096 when filing digitally.

• Form 1099: While employers of US contractors previously had to file Form 1099-MISC, today, those companies file a 1099-NEC instead. Short for “non-employee compensation,” Form 1099-NEC reports payments made to individuals not employed by the company.

Every country has its own unique requirements related to contractor classification and tax forms. Be sure to consult with a local legal expert in the countries where your contractors operate to ensure you file all taxes properly.

What are the complexities of managing contractors globally?

Although you may have a good grasp of your own country’s laws and statutes, it can be difficult to manage risk across multiple countries without the support of local labor experts. You must consider how:

• Laws vary from country to country.

• Laws change over time.

• Laws can be subject to interpretation.

• The nature of your relationship with a worker may change over time.

Complexities come into play when you work with global contractors. For example, you may be required to make payments in a local currency from an approved bank, as is the case with employees in Mexico.

Filing the appropriate tax forms also depends on accurate classification. In the United States, businesses report contractor payments via Form 1099-NEC, while full employees fill out Form W-2.

In addition to whatever penalties are associated with misclassification, you could also face penalties for failure to file forms. In the US, penalties start at $50 per form and rise with time and the seriousness of the offense.

Further complexities arise if you have difficulty designing an attractive compensation package because you don’t fully understand the local economy. Without that understanding, your business will struggle to stay compliant and compete for the best local talent.

With so many factors making global contractor management a challenge, you may want to enlist some expert help.

What’s the best way to manage compliance for a globally distributed team?

You have two primary options to manage compliance for your global contractors and employees.

Invest in a local entity and develop a network of local partners

If your company has lots of cash and time, you can establish a local legal entity and an HR presence in each country in which you operate. In that case, you’ll be able to hire your own local specialists who understand classification, who are legally empowered to employ and pay workers, and who are deeply knowledgeable about all local laws and regulations. In addition, you will want to create partnerships with local lawyers, payroll companies, and benefits administrators.

Typically, only large enterprises consider this option. Unless you plan to expand aggressively into a single country, it might not make sense to spend tens of thousands of dollars and wait several months (or longer) to open your own foreign entity.

Work with an EOR

Most companies hiring employees in other countries choose to work with an EOR. Your EOR employs workers in other countries on your behalf, handling payroll, benefits, taxes, and compliance for your international team members.

Classify your workers correctly with Remote

As the most trusted EOR in the industry, Remote provides the security and expertise you need to expand your global workforce. We only offer services in countries where we own our own local legal entities, which means we can guarantee local expertise wherever you hire — a guarantee no other EOR can match. Because we own all our own entities, we can also provide you with fully transparent pricing and no hidden fees.

If you are concerned about contractor misclassification at home or abroad, don’t let doubt stop you from growing your business. Sign up with Remote today and let our employment experts help you manage your contractors, onboard your employees with ease, and provide your company with the global HR services you need.

Gebruik onze checklist voor compliance van zzp'ers om verkeerde classificatie te voorkomen

Neem deze checklist door om beter te kunnen bepalen of je nieuwe teamlid een zzp'er of werknemer is.

Downloaden