Global payroll brengt een hele reeks uitdagingen met zich mee.
Je moet op de hoogte blijven van verschillende regels in verschillende landen en van talloze variaties in belastingwetgeving, verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden, administratieve processen en betalingen. Je moet er ook voor zorgen dat alles up-to-date is en dat je gegevens veilig en beschermd blijven.
Daarom is effectief payrollbeheer van cruciaal belang.
In dit artikel gaan we in op een aantal belangrijke uitdagingen van global payrollbeheer en bespreken we hoe je het hele proces soepel, efficiënt en compliant kunt inrichten.
Laten we aan de slag gaan.
Wat is global payroll?
Als je mensen aanneemt in verschillende landen, zijn de uitbetalingen maar één stap van het proces . Je moet ook hun belastingen regelen en voldoen aan de specifieke arbeidswetten van elk land. Dit maakt allemaal deel uit van global payroll.
Hierbij kun je denken aan het volgende:
Salarissen berekenen
Zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan
Betalingen bijhouden en rapporteren
Loonstrookjes uitgeven
Belasting inhouden en betalen
Voldoen aan lokale arbeidswetten
Als je deze taken en verantwoordelijkheden niet goed uitvoert, kan je bedrijf te maken krijgen met hoge boetes en straffen vanwege niet-naleving. Het kan ook leiden tot vertraging in uitbetalingen. Dit kan weer leiden tot een hoog personeelsverloop, reputatieschade en negatieve financiële gevolgen voor je bedrijf.
Wat zijn de grootste uitdagingen van global payrollbeheer?
Om je global payroll effectief te beheren, moet je eerst weten wat de grootste uitdagingen ervan zijn.
Zorg dat je je richt op deze belangrijke struikelblokken:
Internationale belastingcodes en arbeidswetten
De grootste uitdaging van global payroll is bekend zijn met en inzicht hebben in de verschillende belasting- en arbeidswetten van de landen waarin je mensen aanneemt. Als je dat niet doet, loopt je bedrijf aanzienlijk risico op boetes, straffen, reputatieschade en mogelijke juridische procedures.
Afhankelijk van de complexiteit van de regelgeving, moet je mogelijk een lokale belastingexpert of -adviseur in de arm nemen. Dit kan een duur en tijdrovend proces zijn.
Het kan ook zijn dat je lokaal juridisch advies nodig hebt, doordat landen verschillende nalevingsvereisten hebben voor het aannemen van personeel.
Wetswijzigingen
Het is al lastig genoeg om op de hoogte te zijn van de belasting- en arbeidswetten in verschillende landen. Als je je dan bedenkt dat deze wetten steeds veranderen, wordt het alleen nog maar lastiger.
Zelfs als je deze wijzigingen de baas blijft, moet je ervoor zorgen dat ze ook binnen je payrollsysteem worden bijgewerkt zonder de integriteit en nauwkeurigheid van je gegevens aan te tasten. Dit kan veel tijd en de input van meerdere teams kosten.
Als je een klein bedrijf hebt, is het niet realistisch om hier veel tijd, energie en geld in te steken.
Interne financiële, juridische en HR-kosten
Om global payroll effectief te beheren, moet je ook rekening houden met de interne bedrijfskosten van het aannemen en trainen van werknemers, het instellen van verschillende betaalsystemen in meerdere landen en het effectief en nauwkeurig beheren van gegevens.
Alleen al bij het maandelijkse payrollproces komen de volgende kosten kijken:
arbeidskosten voor je interne payrollspecialisten
buitenlandse wissel- en overschrijvingskosten
zakelijke bankkosten
juridische kosten in meerdere landen
kosten voor gegevensbeveiliging en -bescherming
Voor een klein bedrijf kunnen deze kosten aanzienlijk oplopen.
Beperkte verouderde systemen
Global payroll betekent vaak dat je meerdere verouderde payrollsystemen moet beheren. Als deze systemen niet correct zijn geïmplementeerd (of als gegevens onjuist zijn ingevoerd) kan dat verwarring en inefficiëntie opleveren.
Verouderde systemen kunnen bijvoorbeeld snel achterhaald raken door gewijzigde regelgeving, waardoor ze regelmatig moeten upgraden of vervangen. In veel van deze systemen moet je taken ook nog eens handmatig uitvoeren, zoals bankafschriften in verschillende valuta afstemmen. Dit kan tot dure fouten leiden.
Verouderde payrollsystemen kunnen ook problemen veroorzaken als het gaat om gegevensprivacy en -veiligheid, financiën en reputatie.
Problemen met andere HR-systemen
Net als bij verouderde systemen, moet je ook uitvogelen hoe gegevens worden uitgewisseld met je andere HR-tools werkt. Verschillen en ontbrekende gegevens op meerdere platforms kunnen leiden tot een onduidelijk beeld en eventuele nalevingsproblemen die je werkzaamheden negatief kunnen beïnvloeden.
Dit kan ook invloed hebben op je rapportage- en analyseprocessen, waardoor de besluitvormingsprocessen van je bedrijf zwakker kunnen worden.
Fouten bij betalingen
Een ander groot nadeel van meerdere payrollsystemen is dat het kan leiden tot fouten bij betalingen, vooral bij complexe internationale betalingen. Deze fouten zijn vaak het gevolg van handmatige invoerfouten, onjuiste belastingberekeningen en onverwachte schommelingen in de wisselkoers.
Je bedrijf kan hierdoor te maken krijgen met allerlei soorten problemen. Net als mogelijke juridische en nalevingsproblemen kan het bij je werknemers leiden tot veel ontevredenheid. Zij willen natuurlijk geen late of onjuiste betalingen ontvangen. Als fouten bij betalingen vaker voorkomen, kunnen werknemers zelfs beslissen weg te gaan bij je bedrijf.
Betalingsfouten kunnen ook:
in sommige landen leiden tot straffen, boetes en rentebetalingen.
schade berokkenen aan de reputatie van je bedrijf bij nieuwe starters, klanten en andere stakeholders.
zorgen voor extra kosten, zoals de tijd die het kost om ze te herstellen.
je schaalmogelijkheden aanzienlijk belemmeren.
Gegevensbeveiliging
Gegevensbeveiliging is een enorme uitdaging voor internationale bedrijven met meerdere payrollsystemen. Je moet strikte veiligheidsprotocollen en -procedures hebben om de gevoelige gegevens van je teamleden te beschermen, zoals encryptie, toegangscontroles en malwarebescherming.
Je moet ook voldoen aan de verplichtingen van verschillende wet- en regelgeving over gegevensbescherming, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in EU-landen en de verschillende regelgeving op staatsniveau in de VS.
Dat vraagt om veel kennis, vaardigheden en inhoudelijke expertise, waar kleine bedrijven vaak de middelen niet voor hebben.
Wat zijn de best practices voor global payrollbeheer?
Met deze uitdagingen in het achterhoofd, zijn er verschillende best practices die je kunt toepassen om je global payroll efficiënt en effectief te beheren.
Het is belangrijk dat je deze belangrijke stappen volgt.
Bekend zijn met internationale salarisverschillen
Je moet buitenlandse salarissen afstemmen op de verschillen tussen landen, zoals de woonlasten, de arbeidsmarkt en belastingwetgeving. Het is belangrijk dat je begrijpt hoe deze factoren van invloed zijn op je global payroll.
Je moet bijvoorbeeld rekening houden met wisselkoersschommelingen als je je internationale werknemers vergoedingen aanbiedt. Dit kan een aanzienlijk verschil zijn in vergelijking met lokale salarissen, afhankelijk van de valuta.
Landen hebben ook hun eigen tarieven voor inkomstenbelasting, die het nettosalaris van een werknemer na inhoudingen beïnvloeden. Kijk ook eens naar vergoedingspakketten waarmee je inkomstenbelasting compenseert in gebieden met hoge wettelijke tarieven.
Als je van tevoren op de hoogte bent van al deze verschillen, kun je eerlijke en concurrerende salarissen aanbieden in het buitenland én voldoen aan de belasting- en juridische verplichtingen.
Ervoor zorgen dat je beveiligingssystemen solide zijn
Zoals besproken, moet cybersecurity de hoogste prioriteit zijn voor organisaties die gevoelige gegevens verwerken, zoals salarisgegevens. Zo doe je dit op een effectieve manier:
Gebruik sterke wachtwoorden, encryptie en tweestapsverificatie bij het omgaan met vertrouwelijke gegevens.
Gebruik vastgestelde beveiligingsnormen.
Zorg ervoor dat de teams die omgaan met persoonlijke gegevens regelmatig trainingen krijgen over protocollen voor cybersecurity.
Ontwikkel een uitgebreid beleid voor toegangscontrole en acceptabel gebruik van IT-apparatuur van het bedrijf.
Door deze stappen te zetten, bescherm je je bedrijf tegen mogelijke risico's en hoeven je werknemers zich geen zorgen te maken over hun privacy.
Zoveel mogelijk automatiseren
Door je payrollproces te automatiseren kun je je werkzaamheden stroomlijnen en wordt de kans op fouten kleiner. Je bespaart hiermee ook veel tijd op administratieve taken.
Er zijn echter een paar dingen waar je rekening mee moet houden voordat je met automatiseren begint. Dit zijn drie belangrijke stappen:
Zorg ervoor dat je bestaande HR-processen op orde zijn. Automatiseren lukt het beste als je duidelijke standaardprocedures gebruikt in verschillende landen.
Kijk welke software het beste bij je bedrijf past door de kosteneffectiviteit, schaalbaarheid en veiligheidsmaatregelen van leveranciers te vergelijken. Probeer de software uit met een kleine groep werknemers voordat je deze bedrijfsbreed gaat implementeren.
Zorg dat je werknemers met de nieuwe payrollsystemen en -tools leren werken, zodat ze weten wat er van hen wordt verwacht.
Hoe kan de leverancier van global payroll helpen?
Het kan een ontmoedigend proces zijn om al deze uitdagingen aan te gaan en deze best practices toe te passen, vooral als je budget en middelen beperkt zijn. We raden je daarom aan om je global payroll uit te besteden aan een betrouwbare leverancier.
In het algemeen vallen payroll providers onder twee categorieën: volledig in eigendom en samengevoegd.
Het model van volledige eigendom
Global payroll providers in volledig eigendom zijn één entiteit. Deze leveranciers regelen alle benodigde diensten voor payrollbeheer in meerdere landen, van gegevensverzameling tot betaling.
Met dit model heeft je bedrijf één vaste contactpersoon en ontvang je in alle landen dezelfde service. Ze hebben meestal een gecentraliseerd platform, waar je betalingen en nalevingsverplichtingen in verschillende markten makkelijk kunt bijhouden. Je kunt daar ook andere HR-processen stroomlijnen, zoals werknemersgegevens of salarisgegevens updaten.
Deze leveranciers hebben een goed ontwikkelde infrastructuur, waarmee alle technische en veiligheidsgerelateerde aspecten worden geregeld.
Het samengevoegde model
Samengevoegde global payroll providers gebruiken lokale partners om in verschillende landen hun diensten aan te bieden.
Met deze aanpak kunnen ze gebruikmaken van de deskundigheid en bronnen van hun partners, en tegelijk zorgen dat jij één contactpersoon hebt. Doorgaans hebben deze leveranciers een uitgebreid netwerk van partners die vertrouwd zijn met de lokale regelgeving en nalevingsverplichtingen.
Maar, omdat deze diensten worden uitbesteed, zijn de kosten vaak hoger. Veel van het werk wordt uitgevoerd door derde partijen die jij niet kent.
Welk model is het beste?
Het model van volledige eigendom wordt vaak gebruikt door global payroll providers zoals Remote, omdat hierbij al het werk intern wordt uitgevoerd en niet wordt uitbesteed aan derde partijen. Deze aanpak is voor klanten kosteneffectiever zonder dat wordt afgedaan aan het niveau van lokale kennis en expertise in het land.
Global payroll beheren met Remote
Remote is de perfecte partner om je global payroll te beheren. We bieden oplossingen voor alle uitdagingen die we hierboven hebben genoemd, zoals:
Directe toegang tot onze eigen lokale belastingspecialisten in de landen waar je mensen aanneemt.
Regelmatige updates van de payrollprocessen na wetswijzigingen.
