Je als zzp'er vestigen in Zuid-Afrika

Als je overweegt om als zzp'er aan de slag te gaan in Zuid-Afrika, gefeliciteerd: je staat op het punt om aan een avontuur te beginnen dat net zo leuk en verrassend is als een safari op de savanne.

Of je je nu wilt vestigen in de uitgestrekte megametropool Johannesburg, de pittoreske wijngebieden van Stellenbosch of de prachtige kustlandschappen van Kaapstad: dit legendarische land is een ideale locatie om werk en vrijheid te combineren.

Maar voordat je kunt beginnen aan je reis als zelfstandige, moet je op de hoogte zijn van hoe je het volgende doet:

• Je bedrijf registreren in Zuid-Afrika.

• Verkeerde classificatie als werknemer voorkomen.

• Contracten opstellen die aan de regels voldoen en je beschermen.

• Betalingen factureren en incasseren vanuit de hele wereld.

In dit artikel bespreken we al deze zaken en helpen we je om je belastingverantwoordelijkheden als zelfstandige te regelen. We bespreken ook enkele andere risico's en aansprakelijkheden waar je je bewust van moet zijn (zodat je meer tijd kunt besteden aan de leuke dingen, zoals wijnproeven). Laten we aan de slag gaan.

Eerst is het belangrijk om te verduidelijken hoe Zuid-Afrika zzp'ers definieert.

Wat is een zzp'er volgens de Zuid-Afrikaanse wet?

Zzp'ers zijn werknemers die betaalde diensten (of producten) leveren aan een andere partij. Ze worden echter anders geclassificeerd dan werknemers en hebben doorgaans geen recht op dezelfde secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals betaald verlof, ziekteverlof en minimumloon. Aan de andere kant hebben zzp'ers meer vrijheid en flexibiliteit in de manier waarop ze werken.

Zie ook: Waarom bedrijven zzp'ers in plaats van internationale werknemers aannemen

De Labour Relations Act van Zuid-Afrika maakt een duidelijk onderscheid tussen zzp'ers en werknemers. Volgens sectie 200A van deze wet word je als zzp'er beschouwd als je aan het volgende voldoet:

• Je werkt wanneer, waar en hoe je zelf wilt.

• Je hebt niet langer dan drie maanden fulltime (ongeveer 40 uur per week) voor een bedrijf gewerkt.

• Je bent niet financieel afhankelijk van het bedrijf waarvoor je werkt.

• Je hebt je eigen tools en apparatuur.

• Je kunt diensten leveren aan meerdere bedrijven of personen tegelijk.

Als je met klanten werkt, is het belangrijk dat je correct geclassificeerd bent om straffen en boetes te voorkomen en ervoor te zorgen dat je de juiste belastingen betaalt.

Bedrijfsregistratie in Zuid-Afrika

Voordat je als zzp'er in Zuid-Afrika aan de slag kunt, moet je eerst een formele structuur voor je bedrijf kiezen. Een paar van de populairste modellen zijn:

• Eenmanszaak: Een eenvoudige structuur die ideaal is voor individuele zzp'ers. Je hebt volledige controle over de onderneming, hoewel er geen juridische scheiding is tussen jou (de eigenaar) en het bedrijf; je bent persoonlijk verantwoordelijk voor alle schulden en verplichtingen.

• Partnerschap: Een eenvoudige partnerschapsovereenkomst. Nogmaals, er is geen juridische scheiding tussen het individu en het bedrijf; jij en je partners zijn persoonlijk verantwoordelijk voor alle schulden en verplichtingen.

• Besloten vennootschap: Een formele, juridische entiteit die los staat van jou, het individu. Alle inkomsten en verliezen worden toegerekend aan het bedrijf in plaats van aan jou persoonlijk (je bent bijvoorbeeld alleen aansprakelijk voor het kapitaal dat je in je bedrijf investeert). Een besloten vennootschap moet ten minste één aandeelhouder en één directeur hebben.

Er zitten voor- en nadelen aan elk van deze structuren, maar de meeste zzp'ers kiezen voor de eenmanszaak. Dat komt omdat deze vrij eenvoudig op te zetten en te opereren is. Als je niet zeker weet welke structuur het meest geschikt is voor jouw bedrijf, is het een goed idee om eerst met een geregistreerde notaris of accountant te praten. 

Als je voor de eenmanszaakstructuur kiest, hoef je je bedrijf niet te registreren of specifieke wettelijke formaliteiten te vervullen. In de ogen van de overheid zijn jij en je bedrijf hetzelfde. Als je bedrijfsactiviteit echter onderworpen is aan regelgeving of vergunningen (bijv. als je met voedsel werkt, een beschermd beroep uitoefent of gezondheidsgerelateerde diensten verleent), moet je waarschijnlijk een relevante vergunning aanvragen bij je plaatselijke gemeente.

Houd er ook rekening mee dat je bedrijf als eenmanszaak automatisch onder je eigen naam opereert. Als je een aangenomen handelsnaam wilt gebruiken voor marketing- of merkdoeleinden, dan moet je die naam registreren bij de Companies and Intellectual Property Commission (CIPC).

Hoe word ik als zzp'er in Zuid-Afrika betaald?

Als zzp'er moet je zelf je facturen en de inning van betalingen regelen. Helaas betekent dit dat je elke klant afzonderlijk moet factureren en de betaling moet innen via de betaalmethode van hun voorkeur. Dit kan inefficiënt en tijdrovend zijn.

Enkele van de meest voorkomende manieren om betalingen te innen zijn:

• bankoverschrijvingen;

• automatische incasso;

• papieren cheques;

• betalingsopdrachten;

• virtuele wallets;

• digitale overschrijvingsdiensten, zoals PayPal en Wise.

Al deze methoden hebben hun eigen voor- en nadelen. Bankoverschrijvingen en digitale overschrijvingen kunnen bijvoorbeeld behoorlijk snel zijn, maar hebben vaak hoge servicekosten. En als je klanten hebt in andere landen dan Zuid-Afrika, kan het incassoproces nog ingewikkelder zijn. 

Je kunt ook een betrouwbare solution zoals Remote gebruiken. Ons platform is een eenvoudige, veilige en betrouwbare manier om snel betaald te worden in Zuid-Afrikaanse rand, zonder verborgen kosten. Lees meer over wat ons platform voor jou kan betekenen.

Belastingen voor zzp'ers in Zuid-Afrika

Als zzp'er ben je verantwoordelijk voor het indienen en betalen van je eigen belastingen.

Het goede nieuws is dat je als eenmanszaak persoonlijke inkomstenbelasting betaalt over je bedrijfswinst (via je persoonlijke belastingnummer). Dit betekent dat je geen aparte belastingaangifte hoeft in te vullen of extra zakelijke belastingen hoeft te betalen,

In Zuid-Afrika betalen zelfstandigen inkomstenbelasting als een voorlopige aangifte. Dit betekent dat je een schatting maakt van je belastbare inkomen voor het jaar, en dit vervolgens vooruitbetaalt (gespreid over ten minste twee betalingen). Hiervoor moet je een eFiling-account aanmaken bij de South African Revenue Service (SARS) en een IRP6-aangifte invullen. SARS kan je helpen bij het berekenen van de verschuldigde voorlopige aangifte.

Net als voor de meeste landen geldt in Zuid-Afrika een progressief inkomstenbelastingsysteem. Afhankelijk van hoeveel je verdient, betaal je een vast bedrag plus 18% tot 45% over wat je daarboven verdient.

Als je minder dan miljoen rand (ongeveer 50.000 euro) verdient, kun je je inschrijven voor een vereenvoudigde omzetbelasting, die al je verschillende belastingverplichtingen dekt (inclusief inkomstenbelasting). Bij SARS is een gedetailleerde handleiding over omzetbelasting beschikbaar, waar onder meer in staat wie ervoor in aanmerking komt, wanneer je moet betalen en hoeveel je verschuldigd bent.

Zzp'ers in Zuid-Afrika hoeven geen sociale premies af te dragen.

Je kunt wel belastingaftrek claimen voor verschillende zakelijke uitgaven, zoals:

• boekhouding en andere professionele diensten;

• verzekeringspremies;

• apparatuur en materialen (inclusief onderhoudskosten);

• huur en energierekeningen voor bedrijfspanden;

• zakenreizen (inclusief kilometers en onderhoudskosten).

Als je vanuit huis werkt, kun je ook een deel van je huur of hypotheek, energierekeningen en beveiligingskosten declareren. Houd al deze uitgaven nauwkeurig bij, want het is waarschijnlijk dat SARS ze controleert.

Btw-informatie voor zzp'ers in Zuid-Afrika

Als je belastbare jaarinkomen hoger is dan 1 miljoen rand, moet je je registreren voor btw en je klanten btw in rekening brengen. Je kunt dit doen via het eFiling-systeem van SARS (tijdens dit proces moet je een relevante bedrijfsactiviteitcode invoeren en opgeven).

Het huidige standaard btw-tarief in Zuid-Afrika is 15%, hoewel sommige goederen en diensten hiervan zijn vrijgesteld. Op de website van SARS vind je een gedetailleerde btw-handleiding, met onder meer wetswijzigingen, updates en een volledige uitsplitsing van tarieven per product- of diensttype.

Aansprakelijkheidsoverwegingen voor zzp'ers in Zuid-Afrika

Als eenmanszaak ben je persoonlijk aansprakelijk voor financiële en belastingschulden, wat betekent dat je privévermogen onder dwang kan worden gebruikt om je zakelijke schulden af te lossen. Veel zzp'ers sluiten een aansprakelijkheidsverzekering af om dit risico te beperken.

Het is ook belangrijk om jezelf in te dekken bij het opstellen en ondertekenen van overeenkomsten met klanten. Onze juridische experts kunnen je voorzien van volledig conforme contractsjablonen voor zowel Zuid-Afrikaanse als internationale klanten.

Boekhoudkundige vereisten voor zzp'ers in Zuid-Afrika

Als eenmanszaak hoef je geen jaarrekening of boekhouding te publiceren. Volgens de Tax Administration Act moet je echter minimaal vijf jaar een georganiseerde, nauwkeurige administratie bijhouden van al je inkomsten en uitgaven (inclusief facturen van klanten, inkooporders, bankafschriften en bonnetjes). Zo kun je ook je belastingen correct indienen, krijg je een beter beeld van je financiële situatie en wordt je leven in het algemeen gemakkelijker als je wordt gecontroleerd door de belastingdienst.

Je kunt deze gegevens zelf bijhouden met een boekhoudprogramma of een professionele boekhouder of accountant inhuren.

Je hoeft geen zakelijke bankrekening te openen, maar veel boekhoudprofessionals raden wel aan om je persoonlijke en zakelijke financiën gescheiden te houden.

De gevaren van verkeerde classificatie van zzp'ers in Zuid-Afrika

Zoals we al hebben gezegd, worden zzp'ers in Zuid-Afrika anders geclassificeerd dan werknemers. Veel van de bescherming en secundaire arbeidsvoorwaarden waar werknemers recht op hebben, gelden meestal niet voor zzp'ers.

Als gevolg daarvan kunnen bedrijven je opzettelijk verkeerd classificeren om hun wettelijke verplichtingen te omzeilen. Ook kan dit per ongeluk gebeuren. Of het nu opzettelijk is of niet, verkeerde classificatie kan volgens de Labor Relations Act van het land leiden tot straffen en boetes voor zowel jou als je cliënt.

Als zzp'er kun je er samen met je klanten voor zorgen dat dit niet gebeurt. Bespreek je rol en verantwoordelijkheden met hen en evalueer de werkafspraken regelmatig.

Als je werkrelatie na verloop van tijd verandert en je meer geïntegreerd raakt in het bedrijf van een klant, kun je vragen om te worden omgezet in een werknemer.

Gebruik onze checklist voor compliance van zzp'ers om verkeerde classificatie te voorkomen

Neem deze checklist door om beter te kunnen bepalen of je nieuwe teamlid een zzp'er of werknemer is.

Downloaden

Hoe vraag ik het bedrijf waar ik werk in Zuid-Afrika om me om te zetten naar een werknemer?

Ga in gesprek met je klant en bespreek de risico's en voordelen van de overstap naar een werkgever-werknemerrelatie zorgvuldig. Wees vooral duidelijk over hoe beide partijen er baat bij hebben, niet alleen jij.

Je kunt hiervoor de hulp inroepen van een oplossing van derden, zoals Remote, om de overgang te vergemakkelijken. Onze wereldwijde arbeidsdiensten helpen beide partijen compliant te blijven door de belangrijkste HR-functies (zoals payrollmanagement en de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden) in lijn met de Zuid-Afrikaanse wet uit te voeren.

4 manieren waarop Remote het leven van zzp'ers en diens klanten gemakkelijker maakt

Zoals je kunt zien, is er veel om rekening mee te houden als je je vestigt als zzp'er. Remote kan je helpen met veel van deze uitdagingen, zodat jij je kunt richten op de groei van je bedrijf en je werk voor klanten. Dat gaat als volgt:

1. Internationale betalingen in landen over de hele wereld

Navigeren door alle verschillende facturatie-, goedkeurings- en betalingssystemen van je klanten kan ingewikkeld en tijdrovend zijn. En handmatige methoden voor het factureren en innen van betalingen kunnen het risico op kosten, fouten en vertragingen vergroten.

Met Remote krijg je toegang tot een zeer veilig, gestroomlijnd dashboard dat factuurbeheer en internationale betalingen kosteneffectief en efficiënt maakt. Je kunt ons platform gebruiken om probleemloos betaald te worden in Zuid-Afrikaanse rand, zonder verborgen kosten.

2. Gelokaliseerde in-appcontracten en -advies

Wanneer je overeenkomsten en contracten opstelt voor je klanten, loop je het risico dat je de lokale arbeidswetgeving niet naleeft, vooral wanneer je met internationale klanten werkt. Remote biedt gelokaliseerde contracten die zijn afgestemd op de Zuid-Afrikaanse wetgeving, zodat je aan de regels blijft voldoen. Onze juridische experts kunnen ook begeleiding bieden bij complexe kwesties, zoals lokale classificatie en bescherming van intellectueel eigendom.

3. Facturering automatiseren

Met Remote ben je niet langer afhankelijk van spreadsheets en andere handmatige tools om betalingen te factureren; we nemen veel van de onnauwkeurigheden en vertragingen weg die worden veroorzaakt door archaïsche processen en handmatig beheer. Met ons platform kun je facturen maken, deze ter goedkeuring indienen en vervolgens betaald krijgen in je lokale valuta zonder andere tools of software te hoeven gebruiken.

4. Belastingbeheer

Het is algemeen bekend dat belastingbeheer ingewikkeld werk is. Met Remote regel je je belastingbeheer snel en efficiënt. Wij verzamelen namelijk gegevens over je inkomsten op basis van je facturen en ontvangen betalingen. 

Je vestigen als zzp'er in Zuid-Afrika

De vrijheid en flexibiliteit hebben om op je eigen voorwaarden te werken voelt bevrijdend. Maar je administratieve verantwoordelijkheden kunnen je afleiden van wat je echt wilt doen: je klanten helpen, goed werk leveren en facturen innen.

Door gebruik te maken van een stabiel, vertrouwd platform als Remote kun je deze verplichtingen snel en efficiënt beheren, zodat je je kunt richten op je bedrijfsdoelen. We kunnen je specifiek helpen met het volgende:

• Intermediaire kosten en vertragingen bij internationale klantbetalingen vermijden.

• Compliant contracten opstellen voor Zuid-Afrikaanse en buitenlandse klanten.

• Je factuurbeheer verbeteren en handmatige processen voorkomen.

• Voldoen aan de lokale arbeidswetgeving met betrekking tot werkpraktijken.

Met ons platform ga je snel, eenvoudig en naadloos aan de slag als zzp'er Kom vandaag nog meer te weten over hoe je tijd en middelen kan besparen met onze expertise.